Organisatie | Lisse |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit vervanging archiefbescheiden van de Gemeente Lisse 2014 |
Citeertitel | Besluit vervanging archiefbescheiden van de Gemeente Lisse 2014 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Handboek digitale vervanging |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-02-2015 | 01-01-2017 | nieuwe regeling | 20-01-2015 https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2015-10661.html | Geen. |
Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de voor de gemeente Lisse geldende selectielijst voor archiefbescheiden (vastgesteld Staatscourant 25 juni 2012 nr. 11906), voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 20 januari 2015.
De secretaris, de burgemeester,
J. Schellevis mevrouw A.W.M. Spruit.
In 2008 heeft het college besloten tot opstellen van een digitaliseringsplan. Onderdeel van de digitale werkwijze is het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties. Na de vervanging kunnen de papieren archiefbescheiden worden vernietigd.
Handboek en inzicht in het vervangingsproces
Het Handboek digitale vervanging gemeente Lisse is de basis voor het vervangingsbesluit. Hierin zijn onder andere opgenomen de reikwijdte van het vervangingsproces; de voorwaarden en waarborgen waaraan vervanging dient te voldoen en inzicht in het vervangingsproces.
Met het Handboek wordt inzicht gegeven in de aspecten omtrent vervanging, waartoe verplicht wordt via artikel 9 lid 1 Archiefwet 1995 juncto artikel 2 en 6 Archiefbesluit 1995 juncto artikel 26b Archiefregeling.
Totstandkoming van dit besluit
Dit besluit is tot stand gekomen door toepassing van geldende wet- en regelgeving; geldende normen en kaders rond digitale vervanging en na consultatie van:
- de informatiemanager van de gemeente Lisse
- de proceseigenaar Vervangingsproces (het hoofd afdeling Informatievoorziening en Facilitair)
- een extern medewerker automatisering van Commit IT voor advisering over automatisering en informatiebeveiliging
- DOXIS, voor professionele ondersteuning bij het traject en uitvoeren van de audit
- de provinciearchivaris/interbestuurlijk toezichthouder archieven in Zuid-Holland