Beleidsregel financiële spelregels subsidiëring Amersfoort 2015

Artikel 1 Begripsbepaling

• -

  incidentele subsidie: subsidie voor activiteiten met een eenmalig karakter.

• -

  meerjarige subsidie: subsidie voor activiteiten en/of projecten waarvan de uitvoering over meerdere jaren verspreid is.

• -

  structurele subsidie: jaarlijks terugkerende subsidie voor de exploitatiekosten teneinde activiteiten met een voortdurend karakter of jaarlijks terugkerende activiteiten in stand te houden.

• -

  prestatievoorstel: gelijk aan het activiteitenplan zoals bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht artikel 4:62.

• -

  voorziening: tot het vreemd vermogen behorende financiële middelen, gevormd wegens:

• -

  verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;

• -

  op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

• -

  kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

• -

  reserve: balanspost die deel uitmaakt van het eigen vermogen van een organisatie. Hieronder wordt verstaan de egalisatiereserve en de overige reserves. Wordt gevormd om eventuele toekomstige tekorten op te vangen.

• -

  verlenen: voorafgaand aan een subsidievaststelling kan een beschikking omtrent subsidieverlening worden gegeven.

• -

  vaststellen: de beschikking tot subsidievaststelling stelt het bedrag van de subsidie vast en geeft aanspraak op betaling van het vastgestelde bedrag.

Artikel 2 Toepassingsbereik

• 1.

  De beleidsregel is van toepassing op alle door de gemeente toe te kennen subsidies waarop de Algemene subsidieverordening van toepassing is.

• 2.

  Het college kan artikelen van deze beleidsregel voor bepaalde instellingen niet van toepassing verklaren.

Artikel 3 Doelstelling

De beleidsregel dient ervoor om aan te geven:

• a.

  Op welke wijze gegevens moeten worden aangeleverd voor een zorgvuldige besluitvorming over de subsidieaanvraag en de subsidieverantwoording.

• b.

  Op welke wijze wordt omgegaan met de afweging van belangen bij het nemen van beslissingen over eigen vermogen en reserves.

Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor bedrijfsvoering

• 1.

  De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor de eigen bedrijfsvoering en de rapportage over de bedrijfsvoering, hetzij via een jaarrekening en jaarverslag, hetzij via inhoudelijk en financieel verslag.

• 2.

  De subsidieontvanger ziet er op toe dat bij cumulatie van subsidies wordt voldaan aan de regels voor staatssteun. Bij twijfel doet hij daarvan onverwijld melding bij het college en stelt de gegevens beschikbaar die voor het college noodzakelijk zijn om zich daarover een oordeel te vormen.

• 3.

  De subsidieontvanger die voor meer dan 50% van de bedrijfsvoering wordt gesubsidieerd, is in bepaalde omstandigheden gebonden aan de aanbestedingswetgeving en daarmee aan rechtmatigheid van inkopen.

Artikel 5 Bescheiden voor subsidieaanvraag

• 1.

  In de exploitatiebegroting zoals genoemd in artikel 9, derde lid onder b en c van de ASV staat in ieder geval vermeld:

  • -

    een overzicht van de voor meerdere boekjaren, geraamde inkomsten en uitgaven van de aanvrager, voor zover deze betrekking hebben op de activiteiten over het lopende en komende jaren waarvoor subsidie wordt gevraagd.

  • -

    de begrotingsposten, ieder afzonderlijk van een toelichting voorzien. Loonkosten die de norm genoemd in de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT-norm) overschrijden, worden apart vermeld. Bij afwijkingen in inkomsten of uitgaven ten opzichte van vorige begrotingsjaren, dient een beschrijving van het verschil te zijn opgenomen bij de begrotingspost.

  • -

    een dekkingsplan van de inkomsten. Het dekkingsplan bevat een opgave van bij andere bestuursorganen (of private organisaties of personen) aangevraagde subsidies/fondsen of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan.

  • -

    eventuele door de subsidieontvanger over de subsidie verschuldigde BTW is opgenomen in de totale begroting waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

• 2.

  In het prestatievoorstel zoals genoemd in artikel 9, derde lid onder b van de ASV wordt opgenomen: - een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd.

  • -

    de daarmee nagestreefde doelstellingen en/of maatschappelijke effecten. - een omschrijving op hoofdlijnen van de doelgroep of het publiek dat wordt bereikt met de activiteiten.

  • -

    een opsomming van de benodigde personele en materiële middelen per werksoort of soort product.

• 3.

  Bij een meerjarige subsidieaanvraag omvat het prestatievoorstel meerdere jaren.

• 4.

  Indien er een formulier voor het prestatieformulier zoals genoemd in artikel 9, derde lid onder b van de ASV beschikbaar is, maakt de aanvrager daar gebruik van.

• 5.

  Indien het prestatievoorstel nieuw beleid bevat, wordt dit betrokken bij de begrotingsbehandeling van de gemeente, ook wanneer oud beleid wordt vervangen door nieuw beleid en dit budgetneutraal kan worden gerealiseerd.

Artikel 6 Indexering

• 1.

  a. Een structurele subsidie wordt jaarlijks geïndexeerd. b. Voor incidentele en meerjarige subsidies wordt bij de subsidiebeoordeling bepaald of het subsidiebedrag wordt geïndexeerd.

• 2.

  Indexering wordt bepaald aan de hand van de loon- en prijsontwikkelingen in de overheidssector. De prijsontwikkeling wordt vastgesteld op basis van de prijsstijging van de materiële overheidsconsumptie en niet meer aangepast. De looncomponent wordt vastgesteld op basis van de prognose voor het komend jaar van het Centraal Economisch Plan. Een eventuele correctie vindt plaats op basis van de definitieve cijfers van het afgelopen jaar en de bijgestelde prognose over het lopend jaar en kan gevolgen hebben voor het indexeringspercentage voor volgend jaar.

Artikel 7 Bescheiden voor subsidieverantwoording

• 1.

  Het inhoudelijke verslag zoals genoemd in artikel 23, derde en zesde lid ASV, bevat een overzicht en toelichting van de uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde prestaties, waaruit blijkt dat de gesubsidieerde activiteiten overeenkomstig de opgelegde verplichtingen hebben plaatsgevonden. Het inhoudelijk verslag is: - het jaarverslag van de organisatie; óf

  • -

    een tekstueel verslag.

• 2.

  De financiële verantwoording zoals genoemd in artikel 23, derde en zesde lid ASV, bevat een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten. De financiële verantwoording is:

  • -

    de jaarrekening van de organisatie; óf

  • -

    een financieel verslag. In de financiële verantwoording wordt ook gerapporteerd over de mogelijke risico’s en de bedrijfsvoering.

• 3.

  Structurele subsidierelaties kunnen gelijktijdig met de structurele verantwoording de verantwoording van de incidentele subsidie indienen. De incidentele subsidie moet dan een onderdeel zijn van het jaarverslag en de jaarrekening:

  a.als inhoudelijk verslag voor de incidentele subsidie kan worden volstaan met (een bijlage

in) het jaarverslag van de organisatie.

• b.als financieel verslag kan voor de incidentele subsidie worden volstaan met (een bijlage in) de jaarrekening van de organisatie.

  • 4.

    De verantwoording van subsidieontvangers die niet verplicht zijn bij de verantwoording een goedkeurende controleverklaring in te dienen, wordt door de gemeente Amersfoort steekproefsgewijs gecontroleerd.

Bij deze controle worden alle onderliggende stukken van de inhoudelijke en financiële verantwoording bij de instelling opgevraagd en gecontroleerd.

De werkwijze voor de steekproefsgewijze controle is vastgelegd in het interne Protocol steekproefsgewijze controle subsidies van de gemeente Amersfoort.

• 5.

  De subsidieontvanger die een rechtspersoon is, is conform Burgerlijke wetboek verplicht de administratie 7 jaar te bewaren.

• 6.

  De subsidieontvanger die geen rechtspersoon is, is verplicht de administratie 2 jaar te bewaren.

Artikel 8 Vermogensvorming

Het college onderzoekt bij de afhandeling van de verantwoording de oorzaken en omvang van de reservevorming en betrekt de uitkomst bij de onderhandelingen over het volgende prestatievoorstel. Hierbij zal een eventuele noodzakelijke toename/afname van te leveren prestaties en nieuwe activiteiten in de toekomst worden betrokken.

Artikel 9 Anti-speculatiebeding

De organisatie mag de saldi van de reserves en voorzieningen rentedragend beleggen, onder voorwaarde dat beleggingen voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden.

De periode van uitzetting van gelden dienen in lijn te liggen met de verwachte periode van het overschot.

Artikel 10 Wachtgelden en vergelijkbare verplichtingen

De organisaties die subsidie ontvangen, dragen zelf het risico van wachtgeldverplichtingen, voor zover er geen nadere overeenkomsten zijn gesloten.

Artikel 11 Calamiteitenreserve

• 1.

  De gemeente Amersfoort beschikt over een calamiteitenreserve.

• 2.

  Een subsidieontvanger kan een verzoek om een bijdrage uit de calamiteitenreserve indienen in de vorm van een aanvraag voor een incidentele subsidie.

• 3.

  Het college besluit de toekenning en hanteert de volgende criteria:

  • -

    de calamiteit brengt de continuïteit van de organisatie in gevaar;

  • -

    de calamiteit is substantieel;

  • -

    de calamiteit heeft een incidenteel karakter;

  • -

    de instelling heeft zich ingespannen zelf een deel van de consequenties te dragen.

Artikel 12 Citeerartikel

Deze regeling kan worden aangehaald als Financiële spelregels subsidiëring 2015.

Artikel 13 Intrekking

De beleidsregel Financiële spelregels subsidiëring d.d. 29 maart 2013 wordt ingetrokken.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na die van bekendmaking.

Vastgesteld in de vergadering van

De secretaris, De burgemeester,