Organisatie | De Wolden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2015 |
Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2015 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-02-2015 | 01-01-2019 | nieuwe regeling | 15-01-2015 gemeenteblad | 2015 1/7 |
Hoofdstuk 1 Ambtelijke bijstand
Voor bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen, moties of andere bijstand kan een raadslid zich wenden tot de griffier. Als de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de secretaris-directeur verzoeken, een of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 3. Beslissing burgemeester bij weigering
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris-directeur wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist binnen 14 dagen over het verzoek.
Artikel 5. Registratie verleende ambtelijke bijstand
De griffier zorgt voor registratie van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 3, zodat bekend is:
a. Wanneer en door welk raadslid een verzoek om bijstand is gedaan;
b. over welk onderwerp om bijstand is verzocht;
c. aan welke ambtenaar eventueel de verlening van bijstand is opgedragen;
d. de reden waarom een verzoek is geweigerd bij toepassing van art. 2.
Hoofdstuk 2 Fractieondersteuning
Artikel 8. Bestedingsmogelijkheden fractieondersteuning
De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen.
Artikel 9. Wijze van uitbetaling
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel 10. Aanpassing fractiebijdrage
Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage
a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.
b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.
c. bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.
Toelichting 1 Toelichting Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2015
De verordening is bedoeld om het verlenen van bijstand aan raadsleden te regelen.
De griffier is als ondersteuner van de raad het centrale aanspreekpunt.
Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier, die dergelijke verzoeken veelal door tussenkomst van een ambtenaar afdoet.
Het begrip document wordt hier gebruikt in de zin van de Wet openbaarheid bestuur. Wat betreft verzoeken om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand is de griffier per definitie de centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris-directeur de ambtenaar die de bijstand verleent, moeten aanwijzen.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college en onder leiding van de secretaris-directeur staan.
Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris-directeur weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a. en b. betreft.
Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester.
De burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris-directeur en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Er is daarbij een termijn gesteld van 14 dagen. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet). Deze gang van zaken geldt ook als het raadslid niet tevreden is over de verleende bijstand
Voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a. en b. is geen begrenzing aangegeven. Voor de ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, vierde lid, is een begrenzing geregeld van 8 uur per raadslid per jaar.
De onder de zorg van de griffier bij te houden registratie van verleende bijstand voor het opstellen van voorstellen, amendementen, moties en andere bijstand, maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er een beroep wordt gedaan op de ambtelijke organisatie. Tevens wordt de behoefte aan deze voorzieningen op deze wijze in kaart gebracht.
In combinatie met binnen de organisatie gevoerde tijdsregistratie ontstaat het benodigde inzicht voor het beheer en de bepaling van het bereiken van de maximaal te verlenen bijstand per raadslid per jaar. In deze vindt afstemming tussen griffier en secretaris-directeur plaats met een eventueel bemiddelende rol van de burgemeester.
Het kan van belang zijn dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren.
In de gedualiseerde verhoudingen spreken de secretaris-directeur en de griffier af in welke gevallen hiervan desgewenst melding wordt gemaakt.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt door de raad vastgesteld.
De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Hierbij is voor eenpersoonsfracties een hogere basisbedrag aangehouden. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op onder meer facilitair gebied ontvangen zij middels het bedrag per raadszetel een hogere vergoeding.
Hoewel de fracties grotendeels de vrijheid wordt gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning is ter verduidelijking een opsomming gegeven van bekostigingselementen. Minimumvoorwaarde blijft dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.
Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren valt buiten dit kader, aangezien het politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in.
Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.
De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.
Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.
De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot.
Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.