CVDR357010_1Archiefverordening gemeente Deventer 2014nlregelingDeventer2017-05-15DeventerGemeenteblad, 10-2-2015Archiefverordening gemeente Deventer 2014Archiefwet 1995, artikel 30, eerste lidArchiefwet 1995, artikel 32, tweede lidgemeenteraadbestuur en recht2015-01-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2015-02-182017-05-16Archiefwet 1995, art. 30, eerste lid en art. 32, tweede lidOnbekendGeenDeze verordening vervangt de Archiefverordening gemeente Deventer 2010 Archiefverordening gemeente Deventer 2014 B ES LU I T Vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van gemeentelijke organen en betreffende het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de (fysieke en digitale) Archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Deventer 2014). 1 Algemene bepalingen 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
  • de wet: de Archiefwet 1995;
  • archiefbescheiden: bescheiden zoals bedoeld in art. 1, sub c van de wet;
  • gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
  • zorg: de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995 en uitvoerende regelingen;
  • beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te behouden;
  • de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats;
  • archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van (analoge en digitale) archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
  • de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
  • beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
  • beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, alsmede de griffie, adviesraden, commissies en organen (mede) ingesteld door de gemeente (“verbonden partijen”);
  • documentaire verzamelingen: bronnen, bijeengebracht wegens hun informatiewaarde als aanvulling op de beheerde archiefbescheiden;
  • informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
    •      II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden 2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een (fysieke en digitale) archiefbewaarplaats, alsmede voor voldoende en doelmatige (fysieke en digitale) archiefruimten. 3
  • De griffier is beheerder voor de gemeenteraad.
  • Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s) voor deoverige gemeentelijke organen.
    •      4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het instellen van een Strategisch Informatieoverleg. 5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. 6 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze geschiedt, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. 7 Burgemeester en wethouders dragen zorg, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. 8 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. 9 Burgemeester en wethoudersdragen zorg, dat bij deelname door de gemeente in publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen overeenkomstig de bepalingen van de wet en uitvoeringsregelgeving geschiedt. 10 Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.     III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 11 De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van deze archiefbescheiden. 12 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen en/of bijstaan door ambtenaren van de gemeente dan wel door anderen. 13
  • De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
  • De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
    •      14 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de betreffende beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. 15 Een beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
  • opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meertaken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
  • bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als (fysieke en digitale) archiefbewaarplaats respectievelijk (fysieke en digitale) archiefruimte en ruimten voor technisch beheer van informatiesystemen;
  • verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;
  • ontwerp, vervanging, aanschaf, invoering of uitfasering van een informatiesysteem; de eventuele conversie of migratie van documenten en informatiebestanden daarbij inbegrepen
  • voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;
    •      16 De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.     IV Slotbepalingen 17 De Archiefverordening gemeente Deventer 2010 wordt ingetrokken. 18 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Deventer 2014.     Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 januari 2015 De raad voornoemd, de griffier, drs. S.J. Peet de voorzitter, ir. A.P. Heidema Memorie van toelichting Archiefverordening gemeente Deventer 2014 De Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en de regeling voor het – onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders uit te voeren - toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats of e-depot. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale archiefbescheiden en informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. W at voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling . Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet c.a. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit wet en regelgeving overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Van belang is dat de term archiefbewaarplaats ook van toepassing is voor de bewaring van digitale archiefbescheiden. Qua verantwoordelijkheden is er geen verschil tussen te bewaren papieren en digitale archiefbescheiden: beide dienen in goede, geordende en toegankelijke staat te zijn. Artikel 2 De (ministeriële) Archiefregeling, op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit, in werking getreden op 1 april 2010 stelt vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3 Om recht te doen aan het duale stelsel wordt de griffier als aparte beheerder omschreven. Artikel 4 Door de wijziging van het Archiefbesluit 1995 is de gemeente verplicht een strategisch informatieoverleg (SIO) te voeren, in ieder geval wanneer sprake is van een nieuwe selectielijst of vervreemding van archief. Het SIO dient tijdig, op het passende ambtelijk niveau en in relatie met andere onderwerpen die de informatiehuishouding aangaan, te besluiten over strategische informatiehuishoudkundige vraagstukken waaronder waardering en selectie. Waardering krijgt daarbij een ruime context. Om daadwerkelijk te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de overheid, moet bij waardering ook rekening worden gehouden met vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidbeperkingen. Het SIO heeft dus de regie over en bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding. Artikel 6 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 8 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Deventer. Door het vaststellen van een dergelijk besluit wordt het college van burgemeester en wethouders o.a. verplicht te zorgen voor een kwaliteitssysteem zoals bedoeld in de nieuwe Archiefregeling. Artikel 9 Bij het aangaan van publiekrechtelijk of privaatrechtelijk overeenkomsten met derden waarbij (overheids) taken worden uitbesteed is het van belang te regelen dat het archiefbeheer door derden plaats vindt volgens vigerende wet- en regelgeving. Artikel 10 De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging – in plaats van de voormalige tweejaarlijkse – sluit aan bij het vernieuwde (jaarlijkse) interbestuurlijk toezicht. Artikel 11 De archivaris voert het toezicht uit over het beheer van de nog niet overgebrachte bestanden; daaronder vallen ook de gemeentelijke archiefbestanden, die door derden (tijdelijk) worden beheerd. Artikel 12 De vervanging of het bijstaan inzake het toezicht kan geschieden door een interne of externe deskundige. Artikel 13 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen, en art 5:20 van de algemene wet bestuursrecht en art. 45 van de Wet Persoonsregistraties. Artikel 14 Op basis van de uitgevoerde inspectie wordt door de archivaris een rapport opgesteld dat aan de beheerder wordt aangeboden. Als de archivaris daartoe aanleiding ziet, wordt het rapport tevens aan het college van Burgemeester en wethouders aangeboden. Artikel 15 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van burgers, organisaties en bedrijven tot gevolg zouden hebben of tot onevenredige hoge kosten zouden kunnen leiden. Artikel 16 Het jaarlijkse verslag betreffende de uitoefening van het toezicht wordt tevens bij de verantwoording van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad gevoegd, zoals bedoeld in artikel 10.