Organisatie | Steenwijkerland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacyregeling CJG Steenwijkerland |
Citeertitel | Privacyregeling CJG Steenwijkerland |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2015 | 01-01-2017 | Nieuwe regeling | 16-12-2014 Gemeenteblad 2014, nr. 75640 | Geen |
Aanleiding voor deze regeling,
De partijen hebben in de Samenwerkingsovereenkomst CJG Steenwijkerland afspraken gemaakt over de wijze waarop zij jeugdhulp bieden aan jeugdigen en hun ouders in Steenwijkerland;
Voor het bieden van deze jeugdhulp is het noodzakelijk om persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, te verwerken.
De CJG partijen (Zorggroep Oude en Nieuwe Land, MEE Samen, Bureau Jeugdzorg Overijssel, Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst IJsselland, Timpaan Welzijn) en de gemeente Steenwijkerland wensen deze persoonsgegevens rechtmatig en zorgvuldig te verwerken en achten het daarom noodzakelijk om hun afspraken over deze verwerking in een privacyregeling vast te leggen.
De wet – en regelgeving die van toepassing is:
Artikel 8 EVRM, artikel 10 Grondwet en artikel 272 Wetboek van Strafrecht;
Wet bescherming persoonsgegevens;
Wet maatschappelijke overige ondersteuning 2015;
Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst;
Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg;
Beleidsplan Jeugd 2015 – 2018;
Verordening Jeugdhulp Steenwijkerland vastgesteld d.d. 28 oktober 2014;
Beroepscode van de Nederlandse Vereniging van Maatschappelijk Werkers;
Gedragscode van het Nederlands Instituut voor Psychologen;
Gedragscode van de Nederlandse Vereniging van Onderwijskundigen en Pedagogen;
Handreiking Bemoeizorg van KNMG, GGD Nederland en GGZ Nederland d.d. 2005;
De privacyreglementen van de partijen;
De partijen besluiten de volgende privacyregeling vast te stellen
Artikel 1 Begripsbepalingen, voor zover deze begrippen niet zijn opgenomen in artikel 1 van de Samenwerkingsovereenkomst
Artikel 2 Doel van de gegevensverwerking
Doel van de verwerking van persoonsgegevens op basis van deze regeling is:
Artikel 6 Informeren van de jeugdige en zijn ouders en het vragen van toestemming
Het clusterteam draagt er zorg voor dat de jeugdige en zijn ouders aan wie het team hulp biedt zo spoedig mogelijk worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens. Het clusterteam beschrijft welke gegevens worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt, op welke wijze de ouders en de jeugdige toegang tot deze gegevens krijgen, welke rechten de jeugdige en zijn ouders kunnen uitoefenen ten aanzien van de verwerking van hun gegevens en tot wie zij zich voor de uitoefening van deze rechten kunnen wenden. Ook beschrijft het clusterteam de samenstelling en de werkwijze van het team en legt het de jeugdige en zijn ouders uit dat de overige leden van het clusterteam, voor zover dit noodzakelijk is voor de jeugdhulp, in een teamoverleg of anderszins, kennis kunnen nemen van hun gegevens.
Indien geen toestemming wordt verkregen vindt geen gegevensverwerking plaats en kan het clusterteam ook geen jeugdhulp bieden. Op basis van een afweging zoals beschreven in artikel 10 kan het clusterteam besluiten om ondanks het ontbreken van toestemming toch persoonsgegevens van de jeugdige en zijn ouders te verwerken. De bepalingen van artikel 10 zijn daarbij van toepassing.
Artikel 7 Verwerking van persoonsgegevens indien de jeugdige en zijn ouders worden aangemeld door een verwijzer
Aanmelding van een jeugdige en zijn ouders bij het clusterteam door een verwijzer is uitsluitend mogelijk indien de verwijzer deze aanmelding met de jeugdige en zijn ouders vooraf heeft besproken en daarvoor hun toestemming heeft gekregen. Zo nodig ondersteunt het clusterteam de verwijzer bij de contacten met de jeugdige en zijn ouders over de noodzaak van de verwijzing.
Een aanmelding door een verwijzer zonder medeweten van de jeugdige en zijn ouders wordt door het clusterteam uitsluitend aangenomen indien de verwijzer concrete aanwijzingen heeft die er op wijzen dat het bespreken van de aanmelding met de jeugdige en zijn ouders een bedreiging voor de veiligheid van de jeugdige, zijn ouder(s), van hem zelf of die van anderen kan vormen.
Artikel 8 Verwerken van persoonsgegevens in het Multi Disciplinair Overleg of in een andere vorm van overleg
Voor zover noodzakelijk voor de jeugdhulp en de overige ondersteuning kan een Multi Disciplinair Overleg (MDO) worden georganiseerd waarvoor alle beroepskrachten kunnen worden uitgenodigd die bij de jeugdhulp en de overige ondersteuning aan de jeugdige en zijn ouders zijn betrokken. Doel van het MDO is onderzoeken waarom de voortgang van de jeugdhulp en de overige vormen van ondersteuning stokt, de oorzaken van de stagnaties wegnemen en afspraken maken over de voortgang van de hulp.
Het MDO wordt gehouden in aanwezigheid van de jeugdige en zijn ouders, zoals bedoeld in artikel 9. Stemmen de ouders en de jeugdige niet in met het overleg in het MDO, dan vindt geen MDO plaats, tenzij op basis van een afweging zoals beschreven in artikel 10 wordt besloten dat een MDO, ondanks het ontbreken van toestemming, dringend noodzakelijk is. Dit besluit en de afweging die is gemaakt worden vastgelegd in het bestand. De jeugdige en zijn ouders worden over dit besluit zo spoedig mogelijk geïnformeerd.
Artikel 9 Verstrekken van persoonsgegevens van de jeugdige en zijn ouders aan anderen die niet tot het clusterteam behoren
Het clusterteam vraagt vooraf toestemming aan de jeugdige en zijn ouders voor het verstrekken van persoonsgegevens aan ieder ander die geen deel uit maakt van het clusterteam, daaronder ook verstaan het verlenen van toegang tot gegevens in het bestand of het verstrekken van persoonsgegevens aan een aanbieder van een andere vorm van overige ondersteuning, een aanbieder van specialistische zorg en het verstrekken van persoonsgegevens in een extern overleg.
Indien de toestemming van de jeugdige en zijn ouders mondeling is gegeven, dan maakt het clusterteam daarvan een aantekening in het bestand waaruit blijkt voor welke gegevensverstrekking de jeugdige en zijn ouders zijn toestemming heeft verleend en op welke datum dit is gebeurd. De toestemming kan ook zijn opgenomen in het familiegroepsplan waarin de jeugdhulp en de overige vormen van ondersteuning die aan de jeugdige en zijn ouders zal worden geboden wordt beschreven en dat is opgesteld door of in nauw overleg met de jeugdige en zijn ouders.
Indien geen toestemming wordt verkregen vindt geen gegevensverwerking plaats en kan het clusterteam ook geen jeugdhulp bieden. Op basis van een afweging zoals beschreven in artikel 10 kan het clusterteam besluiten om ondanks het ontbreken van toestemming toch persoonsgegevens van de jeugdige en zijn ouders te verwerken. De bepalingen van artikel 10 zijn daarbij van toepassing.
Artikel 10 Verstrekken van persoonsgegevens van de jeugdige en zijn ouders aan anderen zonder zijn toestemming
Stelt een lid van het clusterteam vast dat:
ondanks inspanningen van het clusterteam het niet mogelijk is om de toestemming van de jeugdige en zijn ouders voor de noodzakelijke verstrekking van persoonsgegevens te vragen of te krijgen, dan kan het clusterteam besluiten om, ondanks het ontbreken van toestemming van de jeugdige en zijn ouders, toch persoonsgegevens van hem te verstrekken aan een of meer anderen die geen deel uit maken van het clusterteam, indien dit de enige mogelijkheid is om de ernst van de situatie te verminderen en de vitale belangen van de jeugdige en zijn ouders die in verband met deze situatie aan de orde zijn, te dienen.
De jeugdige en zijn ouders worden zo spoedig mogelijk over de verstrekking van zijn gegevens mondeling of schriftelijk geïnformeerd. Het informeren van de jeugdige en zijn ouders kan uitsluitend worden uitgesteld indien en voor zover er concrete aanwijzingen zijn om aan te nemen dat de veiligheid van de jeugdige en zijn ouders, van zijn gezinsleden, van het clusterteam of die van anderen door dit infomeren kan worden bedreigd.
Artikel 11 Verstrekken van gegevens van een jeugdige en zijn ouders in verband met signalen van huiselijk geweld en kindermishandeling
In geval van signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling volgt het clusterteam de stappen van de Meldcode die de verantwoordelijke op de generalistische teams van toepassing heeft verklaard. Het clusterteam draagt er zorg voor dat de stappen die het zet zorgvuldig worden vastgelegd in het bestand.
Indien Veilig Thuis het clusterteam benadert in verband met een melding van signalen van kindermishandeling of huiselijk geweld, kan het lid van het clusterteam, zo nodig zonder toestemming van de jeugdige en zijn ouders, de voor de taakuitoefening van Veilig Thuis noodzakelijke persoonsgegevens van de jeugdige en zijn ouders verstrekken.
Over de verstrekking zoals bedoeld in lid 2 worden de jeugdige en zijn ouders, voor zover mogelijk in verband met de veiligheid van de jeugdige en zijn ouders, van overige gezinsleden, van het clusterteam, of die van anderen, vooraf geïnformeerd. Over het verstrekken van informatie aan Veilig Thuis door het clusterteam vindt, eveneens vooraf, overleg plaats met minimaal één ander lid van het team en met de teamleider van het team.
Artikel 12 Een melding in de verwijsindex risicojongeren
Het clusterteam kan een jeugdige tot 23 jaar, zo nodig zonder toestemming van de jeugdige en zijn ouders en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger, melden in de verwijsindex risicojongeren, voor zover het clusterteam het redelijk vermoeden heeft dat de jongere in de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd door een van de volgende risico’s:
Artikel 13 Vastleggen, bewaren en vernietigen van persoonsgegevens van de jeugdige en zijn ouders
Het clusterteam legt in het digitale bestand de persoonsgegevens van de jeugdige en zijn ouders vast die noodzakelijk zijn voor zorgvuldige jeugdhulp aan de jeugdige en zijn ouders, daaronder ook verstaan het afstemmen van andere vormen van overige ondersteuning met de geboden jeugdhulp. De persoonsgegevens die worden opgenomen betreffen in ieder geval:
Artikel 15 Recht op informatie, inzage en afschrift
Indien dit het geval is biedt de verantwoordelijke de betrokkene een volledig overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand en die op hem betrekking hebben, het doel daarvan, alsmede een overzicht van de personen en instellingen aan wie de verantwoordelijke persoonsgegevens van de betrokkene heeft verstrekt en het doel van deze verstrekking(en).
Nadat de betrokkene op grond van artikel 15 kennis heeft genomen van de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij de verantwoordelijke verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking.
In reactie op het verzoek van de betrokkene vernietigt de verantwoordelijke uiterlijk binnen drie maanden de gegevens die in het bestand zijn opgenomen en op de betrokkene betrekking hebben, tenzij het bewaren van deze gegevens van aanmerkelijk belang moet worden geacht voor een ander dan de betrokkene, of het vernietigen van de gegevens in strijd is met een wettelijke plicht of met verplichtingen die de verstrekker van de financiering van de hulp het clusterteam heeft opgelegd in verband met het afleggen van verantwoording over de inzet van de verstrekte financiële middelen.
Artikel 18 Uitoefenen van de taken van de verantwoordelijken door de teamleder van het clusterteam
Op basis van een schriftelijk mandaat kan de verantwoordelijke zijn taken zoals omschreven in artikel 15, 16 en 17 overdragen aan de teamleider van het clusterteam.
Artikel 19 Uitoefenen van rechten door de (wettelijk) vertegenwoordiger(s)
De bepalingen van dit artikel zijn eveneens van toepassing indien een jeugdige op grond van deze regeling uitgenodigd wordt voor een MDO, met dien verstand dat het clusterteam beslist over de wenselijkheid van deelname van een jeugdige die al wel twaalf maar nog geen zestien jaar oud is. Dit besluit wordt genomen in goed overleg met de ouders en zo mogelijk met de jeugdige.
Een ieder die op grond van deze regeling kennis neemt van persoonsgegevens van een jeugdige en zijn ouders of een betrokkene, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet of deze regeling anders bepaalt.
Toelichting Privacyregeling CJG Steenwijkerland
Deze toelichting op de Privacyregeling Jeugdhulp Steenwijkerland geeft uitleg bij de regels die de privacyregeling geeft over de omgang met persoonsgegevens door het CJG Steenwijkerland.
De privacyregeling is geschreven op basis van de wettelijke regelingen over privacy en beroepsgeheim die gelden voor de verschillende beroepskrachten die lid zijn van de generalistische teams, zoals (jeugd)verpleegkundigen maatschappelijk werkers, jeugdzorgwerkers. Op basis van deze wettelijke regels beschrijft de regeling de omgang met informatie over jeugdigen en hun ouders.
Doel en status van de privacyregeling
Het doel van de privacyregeling is de regels vast te leggen waaraan de partijen gebonden zijn die de Samenwerkingsovereenkomst CJG Steenwijkerland hebben gesloten. De privacyregeling is een bijlage bij deze Samenwerkingsovereenkomst en bevat eigenlijk een nadere uitwerking van de samenwerkingsovereenkomst op het punt van de ‘privacy’.
NB: Omdat de privacyregeling een bijlage is bij de Samenwerkingsovereenkomst zijn in artikel 1 alleen die begrippen opgenomen die voor de privacyregeling van belang zijn en nog niet zijn omschreven in de begripsbepalingen van de Samenwerkingsovereenkomst. Zo zijn bijvoorbeeld de begrippen ouder, jeugdige en jeugdhulp niet omschreven in artikel 1 van de Privacyregeling omdat deze begrippen al worden omschreven in de Samenwerkingsovereenkomst.
De beheerder is de functionaris die de dagelijkse zorg heeft voor het bestand en voor de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen. In de privacyregeling wordt de functioneel beheerder van de afdeling WMO van de gemeente Steenwijkerland aangewezen als beheerder.
Het bestand is de term die wordt gebruikt voor het registratiesysteem van het CJG. In dit systeem worden gegevens vastgelegd over jeugdigen en ouders in verband met de jeugdhulp (en de overige ondersteuning) die het CJG biedt.
NB: Als het reglement de term bestand gebruikt gaat het uitdrukkelijk om de verzameling van persoonsgegevens van het CJG, niet om de cliëntdossiers van de instellingen die deelnemen aan de clusterteams.
Met de teamleider wordt in deze regeling de teamleider van het clusterteambedoeld (dat is niet altijd dezelfde persoon als de teamleider van de partnerorganisatie).
Ondersteuning wordt gebruikt voor andere vormen van hulp dan jeugdhulp die het gezin wellicht krijgt en die niet onder de breide reikwijdte van de term jeugdhulp valt, zoals bijvoorbeeld medische zorg en maatschappelijke ondersteuning in verband met een lichamelijke beperking van een ouder.
Onder het begrip persoonsgegevens valt alle informatie over een individuele ouder of jeugdige zoals: naam, adres, hulpvraag en informatie over de hulp die wordt geboden.
Bepaalde persoonsgegevens genieten een bijzondere bescherming, dat zijn de zogeheten bijzondere persoonsgegevens. Het gaat om gegevens die bijzonder privacygevoelig zijn zoals o.a. persoonsgegevens over ras en etniciteit, gegevens over de gezondheid, over de godsdienst, over de politieke overtuiging, enzovoort.
Sociaal netwerk is de term in de regeling voor het netwerk van het gezin: de personen met wie het gezin zich verbonden voelt en die daarom mogelijkerwijs kunnen worden betrokken bij de jeugdhulp en de overige ondersteuning aan het gezin.
Verwerken van persoonsgegevens is de verzamelterm voor iedere handeling met persoonsgegevens zoals: opslaan, opvragen, doorgeven, bewerken, analyseren en bewaren.
In artikel 2 wordt het doel beschreven van de verwerking van persoonsgegevens. Dit artikel geeft daarmee antwoord op de vraag waarom de gegevens van jeugdigen en hun ouders worden verwerkt. Deze bepaling is van belang omdat aan dit doel de gehele gegevensverwerking door het CJG wordt ‘opgehangen’. Doel is kort gezegd: tijdig signaleren van mogelijke hulpvragen en problemen, bieden van integrale jeugdhulp en afstemmen van jeugdhulp en andere vormen van ondersteuning aan het gezin.
De regels over de omgang met persoonsgegevens gelden voor iedere verwerking van persoonsgegevens van de jeugdige en zijn ouders door het CJG, ongeacht of dit schriftelijk, via beeldmateriaal of elektronisch gebeurt.
Artikel 4 en 5 verantwoordelijkheden
De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) noemt het orgaan of de persoon die de eindverantwoordelijkheid draagt voor de gegevensverwerking de verantwoordelijke. Dit is degene die ook deze regeling vaststelt en kan wijzigen of intrekken. In deze regeling is als verantwoordelijke in de zin van de Wbp aangewezen het college van B&W van Steenwijkerland. De verantwoordelijke draagt, ook naar buiten toe, de eindverantwoordelijkheid voor de gegevensverwerking.
Artikel 5 beschrijft de eigen verantwoordelijkheid van alle beroepskrachten die met persoonsgegevens van jeugdige en zijn ouders omgaan. Artikel 5 maakt duidelijk wat er op dit punt van hen verwacht wordt.
Artikel 6 Informeren van de jeugdige en zijn ouders en het vragen van toestemming
Artikel 6 lid 1 bevat het informatierecht van de jeugdige en zijn ouders: In een eerste contact behoort het lid van het clusterteam dat contact met hen heeft hen te informeren over het feit dat het clusterteam gegevens van hen vastlegt, om welk type gegevens het gaat en met welk doel dit gebeurt. Het recht op inzage wordt digitaal geregeld, via een link en DigiD. Daarover worden ouders en jeugdige in dit eerste contact geïnformeerd, Vervolgens worden de jeugdige en zijn ouders gewezen op de overige rechten (op afschrift, correctie en dergelijke) die zij kunnen uitoefenen en zij moeten weten tot wie zij zich daarvoor kunnen wenden.
Dit informatierecht van de jeugdige en zijn ouders is een kernbepaling van de Wbp omdat alleen een jeugdige of een ouder die wéét dat zijn gegevens worden vastgelegd, zijn overige wettelijke rechten kan uitoefenen.
Vragen van toestemming voor de uitwisseling van gegevens binnen het clusterteam
Het clusterteam is bewust opgezet als een team van beroepskrachten uit verschillende disciplines en sectoren. De multidisciplinaire samenstelling is de kracht van het team. Het feit dat het teams als team werkt en dus ook met elkaar spreekt over de jeugdhulp en de overige ondersteuning die geboden wordt aan gezinnen, moet wel bekend worden gemaakt aan de jeugdige en zijn ouders. Daarom moet het clusterteam in de eerste contacten met de jeugdige en zijn ouders goed duidelijk maken wat het team is en hoe het werkt. Als de werkwijze duidelijk is, dient voor de uitwisseling van gegevens binnen het team toestemming te worden gevraagd aan de jeugdige en zijn ouders. Dat kan ook mondeling gebeuren. Wordt de toestemming mondeling gegeven dan maakt het clusterteam daarvan een aantekening in het registratiesysteem zodat duidelijk is door wie op welk moment toestemming is gegeven.
Waarom toestemming nodig is voor gegevensuitwisseling en overleg binnen een clusterteam.
De Jeugdwet bepaalt dat het voor professionals die rechtstreeks betrokken zijn bij de jeugdhulp aan hetzelfde gezin, mogelijk is om ook zonder toestemming van het gezin informatie uit te wisselen, voor zover dit noodzakelijk is voor het bieden van de jeugdhulp (art. 7.3.11 lid 2). Op het eerste gezicht lijkt het daarom niet nodig om toestemming te vragen voor intern overleg binnen een CJG kernteam of een CJG zorgteam. Maar zo eenvoudig is het niet. De Jeugdwet maakt namelijk (in art. 7.3.1 lid 3) een uitzondering voor medisch hulpverleners zoals de jeugdverpleegkundige of de jeugdarts. Zij hebben (op grond van hun eigen wet, de Wgbo) wel toestemming nodig van het gezin, ook als ze binnen een clusterteam willen overleggen over een gezin. Dat betekent dat er voor het overleg in het clusterteam toestemming nodig is omdat een jeugdverpleegkundige of een wijkverpleegkundige deel uit maakt van het clusterteam.
NB: Als er geen toestemming is, kan het clusterteam geen persoonsgegevens vastleggen of overleg voeren. In noodsituaties kan een uitzondering hierop worden gemaakt, zie daarover de toelichting bij artikel 10.
Artikel 7 Aanmelding door een verwijzer
Om te voorkomen dat beroepskrachten van buiten het clusterteam jeugdigen en hun ouders aanmelden bij een clusterteam zonder dat zij daar van weten of zonder dat zij daarvoor hun toestemming hebben gegeven, is de bepaling van artikel 7 opgenomen. Aanmelding door een verwijzer gebeurt in alle openheid en met instemming van de jeugdige en zijn ouders. Zo nodig kan het clusterteam de verwijzer adviseren over de wijze waarop het gesprek met de ouders hierover kan worden gevoerd.
Lid 2 bevat een zeer beperkte uitzondering op deze regel van openheid en toestemming, in die situaties waarin er concrete aanwijzingen zijn dat openheid de veiligheid van een gezinslid, van een beroepskracht of van een ander bedreigt.
Artikel 8 MDO met toestemming en in aanwezigheid van de jeugdige en zijn ouders
In het kader van de ambities van de Jeugdwet is het van belang om bij ieder MDO de ouders en de jeugdige (als zijn leeftijd dit toe laat) uit te nodigen aanwezig te zijn. Daarom is de bepaling van artikel 8 opgenomen.
Uitgangspunt is dat een MDO plaats vindt in aanwezigheid van de ouders en (zo mogelijk van) de jeugdige en dat hun aanwezigheid impliciet toestemming voor het overleg veronderstelt.
Willen de ouders geen MDO dan kan dit overleg alleen worden gehouden voor zover dit overleg, kort gezegd, dringend noodzakelijk is in verband met de veiligheid van de jeugdige of zijn gezin. Zie voor meer hierover de toelichting bij artikel 10.
Zijn de ouders, in een uitzonderlijke situatie niet aanwezig bij het MDO, dan ziet de voorzitter van het MDO er op toe dat het gezin na het MDO wordt geïnformeerd over de uitkomsten van het overleg.
NB: De regels voor het MDO gelden ook voor alle andere vormen van overleg over de jeugdige en zijn ouders: overleg in aanwezigheid van ouders en jeugdige en als dat in een uitzonderlijk geval niet kan, dan worden zij zo spoedig als de situatie toe laat, over de uitkomsten van het overleg geïnformeerd,
Artikel 9 Verstrekken van persoonsgegevens aan anderen buiten het clusterteam
De beroepskrachten van het clusterteam hebben een beroepsgeheim. Dit beroepsgeheim wordt afgeleid uit algemene privacybepalingen zoals deze zijn opgenomen in artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens en de fundamentele vrijheden (EVRM) en in artikel 10 van de Grondwet. Voor maatschappelijk werkers is het algemene beroepsgeheim dat voor alle beroepskrachten geldt die jeugdigen en hun ouders enigerlei vorm van hulp, activering, begeleiding of een andere vorm van individuele ondersteuning bieden, nader uitgewerkt in de Beroepscode voor de maatschappelijk werker van de NVMW. Voor psychologen, pedagogen en onderwijskundigen is dat gebeurd in de gedragscodes va n het NIP en de NVO.
Naast de algemene regeling over het beroepsgeheim kennen sommige beroepsgroepen een ‘eigen’ wet waarin hun beroepsgeheim is vastgelegd. Zo geldt voor medisch hulpverleners, zoals jeugdartsen en jeugd – en wijkverpleegkundigen, huisartsen en hulpverleners in de ggz, het beroepsgeheim dat in de Wet Big en in de Wgbo is vastgelegd. De Jeugdwet legt het beroepsgeheim vast voor professionals die jeugdhulp bieden (in artikel 7.3.11).
Waar het ook is vastgelegd, het beroepsgeheim van de leden van het clusterteam betekent dat zij, zonder toestemming van de jeugdige en zijn ouders, geen informatie over hen aan anderen mogen verstrekken. Dit beroepsgeheim is een belangrijk instrument om de drempel tot de hulp van o,a. het clusterteam laag te houden. Jeugdigen en ouders zullen sneller geneigd zijn om zich tot het clusterteam te wenden en open over hun zorgen te spreken, als ze er op kunnen vertrouwen dat het besprokene binnenskamers blijft. Zo bezien is het beroepsgeheim een belangrijke sleutel tot effectieve hulp.
De beroepskracht moet gericht toestemming vragen voor een bepaalde verstrekking. Dit wil zeggen dat hij de jeugdige en zijn ouders moet vertellen met wie hij over hem wil spreken, bijvoorbeeld met de huisarts of met de school. Daarnaast moet hij de jeugdige en zijn ouders, voordat hij toestemming vraagt, ook uitleggen waarom hij over hem wil spreken met een of meer anderen.
NB: Vanwege deze eis van gerichte toestemming, is een algemene toestemmingsverklaring die de jeugdige en zijn ouders aan het begin van zijn contacten met het clusterteam waarin voor alle mogelijke gegevensverstrekking op voorhand toestemming wordt gegeven, niet geldig. Is er extern overleg nodig bijvoorbeeld met de huisarts, met een psychiater of met de gemeentelijke dienst Werk en Inkomen, dan moet daarvoor gericht toestemming worden gevraagd.
Werkwijze bij het vragen van toestemming
Het vragen van toestemming gebeurt bij voorkeur als volgt:
Schriftelijke en mondeling gegeven toestemming vastleggen in het bestand
Krijgt de beroepskracht mondeling toestemming van de jeugdige en zijn ouders, dan maakt hij daarvan een aantekening in het registratiesysteem. Wordt de toestemming schriftelijk gegeven, dan kan deze worden toegevoegd aan het registratiesysteem,
NB: het feit dat ouders en jeugdige toegang tot hun gegevens in het bestand hebben en kunnen zien wie er in werkt, is een mooie vorm van openheid maar het is niet hetzelfde als toestemming hiervoor geven. In het familiegroepsplan wordt aangegeven wie, welke vormen van hulp zal gaan bieden. In dat plan geven de ouders ook toestemming aan degenen die hen feitelijk ondersteuning gaat bieden, om toegang te hebben tot hun gegevens. Daarmee is de toestemming gegeven en kunnen de ouders via de digitale toegang die zij zelf hebben, volgen wie er wanneer in hun dossier werkt.
Artikel 10 Verstrekken van informatie over de jeugdige en zijn ouders zonder zijn toestemming
Geen enkel beroepsgeheim is absoluut. Daarom biedt de wet en dus ook de privacyregeling de leden van het clusterteam (en ook het MDO) de mogelijkheid om een uitzondering te maken op het toestemmingsvereiste, als zij geen toestemming krijgen of als zij deze niet kunnen vragen. Het gaat dan om zeer bijzondere gevallen:
Bevindt de jeugdige, een ouder of een ander lid van het gezin zich in een zeer ernstige situatie, en
heeft deze dringend hulpof een andere interventie nodig, en
krijgt het clusterteam, ondanks serieuze pogingen daartoe, geen toestemming, of kan deze toestemming niet gevraagd worden,
dan kan het clusterteam toch met anderen over het gezin spreken
als het verstrekken van deze informatie er redelijkerwijs toe kan leiden dat de ernstige situatie van de jeugdige of zijn ouder verbetert.
Voordat een dergelijk besluit genomen wordt, moet het lid van het clusterteam overleggen met minsten één teamlid en met de teamleider van het clusterteam om samen te bekijken of het echt niet mogelijk is om toestemming te vragen of te krijgen en of er werkelijk sprake is van een zo ernstige situatie dat het beroepsgeheim dient te worden verbroken.
In artikel 11 wordt het wettelijk meldrecht voor signalen van huiselijk geweld en kindermishandeling
beschreven. Dit meldrecht geeft iedere beroepskracht het recht, om zonder toestemming van de ouders, een melding te doen bij Veilig Thuis, het Advies- en Meldpunt Huiselijk Geweld en kindermishandeling, opdat de signalen worden onderzocht en hulp wordt geboden aan alle bij het geweld betrokkenen.
Volgen van de stappen van de meldcode
In geval van vermoedens of signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling zijn de leden van de clusterteams verplicht om de stappen van de Meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld te volgen. Het gaat om de volgende stappen:
Het wettelijk meldrecht biedt professionals ook het recht om Veilig Thuis informatie over een gezin te geven als Veilig Thuis daar in het kader van een onderzoek naar vraagt.
In het kader van een open werkwijze informeert het clusterteam de ouders over een melding en ook over inlichtingen die op verzoek aan Veilig Thuis zijn verstrekt, tenzij er concrete aanwijzingen zijn dat deze openheid de veiligheid van het betrokken gezin of die van de leden van het clusterteam in gevaar brengt.
In artikel 12 is het meldrecht opgenomen voor het doen van een melding in de verwijsindex risicojongeren. Beroepskrachten hebben op basis van artikel 7.1.4.1 Jeugdwet in geval van een redelijk vermoeden van een aantal in de wet genoemde risico’s (die zijn overgenomen in artikel 12 van de privacyregeling) het recht om een jongere op te nemen in de verwijsindex. De melding kan ook worden gedaan als de jeugdige en/of zijn ouders daarvoor geen toestemming geven. Het gaat bij dit meldrecht om een zorgvuldige afweging waarbij de beroepskracht niet alleen moet beoordelen of er sprake is van een van de genoemde risico’s maar ook of daardoor de condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid feitelijk worden bedreigd.
In het kader van een open werkwijze bespreekt het clusterteam de risico’s die het team signaleert en de melding, bij voorkeur vooraf, met de jeugdige en zijn ouders.
Ontstaat er na een melding een match met een andere melder, dan gelden voor dit overleg de regels van artikel 9 en 10. Dit wil zeggen dat dit overleg als regel plaats vindt op basis van toestemming en dat alleen in uitzonderlijke situaties overleg kan worden gevoerd zonder dat daarvoor toestemming is gevraagd of gekregen.
Artikel 13 geeft aan welke gegevens van jeugdige en zijn ouders worden vastgelegd in het registratiesysteem van het CJG, dat in de privacyregeling met de wettelijke term bestand wordt aangeduid. Vuistregel daarbij is dat die gegevens worden vastgelegd die nodig zijn voor zorgvuldige jeugdhulp en voor afstemming met andere vormen van ondersteuning.
Gegevens in het bestand zijn bekend bij de jeugdige en zijn ouders
Door de digitale toegang tot hun eigen gegevens zijn de gegevens die in het bestand zijn opgenomen per definitie bekend bij de jeugdige en zijn ouders.
Artikel 13 lid 1 geeft een globale opsomming van de informatie die in het CJG bestand wordt vastgelegd
NB: Zoals ook al bij de toelichting bij artikel 1 is aangegeven: het gaat in dit reglement en in dit artikel uitsluitend over het registratiesysteem van het clusterteam. Het is zeker niet de bedoeling dat dit bestand van het CJG een soort megadossier wordt waarin alles over de jeugdige en zijn ouders wordt vastgelegd. Krijgt een jeugdige bijvoorbeeld ggz zorg van een psychiater, dan staat het feit dat het kind (ook) ggz hulp krijgt en door wie deze hulp wordt gegeven wel in het CJG bestand, maar de psychiater maakt in zijn eigen cliëntdossier aantekeningen over de inhoud van zijn zorg. Wel zal de casusregisseur van het clusterteam weer een aantekening in het bestand maken als de psychiater laat weten dat de hulp is afgesloten.
Het bestand van het clusterteam maakt deel uit van een systeem waarin ook informatie over maatschappelijke ondersteuning die aan gezinnen wordt geboden is opgenomen. Vanwege de noodzaak van integrale ondersteuning, heeft het clusterteam beperkte toegang tot ‘dat informatie’ in dit WMO bestand maar geen inzage in de inhoud van de ondersteuning die op grond van de WMO wordt geboden.
De gegevens van de jeugdige en zijn ouders worden vijftien jaar bewaard, zo bepaalt de Jeugdwet, vandaar dat deze wettelijke bewaartermijn ook in lid 2 van artikel 13 is opgenomen. De termijn wordt gerekend vanaf het jaar waarin de hulp van het clusterteam is afgesloten.
Artikel 14 Toegang tot de gegevens in het bestand en verstrekken van gegevens uit het bestand
Vanwege het privacygevoelige karakter van de gegevens die in het bestand zijn opgenomen, heeft maar een beperkt aantal personen rechtstreeks toegang tot het bestand en voor allen geldt dat zij toegang hebben voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. Het gaat om de personen die deze gegevens voor hun taken regelmatig nodig hebben, dat zijn de leden van het clusterteam en de teamleider van dit team.
In bijzondere gevallen kan het bij het afhandelen van een klacht nodig zijn dat de klachtencommissie toegang heeft tot bepaalde gegevens, daarom is ook aan hen toegang tot het bestand verleend. Volledigheidshalve is ook de in de wet geregelde toegang tot de gegevens voor de inspectie opgenomen in lid 1 van artikel 14.
Het college van B&W heeft eveneens toegang omdat het college ‘verantwoordelijke ‘ is in de zin van de Wbp en daarmee de eindverantwoordelijkheid draagt voor de gegevensverwerking. Toegang op basis van deze bepaling is alleen nodig als het college zich als verantwoordelijke zou moeten verantwoorden voor de wijze waarop gegevens in het bestand zijn vastgelegd.
Aanbieders van specialistische zorg of van andere vormen van ondersteuning hebben toegang voor zover de ouders en de jeugdige daarvoor in het familiegroepsplan toestemming hebben gegevens en de toegang nodig is voor hun aandeel in de hulp.
Lid 2 verwijst naar art. 15 lid 1 waarin wordt duidelijk gemaakt dat het recht op informatie en inzage van ouders en jeugdige wordt gerealiseerd door hen digitaal toegang te geven tot de persoonsgegevens die over hen gaan.
Ook kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan de gemeente, voor zover nodig voor de gemeentelijke taken bij het verlenen van toegang en de uitvoering van of de verantwoording over de (geboden) jeugdhulp.
Het verstrekken van informatie aan andere personen of instellingen is alleen mogelijk als de wet daartoe verplicht (bijvoorbeeld aan de Inspectie jeugdzorg) of met uitdrukkelijke toestemming van de jeugdige en zijn ouders (lid 3).
Lid 4 ten slotte bepaalt dat gegevens die de gemeente opvraagt voor beleidsvorming of beleidsevaluatie zodanig worden bewerkt dat ze niet meer te herleiden zijn tot individuele gezinnen.
Artikel 15, 16 en 17 Rechten van betrokkenen
Personen van wie het clusterteam gegevens heeft vastgelegd worden in de Wet bescherming persoonsgegevens betrokkenen genoemd. Te denken valt bij betrokkenen natuurlijk op de eerste plaats aan jeugdige en zijn ouders. Maar de kring van betrokkenen is ruimer, want het clusterteam legt bijvoorbeeld ook gegevens vast van een verwijzer of van een lid van het sociaal netwerk van de jeugdige en zijn ouders die wellicht de hulp kan ondersteunen. De verwijzer en het lid van het sociaal netwerk vallen ook onder de definitie van betrokkene.
De Wet bescherming persoonsgegevens kent een aantal rechten toe aan de betrokkene. Deze betrokkene kan zijn rechten uitoefenen ten aanzien van alle persoonsgegevens die in het bestand van het clusterteam zijn opgenomen voor zover deze gegevens op hem betrekking hebben. Het gaat om de volgende rechten:
Informatie inzage en afschrift
Een betrokkene kan verzoeken hem mede te delen of er gegevens over hem in het bestand zijn opgenomen. Is dit het geval, dan dient de betrokkene in principe inzage te krijgen in of een volledig afschrift te krijgen van alle gegevens die over hem in het bestand zijn opgenomen.
Dit recht kan alleen in bijzondere gevallen worden beperkt of geweigerd. In artikel 15 lid 4 worden de (in de wet beschreven) redenen daarvoor genoemd. Van belang voor de praktijk van het clusterteam is vooral dat inzage en afschrift beperkt of geweigerd kunnen worden in verband met ‘rechten en vrijheden van anderen’. Dit maakt het mogelijk om in een bijzonder geval bepaalde gegevens niet ter inzage te geven in verband met privacybelangen of de veiligheid van een gezinslid of een (ex) partner van de jeugdige en zijn ouders. Vanwege deze beperking is het van belang dat de gegevens in het bestand eerst goed worden doorgelezen voordat de gegevens aan de verzoeker bekend worden gemaakt, zodat eerst wordt beoordeeld of er een reden is om bepaalde gegevens (zoals bijvoorbeeld een geheim adres) af te schermen voordat de betrokkene zijn gegevens inziet.
NB: Voor de belangrijkste categorie betrokkenen, de jeugdige en zijn ouders, worden de rechten van artikel 15 gerealiseerd door hen via een link digitale toegang te geven tot de gegevens die in het bestand over hen zijn opgenomen.
Blijkt uit het recht op inzage en informatie dat het bestand informatie bevat die feitelijk onjuist is, of die overbodig is, gelet op de hulp die het clusterteam biedt, dan kunnen de jeugdige en zijn ouders het clusterteam verzoeken om deze informatie te corrigeren of weg te halen. Daarbij kan het ook gaan om een verzoek van de ouders of de jeugdige om bepaalde informatie over hen weg te halen die naar hun oordeel niet nodig is om vast te leggen. Zo kan een ouder bijvoorbeeld vragen om uit het bestand weg te halen dan hij werkloos is omdat dit naar zijn idee niet nodig is om vast te leggen in verband met de jeugdhulp. In reactie op zo’n verzoek moet worden beoordeeld of de opgenomen informatie echt ‘ter zake dienend ‘ is . Zo niet dan dient aan het verzoek om de informatie weg te halen gehoor te worden gegeven. Het clusterteam dient binnen vier weken op dit verzoek te reageren. Een afwijzing van het verzoek moet zorgvuldig worden gemotiveerd.
Is een betrokkene het niet eens met een oordeel of een mening die over hem in het bestand is opgenomen, dan heeft hij het recht om een eigen verklaring aan de gegevens toe te voegen waarin hij uitlegt dat hij het niet eens is met dit oordeel en waarom niet.
Artikel 17: Vernietigingsrecht
De betrokkene kan het clusterteam verzoeken (een deel van) zijn gegevens uit het bestand te verwijderen. In principe moet het clusterteam binnen drie maanden aan een dergelijk verzoek voldoen. Maar het verzoek kan (gedeeltelijk) worden geweigerd als het bewaren van de gegevens van ‘aanmerkelijk belang’ kan zijn voor een ander dan de betrokkene. Op basis van deze uitzondering kan het clusterteam bijvoorbeeld besluiten om, ondanks een verzoek om vernietiging, toch gegevens over mogelijk huiselijk geweld te bewaren in verband met de veiligheid van de kinderen of de partner van degene die om vernietiging verzoekt.
Artikel 18 Positie van de verantwoordelijke en de teamleider van de clusterteams
Formeel moet de betrokkene zich voor het uitoefenen van zijn rechten wenden tot de verantwoordelijke, dit wil zeggen tot het college van B&W. Het college van B&W kan deze taak, op basis van een mandaatbesluit, overdragen aan de teamleider van de clusterteams. Zo wordt het mogelijk dat deze functionaris de verzoeken om inzage, informatie, correctie en vernietiging kan afhandelen.
Artikel 19: De positie van ouders en kinderen
De rechten die op basis van deze regeling kunnen worden uitgeoefend worden in sommige gevallen uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger, dit wil zeggen door degene die het gezag over de minderjarige heeft.
Is een betrokkene nog geen twaalf jaar oud dan oefent of oefenen de wettelijk vertegenwoordiger(s) de rechten van het kind uit.
Is een jeugdige al wel twaalf maar nog geen zestien jaar oud, dan oefenen de wettelijk vertegenwoordiger(s) en de jeugdige de rechten van de jeugdige beiden uit.
Vanaf zestien jaar oefent de jeugdige zijn rechten zelfstandig uit.
Mocht een jeugdige van zestien jaar of ouder wilsonbekwaam worden geacht, dit wil zeggen dat hij bijvoorbeeld door een geestelijke beperking of een psychiatrische stoornis niet in staat is om zijn rechten zelfstandig uit te oefenen of de gevolgen daarvan te overzien, dan worden zijn rechten eveneens uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger(s).
NB: In de regeling is opgenomen dat de jeugdige en zijn ouders worden uitgenodigd voor het MDO. Artikel 19 lid 7 bepaalt dat in geval van een jeugdige tussen twaalf en zestien jaar het clusterteam na goed overleg met de ouders (en zo mogelijk met de jeugdige) beslist of de aanwezigheid van de jeugdige gewenst is.
Beperken van rechten van wettelijk vertegenwoordiger(s)
Bij het uitoefenen van rechten door de wettelijk vertegenwoordiger(s) geldt een belangrijke beperking, die is geformuleerd in lid 5 van artikel 19. Is het uitoefenen van deze rechten in strijd met zwaarwegende belangen van de jeugdige, dan kan de teamleider van het clusterteam deze rechten beperken of zo nodig weigeren. Bijvoorbeeld als een ouder wil dat de aantekeningen over een vermoeden van kindermishandeling en een melding bij het AMHK uit het dossier worden verwijderd. Dit verzoek kan worden afgewezen indien de teamleider van het clusterteam meent dat het van belang is om deze aantekeningen te bewaren gelet op de veiligheid van de jeugdige of zijn broertjes of zusjes.