Organisatie | Tytsjerksteradiel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Tytsjerksteradiel |
Citeertitel | Financiële beheersverordening Tytsjerksteradiel 2007 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vervangen door de Financiële verordening gemeente Tytsjerksteradiel 2018.
Gemeentewet, art. 212
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-12-2007 | 01-01-2019 | Nieuwe regeling | 13-12-2007 Gemeentelijke website | Onbekend |
In deze verordening wordt verstaan onder:
organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college bestaande uit een algemeen directeur en een gemeentesecretaris; de algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering; de gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor het proces rondom advisering aan het college.
planning is het vertalen van de lange termijn visie en strategie van de gemeente (raads- en collegeprogramma, perspectiefnota en begroting) in operationele doelstellingen (wat willen we bereiken), plannen (wat doen we daarvoor), meetbare prestaties (wat valt er te meten) en budgetten (wat mag het kosten) en het scheppen van voorwaarden om de doelstellingen te kunnen verwezenlijken.
control is het systeem of de functie die zorgdraagt voor het beheersen en borgen van de kwaliteit van producten, diensten en handelingen, risico’s (financieel, juridisch en anderszins) en doelstellingen en resultaten door middel van meten, vastleggen, controleren, analyseren, aansturen, bijsturen en verantwoorden “
2. Begroting en verantwoording
Artikel 6. Uitvoering van de begroting
Wanneer door autonome ontwikkelingen een overschrijding van het begrotingstotaal van een programma onontkoombaar en urgent is en valt binnen de gestelde beleidskaders, dan kan het college zonder voorafgaande toestemming van de raad overgaan tot het aangaan van verplichtingen.
De dekking van de overschrijding kan in dat geval worden geregeld bij één van de bestuursrapportages of (wanneer de behoefte zich voordoet na het uitbrengen van de tweede bestuursrapportage) achteraf worden gemeld in de rekening.
De in lid 5 beschreven bevoegdheid geldt slechts wanneer het gaat om overschrijdingen van een beperkte omvang die naar verwachting kunnen worden gedekt door voordelen op andere programma’s. Wanneer een extra uitgave substantieel is, dient het college de noodzaak tot overschrijding in de eerstkomende raadsvergadering te melden en toe te lichten.
Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa
Eventuele boekwinsten en verliezen die worden gerealiseerd bij het afstoten van een kapitaalgoed worden als incidentele bate dan wel als incidentele last in de jaarrekening verwerkt onder gelijktijdige afstorting/onttrekking in/uit de algemene reserve. De opbrengst mag niet direct met de boekwaarde van het eventuele vervangingsobject worden verrekend.
Nieuwe reserves kunnen worden ingesteld (a) in het kader van de vaststelling perspectiefnota, de begroting of de jaarrekening of (b) door een raadsbesluit op basis van een afzonderlijk voorstel. Eén en ander gebeurt op basis van een voorstel van het college, onverlet het recht van initiatief van de raad.
De raad besluit dat specifiek benoemde saldi m.b.t. de reserve grondexploitatie, de reserve egalisatie afvalstoffenheffing, de reserve werk en bijstand en de reserve plattelandsvernieuwing in dat begrotingsjaar uiterlijk bij de jaarrekening ten gunste of ten laste van een specifieke bestemmingsreserve kunnen worden gebracht; voor de reserve bouwgrondexploitatie gaat het om de werkelijke winst, voor de reserve egalisatie afvalstoffenheffing gaat het om het beginsel van 100%-kostendekkendheid, voor de reserve werk en bijstand gaat het om een overschot, of tekort op rekeningbasis, voor de reserve plattelandsvernieuwing gaat het om de verrekening van projecten met de provincie en DLG, waarbij geen gemeentelijke regie bestaat op de feitelijke tijdstippen van verrekening.
Artikel 15. Weerstandsvermogen en risicomanagement
Een uiteenzetting over de omvang van het weerstandsvermogen en een inschatting van de risico’s worden jaarlijks opgenomen in de desbetreffende paragraaf van de begroting.
Artikel 16. Onderhoud kapitaalgoederen
Het beleid met betrekking tot het onderhoud van de kapitaalgoederen wordt jaarlijks uiteengezet in de desbetreffende paragraaf van de begroting.
Het beleid met betrekking tot de bedrijfsvoering binnen het gemeentelijk apparaat wordt jaarlijks uiteengezet in de desbetreffende paragraaf van de begroting.
Artikel 18. Verbonden partijen
Het vastgesteld beleid en de nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de verbonden partijen wordt jaarlijks uiteengezet in de desbetreffende paragraaf van de begroting.
Het grondbeleid wordt jaarlijks uiteengezet in de perspectiefnota, het programma Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting en in de desbetreffende paragraaf van de begroting.
Het vastgestelde beleid en de nieuwe voornemens met betrekking tot de lokale heffingen worden jaarlijks uiteengezet in de perspectiefnota en in de desbetreffende paragraaf van de begroting.
5. Financieel beheer en interne controle
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Artikel 26. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Met ingang van het begrotingsjaar 2004 is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van kracht geworden. Deze zijn in de plaats gekomen van de comptabiliteitsvoorschriften 1995 (CV 1995).
Er zijn vier begrippen toegevoegd; directie, afdeling, planning en control.
Artikel 3. Instrumenten van de planning en controlcyclus tussen raad en college
Dit artikel is nieuw toegevoegd en beschrijft de niveaus van sturing en beheersing en het daarbij behorende instrumentarium. Tot en met 2007 heten de tussentijdse rapportages nog begrotingsrapportage(s); deze zullen vanaf 2008 bestuursrapportage(s) heten.
Artikel 4.4 Perspectiefnota (wijze van dekking)
Het is noodzakelijk dat er op basis van de perspectiefnota tussen de raad en het college afspraken worden gemaakt over de hoogte van de belastingen. Wanneer een dergelijke duidelijkheid er niet is, is het niet mogelijk om de begroting af te ronden.
De afspraken kunnen nog een voorlopig of een conditioneel karakter hebben. Afhankelijk van de latere ontwikkelingen (gemeentefonds, specifieke uitkeringen) kunnen er nog wijzigingen komen in het financieel perspectief, die ook een wijziging ten opzichte van eerder genoemde tarieven mogelijk maken. Het gaat dan trouwens vaak om een beperkte bijstelling.
Artikel 4.5 Perspectiefnota (formatie)
De formatie wordt niet als een onderwerp van discussie gezien, maar als een uitvloeisel van keuzes ten aanzien van de taken.
Voor een goede besluitvorming is het niet alleen noodzakelijk om de formatieve gevolgen van nieuwe taken in beeld te hebben; ook de ontwikkelingen in de bestaande taken en de consequenties voor de werkdruk moeten in beeld zijn. In hoofdlijnen zal hier bij de perspectiefnota inzicht in worden gegeven.
Artikel 4.6 Perspectiefnota (investeringen)
Ten aanzien van de besluitvorming over de investeringen zijn eerder met de raad de volgende afspraken gemaakt.
De vervangingsinvesteringen behoren (voor zover het gaat om identieke vervanging) tot het aanvaard beleid. De feitelijke besluitvorming ligt in handen van het college. Omdat de lasten van belang zijn voor het financieel perspectief vindt de voorbereiding van de lijst van vervangingsinvesteringen plaats in het kader van de voorbereiding van de perspectiefnota. Het college heeft hierbij een inhoudelijke rol; voorstellen zullen in de voorbereiding nadrukkelijk op een aantal aspecten moeten worden getoetst (ondermeer commissie B&A, 15-06-2000; Commissie voor de Bestuurlijke Vernieuwing, 18-12-2002).
Bij wijze van voorbeeld: de investeringskredieten voor het jaar 2008 zullen na een zorgvuldige afweging door het college rond de jaarwisseling 2007-2008 worden vastgesteld. Daarna wordt de voorlopige lijst voor het jaar 2009 vastgesteld; deze moet in het 1e kwartaal van 2008 gereed komen om een rol te kunnen spelen in de telling voor het financieel perspectief.
In de perspectiefnota kan worden volstaan met het opnemen van een totaalbedrag voor het lopende jaar en het eerstvolgend begrotingsjaar, af te zetten tegen eerder genoemde bedragen.
De investeringen in nieuwe bedrijfsmiddelen (investeringen, die primair het werktuig zijn voor de ambtenaren; de burger heeft hier niet mee te maken) worden conform de afspraken die zijn gemaakt bij de evaluatie van de perspectiefnota in 2002 (commissie Bestuurlijke Vernieuwing 18-12-2002) op dezelfde wijze geregeld.
Voorstellen voor beleidsrelevante investeringen (investeringen, die worden gebruikt door de burger) worden met een uitgebreide toelichting opgenomen in de perspectiefnota. In de toelichting worden de doelstellingen, de activiteit en de verwachte effecten beschreven.
Artikel 5.6 Programmabegroting (productenraming)
De productenraming is een interne begroting, die dient voor de vastlegging van de begrotingsposten in het contact tussen het college, de directie en de afdelingsmanagers. Volgens de wetgever is de productenraming niet bedoeld als stuk voor de raad; eerder is met de commissie voor de Bestuurlijke Vernieuwing afgesproken, dat de raad ten behoeve van een beter inzicht bij de begroting en de rekening wordt geïnformeerd over de ramingen en uitkomsten per product. Dit is in de programmabegroting en rekening opgenomen als een bijlage.
Artikel 6.3 Uitvoering van de begroting (specificaties)
Uitvoeringsspecificaties (met andere woorden: de productdefiniëring) zijn in verschillende documenten vastgelegd: in de opeenvolgende perspectiefnota’s, in de eerdere productenbegroting, in de nieuwe programmabegroting en in de beleidsvoorstellen.
Het is de bedoeling om deze gegevens in de komende jaren vast te leggen.
Artikel 6.6 Uitvoering van de begroting (melding van extra uitgaven)
Het is moeilijk om in zijn algemeenheid regels vast te stellen, wanneer een onverwachte uitgaaf moet worden gemeld. Een overschrijding van 5 % tot 10 % van het krediet voor materiële uitgaven op productniveau moet nog als beperkt worden gezien (mede afhankelijk van de beïnvloedbaarheid van de uitgaaf).
Onverwachte ontwikkelingen met een nadelig effect van € 50.000 of meer kunnen als substantieel worden gezien, omdat ze een wezenlijke invloed zullen hebben op het rekeningsaldo.
Artikel 5.8 Uitvoering van de begroting (stelposten)
Op het moment van het schrijven van deze verordening zijn er drie stelposten:
•stelpost voor eenmalig onvoorzien nieuw beleid;
Recent is afgesproken, dat het college de beslissing mag nemen over de bestemming. In de begrotingsrapportage wordt verslag gedaan van de bestedingen, waarbij de raad achteraf de begrotingswijziging goedkeurt. Wanneer de raad zijn afkeuring uitspreekt over een uitgaaf dan ontstaat daarmee een toetsingskader voor toekomstige soortgelijke uitgaven. Het gaat overigens om relatief kleine bedragen;
•stelpost tijdelijk personeel;
Deze wordt naar behoefte in geval van ziekte en ouderschapsverlof e.d. ingezet. Er kan vooraf geen verdeling over afdelingen, producten of programma’s worden aangegeven; het blijkt pas in de loop van het jaar op welke plaatsen de behoefte optreedt. De bestedingsbevoegdheid is door het college gemandateerd aan de directeur en de afdelingsmanagers;
•De stelpost voor kleine activiteiten (potsje voor putsjes);
Ook deze stelpost heeft betrekking op meerdere programma’s. De post is bedoeld voor het oplossen van onvoorziene knelpunten in de dorpen op het gebied van de infrastructuur en de sportvoorzieningen. De besteding is gedelegeerd aan het college.
Artikel 9.1 Waardering en afschrijving vaste activa (investeringen met een economisch en maatschappelijk nut)
Conform artikel 35 en 59 van het BBV worden investeringen onderscheiden in:
De hiervoor vermelde twee soorten investeringen kunnen worden onderverdeeld naar de volgende drie categorieën:
1)Nieuwe- of uitbreidingsinvesteringen;
Dit zijn investeringen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of uitbreiding van de huidige activiteiten.
Bijvoorbeeld: een nieuw schoolgebouw, de reconstructie van een weg, een nieuw soort hulpverleningsvoertuig, enzovoort;
Dit zijn investeringen ten behoeve van de vervanging van een oud (bestaand) actief als gevolg van economische veroudering of slijtage.
Bijvoorbeeld: het vervangen van een blusvoertuig, het vervangen van computers, het vervangen van een lift, enzovoorts;
3)Levensduurverlengende investeringen
Dit zijn investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffend actief.
Bijvoorbeeld: het renoveren van een gebouw, enzovoorts. Het gaat hier dus niet om (groot)onderhoud. Onderhoud is niet levensduurverlengend, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden.
Bij de opstelling van het BBV is veel discussie geweest over de vraag of de investeringen met een maatschappelijk nut wel zouden mogen worden geactiveerd. De onverkoopbaarheid van de investeringen zou de marktwaarde nihil maken; het opnemen van een boekwaarde zou het eigen vermogen flatteren.
Degenen, die sterk vasthielden aan een volledig overnemen van de regels uit het Burgerlijk Wetboek (BW 2) hebben ervoor gepleit om het activeren van investeringen met een maatschappelijk nut niet langer toe te staan.
Uiteindelijk heeft de ministerraad besloten, dat het activeren van investeringen met een maatschappelijk nut toch toegestaan is, wanneer de financiële positie van de gemeente dit noodzakelijk maakt.
Voor vrijwel elke gemeente zal het onoverkomelijke financiële problemen geven, wanneer uitgaven investeringen met een maatschappelijk nut niet langer worden geactiveerd, maar op de gewone dienst van de begroting worden genomen. Daarnaast geeft het activeren ook meer duidelijkheid in de kostprijs van de diensten en in de financiële structuur van de gemeente.
Het onderwerp is op 21 mei 2003 besproken in de commissie voor de Bestuurlijke Vernieuwing. Er is voor gekozen om door te gaan met het activeren van de uitgaven van alle investeringen.
Artikel 9.2 Waardering en afschrijving vaste activa (lijst met afschrijvingstermijnen)
De huidige lijst met afschrijvingstermijnen is door het college in zijn vergadering van 5 april 2005 vastgesteld en aan de raad ter kennis name aangeboden in zijn vergadering van 28 april 2005.
Artikel 9.7 Bijdragen van derden en subsidies
Voor investeringen met maatschappelijk en economisch nut geldt dat ze voor het bedrag van de investering worden geactiveerd, waarbij bijdragen van derden, die in directe relatie staan met een actief op de waardering daarvan in mindering worden gebracht.
Bijdragen van derden (subsidies van provincie, stadsregio, landinrichtingsdienst, etcetera) mogen op het investeringsbedrag in mindering worden gebracht. Interne bijdragen uit eigen reserves mogen vanaf 1 januari 2004 niet meer in mindering worden gebracht.
Voor investeringen met een maatschappelijk nut mogen wel de bijdragen uit de reserves, die betrekking hebben op de investeringen, in mindering worden gebracht. Echter conform onze beleidslijn doen wij geen bijdragen uit reserves aan investeringen (zowel investeringen met een economisch als investeringen met een maatschappelijk nut).
Artikel 10.1 Reserves (reservebeleid; aanpassingen)
In het BBV worden reserves omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch oogpunt vrij te bestemmen zijn.
De vaststelling van de noodzakelijke omvang van reserves is een zaak van de gemeenteraad (de politiek).
Daarom worden de reserves ook wel onderverdeeld in algemene reserves en bestemmingsreserves. Deze onderverdeling is veelal gebaseerd op politieke beslissingen. Zodra de raad aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven, is er sprake van een bestemmingsreserve.
Heeft een reserve geen bestemming dan wordt het een algemene reserve genoemd.
De laatste notitie reserves en voorzieningenbeleid is op 29 maart 2007 vastgesteld door de raad. Het onderwerp is en blijft voortdurend in beweging.
Wijzigingen in de vorm en de aard van de reserves worden door de raad vastgesteld. Doorgaans worden deze wijzigingen aan de orde gesteld in de perspectiefnota, de programmabegroting, of (in een enkel geval) bij de vaststelling van de rekening.
Voorzieningen behoren, in tegenstelling tot reserves, niet tot het eigen vermogen maar tot het vreemd vermogen. Voorzieningen worden getroffen voor toekomstige uitgaven, waarvan de oorzaak zich soms nu al voordoet en waarvan het financiële risico te kwantificeren is.
Er moet dus een inschatting worden gemaakt van de noodzakelijke omvang van de voorzieningen.
In het BBV wordt aan het vormen van voorzieningen een viertal criteria verbonden:
Zolang de bestemming veranderd kan worden is er sprake van een (bestemmings)reserve, zodra dit niet meer kan is er sprake van een voorziening. Dit betekent dat nog niet bestede middelen verkregen van derden voor een specifiek doel tot de voorzieningen behoren. Dit in tegenstelling tot de oude voorschriften (CV 1995) waar dergelijke middelen nog tot de bestemmingsreserves werden gerekend. Het begrip voorzieningen wordt hierdoor binnen het BBV ruimer uitgelegd dan in BW 2; titel 9. Reden hiervoor is dat gemeenten veel meer middelen voor een specifiek doel ontvangen dan bedrijven.
De laatste notitie reserves en voorzieningenbeleid is op 29 maart 2007 vastgesteld door de raad. Het onderwerp is en blijft voortdurend in beweging.
Uitgaven ten laste van voorzieningen kunnen worden gedaan onder verantwoordelijkheid van het college; het gaat immers om de uitvoering van aanvaard beleid.
Artikel 12.2 Kostprijsberekening (indirecte kosten)
Het gaat in grote lijnen om de kosten van de staftaken: huisvesting, automatisering, personeelszaken, financiën, bestuursondersteuning en communicatie.
Artikel 12.4 Kostprijsberekening (rentetoerekening)
In 1994 is ervoor gekozen om niet langer te werken met een omslag van de gemiddelde rente, maar met een toerekeningspercentage dat min of meer gebaseerd is op de (verwachte) marktrente voor langlopende leningen in het jaar van de investering.
In een normale situatie zonder overliquiditeit worden de rentelasten van een investering bepaald door de rentestand op het moment van de investeringsuitgaaf.
Sinds een aantal jaren is de verrekenrente voor nieuwe investeringen gesteld op 5 procent. Daar staat tegenover, dat de nieuwe investeringen veelal gefinancierd zijn uit een toename van reserves als gevolg van boekwinsten (verkoop van aandelen boven de boekwaarde). Over reserves en voorzieningen wordt een rente van 5 procent vergoed; dat bepaalt de kosten van de investeringen.
Een gelijktijdige aanpassing van de rente op nieuwe investeringen en de rente over reserves en voorzieningen zou mogelijk zijn. Voor de begroting is een dergelijke verandering van verrekenmaatstaven budgettair neutraal: de begrotingsuitkomst blijft dezelfde, de gemeente wordt er niet armer of rijker van.
Het nadeel van een dergelijke aanpassing is, dat er veel posten in het meerjarenperspectief moeten worden aangepast. Dat is arbeidsintensief en het nadeel voor de raad is, dat een inzicht in het geheel verloren gaat.
Daarom is er bij de huidige renteverandering (die in historisch perspectief gezien betrekkelijk gering is) niet voor gekozen om de verrekenmaatstaven te veranderen.
Artikel 13 Financieringsfunctie (treasurybeleid)
De huidige Nota Treasurybeleid is door de raad vastgesteld op 11 oktober 2001. Op dit moment wordt gewerkt aan een nieuwe notitie treasurybeleid.
Artikel 14 Verstrekken van subsidies (subsidieverordening)
Het gaat hier om de Algemene Subsidieverordening Tytsjerksteradiel 2007 (raad 13 december 2007) en diverse deelverordeningen.
Het is niet mogelijk om in het kader van deze verordening algemene richtlijnen vast te stellen voor de in rekening te brengen prijzen en voor de tarieven van rechten als bedoeld in artikel 229 b gemeentewet (de legesverordeningen).
In sommige gevallen wordt gestreefd naar een volledige kostendekking, in andere gevallen wordt daar om beleidsinhoudelijke redenen bewust van afgezien.
Het is volgens de wet niet toegestaan om een tarief in te stellen, dat zo hoog is dat de geraamde baten de geraamde lasten overtreffen; het gaat daarbij om de activiteit als geheel, niet om een afzonderlijke dienstverlening.
In de paragraaf lokale heffingen wordt jaarlijks inzicht gegeven in de wijze van vaststelling van de tarieven; voorstellen voor beleidswijziging worden voorgelegd.
Een deel van de interne controle (met name waar het gaat om de basisregistraties) moet permanent plaatsvinden. Voor deze taakonderdelen moet een eerste controleur worden aangewezen en een tweede controleur (die de controlerapporten ontvangt en daardoor op afstand kan beoordelen, of de controle nog wel plaatsvindt).
In de komende periode zullen mede in het licht van het project Planning en Control de noodzakelijke controletaken worden beschreven en vastgelegd, om ze daarmee te verankeren.
Daarnaast is het voor het de borging van de kwaliteit van de administratieve organisatie noodzakelijk, dat onderdelen van de organisatie periodiek als geheel worden beoordeeld.