CVDR35614_1Verordening Documentaire InformatienlregelingMontfoort2008-01-01MontfoortOnbekendOnbekendArchiefwet 1995 art.30 eerste lid, 31 en 32, tweede lidgemeenteraadbestuur en recht2007-12-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2008-01-012019-08-07OnbekendOnbekendGeenVerordening Documentaire InformatieDe raad van de gemeente Montfoort;Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 11 december
1997Gelet op het bepaalde in de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid,
van de Archiefwet 1995;B E S L UI T:Vast te stellen de verordening betreffende de zorg van burgemeester en
wethouders voor archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de
aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats, alsmede het
toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voorzover deze niet
zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Verordening Documentaire Informatie 19971Algemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet : de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b, van de Wet, voorzover behorende tot de
gemeente;
de archiefbewaarplaats : de door de gemeenteraad overeenkomstig
artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
de archivaris : de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
gemeentearchivaris;
beheerseenheid : een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatie-onderdeel;
informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen en geraadpleegd;
documenten : de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde
archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.
IIDe aanwijzing van de
archiefbewaarplaats2De archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevndt in het
Stadskantoor aan het Kasteelplein 5 te Montfoort.IIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en
instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2,
alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten. 4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende
deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van
de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.5,eerste lidBurgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en
de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat
het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.5,tweede lidHet eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere
belanghebbenden, van welke bescheiden redelijkerwijs kan worden
aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende
bewaring in aanmerking komen. 6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. 8Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de
raad verslag ontrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van
artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over het verslag dat door de
archivaris aan hen is uitgebracht in verband met het beheer en toezicht,
als bedoeld in artikel 19.IVHet beheer van de archiefbescheiden9Onder de bevelen van de burgemeester en wethouders is de archivaris
belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende
archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.10De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden
en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of
personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale
geschiedenis van belang kan worden geacht.11Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de
archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde
archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van
gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens
alsmede afbeeldingen, afschriften, uitreksels of bewerkingen, die
zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.12Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de
archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de
archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt
daaruit aan eenieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften,
uitreksels of bewerkingen die zonodig door hem worden gecollationeerd en
geauthentiseerd.13De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uitreksels
en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de
archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden
op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan
de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij
verordening vastgesteld tarief en voorwaarden.VToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden,
welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.14De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden,
welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt
overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan
gegeven voorschriften.15De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
het zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem
ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma
archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.16,eerste lidHet hoofd van de beheerseendheid verstrekt aan de archivaris of aan
degene die namens hem met toezicht is belast, alle bescheiden en
inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk
zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de
ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de
opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden
zijn opgenomen.16,tweede lidDe archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht
vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten
aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de
archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn
overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.17De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan het hoofd van de beheerseenheid alsmede, indien
hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft
daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van goed
beheer moeten worden getroffen.18Het hoofd van de beheerseenheid doet aan de archivaris tijdig mededeling
van het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een
organisatie-onderdeel of overdracht van een of meer taken aan
een ander organisatie-onderdeel, overheidsorgaan of
rechtspersoon, voorzover dit consequenties heeft ten aanzien van
het archief;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van een ordeningssysteem.
19De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeester en wethouders
verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.VISlotbepalingen20De archiefverordening Gemeente Montfoort 1988, vastgesteld in de
openbare raadsvergadering d.d. 29 februari 1988, tevens van toepassing
verklaard op de archieven van de voormalige gemeenten Linschoten en
Willeskop bij raadsbesluit d.d. 27 februari 2989, komt hierbij te
vervallen.21Deze verordening treedt in werking op de eerste dag van de maand,
volgend op de datum van vaststelling van dit besluit.22Deze verordening kan worden aangehaald als de Verordening Documentaire
Informatie 1997 van de gemeente Montfoort. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente
Montfoort, gehouden op 22 december 1997De voorzitter, De secretaris,