Organisatie | Saba |
---|---|
Organisatietype | Caribisch openbaar lichaam |
Officiële naam regeling | CODE CORPORATE GOVERNANCE SABA (AB 2013 No.03) |
Citeertitel | CODE CORPORATE GOVERNANCE SABA (AB 2013 No.03) |
Vastgesteld door | Eilandsraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Aangezien een inwerkingtredingsbepaling in dit besluit ontbreekt, is zij krachtens artikel 145 van de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba, in werking getreden met ingang van de achtste dag na die van afkondiging.
De gegevens van inwerkingtreding zijn ontleend aan de bron van afkondiging van de tekstplaatsing.
Wet financiën openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba, artt. 9, lid 2 en 34, lid 3
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-07-2013 | Nieuwe regeling | 28-06-2013 A.B. 2013, no. 3 | Onbekend |
HOOFDSTUK I Algemene Bepalingen
De Code Corporate Governance van het openbaar lichaam Saba ("de Code") is van toepassing op alle vennootschappen met statutaire zetel op Saba en waarvan de aandelen voor 100% in handen zijn van het openbaar lichaam.
De Code is niet van toepassing op stichtingen die zijn opgericht op initiatief of voordracht of besluit van het openbaar lichaam Saba. Wel zijn in punt 2.7 regels ten aanzien van de deelname van politieke gezagsdragers en ambtenaren in stichtingen opgenomen.
De Code is onderverdeeld in de volgende vijf hoofdstukken: (I) Algemene beginselen. (II) De raad van commissarissen, (III) Het bestuur, (IV) De algemene vergadering van aandeelhouders, (V) Overige bepalingen.
De code bevat zowel principes als concrete bepalingen die de bij de vennootschap betrokken personen en partijen tegenover elkaar in acht dienen te nemen. De principes kunnen worden opgevat als de, inmiddels breed gedragen, algemene opvattingen over goede corporate governance. De principes zijn verder uitgewerkt in concrete bepalingen die een zekere normstelling creëren voor het gedrag van bestuurders, commissarissen, aandeelhouders en de externe accountant. Deze bepalingen kunnen worden opgevat als een nadere invulling van de algemene beginselen van goede corporate governance. De vennootschappen kunnen hiervan afwijken. Voorwaarde is dat bedoelde afwijkingen goed worden gemotiveerd. Afwijkingen zijn op zich niet verwerpelijk en kunnen onder bepaalde omstandigheden juist gerechtvaardigd zijn. Het kunnen toepassen van alle bepalingen van de Code is namelijk afhankelijk van de concrete omstandigheden waarin de vennootschap en haar aandeelhouders zich bevinden. Zowel de aandeelhouders als het bestuur en de raad van commissarissen dienen open te staan voor een dialoog over de redengeving voor de afwijkingen. In nader gespecificeerde gevallen zijn afwijkingen van de onderhavige Code niet mogelijk. In de volgende hoofdstukken wordt duidelijk aangegeven wanneer zulks het geval is.
De statuten van de vennootschappen dienen zodanig te worden aangepast dat alle bepalingen van de Code van toepassing verklaard kunnen worden. In ieder geval dient in de statuten een verwijzing naar de Code te worden opgenomen alsook de verplichting om de bepalingen van de Code toe te passen, rekening houdend met de concrete omstandigheden van de vennootschap.
De Code heeft als uitgangspunt dat de vennootschap een lange termijn samenwerkingsverband is van diverse bij de vennootschap betrokken partijen. Deze partijen betreffen de groepen en individuele belanghebbenden, die direct of indirect het bereiken van de doelstellingen van de vennootschap beïnvloeden of erdoor worden beïnvloed. Het bestuur en de raad van commissarissen hebben een integrale verantwoordelijkheid voor de afweging van deze belangen, doorgaans gericht op de continuïteit van de vennootschap. Daarbij streeft de vennootschap naar het creëren van toegevoegde waarde voor alle betrokken partijen op de lange termijn. Het bestuur en de raad van commissarissen behoren met de belangen van de verschillende bij de vennootschap betrokken partijen rekening te houden. Vertrouwen van de bij de vennootschap betrokken partijen dat hun belangen worden behartigd, is een voorwaarde om binnen en met de vennootschap samen te blijven werken.
Goed ondernemerschap, waaronder begrepen integer en transparant handelen door het bestuur, alsmede adequaat toezicht hierop, waaronder inbegrepen het afleggen van verantwoording over het uitgeoefende toezicht, zijn essentiële voorwaarden voor het stellen van vertrouwen in het bestuur en het toezicht door de raad van commissarissen. Toepassing en naleving van de onderhavige Code waarborgt deze essentiële uitgangspunten voor goede corporate governance.
In de Code wordt uitgegaan van de structuur waarin naast het bestuur een aparte raad van commissarissen functioneert. Het bestuur en de raad van commissarissen zijn verantwoordelijk voor de corporate governance structuur van de vennootschap, alsook de naleving van de bepalingen van deze Code. Het bestuur en de raad van commissarissen leggen hierover verantwoording af aan de algemene vergadering van aandeelhouders. Het bestuur legt verantwoording af over het beleid en uitvoering van de principes en bepalingen zoals opgenomen in deze Code. De raad van commissarissen rapporteert vanuit zijn toezichthoudende functie in hoeverre de principes en bepalingen zoals opgenomen in deze Code zijn nageleefd. De aandeelhouders nemen zorgvuldig kennis van deze verantwoordingen en maken een grondige beoordeling van de redengeving van eventuele afwijkingen door de vennootschap van de principes en bepalingen zoals opgenomen in deze Code.
De hoofdlijnen van de corporate governance structuur van de vennootschap worden jaarlijks, mede aan de hand van de principes en bepalingen die in deze Code zijn opgenomen, in een apart hoofdstuk in het jaarverslag uiteengezet. In dat hoofdstuk geeft de vennootschap uitdrukkelijk aan in hoeverre zij de in deze Code opgenomen principes en bepalingen heeft opgevolgd en zo niet, waarom en in hoeverre zij daarvan is afgeweken. Elke substantiële verandering in de corporate governance structuur van de vennootschap en in de naleving van de principes en bepalingen van deze Code wordt als een afzonderlijk agendapunt ter bespreking aan de algemene vergadering van aandeelhouders voorgelegd.
Vennootschappen doen al het mogelijke om zo spoedig mogelijk aan de principes en bepalingen van de Code te voldoen. De Code treedt in werking vanaf het boekjaar 2014. Van de vennootschappen wordt derhalve verwacht dat zij vanaf het jaarverslag over het boekjaar 2014, jaarlijks, in het jaarverslag een hoofdstuk wijden aan de hoofdlijnen van de corporate governance structuur van de vennootschap alsook aan de naleving van de principes en bepalingen van de Code, waarbij eventuele afwijkingen worden verklaard.
HOOFDSTUK II De raad van commissarissen
De raad van commissarissen heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en staat het bestuur met raad ter zijde. De raad van commissarissen richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de vennootschap en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de vennootschap betrokken partijen af. De raad van commissarissen is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren. In het bijzonder ziet de raad van commissarissen er op toe dat:
Het bestuur jaarlijks in het kader van de jaarrekeningcontrole een zogenaamde “management letter" door de externe accountant ten behoeve van de vennootschap laat opstellen, waarin aanbevelingen en voorstellen zijn opgenomen gericht op het verbeteren van het financieel beheer en/of de administratieve organisatie;
De taakverdeling van de raad van commissarissen als ook zijn werkwijze worden —conform paragraaf 2.12- vastgelegd in een reglement.
De raad van commissarissen stelt een minimum vergaderfrequentie vast en vergadert volgens een vastgesteld schema. Er wordt tenminste eens in de drie maanden door de raad van commissarissen vergaderd. Commissarissen worden erop aangesproken indien zij frequent afwezig zijn bij vergaderingen van de raad dan wel indien zij deze vergaderingen niet bijwonen.
Tenminste éénmaal per jaar en wel vóór 1 oktober van ieder jaar worden de strategie en de aan de onderneming verbonden risico's door de raad van commissarissen besproken. Van het houden van deze bespreking wordt melding gemaakt in het verslag van de raad van commissarissen.
De raad van commissarissen bespreekt tenminste éénmaal per jaar de uitkomsten van de beoordeling door het bestuur van de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, alsmede significante wijzigingen hierin. Van het houden van deze bespreking wordt melding gemaakt in het verslag van de raad van commissarissen.
De raad van commissarissen bespreekt tenminste éénmaal per jaar, buiten aanwezigheid van het bestuur, zowel zijn eigen functioneren als dat van de individuele commissarissen en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Van het houden van deze besprekingen wordt melding gemaakt in het verslag van de raad van commissarissen.
De raad van commissarissen bespreekt tenminste éénmaal per jaar, buiten aanwezigheid van het bestuur, het functioneren van zowel het bestuur als college als dat van de individuele bestuurders en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Van het houden van deze besprekingen wordt melding gemaakt in het verslag van de raad van commissarissen.
De raad van commissarissen alsook de afzonderlijke commissarissen hebben een eigen verantwoordelijkheid om van het bestuur en de externe accountant alle informatie te verlangen die de raad van commissarissen behoeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitoefenen. Indien de raad van commissarissen dit geboden acht kan hij informatie inwinnen van functionarissen en externe adviseurs van de vennootschap. De vennootschap stelt hiertoe de benodigde middelen ter beschikking. De raad van commissarissen kan verlangen dat bepaalde functionarissen en externe adviseurs bij zijn vergaderingen aanwezig zijn.
Van de jaarstukken van de vennootschap maakt deel uit een verslag van de raad van commissarissen, waarin de raad van commissarissen verslag doet van zijn werkzaamheden in het boekjaar en de specifieke opgaven en vermeldingen opneemt die de bepalingen van deze Code verlangen.
In het verslag van de raad van commissarissen wordt omtrent de individuele commissarissen mededeling gedaan inzake beroep casu quo hoofdfunctie en alle nevenfuncties. Ook wordt er een rooster met betrekking tot het aftreden van een commissaris hierin opgenomen. Er moet met name melding worden gemaakt van functies van commissarissen binnen organisaties/entiteiten die op enigerlei wijze zaken doenmet de vennootschap. Tevens wordt van elke commissaris het tijdstip van eerste benoeming vermeld alsook de lopende termijn waarvoor hij is benoemd.
Van de bepaling in deze paragraaf kan niet worden afgeweken.
2.3 Deskundigheid en samenstelling
De raad van commissarissen dient zodanig te zijn samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. Deze samenstelling dient te berusten op een bewuste keuze voor kwaliteit ter uitoefening van de toezichthoudende, goedkeurende en adviserende taken van de raad van commissarissen.
De raad van commissarissen stelt een concept profielschets op voor de omvang en samenstelling van de raad van commissarissen van de vennootschap. Ter zake van de gewenste grootte en samenstelling wordt rekening gehouden met de aard en de omvang van de vennootschap en haar onderneming alsook de in dit kader gewenste deskundigheid en achtergrond van de commissarissen. De concept profielschets wordt door de Algemene vergadering van Aandeelhouders vastgesteld. Verder dient de profielschets onder andere een weerslag te zijn van de aard van de activiteiten, de internationalisatiegraad, de omvang en de specifieke risico's op middellange en lange termijn van de onderneming.
De algemene vergadering van aandeelhouders evalueert samen met de raad van commissarissen ten minste éénmaal per vijf jaar de vastgestelde profielschets aan de hand van daartoe door de raad van commissarissen op te stellen maatstaven en trekt daaruit conclusies voor de samenstelling, grootte, taken en werkwijze van de raad van commissarissen.
De door de algemene vergadering van aandeelhouders vastgestelde profielschets voor de raad van commissarissen van de vennootschap is een openbaar stuk. Minimaal één lid van de raad van commissarissen is een zogenoemde financieel deskundige (‘financial literate‘), hetgeen inhoudt dat deze persoon relevante kennis en ervaring heeft opgedaan op financieel terrein.
De raad van commissarissen overweegt of het aanbeveling verdient om uit zijn midden andere commissies te benoemen.
De raad van commissarissen stelt voor elke commissie een reglement op. Het reglement geeft aan wat de rol en verantwoordelijkheid van de betreffende commissie is, haar samenstelling en op welke wijze zij haar taak uitoefent.
Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt de samenstelling van de afzonderlijke commissies, het aantal vergaderingen van de commissies, alsmede de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen.
De raad van commissarissen ontvangt van elk van de commissies een verslag van de beraadslagingen en bevindingen.
2.5 Voorzitter en Secretaris van de raad van commissarissen
De raad van commissarissen kent een voorzitter die specifieke taken heeft met betrekking tot bespreking van relevante onderwerpen, de communicatie van commissarissen met het bestuur, met de accountant en met de door de raad van commissarissen aangestelde externe adviseurs.
De voorzitter van de raad van commissarissen bepaalt de agenda van de vergaderingen van de raad en leidt deze, ziet toe op het goed functioneren van de raad en zijn commissies, draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan de commissarissen, zorgt ervoor dat voldoende tijd bestaat voor de besluitvorming, is namens de raad van commissarissen het voornaamste aanspreekpunt voor het bestuur, initieert de evaluatie van het functioneren van de raad van commissarissen en van het bestuur en draagt als voorzitter zorg voor een ordelijk en efficiënt verloop van de algemene vergadering van aandeelhouders. De voorzitter van de raad van commissarissen wordt in zijn rol ondersteund door de secretaris van de raad van commissarissen.
Uitzonderingen daargelaten mag een voormalig bestuurder pas twee jaar na zijn aftreden tot voorzitter van de raad van commissarissen van die vennootschap, benoemd worden.
Bij benoeming van een voormalige bestuurder tot commissaris van de vennootschap dient te worden overwogen welke invloed het voormalig lidmaatschap van het bestuur heet op het functioneren van de voormalige bestuurder in de raad van commissarissen alsook op het functioneren van het huidig bestuur.
2.7 Politieke ambtsdragers en ambtenaren
Uitgaande van de beginselen van behoorlijk bestuur dient er sprake te zijn van een zodanige governance structuur dat invulling wordt gegeven aan de begrippen transparantie en integriteit. Bij transparantie en integriteit is het van belang om belangenverstrengeling (‘conflict of interest‘) tussen de verschillende entiteiten van de governance structuur te voorkomen. In dit kader zijn het primair het bestuur en de raad van commissarissen die verantwoordelijk zijn voor het bestuur van de vennootschap en voor het houden van toezicht hierop. Het bestuur en de raad van commissarissen moeten hierover verantwoording afleggen aan de aandeelhouders. Als gevolg hiervan is het, zowel voor politieke ambtsdragers als voor ambtenaren, niet mogelijk om zitting te nemen in de raad van commissarissen van de vennootschap.
Gezien het geringe aantal inwoners van het openbaar lichaam geldt deze bepaling nadrukkelijk niet voor het deelnemen van ambtenaren of politieke gezagsdragers in het bestuur van stichtingen en verenigingen. Indien het echter instellingen zijn die worden gesubsidieerd door het openbaar lichaam dienen de ambtenaren en politieke gezagdragers op geen enkele wijze bemoeienenis te hebben met de besluitvorming (of de voorbereiding op de besluitvorming) inzake de subsidiëring door het openbaar lichaam van de betrokken instelling.
Van het bepaalde in deze paragraaf kan niet worden afgeweken.
De raad van commissarissen is zodanig samengesteld dat de commissarissen ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Tot de Raad vanCommissarissen mogen in ieder geval niet behoren de echtgenoot van één der commissarissen dan wel de geregistreerde partner of een ander metgezel, pleegkind en bloed-aanverwant tot in de tweede graad van één der commissarissen.
De commissaris die wordt benoemd op basis van een specifieke voordracht moet zijn taak vervullen zonder mandaat van degenen die hem hebben voorgedragen en onafhankelijk van bij de onderneming betrokken deelbelangen.
Een commissaris geldt als onafhankelijk, indien de hierna te noemen afhankelijkheidscriteria niet op hem van toepassing zijn. Bedoelde afhankelijkheidscriteria zijn dat de betrokken commissaris, dan wel zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad:
In het jaar voorafgaande aan de benoeming een belangrijke zakelijke relatie met de vennootschap heeft gehad. Daaronder worden in ieder geval begrepen het geval dat de commissaris, of een kantoor waarvan hij aandeelhouder, vennoot, medewerker of adviseur is, is opgetreden als adviseur van de vennootschap (consultant, externe accountant, notaris en advocaat) en het geval dat de commissaris een bestuurder of medewerker is van een bankinstelling waarmee de vennootschap een duurzame en significante relatie onderhoudt;
Een herbenoeming van een commissaris vindt slechts plaats na zorgvuldige overweging.
Bij herbenoeming door de algemene vergadering van aandeelhouders van de commissarissen dient toetsing plaats te vinden aan het door de algemene vergadering van aandeelhouders vastgestelde profiel voor de raad van commissarissen van de vennootschap.
De Algemene Vergadering van Aandeelhouders stelt, op voordracht van de raad van commissarissen, een rooster van aftreden vast om zoveel mogelijk te voorkomen dat commissarissen tegelijk aftreden.
Tussentijds aftreden van een commissaris kan geboden zijn bij onvoldoende functioneren, structurele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen of indien zijn integriteit in het geding is. Bij de beoordeling of deze situatie zich voordoet, is niet alleen het oordeel van de betrokken commissaris van betekenis. In het bijzonder de voorzitter van de raad van commissarissen dient in deze situaties waar nodig een actieve rol te spelen.
De voorzitter (en indien het in casus de voorzitter betreft de vicevoorzitter) van de raad van commissarissen zal, na interne discussie in de raad van commissarissen, de algemene vergadering van aandeelhouders op de hoogte stellen ingeval zich een situatie voordoet als bedoeld in de eerste zin van dit punt, opdat de algemene vergadering van aandeelhouders zich een oordeel kan vormen over mogelijk te nemen maatregelen.
Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen de vennootschap en commissarissen moet worden vermeden.
Een commissaris meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor de vennootschap en/of voor de betreffende commissaris terstond aan de voorzitter van de raad van commissarissen en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad.
Indien de voorzitter van de raad van commissarissen een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft dat van materiële betekenis is voor de vennootschap en/of voor zichzelf, meldt hij dit terstond aan de vicevoorzitter van de raad van commissarissen en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad.
Aan de beoordeling van de raad van commissarissen of sprake is van een tegenstrijdig belang neemt de betreffende commissaris niet deel. Deze bepaling wordt afzonderlijk opgenomen in het bij het in punt 2.1 aangegeven reglement van de Raad van Commissarissen
Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer de vennootschap voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon:
Een commissaris neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij deze commissaris een tegenstrijdig belang heeft. Deze bepaling wordt afzonderlijk opgenomen in het bij het in punt 2.1 aangegeven reglement van de Raad van Commissarissen. Alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen van commissarissen spelen en die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor de betreffende commissaris worden gepubliceerd in het jaarverslag.
Het aantal commissariaten van een commissaris van de vennootschap bij andere vennootschappen moet zodanig worden beperkt dat een goede taakvervulling als commissaris van de vennootschap is gewaarborgd.
Het aantal commissariaten van een commissaris bedraagt maximaal drie.
De algemene vergadering van aandeelhouders van de vennootschap stelt de honorering van de commissarissen vast.
Een commissaris mag niet afzonderlijk worden gehonoreerd voor door hem aan de vennootschap verstrekte adviezen.
De hoogte en structuur van de bezoldiging van de individuele commissarissen wordt opgenomen in het jaarverslag van de vennootschap.
Commissarissen dienen op geen enkele wijze persoonlijk profijt te trekken van de ondernemingsactiviteiten anders dan via de commissarissenvergoeding. Dit betekent dat zij, teneinde elke schijn van misbruik te voorkomen, beperkingen dienen te aanvaarden in hun vrijheid van handelen ten aanzien van de vennootschap, zoals het aanvaarden van nevenfuncties.
Alle zakelijke relaties tussen de vennootschap en een commissaris worden opgenomen in het jaarverslag van de vennootschap.
De vennootschap verstrekt aan haar commissarissen geen persoonlijke leningen, garanties en dergelijke.
HOOFDSTUK III Het bestuur van de vennootschap
Het bestuur is belast met het besturen van de vennootschap, hetgeen onder meer inhoudt dat zij verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de vennootschap, voor de strategie en voor het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling. In dit kader richt het bestuur zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de vennootschap en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de bij de vennootschap betrokken partijen af. Hiertoe zal het bestuur een beleid voeren waarbij rekening wordt gehouden met financiële, commerciële, technische, personele, informatiserings- en automatiseringsaspecten van de vennootschap. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de raad van commissarissen en aan de algemene vergadering van aandeelhouders. Het bestuur verschaft de raad van commissarissen tijdig alle informatie die nodig is voor de uitoefening van de taak van de raad van commissarissen.
3.2 Politieke ambtsdragers en ambtenaren
Uitgaande van de beginselen van behoorlijk bestuur dient er sprake te zijn van een zodanig governance structuur dat invulling wordt gegeven aan de begrippen transparantie en integriteit. Bij transparantie en integriteit is het van belang om belangenverstrengeling (‘conflict of interest‘) tussen de verschillende entiteiten van de governance structuur te voorkomen. In dit kader zijn het primair het bestuur en de raad van commissarissen die verantwoordelijk zijn voor het bestuur van de vennootschap respectievelijk voor het houden van toezicht hierop. Het bestuur en de raad van commissarissen moeten hierover verantwoording afleggen aan de aandeelhouders. Als gevolg hiervan is het voor politieke ambtsdragers en ambtenaren niet mogelijk om zitting te nemen in het bestuur van de vennootschap.
Gezien het geringe aantal inwoners van het openbaar lichaam geldt deze bepaling nadrukkelijk niet voor het deelnemen van ambtenaren of politieke gezagsdragers in het bestuur van stichtingen en verenigingen. lndien het echter instellingen zijn die worden gesubsidieerd door het openbaar lichaam dienen de ambtenaren en politieke gezagdragers op geen enkele wijze bemoeienis te hebben met de besluitvorming (of de voorbereiding op de besluitvorming) inzake de subsidiëring door het openbaar lichaam van de betrokken instelling
Van het bepaalde in deze paragraaf kan niet worden afgeweken.
3.3 Doelstellingen en strategie
De raad van bestuur formuleert schriftelijk de ondernemingsdoelstellingen, de strategie en het algemeen beleid van de vennootschap en doet deze vervolgens toekomen aan de raad van commissarissen en de aandeelhouders ter goedkeuring respectievelijk vaststelling hiervan. Het bestuur is verantwoordelijk voor de beheersing van de risico‘s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten van de vennootschap, de interne risicobeheersings- en controlesystemen, de financiering van de vennootschap en de naleving van alle relevante wet- en regelgeving. Het bestuur zal de risico’s verbonden aan het gekozen beleid onderscheidenlijk de strategie schriftelijk aan de raad van commissarissen rapporteren. Eveneens meldt het bestuur aan de raad van commissarissen de uitkomsten van de beoordeling van de opzet van de interne beheersingssystemen die gericht zijn op het verschaffen van een redelijke mate van zekerheid dat de activa zijn beveiligd tegen ongeoorloofd gebruik, dat een adequate financiële administratie wordt gevoerd en dat de door de vennootschap gepresenteerde financiële informatie betrouwbaar is. De hoofdzaken van deze rapportage behoren een vaste plaats in het jaarverslag te hebben.
Tot de nadere invulling van het algemene beleid van het bestuur van de vennootschap behoort onder meer:
De opstelling en jaarlijkse bijstelling van een business plan, zijnde het document waarin de missie, de lange termijn doelstellingen, het lange termijn beleid en de strategische oriëntatie van de vennootschap zijn uitgewerkt. Het business plan bevat concrete, toetsbare doelstellingen en plannen ten aanzien van ondermeer de winstgevendheid en het financiële-, commerciële-, technische-, sociale-, personeels-, informatie- en automatiseringsbeleid van de vennootschap;
De opstelling van het jaarplan en van de daaruit voortvloeiende jaarlijkse exploitatie- en investeringsbegrotingen. Het jaarplan en de begrotingen zijn de concrete uitwerking van het business plan en dienen in overeenstemming daarmee te worden opgesteld. Tenminste drie maanden vóór het begin van het nieuwe begrotingsjaar dienen jaarplan en begroting door het bestuur aan de raad van commissarissen te worden voorgelegd, terwijl de raad van commissarissen uiterlijk op 15 december vóór de aanvang van het desbetreffende boekjaar de begroting moet hebben behandeld en goedgekeurd;
Tot de nadere invulling van het financiële beleid van het bestuur van de vennootschap behoort onder meer:
Het jaarlijks binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar -behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste zes maanden door de algemene vergadering van aandeelhouders op grond van bijzondere omstandigheden- opmaken van een jaarrekening op basis van de verslaggevingsgrondslagen zoals opgenomen in het Burgerlijke Wetboek BES 2, bestaande uit:
Tot de nadere invulling van het commerciële beleid van het bestuur van de vennootschap behoort onder meer:
Tot de nadere invulling van het technische beleid door het bestuur van de vennootschap behoort onder meer:
3.8 Sociaal- en personeelsbeleid
Tot de nadere invulling van het sociale en personeelsbeleid door het bestuur van de vennootschap behoort onder meer:
Het nemen van disciplinaire maatregelen tegen medewerkers
3.9 Informatie- en automatiseringsbeleid
Tot de nadere invulling van het informatie- en automatiseringsbeleid door het bestuur van de vennootschap behoort onder meer:
3.10 Informatieverzorging door het bestuur
De raad van commissarissen spreekt met het bestuur expliciet af welke informatie commissarissen zullen ontvangen, in welke graad van detaillering en in welke frequentie.
Het bestuur zal de raad van commissarissen van juiste, volledige en tijdige informatie moeten voorzien. De commissaris die de benodigde informatie voor een goede oordeelsvorming, niet verkrijgt, vraagt hier nadrukkelijk om, één en ander binnen de grenzen van de redelijkheid.
Het bestuur en de raad van commissarissen maken jaarlijks een jaarplanning van vergaderdata op. Deze vergaderingen vinden minimaal éénmaal per kwartaal plaats;
Het bestuur levert minimaal twee weken vóór de datum van de vergadering de agenda en de vergaderstukken aan.
Het bestuur verschaft de raad van commissarissen per kwartaal binnen één maand na afloop van het kwartaal schriftelijke informatie over de gang van zaken binnen de vennootschap. Deze informatie bevat tenminste:
de resultatenrekening over het afgelopen kwartaal in vergelijking met het overeenkomstige kwartaal van het vorige jaar en met de begroting voor het betreffende kwartaal en de balans per het einde van het kwartaal; Al het voorgaande dient tevens gesplitst naar relevante activiteiten/bedrijfsonderdelen te worden verstrekt;
Het bestuur licht de verschafte informatie mondeling toe en legt de relatie met het goedgekeurde business plan en jaarplan.
Het bestuur brengt alle informatie die redelijkerwijs van belang is voor het voortbestaan van de vennootschap op korte of langere termijn zoals plotseling bekend geworden verliezen, opzegging van samenwerkingsovereenkomsten, claims tegen de vennootschap, calamiteiten, e.d. onverwijld ter kennis van de raad van commissarissen.
Het staat de raad van commissarissen vrij om, na daarvan het bestuur in kennis gesteld te hebben, bij andere bronnen binnen en buiten de vennootschap zoals de leden van het management team, personeelsvertegenwoordigingen, externe accountants, externe adviseurs, e.d., informatie te vergaren die zij voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht. Het bestuur is gehouden alle medewerking te verlenen aan de verstrekking van deze informatie.
3.11 Bezoldiging van het bestuur
De bezoldiging van het bestuur wordt vastgesteld door de raad van commissarissen, rekening houdende met de door de algemene vergadering van aandeelhouders vastgestelde kaders.
De bezoldigingsstructuur, met inbegrip van ontslagvergoeding is zodanig dat zij de belangen van de vennootschap op middellange en lange termijn bevordert, niet aanzet tot gedrag van bestuurders in hun eigen belang met veronachtzaming van het belang van de vennootschap en waarbij falende bestuurders bij ontslag niet worden ‘beloond’.
Bij de vaststelling van de hoogte en structuur van de bestuursbezoldiging wordt onder meer rekening gehouden met de resultatenontwikkeling alsmede andere voor de vennootschap relevante ontwikkelingen;
Onderdeel van de bestuursbezoldiging is bij voorkeur een prestatie-afhankelijke beloning, welk gekoppeld is aan vooraf bepaalde, meetbare en beïnvloedbare doelen, die deels op korte termijn en deels op lange termijn moeten worden gerealiseerd. Deze prestatie-afhankelijke beloning moet de binding van de bestuurders aan de vennootschap en haar doelstellingen versterken. Hierbij geldt dat de prestatie- afhankelijke beloning gekoppeld wordt aan het benoemingscontract van de bestuurder waarbij dit contract een bepaalde tijdsduur behelst die kan worden verlengd.
De raad van commissarissen voert jaarlijks een functionerings- en beoordelingsgesprek met het bestuur waarin onder meer aan de orde komt de gang van zaken in het afgelopen jaar en het functioneren van het bestuur intern en naar buiten toe en aan de hand waarvan de vaststelling van bovengenoemde prestatieafhankelijke beloning, indien van toepassing, geschiedt.
De maximale vergoeding bij onvrijwillig ontslag bedraagt ten hoogste het jaarsalaris (het vaste deel van de bezoldiging), tenzij de rechter anders beslist.
De vennootschap verstrekt aan haar bestuurders geen persoonlijke leningen, voorschotten, garanties en dergelijke, tenzij in de normale uitoefening van het bedrijf en tegen de daarvoor voor het personeel geldende voorwaarden en na goedkeuring van de raad van commissarissen. Verstrekte leningen worden niet kwijtgescholden.
In het jaarverslag dient informatie over de hoogte en structuur van bezoldiging en het bezoldigingsbeleid te worden opgenomen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen zoals opgenomen in Burgerlijke Wetboek BES 2. De toelichting op de jaarrekening bevat in ieder geval informatie over de hoogte en structuur van de bezoldiging van de individuele bestuurders, inclusief materiële wijzigingen in het bezoldigingsbeleid en andere regelingen die met bestuurders zijn overeengekomen.
De bestuurders dienen op geen enkele wijze persoonlijk profijt te trekken van de ondernemingsactiviteiten van de vennootschap, anders dan via de overeengekomen beloning. Dit betekent dat zij teneinde elke schijn van misbruik te voorkomen, beperkingen dienen te aanvaarden in hun vrijheid van handelen ten aanzien van de vennootschap. Elke schijn van belangenverstrengeling tussen de vennootschap en een bestuurslid dient te worden vermeden.
Een bestuurder meldt een potentieel tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor de vennootschap en/of voor de betreffende bestuurder terstond aan de voorzitter van de raad van commissarissen en aan de overige leden van het bestuur en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad.
De raad van commissarissen besluit buiten aanwezigheid van de betrokken bestuurder of er sprake is van een tegenstrijdig belang.
Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer de vennootschap voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon:
Een bestuurder neemt niet deel aan de discussie en besluitvorming inzake een onderwerp of transactie waarbij de bestuurder zelf een tegenstrijdig belang heeft. Alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders spelen en die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en of voor de
betreffende bestuurder worden gepubliceerd in het jaarverslag.
Om eventuele tegenstrijdige belangen te kunnen beoordelen dient de bestuurder aart de Raad van Commissarissen een overzicht te verschaffen van al zijn betaalde en onbetaalde nevenactiviteiten.
HOOFDSTUK IV De algemene vergadering van aandeelhouders
De algemene vergadering van aandeelhouders dient zodanig invloed te kunnen uitoefenen op het beleid van het bestuur en de raad van commissarissen van de vennootschap, dat zij een volwaardige rol speelt in het systeem van "checks and balances" in de vennootschap.
De besluiten van het bestuur omtrent een belangrijke verandering van de identiteit of het karakter van de vennootschap of de onderneming zijn aan de goedkeuring van de algemene vergadering van aandeelhouders en de raad van commissarissen onderworpen.
Als apart agendapunt op de algemene vergadering van aandeelhouders worden in ieder geval de volgende punten behandeld:
De agenda voor de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders wordt zodanig ingericht dat duidelijk te onderscheiden besluiten worden genomen over enerzijds goedkeuring van het gevoerde beleid en de décharge daarvoor, en anderzijds goedkeuring, onderscheidenlijk vaststelling van de jaarrekening. Dit betekent dat in de agenda een splitsing wordt aangebracht tussen enerzijds de vaststelling van de jaarrekening inclusief dividendvoorstel en anderzijds goedkeuring van het door het bestuur van de vennootschap gevoerde beleid en het door de raad van commissarissen uitgeoefende toezicht hierop, tevens inhoudende décharge van de bestuursleden en commissarissen.
4.2 Advisering inzake bezoldiging van commissarissen en bestuurders
De algemene vergadering van aandeelhouders richt een adviesraad op, welk belast is met advisering van de algemene vergadering van aandeelhouders inzake de bezoldiging van commissarissen en bestuurders van de vennootschap. Deze adviesraad heeft in ieder geval de volgende adviserende taken:
Het geven van adviezen aan de algemene vergadering van aandeelhouders inzake de bezoldiging van individuele bestuurders ter vaststelling door de raad van commissarissen, in welk voorstel in ieder geval aan de orde komen: (i) de bezoldigingsstructuur en (ii) de hoogte van de vaste en variabele bezoldigingscomponenten, (iii) pensioenrechten, afvloeiingsregelingen en overige vergoedingen (iv) de prestatiecriteria en de toepassing hiervan.
De primaire verantwoordelijkheid voor deze adviserende taken ligt bij de raad van commissarissen.
4.3 Advisering inzake selectie en benoeming van commissarissen en bestuurders
Voormelde adviesraad is tevens ook belast met advisering van de algemene vergadering van aandeelhouders inzake de selectie en benoeming van commissarissen en bestuurders van de vennootschap. Deze adviesraad heeft in ieder geval de volgende adviserende taken:
De primaire verantwoordelijkheid voor deze adviserende taken ligt bij de raad van commissarissen.
4.4 lnformatieverschaffing aan de algemene vergadering van aandeelhouders
Het bestuur en de raad van commissarissen van de vennootschap verschaffen de algemene vergadering van aandeelhouders tijdig alle relevante informatie die zij behoeft voor de uitoefening van haar bevoegdheden.
4.5 Verslag en verantwoording inzake corporate governance
Het bestuur en de raad van commissarissen dienen in het jaarverslag te vermelden in hoeverre zij de bepalingen van deze Code hebben opgevolgd. Zij motiveren daarin het besluit indien de bepalingen van deze code (deels) niet zijn opgevolgd of indien van voormelde bepalingen is afgeweken. (het zogenaamde “comply or explain" beginsel). ln voormeld jaarverslag wordt ook melding gemaakt van:
HOOFDSTUK V Overige bepalingen
Het bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de volledigheid van het jaarverslag en andere openbaar gemaakte financiële berichten aangaande de vennootschap. De raad van commissarissen ziet er op toe dat het bestuur deze verantwoordelijkheid vervult.
Het bestuur is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële informatie bij het bestuur bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de externe financiële verslaggeving wordt gewaarborgd. Vanuit dit oogpunt zorgt het bestuur ervoor dat de financiële informatie rechtstreeks aan hem wordt gerapporteerd, en dat de integriteit van de informatie niet wordt aangetast. De raad van commissarissen houdt toezicht op de instelling en handhaving van deze interne procedures.
5.2 Benoeming, beloning en beoordeling van het functioneren van de externe accountant
De externe accountant wordt benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders. De raad van commissarissen doet daartoe een voordracht, waarbij het bestuur de raad van commissarissen adviseert.
De bezoldiging van en de opdrachtverlening tot het uitvoeren van niet-controlewerkzaamheden door de externe accountant wordt goedgekeurd door de raad van commissarissen na overleg met het bestuur.
De externe accountant kan over zijn verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening worden bevraagd door de algemene vergadering van aandeelhouders. De externe accountant woont in dat geval de vergadering bij en is daarin bevoegd het woord te voeren.
Het bestuur rapporteert jaarlijks aan de raad van commissarissen over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid. Mede op grond hiervan bepaalt de raad van commissarissen zijn voordracht aan de algemene vergadering van aandeelhouders tot benoeming van een externe accountant.
Het bestuur maakt ten minste éénmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant in de diverse entiteiten en capaciteiten waarin de externe accountant fungeert. De belangrijkste conclusies hiervan worden aan de algemene vergadering van aandeelhouders medegedeeld ten behoeve van de beoordeling van de voordracht tot benoeming van de externe accountant.
In het kader van de benoeming van een nieuwe externe accountant, dient ten minste rekening te worden gehouden met de volgende criteria:
5.3 Relatie en communicatie van de externe accountant met de organen van de vennootschap
De raad van commissarissen heeft tenminste éénmaal per jaar een bespreking met de externe accountant. Aan de orde komen in ieder geval de controle (reikwijdte, planning en bevindingen) en (aspecten van) de financiële rapportage.
De raad van commissarissen wint ter vergadering het oordeel in van de externe accountant inzake het functioneren van de administratie en mogelijk aan te brengen wijzigingen in werkwijze en organisatie hiervan.
De externe accountant kan gevraagd worden de vergadering van de raad van commissarissen bij te wonen waarin over de goedkeuring van de jaarrekening wordt besloten.
De externe accountant rapporteert zijn bevindingen betreffende het onderzoek van de jaarrekening gelijktijdig aan het bestuur en de raad van commissarissen van de vennootschap.