CVDR355728_1Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de organen van waterschap Brabantse DeltanlregelingWaterschap Brabantse Delta2017-07-04Waterschap Brabantse DeltaWaterschapsblad 2015, 612Archiefverordening waterschap Brabantse DeltaArchiefwet 1995, art. 35algemeen bestuurbestuur en recht2015-01-21De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2015-02-01nieuwe regeling14IT02501GeenGeen Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de organen van waterschap Brabantse Delta Het algemeen bestuur van waterschap Brabantse Delta, gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 16 december 2014; gelet op de artikelen 35, eerste lid, 36, 37, eerste en derde lid van de Archiefwet 1995; B E S L U I T: vast te stellen de navolgende: “Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de organen van waterschap Brabantse Delta”. 1 ALGEMENE BEPALINGEN 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
  • de wet : de Archiefwet 1995.
  • het besluit : het Archiefbesluit 1995.
  • de archiefbewaarplaats : de door het bevoegde bestuursorgaan, ingevolge artikel 36 van de wet, aangewezen archiefbewaarplaats.
  • de archivaris : de overeenkomstig artikel 37 van de wet benoemde waterschapsarchivaris.
  • archiefbescheiden : bescheiden als bedoeld in artikel 1, lid c van de wet.
  • informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
  • documentaire verzameling : verzameling van documenten, andere dan archiefbescheiden, met historische/culturele waarde.
  • waterschap : waterschap Brabantse Delta.
  • het dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van waterschap Brabantse Delta
    •      2 DE ZORG VAN HET DAGELIJKS BESTUUR VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN 2 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor:
  • de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen;
  • het vaststellen van de beheersregels voor alle archiefbescheiden;
  • het instellen van een overleg waaraan in ieder geval deelnemen de in artikel 3, eerste lid, van het Archiefbesluit bedoelde personen en waarin in ieder geval de volgende zaken worden besproken: waardering en vervreemding van archiefbescheiden.
    •      3 Het dagelijks bestuur doet tenminste eenmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen hij heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. In de onder artikel 2 lid 2 genoemde beheersregels is de nadere uitwerking van deze verslaglegging opgenomen.     3 OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN 4 Deze verordening treedt in werking op 1 februari 2015. 5 1. De Archiefverordening waterschap Brabantse Delta, vastgesteld bij besluit van 11 februari 2004 en gewijzigd bij besluit van 5 december 2007, wordt ingetrokken. 2. Artikel 2 van de onder 1. bedoelde Archiefverordening blijft van toepassing zolang voor betreffende archiefbescheiden door of namens het bevoegde bestuursorgaan geen andere archiefbewaarplaats is aangewezen. 6 Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening waterschap Brabantse Delta.     Toelichting Algemeen deel De Archiefverordening waterschap Brabantse Delta (hierna: de Archiefverordening) is gebaseerd op de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) en het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld zoals is bepaald in artikel 35, eerste lid van de Archiefwet. De Archiefverordening regelt de zorg die het dagelijks bestuur draagt voor alle archieven van de waterschapsorganen. Deze Archiefverordening is, evenals de Archiefwet en het Archiefbesluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, archiefruimten en -bewaarplaatsen, maar ook op moderne, digitale informatieobjecten, informatiedragers en e-depots. Bevoegdheid aanwijzen archiefbewaarplaats en de bevoegdheid tot het benoemen, schorsen, ontslaan van de waterschapsarchivaris In de Archiefwet zijn bevoegdheden van en verplichtingen voor het bestuur van het waterschap vastgelegd. Met bestuur is bedoeld het algemeen bestuur van het waterschap. In de Archiefwet is bepaald dat het bestuur van het waterschap verplicht is een archiefbewaarplaats aan te wijzen (artikel 36). Daarnaast is het bestuur van het waterschap bevoegd om op grond van de Archiefwet een waterschapsarchivaris te benoemen, te schorsen en te ontslaan (artikel 37 lid 3). Bij de decentrale overheden gemeente en provincie is vanwege het dualisme het dagelijks bestuur (college van burgemeester en wethouders respectievelijk gedeputeerde staten) in deze beslissingsbevoegd. Op grond van de Waterschapswet (artikel 83) is het mogelijk dat het algemeen bestuur van het waterschap zijn bevoegdheid tot het aanwijzen van een archiefbewaarplaats en zijn bevoegdheid tot het benoemen, schorsen en ontslaan van de waterschapsarchivaris delegeert aan het dagelijks bestuur. Dit is in lijn met de wettelijke regeling voor gemeenten en provincies. Ook bij het waterschap gelden immers doelmatigheidsoverwegingen en het belang van een duidelijke taakverdeling tussen de bestuursorganen. Genoemde bevoegdheden worden daarom gedelegeerd naar het dagelijks bestuur in de Tweede wijziging Delegatiebesluit waterschap Brabantse Delta 2010. Het waterschap is echter niet verplicht een waterschapsarchivaris te benoemen. Het algemeen bestuur heeft op 16 oktober 2013 besloten geen waterschapsarchivaris te benoemen. De delegatie van deze bevoegdheid naar het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat in voorkomend geval, bij gewijzigd beleid, het dagelijks bestuur bevoegd is een waterschapsarchivaris te benoemen. Zorg voor archiefbescheiden Hoofdstuk 2 bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Organen van het waterschap De Archiefverordening heeft betrekking op de zorg voor de archiefbescheiden van de organen van waterschap Brabantse Delta. Met “organen” zijn bedoeld de organisaties of personen die zelfstandige archiefvorming als één van zijn of haar taken hebben en die onder het (archiefrechtelijk) zorgdragerschap van het dagelijks bestuur vallen. Het eerste archiefvormende orgaan is het dagelijks bestuur voor de archieven van het dagelijks en het algemeen bestuur. Bij het waterschap zijn verder als archiefvormers aangemerkt de organen die niet onder de verantwoordelijkheid van het bestuur opereren en die zelfstandig correspondentie voeren. Dit zijn het momenteel de rekenkamercommissie, de bezwaarschriftencommissie, de ondernemingsraad en het georganiseerd overleg. Strategisch Informatie Overleg (SIO) Het in de Archiefverordening in artikel 2 onder c. genoemde overleg, wordt in de toelichting op het Archiefbesluit het Strategisch Informatie Overleg (SIO) genoemd. Wat betreft positie en werkzaamheden van het SIO staat het Archiefbesluit het volgende voor ogen. In het SIO wordt gesproken over de waardering van informatie en de gevolgen daarvan voor zowel selectiebesluiten als voor vervreemding, overbrenging en openbaarheid van archiefbescheiden. Het SIO werkt in een informatieomgeving die steeds in beweging is. Het is daarom niet een eenmalig overleg ter vaststelling van een selectiedocument, maar een structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de keten in samenhang voorbereidt. Dit SIO is tevens opgenomen in het Informatiebeleid, vastgesteld door het algemeen bestuur op 10 december 2014. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn voor de leesbaarheid uit de Archiefwet overgenomen en nader gedefinieerd als daaraan in de Archiefverordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend. Waar in de Archiefwet wordt gesproken over ‘het bestuur’ wordt bedoeld het algemeen bestuur. Artikel 2 De beheersregels en de instelling van het SIO worden uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer waterschap Brabantse Delta. Artikel 3 De verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht waarbij het waterschap verantwoording aflegt aan de provincie door middel van de rapportage van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur. Artikel 5, tweede lid In verband met de wijziging in het archiefbeheer, waartoe het algemeen bestuur in september 2012 heeft besloten, wordt binnenkort de aanwijzing van een nieuwe archiefbewaarplaats voorzien.