| Organisatie | Waterschap Brabantse Delta |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de organen van waterschap Brabantse Delta |
| Citeertitel | Archiefverordening waterschap Brabantse Delta |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-02-2015 | nieuwe regeling | 21-01-2015 | 14IT02501 |
Het algemeen bestuur van waterschap Brabantse Delta,
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 16 december 2014;
gelet op de artikelen 35, eerste lid, 36, 37, eerste en derde lid van de Archiefwet 1995;
vast te stellen de navolgende: “Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de organen van waterschap Brabantse Delta”.
HOOFDSTUK 2 DE ZORG VAN HET DAGELIJKS BESTUUR VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN
De Archiefverordening waterschap Brabantse Delta (hierna: de Archiefverordening) is gebaseerd op de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) en het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld zoals is bepaald in artikel 35, eerste lid van de Archiefwet. De Archiefverordening regelt de zorg die het dagelijks bestuur draagt voor alle archieven van de waterschapsorganen. Deze Archiefverordening is, evenals de Archiefwet en het Archiefbesluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, archiefruimten en -bewaarplaatsen, maar ook op moderne, digitale informatieobjecten, informatiedragers en e-depots.
Bevoegdheid aanwijzen archiefbewaarplaats en de bevoegdheid tot het benoemen, schorsen, ontslaan van de waterschapsarchivaris
In de Archiefwet zijn bevoegdheden van en verplichtingen voor het bestuur van het waterschap vastgelegd. Met bestuur is bedoeld het algemeen bestuur van het waterschap.
In de Archiefwet is bepaald dat het bestuur van het waterschap verplicht is een archiefbewaarplaats aan te wijzen (artikel 36). Daarnaast is het bestuur van het waterschap bevoegd om op grond van de Archiefwet een waterschapsarchivaris te benoemen, te schorsen en te ontslaan (artikel 37 lid 3). Bij de decentrale overheden gemeente en provincie is vanwege het dualisme het dagelijks bestuur (college van burgemeester en wethouders respectievelijk gedeputeerde staten) in deze beslissingsbevoegd. Op grond van de Waterschapswet (artikel 83) is het mogelijk dat het algemeen bestuur van het waterschap zijn bevoegdheid tot het aanwijzen van een archiefbewaarplaats en zijn bevoegdheid tot het benoemen, schorsen en ontslaan van de waterschapsarchivaris delegeert aan het dagelijks bestuur. Dit is in lijn met de wettelijke regeling voor gemeenten en provincies. Ook bij het waterschap gelden immers doelmatigheidsoverwegingen en het belang van een duidelijke taakverdeling tussen de bestuursorganen.
Genoemde bevoegdheden worden daarom gedelegeerd naar het dagelijks bestuur in de Tweede wijziging Delegatiebesluit waterschap Brabantse Delta 2010.
Het waterschap is echter niet verplicht een waterschapsarchivaris te benoemen. Het algemeen bestuur heeft op 16 oktober 2013 besloten geen waterschapsarchivaris te benoemen. De delegatie van deze bevoegdheid naar het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat in voorkomend geval, bij gewijzigd beleid, het dagelijks bestuur bevoegd is een waterschapsarchivaris te benoemen.
Hoofdstuk 2 bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd.
De Archiefverordening heeft betrekking op de zorg voor de archiefbescheiden van de organen van waterschap Brabantse Delta. Met “organen” zijn bedoeld de organisaties of personen die zelfstandige archiefvorming als één van zijn of haar taken hebben en die onder het (archiefrechtelijk) zorgdragerschap van het dagelijks bestuur vallen. Het eerste archiefvormende orgaan is het dagelijks bestuur voor de archieven van het dagelijks en het algemeen bestuur. Bij het waterschap zijn verder als archiefvormers aangemerkt de organen die niet onder de verantwoordelijkheid van het bestuur opereren en die zelfstandig correspondentie voeren. Dit zijn het momenteel de rekenkamercommissie, de bezwaarschriftencommissie, de ondernemingsraad en het georganiseerd overleg.
Strategisch Informatie Overleg (SIO)
Het in de Archiefverordening in artikel 2 onder c. genoemde overleg, wordt in de toelichting op het Archiefbesluit het Strategisch Informatie Overleg (SIO) genoemd. Wat betreft positie en werkzaamheden van het SIO staat het Archiefbesluit het volgende voor ogen. In het SIO wordt gesproken over de waardering van informatie en de gevolgen daarvan voor zowel selectiebesluiten als voor vervreemding, overbrenging en openbaarheid van archiefbescheiden. Het SIO werkt in een informatieomgeving die steeds in beweging is. Het is daarom niet een eenmalig overleg ter vaststelling van een selectiedocument, maar een structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de keten in samenhang voorbereidt. Dit SIO is tevens opgenomen in het Informatiebeleid, vastgesteld door het algemeen bestuur op 10 december 2014.
Begripsbepalingen zijn voor de leesbaarheid uit de Archiefwet overgenomen en nader gedefinieerd als daaraan in de Archiefverordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend. Waar in de Archiefwet wordt gesproken over ‘het bestuur’ wordt bedoeld het algemeen bestuur.
De beheersregels en de instelling van het SIO worden uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer waterschap Brabantse Delta.
De verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht waarbij het waterschap verantwoording aflegt aan de provincie door middel van de rapportage van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur.
In verband met de wijziging in het archiefbeheer, waartoe het algemeen bestuur in september 2012 heeft besloten, wordt binnenkort de aanwijzing van een nieuwe archiefbewaarplaats voorzien.