Organisatie | Nieuwegein |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer college van B en W gemeente Nieuwegein 2015 |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer college van B&W gemeente Nieuwegein 2015 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Besluit Archiefbeheer gemeente Nieuwegein 1998.
Informatieverordening van de gemeente Nieuwegein 2015, art. 4
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
18-03-2015 | nieuwe regeling | 18-11-2014 | Onbekend. | ||
01-01-2015 | Onbekend | 18-12-2014 Gemeenteblad 30-12-2014 | Onbekend |
Besluit betreffende de inrichting van het informatiebeheer van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwegein, voor zover de informatie die daarvan deel uitmaakt, niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Burgemeester en wethouders van Nieuwegein
Gelet op artikel 4 van de Informatieverordening van de gemeente Nieuwegein 2015
Besluit vast te stellen de navolgende:
Besluit betreffende de inrichting van het informatiebeheer van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwegein, voor zover de informatie die daarvan deel uitmaakt, niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Besluit Informatiebeheergemeente Nieuwegein 2015)
Voor gehanteerde begrippen, die reeds in de vigerende informatieverordening zijn opgevoerd, zij verwezen naar de Informatieverordening gemeente Nieuwegein 2015.
Voorts verstaat dit besluit onder:
Het hoofd van de beheereenheid Support is belast met de uitvoering van het beheer van de informatie voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het hoofd van de beheereenheid Support neemt samen met de secretaris en de archivaris deel aan het Strategisch Informatieoverleg (SIO).
Daartoe kan een van de partijen incidenteel of periodiek oproepen. Indien het door een van de partijen noodzakelijk wordt geacht, kan het SIO worden aangevuld met een interne functionaris en/of een externe deskundige. Het SIO rapporteert zijn bevindingen over zaken, omschreven in art. 8, aan de secretaris.
De integraal verantwoordelijke leidinggevenden van de beheereenheden zorgen ervoor dat het informatiebeheer op zodanige wijze wordt ingericht dat binnen het domein waarin de gemeente Nieuwegein besluiten neemt te allen tijde de rechtspositie van de gemeente Nieuwegein, haar bestuursorganen, andere overheden, burgers, bedrijven en organisaties kan worden gegarandeerd.
een separaat documentair structuurplan van de informatie binnen de organisatie, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt bewaard, die aan gangbare eisen en normeringen voldoen
Alvorens tot feitelijke vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie over te gaan wordt een lijst van te vernietigen informatie vastgesteld met inachtneming van de krachtens art. 5 van de Archiefwet vigerende gemeentelijke selectielijst benevens de nadere besluitvorming van burgemeester en wethouders rondom de vastgestelde bewaartermijnen.
Op grond van art. 12 en 13 van de Archiefwet wordt met de archivaris overleg gevoerd met betrekking tot het voornemen om blijvend te bewaren informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats.
Informatie is het voornaamste bedrijfsmiddel van een gemeente. Volledige, geordende, toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor ‘behoorlijk bestuur’. De gemeente die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar, servicegericht en transparant is en proactief verantwoording aflegt aan burgers en hun volksvertegenwoordigers in de gemeenteraad, behaalt met minimale middelen maximale resultaten. Het geheel van kaders en voorzieningen voor bruikbare en toegankelijke overheidsinformatie dient op orde te zijn om nu en in de toekomst verzekerd te zijn van een deugdelijke verantwoording.
De omslag naar elektronische dienstverlening, digitalisering van werkprocessen, het realiseren van transparante overheidsinformatie en de intensivering van de samenwerking van organisatieonderdelen binnen de gemeente vragen om adequate maatregelen ten behoeve van het gemeentelijk informatie- en archiefbeheer. Binnen de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is de Baseline Informatie-huishouding Gemeenten (2012) ontwikkeld, een set normen als hulpmiddel om ‘in control’ te raken waar het gaat om het beheer van informatie. Met de Baseline wordt een basis gelegd voor een effectieve bedrijfsvoering, voor prestatie-, kwaliteits- en risicomanagement en voor een betrouwbaar geheugen van organisatiekennis. Kwaliteits- en risicomanagement vormen de pijlers van de gemeentelijke Baseline.
Bij het ontwerp van onderhavig besluit is aansluiting gezocht bij de uitgangspunten die de VNG heeft gehanteerd bij het opstellen van de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Het Besluit 1998, 2003 bevatte naast procedurele voorschriften ook inhoudelijke bepalingen over de inrichting van met name het documentaire informatiebeheer. Ofschoon de werkingssfeer van dit besluit zich nadrukkelijk ook heeft uitgestrekt tot het gedigitaliseerd informatiebeheer, werd het besluit in de praktijk toch gezien als een set beheerregels voor louter papieren archieven.
Nieuw in het Besluit informatiebeheer college B&W gemeente Nieuwegein 2015 is de verplichting om jaarlijks een Informatiebeheerplan vast te stellen. Dit biedt de mogelijkheid om het informatiebeheer binnen de algemene kaders die daarvoor gelden, toe te snijden op de eigen organisatie. De waarde van informatie wordt in sterke mate bepaald door potentiële maatschappelijke, politieke en bedrijfsvoeringrisico’s van de bedrijfsprocessen en door de inhoud van de informatie. Zijn de risico’s klein en is de inhoudelijke waarde gering, dan kan worden volstaan met minimale maatregelen om een minimumniveau van toegankelijkheid en betrouwbaarheid te garanderen. Op deze wijze kan beter vorm worden gegeven aan risicomanagement. Daarnaast kan het kwaliteitsmanagement gestalte krijgen door het proces van het jaarlijks vaststellen van het Informatiebeheerplan een cyclisch karakter te geven. Hierdoor wordt dat proces ‘auditable’ en beter beheersbaar voor de verantwoordelijke leidinggevenden. Bovendien vormt het instrument toezichtinformatie (www.waarstaatjegemeente.nl) niet alleen de basis voor horizontale verantwoording aan de gemeenteraad, maar ook voor de provinciale toezichthouder die de gemeente niet meer proactief om deze toezichtinformatie mag bevragen.
Decentrale overheden en hun gemeenschappelijke regelingen vallen onder de archiefwetgeving. Dat betekent dat ook zij een strategisch informatieoverleg (SIO) dienen te voeren, in ieder geval wanneer sprake is van een nieuwe selectielijst of vervreemding. De externe deskundige wordt benoemd door de gemeente.
Deze bepaling beoogt te garanderen dat informatie van organisatieonderdelen authentieke dan wel geauthentiseerde informatie omvat. Informatie ontleent haar rechtskracht aan het feit dat het authentiek dan wel geauthentiseerd is en deel uitmaakt van een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze authenticiteitskenmerken; een reproductie in principe niet. Zie voor een toelichting op het begrip ‘substitutie’ de toelichting bij art. 8 onder f.
Authenticatie van een reproductie van verzonden informatie maakt dit tot formele informatie, ter onderscheiding van willekeurig welke andere vorm waarin de informatie beschikbaar is.
Bv. de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB), de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), de wettelijk voorgeschreven NEN-ISO-normen, en, binnen de gemeente Nieuwegein, de Nieuwegeinse Referentie Architectuur, het informatiebeveiligingsbeleid.
Verwijderen is het ontoegankelijk maken van informatie voor operationele doeleinden
door de informatie te bewaren in een vorm die het niet meer mogelijk maakt de informatie te identificeren. Vernietigen is het daadwerkelijk tenietdoen van informatie, zodanig dat de informatie niet meer te voorschijn is te halen.
Het Informatiebeheerplan heeft een integraal karakter met het oog op informatiebeheer als onderdeel van de bedrijfsvoering. De koppeling van informatie aan de diverse werkprocessen binnen een organisatieonderdeel en de zaakgewijze ordening van informatie zullen in de regel uitgangspunt zijn voor de inrichting van het informatiebeheer. De secretaris neemt als eindverantwoordelijke voor de bedrijfsvoering kennis van het Informatiebeheerplan.
Het gaat hier (alleen) om een beschrijving van de bevoegdheidsverdeling door middel van (onder)mandaten samengebracht in het gemeentelijk mandatenregister. De (onder)mandatering gebeurt in afzonderlijke besluiten.
Voorbeelden zijn verantwoordelijkheden op het terrein van postbehandeling, e-mail, informatiebeheer, vernietiging, overbrenging, beheer van de archiefruimte, en actualisatie van het Informatiebeheerplan.
Voorbeelden zijn een post(behandelings)protocol, een protocol voor de vernietiging of overbrenging van informatie, protocollen voor het beheer van digitale informatie en een e-mailprotocol.
In het systematische overzicht worden alle systemen opgenomen waarmee informatie wordt beheerd met betrekking tot de inrichting en functionaliteit van het informatie-management en de programmatuur. Op grond van art. 8, lid 1 onder d en e bestaat een meldplicht bij het voornemen van het ontwerp, de vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem. Deze meldplicht stelt de archivaris in staat het hoofd van de beheereenheid te adviseren over borging van de duurzame archivering en toegankelijkheid van informatie in die systemen.
Naast dat er veel verschillende geldende normen zijn, is voor de gemeente Nieuwegein de belangrijkste norm de NEN 2082. De NEN 2082 richt zich op functionaliteit voor records management in applicaties die primaire bedrijfsprocessen ondersteunen of op zichzelf staande RM-Applicaties. Deze norm sluit aan op de moderne visie dat een organisatie de eisen voor informatiebeheer in lijn moet brengen met de eisen voor de uitvoering van haar taken, liefst gebaseerd op een risicoanalyse, zoals dat conform art. 7 van dit besluit haar beslag moet krijgen in het Informatiebeheerplan. Toepassing van de norm bevordert de uitwisselbaarheid van informatie tussen verschillende applicaties en organisaties. Ook benoemt de norm de minimum-functionaliteit in bedrijfsapplicaties en records management applicaties en geeft de standaardfunctionaliteit aan voor organisaties in Nederland.
Om de kwaliteit van het informatiebeheer te kunnen bewaken dient de stand van zaken, met name op operationeel niveau, duidelijk te zijn. Voor de actualisatie van het Informatiebeheerplan dient het informatiebeheer jaarlijks intern te worden getoetst. Het resultaat hiervan wordt opgenomen in een overzicht met verbeter-maatregelen en aandachtspunten. De VNG heeft een handreiking Horizontale verantwoording van de Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld. Deze handreiking biedt een leidraad voor het opstellen van het verslag voor de gemeenteraad in het kader van de horizontale verantwoording beoogd door de Wet revitalisering generiek toezicht. Door het beantwoorden van de bij de archief KPI’s behorende vragen blijkt of de gemeente aan de eisen van de Archiefwet 1995 c.s. voldoet. Een selectie van de archief KPI wordt op www.waarstaatjegemeente.nl opgenomen.
Archiefruimten zijn ruimten waar de blijvend te bewaren informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht. Een positief advies van de archivaris vergezelt het voorstel aan burgemeester en wethouders.
Overdracht van informatiesystemen vindt uitsluitend plaats wanneer een taak wordt overgedragen naar een ander organisatieonderdeel. Met overdracht wordt niet bedoeld de overbrenging van informatie conform art. 12 en 13 van de Archiefwet.
Indien informatie op een andere drager wordt overgezet (reproductie) met de opzet om het origineel te vernietigen en het nieuwe exemplaar de status van origineel te verlenen (authenticiteit), is sprake van substitutie (vervanging). Conversie, migratie en emulatie worden niet gezien als vervanging. Aan het traject substitutie worden eisen gesteld (art. 26 a-b van de Archiefregeling). Ten behoeve van een generiek substitutietraject zal een ‘Handboek substitutie Archiefbescheiden gemeente Nieuwegein’ worden gehanteerd waarin een formele adviesprocedure is beschreven.
Wanneer informatie in eigendom wordt overgedragen aan een andere rechtspersoon of natuurlijke persoon is sprake van vervreemding. Overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel is geen vervreemding omdat de informatie binnen de rechtspersoon gemeente Nieuwegein blijft.
De gemeentelijke selectielijst beschrijft de informatie van de gemeente Nieuwegein. Hierbij wordt aangegeven of informatie voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komt. Bij informatie, die voor vernietiging in aanmerking komt, staat vermeld na welke termijn de informatie moet worden vernietigd. De gemeentelijke selectielijst is de belangrijkste grondslag voor vernietiging en overbrenging van informatie. Naast deze vigerende selectielijst kent de gemeente Nieuwegein bijvoorbeeld een specifieke lijst met niet bedrijfsrelevante post e.d.. In deze lijst staat aangegeven welke soorten post niet in aanmerking komen voor archivering.
Bedoeld overleg is nodig om de daadwerkelijke overbrenging terdege voor te kunnen bereiden, hetgeen samenwerking vereist. Informatie dient in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgebracht. De verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie gaat immers over naar de archivaris. Na overbrenging wordt de informatie in principe openbaar en voor eenieder te raadplegen. Zo nodig stelt het hoofd van de overbrengende beheereenheid voorafgaand aan de formele overbrenging naar de archiefbewaarplaats beperkingen aan de openbaarheid.