Organisatie | Zeist |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacy Protocol Sociaal Domein regio Utrecht Zuidoost |
Citeertitel | Privacy Protocol Sociaal Domein regio Utrecht Zuidoost |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
Eigen onderwerp |
Geen
Wet bescherming persoonsgegevens
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2015 | Nieuwe regeling | 09-12-2014 Gemeenteblad, 2015, | 816 |
De gemeente werkt met andere publieke en private organisaties (hierna aan te duiden met: partner) samen om aan inwoners van de gemeente integrale en effectieve ondersteuning te kunnen bieden op het gebied van jeugd, zorg, welzijn, wonen, werk en inkomen. Het is de gezamenlijke ambitie om bij het bieden van deze ondersteuning goed aan te sluiten bij de vragen van cliënten en bij de eigen kracht van hen zelf en bij die van hun sociale netwerk. Dat betreft ook de situatie waarin inwoners niet zelf om ondersteuning vragen maar deze wel dringend behoeven.
Om die ambitie te bereiken, worden persoonsgegevens vastgelegd en uitgewisseld. De partners willen zorgvuldig met deze gegevens omgaan. Daarbij gaat het om de balans tussen de informatie die nodig is om een integrale en effectieve ondersteuning te kunnen bieden, en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van cliënten.
De wettelijke basis voor het omgaan met persoonsgegevens is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Dit protocol is een uitwerking en invulling van de Wbp voor het sociaal domein, waarbij de belangrijkste elementen van de Wbp worden benoemd. Het protocol pretendeert niet een volledige weergave van de Wbp te zijn en laat de werking van de Wbp in tact.
Artikel 2 Doel en reikwijdte Protocol
1.Om aan inwoners van de gemeente integrale en effectieve ondersteuning te kunnen bieden op het gebied van jeugd, zorg, welzijn, wonen en werk en inkomen worden persoonsgegevens verwerkt. Het verwerken van persoonsgegevens dient behoorlijk en zorgvuldig te gebeuren. Dit protocol geeft daar richtlijnen voor. Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in dit protocol is gelegen in de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Jeugdwet en de Participatiewet.
Artikel 3 Correct omgaan met persoonsgegevens
De partners onderkennen dat zij verantwoordelijk zijn om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van cliënten en andere betrokkenen. Daarbij gaat het om het stellen van regels en het maken van afspraken binnen de eigen organisatie over de omgang met die gegevens. Het gaat ook om de beveiliging ervan. Bovenal gaat het om bewustzijn onder de eigen medewerkers, het besef dat men met gevoelige informatie werkt en dat men hiermee integer en zorgvuldig moet omgaan. Het gaat om de balans tussen de informatie die nodig is om integrale en effectieve ondersteuning te kunnen bieden, en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van cliënten en andere betrokkenen.
Iedere partner is zelf verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de eigen organisatie en zorgt dat:
incidenten worden gemeld bij de gemeente. Dat betreft bijvoorbeeld de situatie dat onrechtmatig is ingebroken op datasystemen of dat persoonsgegevens anderszins in strijd met dit protocol ter beschikking van derden zijn gekomen. De partner is zelf verantwoordelijk om in verband hiermee de nodige maatregelen te treffen.
Artikel 4 Informeren en toestemming vragen
Indien toestemming is geweigerd, ingetrokken of nog niet is gevraagd, kan toch tot verwerking van persoonsgegevens worden overgegaan voor zover dat noodzakelijk en onvermijdelijk is voor de ondersteuning van de cliënt of er ernstige risico’s bestaan voor de geestelijke of lichamelijke gezondheid of veiligheid van de cliënt, hulpverlener of anderen. Hiervan wordt een aantekening gemaakt in het dossier.
Artikel 5 Noodzakelijk, proportioneel
Persoonsgegevens worden maximaal vijf jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar waarin de ondersteuning is afgesloten, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk is voorgeschreven of noodzakelijk is uit een oogpunt van zorgvuldige ondersteuning van de cliënt. Na deze termijn worden de gegevens vernietigd, of zodanig van kenmerken ontdaan dat zij niet langer zijn te herleiden tot de persoon.
Artikel 7 Uitwisselen gegevens met niet-partners
In geval persoonsgegevens worden uitgewisseld met niet-partners (bijvoorbeeld familieleden van de cliënt, mensen uit zijn sociale netwerk of professionals die zich niet aan dit protocol hebben gecommitteerd), handelt de partner overeenkomstig dit protocol. De partner informeert de niet-partner over de (hoofdlijnen van) het protocol. Zo nodig spreekt hij de niet-partner aan indien deze handelt in strijd met het protocol.
Artikel 8 Huiselijk geweld, kindermishandeling
Indien het Advies- en Meldpunt Huiselijk Geweld en Kindermishandeling (AMHK) een partner benadert in verband met een melding van signalen van kindermishandeling en/of huiselijk geweld, kan deze zo nodig zonder toestemming van de cliënt, de voor de taakuitoefening van het AMHK noodzakelijke persoonsgegevens van de cliënt verstrekken. De partner maakt hiervan een aantekening in het dossier van de cliënt.
Artikel 9 Informatie, verbetering, aanvulling, verwijdering
De partner bericht binnen vier weken of aan een verzoek als bedoeld in lid 4 wordt voldaan. De partner kan het verzoek schriftelijk gemotiveerd afwijzen indien de verwerkte gegevens naar zijn oordeel niet onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift zijn verwerkt.
Het verzoek wordt in elk geval afgewezen indien dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene en de rechten en vrijheden van anderen.
Artikel 10 Uitoefenen rechten door (wettelijk) vertegenwoordiger(s)
Is de betrokkene jonger dan 12 jaar, dan worden diens rechten op basis van dit protocol uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger(s). Is de betrokkene twaalf jaar of ouder maar nog geen zestien jaar, dan worden deze rechten uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger en de betrokkene beiden. Vanaf zestien jaar oefent een betrokkene zijn rechten zelfstandig uit.
Wanneer de partner een betrokkene van zestien jaar of ouder niet in staat acht tot het uitoefenen van diens rechten of het overzien van de gevolgen daarvan in een bepaalde situatie, worden die rechten uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s). Heeft de betrokkene geen wettelijk vertegenwoordiger, dan oefent de echtgenoot of levensgezel deze rechten uit. Heeft hij geen echtgenoot of levensgezel, of wenst deze de rechten van de betrokkene niet uit te oefenen, dan kan een ouder, een meerderjarige broer of zus, of een meerderjarig kind van de betrokkene diens rechten uitoefenen.
Dit privacyprotocol treedt in werking op 1 januari 2015. Het protocol kan worden aangehaald als Privacy protocol Sociaal Domein Regio Utrecht Zuidoost.