Regeling bevoegdheden basisregistratie personen Ten Boer

Toelichting

Regeling bevoegdheden basisregistratie personen Ten Boer

Inleiding

Op 6 januari 2014 is de Wet basisregistratie personen (BRP) in werking getreden. Op deze datum is de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) ingetrokken.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties had in de Wet GBA en heeft in het “Logisch Ontwerp GBA” (LO) centrale eisen gesteld ten aanzien van het beheer van de GBA.

Het LO geeft de centrale overheid een instrument in handen om de consistentie en de kwaliteit van de persoonsgegevens en de gegevensverstrekking naar de overheidsorganen te garanderen. Het LO is nog steeds van kracht.

In artikel 14 van de Wet GBA was bepaald dat het college van burgemeester en wethouders

de hoofdlijnen van het beheer van de basisadministratie vast moest leggen in een regeling, die voor een ieder ter inzage werd gelegd. Deze verplichting bestaat niet meer. Nu de rechtsgrond voor deze regeling is komen te vervallen, blijft het wenselijk het beheer van de BRP goed te regelen en te borgen.

De beheertaken van de BRP zijn te verdelen over een zevental functies, te weten: het informatiebeheer, het privacybeheer, het applicatiebeheer, het systeembeheer, het beveiligingsbeheer, het gegevensbeheer en de gegevensverwerking.

Functiescheiding moet hierbij strikt worden toegepast. Functiescheiding draagt bij aan de persoonlijke veiligheid van medewerkers, ook bij de beheertaken van de BRP. Het vaststellen en toekennen van een identiteit is een waardevol goed geworden. De toegang tot en rechten in de BRP spelen hierbij een uitermate belangrijke rol.

Om de persoonlijke integriteit van medewerkers in dit proces te beschermen is het belangrijk om ook hier functiescheiding toe te passen. Geen van de partijen kan, zonder medewerking van de anderen geheel zelfstandig en zonder controle handelingen uitvoeren.

In vrijwel iedere functie zitten activiteiten opgesloten die moeten zorgen voor continuïteit van de processen, de betrouwbaarheid/actualiteit van het toepassingssysteem en de daarmee opgeslagen gegevens, alsmede een doelmatige informatievoorziening, waarbij de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wordt gegarandeerd.

Ook in het concern Informatiebeveiligingsbeleid, het Informatiebeveiligingsplan BRP en het “Draaiboek Uitwijk & Inwijk” zullen we beheeractiviteiten aantreffen.

Alvorens er echter sprake kan zijn van een beheersing van de basisregistratie personen, zal deze moeten worden ingericht en vervolgens worden bijgehouden. Voor deze inrichting en bijhouding zijn de gegevensverwerkers in beginsel verantwoordelijk. De activiteiten die op deze inrichting en bijhouding gericht zijn, kunnen we onderbrengen in een viertal hoofdprocessen, t.w. het verzamelen van gegevens, de verwerking, de archivering en de verstrekking van gegevens. Deze processen moeten worden beheerst. De uitgangspunten die bij deze beheersing gehanteerd dienen te worden zijn reeds in de vorige alinea aangehaald.

De vaststelling en uitvoering van de Regeling bevoegdheden basisregistratie personen voorziet voor een groot deel in de beheersing van de hierboven aangehaalde hoofdprocessen.

De Regeling is regelend, maar ook voorwaardenscheppend en heeft hierdoor ook een

-wettelijk voorgeschreven - openbaar karakter. De geregistreerde (ingeschrevene in de BRP, dus:

de burger) verkrijgt, door de Verordening bevolkingsadministratie gemeente Ten Boer 2014 en de Regeling bevoegdheden basisregistratie personen Ten Boer, een inzicht en rechtszekerheid over de wijze waarop het gemeentebestuur met zijn of haar gegevens omgaat.

Werkprocessen, nadere instructies en voorschriften, die vaak aan wijziging onderhevig zijn, zijn opgenomen in het AO-procesmanagementsysteem.

Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer

Het informatiebeheer richt zich voornamelijk op de algehele afstemming van alle activiteiten die zich in het verzamel-, verwerkings- en verstrekkingsproces afspelen, alsmede de beheersing daarvan. Daarnaast worden vanuit deze beheersfunctie de gemeentelijke bestuursorganen voorzien van beleidsadviezen op het gebied van de BRP.

Bij deze activiteiten is het binnen de functie van belang, dat er telkens een juist evenwicht wordt gezocht en gevonden tussen de twee hoofddoelstellingen die de BRP heeft, te weten enerzijds een effectieve en efficiënte informatievoorziening en anderzijds de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de individuele burger.

Houder van de BRP is het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Ten Boer.

Alle beheeractiviteiten vinden plaats onder eindverantwoordelijkheid van de bronhouder, de beleidsregisseur Publiekszaken en Dienstverlening van de gemeente Ten Boer.

In die hoedanigheid wijst de bronhouder de functionarissen aan die worden belast met het informatiebeheer, het privacybeheer, het applicatiebeheer, het systeembeheer, het beveiligingsbeheer, het gegevensbeheer, de gegevensverwerking, het houden van toezicht en het afnemen van een verklaring onder ede en/of belofte.

De beheeractiviteiten zijn vaak aan verandering onderhevig als gevolg van wijzigingen binnen een informatiesysteem (regelgeving, hard- en software, personeel) zoals de BRP. De Regeling bevoegdheden basisregistratie personen voorziet dan ook in een gestructureerd overleg tussen de functionarissen die zijn belast met de beheertaken.

Een beheerinstrument is ook de planning van activiteiten.

Hoofdstuk 3 Het privacybeheer

In het privacybeheer zijn de maatregelen opgenomen die voorzien in een naleving van de privacyvoorschriften die bij de Wet BRP, de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Verordening bevolkingsadministratie gemeente Ten Boer 2014 zijn gesteld.

Deze beheerfunctie heeft een speciaal karakter ten opzichte van de andere functies, omdat hij zich in tegenstelling tot de andere functies niet bezighoudt met maatregelen gericht op de doelstelling van een “effectieve en efficiënte informatievoorziening”, maar zich richt op de andere doelstelling uit de BRP: de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Alhoewel deze doelstellingen elkaar binnen het BRP-stelsel niet bijten, eerder elkaar aanvullen, is het privacybeheer aan een aparte functionaris toegewezen. De privacybeheerder dient vanuit zijn functioneren geen direct belang te hebben bij de informatievoorziening uit de BRP.

Vanuit zijn taak als privacybeheerder, waarbij de functionaris toeziet op de naleving van de voorschriften die de bescherming van de persoonlijke levenssfeer moeten waarborgen, zal deze functionaris tevens mede betrokken worden bij de behandeling van enkele bezwaarschriften van de burger. Het gaat hier onder meer om ingediende bezwaarschriften omtrent weigering van gegevensverstrekking uit de BRP en het weigeren van verzoeken om geheimhouding van gegevens.

Grootste zorg binnen de functie van het privacybeheer gaat uit naar de toepassing van de privacy-voorschriften. Het gaat hierbij of verstrekking mag geschieden en/of protocollering van de verstrekking op correcte wijze verloopt.

De afhandeling van de verzoekschriften van personen en (binnengemeentelijke overheidsorganen ligt in handen van daartoe aangewezen medewerkers van de afdeling Burgerzaken. De privacybeheerder ziet er op toe dat gegevens alleen worden verstrekt mits dit is toegestaan ingevolge landelijke autorisaties en de Verordening bevolkingsadministratie gemeente Ten Boer 2014. In ieder geval worden nooit gegevens verstrekt aan derden -particulieren - zonder schriftelijke instemming van de geregistreerde.

Ook ziet de privacybeheerder toe of de burger gebruik kan maken van het recht op inzage van zijn of haar gegevens.

De afhandeling van de verzoekschriften ligt in handen van daartoe aangewezen medewerkers van de afdeling Burgerzaken.

Alle regels ten aanzien van de privacy ten spijt, maar als de beveiligingsvoorschriften met voeten worden getreden, dan is ook een waarborg voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ver te zoeken. Vandaar dat de auditor van de afdeling Burgerzaken (mede) toeziet op de naleving van alle beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP, het concern Informatiebeveiligings-beleid, het Informatiebeveiligingsplan BRP en het “Draaiboek Uitwijk & Inwijk”.

Hoofdstuk 4 Het functioneel applicatiebeheer

De activiteiten binnen de beheerfunctie zijn terug te brengen tot het onderhouden en ondersteunen van het BRP-toepassingssysteem.

De gemeente Ten Boer gebruikt de softwarepakketten van een landelijke leverancier voor het bijhouden van de BRP. Het spreekt voor zich dat deze programmatuur zo optimaal mogelijk moet worden gebruikt. Meer dan gemiddelde kennis van toepassingsprogrammatuur binnen deze afdelingen is voor de beheersing van de BRP een must.

Van de functionaris die wordt aangewezen voor het uitvoeren van het functioneel applicatiebeheer wordt deze kennis ook verwacht. De functioneel applicatiebeheerder zorgt er voor dat de programmatuur naar behoren werkt. Dit laatste vereist onderhoud en de in bijgevoegde regeling opgenomen beheermaatregelen voorzien hier voor een groot gedeelte in.

Het bijzondere karakter van deze beheerfunctie bestaat uit het feit, dat de activiteiten ervoor zorgen dat, wat mag, via de toepassing geschiedt en dat wat niet mag door de toepassing wordt geblokkeerd. Dus enerzijds zorgen de maatregelen voor continuïteit en anderzijds voor veiligheid, c.q. beveiliging.

Bijzondere deelactiviteit binnen het applicatiebeheer is het beheer van de GBA / BRP-mailbox. Uit deze elektronische gemeentelijke brievenbus, die is aangesloten op het netwerk, haalt de functioneel applicatiebeheerder via een dagelijkse routine de ontvangen berichten, controleert deze en verwerkt deze. Ook ziet de functioneel applicatiebeheerder toe op de dagelijkse verzending van berichten over het netwerk die voortvloeien uit de door de gegevensverwerkers afgeronde procedures en bewaakt de voortgang van de berichtencycli, waaronder ook de berichten die voortvloeien uit de werkzaamheden van de afnemer Ten Boer, benodigd voor de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Een juiste afhandeling van het berichtenverkeer is een kritisch proces, waar veel diensten en producten afhankelijk van zijn.

Een andere belangrijke deelfunctie is terug te vinden in de zorg voor de inhoud en vormgeving van documenten en producten die rechtstreeks uit de BRP - door toepassing van de programmatuur - worden ontleend. Het uitgangspunt bij de vervaardiging van producten binnen de front- en backoffice afdelingen Publieke Dienstverlening is namelijk, dat hiervoor in eerste aanleg het BRP-toepassingssysteem wordt gebruikt.

Het versiebeheer is weer een andere deelfunctie binnen het functioneel applicatiebeheer. Al eerder is aangehaald, dat de toepassing moet doen wat van haar wordt verwacht, zeker als je van de toepassing verwacht dat zij interactief op het netwerk communiceert met andere toepassingen. Binnen het functioneel applicatiebeheer wordt er dan ook op toegezien, dat de BRP wordt bijgehouden met de juiste versie van de toepassingsprogrammatuur.

Daarnaast worden vanuit deze taak ook alle overige gebruikers binnen de front- en backoffice afdelingen Publieke Dienstverlening en de gemeentelijke organisatie voorzien van informatie rondom de installatie van een nieuwe of gewijzigde versie van de toepassingsprogrammatuur. Want, zouden de gebruikers deze kennis ontberen, dan is de “kwaliteit” ver te zoeken en zijn de gevolgen vaak niet meer te overzien.

Een ander belangrijk aspect is het tabellenbeheer. Hierbij dient onderscheid te worden gemaakt in landelijke tabellen en gemeentelijke tabellen. De landelijke tabellen worden door middel van berichtenverkeer geactualiseerd en vallen onder de verantwoordelijkheid van de functioneel applicatiebeheerders. Zij moeten er voor zorg dragen dat deze actueel zijn.

Zonder voorafgaande toestemming van de bronbeheerder is het de functioneel applicatiebeheerder uitdrukkelijk niet toegestaan gegevens van welke gegevenscategorie in de BRP dan ook, te actualiseren en/of te corrigeren.

Hoofdstuk 5 Het systeembeheer

Het systeembeheer draagt zorg voor het technisch onderhoud en ondersteuning van het computersysteem waar de BRP-toepassing op werkt.

De systeembeheerder heeft onder meer tot taak het beschikbaar stellen en bruikbaar houden van het computersysteem, systeemprogramma's en de aangesloten werkstations en randapparatuur. Over de beschikbaarheid van deze middelen zal de systeembeheerder bindende afspraken maken met de informatiebeheerder. Overigens is de systeembeheerder wel bevoegd af te wijken van deze afspraken, indien er sprake is van een direct gevaar voor de opgeslagen informatie in het systeem.

Aangezien veel beheeractiviteiten van andere beheerders geheugencapaciteit van het computersysteem vergen, zullen ook in het belang van andere toepassingen, de planningen van de beheeractiviteiten met de systeembeheerder worden doorgenomen.

Ondanks het feit, dat het versiebeheer ligt bij de functioneel applicatiebeheerder is de systeembeheerder de functionaris die versies van de toepassingsprogrammatuur feitelijk op het computersysteem installeert, echter niet eerder nadat hiervoor instemming van de functioneel applicatiebeheerder en de bronbeheerder is verkregen.

Een van de belangrijkste activiteiten die voor een beveiliging van de gehele BRP-toepassing zorgen, is het dagelijks maken van een back-up van de gegevensbestanden en de eventuele restore daarvan.

Op deze kopie kan ten tijde van een calamiteit altijd worden teruggevallen, waardoor vanuit oogpunt van beschikbaarheid een grote mate van continuïteit voor alle processen wordt gewaarborgd.

Daarnaast heeft de systeembeheerder een inzicht in het feitelijk gebruik van de BRP-toepassing, zo heeft hij instrumenten, die eventuele pogingen tot onrechtmatige toegang tot de toepassing, alsmede de pogingen tot onrechtmatig gebruik van procedures kunnen signaleren. De systeembeheerder voorziet dan ook in de toegangsbeveiliging tot het computersysteem.

Ook voor de systeembeheerder is een goede onderlinge communicatie met de afzonderlijke

BRP-beheerders onontbeerlijk. Met de Regeling bevoegdheden basisregistratie personen is een waarborg tot gestructureerd overleg geschapen.

Hoofdstuk 6 Het beveiligingsbeheer

In de praktijk van de afgelopen jaren blijkt de functie van controller nogal eens een struikelblok. Dit heeft vooral te maken met een traditionele visie op het functioneren van een gemeentelijke organisatie. Deze bestond en, in een aanmerkelijk aantal gemeenten, bestaat uit beleidsmakers, leidinggevenden en uitvoerenden.

Het is pas van de laatste jaren dat er analoog aan het bedrijfsleven, meer wordt gestuurd op resultaat. Het meten van resultaten is een verantwoordelijkheid van zogenaamde controllers. Steeds meer gemeenten gaan er toe over om een afdeling Planning & Control in te richten. Een afdeling die niet onder de verantwoordelijkheid van het lijnmanagement valt maar een onafhankelijke positie inneemt in de gemeentelijke organisatie. Niet alleen een interne afdeling kan de controlfunctie vervullen, ook een externe partij zoals een accountantsdienst, komt daar voor in aanmerking.

De Wet BRP en de diverse uitvoeringsvoorschriften, waaronder het ‘zelfevaluatie-instrument BRP, Paspoorten en NIK’, leggen bij het bestuur van een gemeentelijke organisatie de verantwoordelijkheid neer om te voldoen aan eisen. Dit eisenpakket is vertaald naar een opdracht voor de ambtelijke organisatie.

De uitvoering van deze opdracht is voor een belangrijk deel planmatig te benaderen en zeker ook periodiek te controleren. Het past dus uitstekend in een planning & control cyclus van een gemeente. Enerzijds opstellen van resultaten en anderzijds controleren of die resultaten zijn behaald.

In de BRP context is de functie van controller geen vrijblijvende aangelegenheid.

Vooral de bescherming van de privacy is hierin een belangrijk onderdeel. De Wet BRP kent evenals de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) een verplicht beveiligingsregime.

De functie van controller is hierbij te benoemen als Beveiligingsbeheerder BRP. Op deze manier komt de functie ook terug in de Regeling bevoegdheden basisregistratie personen en is belegd bij het vakgebied Procesinnovatie en Auditing van het Shared Service Centrum (SSC) van de gemeente Groningen.

Hoofdstuk 7 Het gegevensbeheer

De activiteiten binnen deze beheerfunctie zijn met name gericht op de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens in de BRP.

Zoals in de inleiding reeds is gememoreerd is één van de uitgangspunten van het beheer, de kwaliteit van de in de BRP opgenomen gegevens. Deze kwaliteit moet worden bewaakt. Om onder meer de effecten van de activiteiten, die in de Regeling bevoegdheden basisregistratie personen zijn opgenomen te meten en deze eventueel te kunnen bijstellen of aan te scherpen, is het noodzakelijk deze kwaliteit vast te stellen. Door opname van de plicht om de stand van zaken rondom de kwaliteit en de planning te melden bij de directie en bestuur kan de informatiebeheerder worden aangesproken op zijn verantwoordelijkheid.

Dit wordt nog een keer versterkt door de aanwijzing van de BRP als de authentieke basisregistratie personen per 1 april 2007.

Hierbij is landelijk gesteld dat verplicht gebruik moet worden gemaakt van de authentieke gegevens, gecombineerd met verplichte terugmelding aan de basisregistratie(s) bij gerede twijfel aan de juistheid.

Deze plichten gelden voor alle overheidsorganen (afnemers), zowel binnen als buiten de gemeenten. Burgers krijgen het recht zich tegenover afnemers te beroepen op eenmalige gegevensverstrekking aan basisregistraties als het gaat om de authentieke gegevens.

Om de kwaliteit van gegevens in de BRP op peil te houden stellen de buitendienstmedewerkers van de afdeling Burgerzaken onderzoeken in naar de verblijfplaats van personen die - al dan niet opzettelijk - hebben verzuimd een adreswijziging door te geven. Daarnaast wordt bij twijfel aan de inhoud van een aangifte tot adreswijziging een nader onderzoek ingesteld.

Zij hebben daarbij ook relaties met de rijksbelastingdienst, landelijke overheidsorganen (afnemers) en -instellingen, nutsbedrijven, woningbouwcorporaties en -verenigingen en gemeentelijke overheidsorganen.

Het zal duidelijk zijn dat zij indirect een bijdrage leveren ter voorkoming van misbruik en fraude van overheidsvoorzieningen. Uitgangspunt bij onderzoek naar woon- en/of briefadresonderzoek zal zijn dat de informatieverkrijging over personen op de minst-privacygevoelige wijze dient te worden verkregen.

De functionaris, die wordt aangewezen als de gegevensbeheerder ziet er onder meer op toe, dat de gegevensverzameling op een adequate wijze kan plaatsvinden, daarnaast heeft deze functionaris het dagelijks toezicht op de verwerking van deze gegevens en bewaakt de terugmeldingen van overheidsorganen.

De verwerking van de gegevens is vrij strak voorgeschreven door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in de handleiding uitvoeringsprocedures (HUP).

Toch levert de gegevensverwerking een grote bedreiging op voor de kwaliteit van de BRP door:

• a.

  een veelvoud aan procedures;

• b.

  dat de verschillende procedures via verscheidene toepassingen van de BRP-programmatuur uitgevoerd moeten worden;

• c.

  dat gegevens niet altijd aan een document mogen worden ontleend;

• d.

  dat gegevens via berichtenuitwisseling uit andere (basis)registraties komen en ongeacht de kwaliteit veelal geaccepteerd dienen te worden;

• e.

  dat registratie in de BRP financieel voordeel kan betekenen en uitnodigt tot frauduleus handelen of nalatigheid.

De gegevensbeheerder geeft zijn zorg vorm door een aantal preventieve maatregelen uit te voeren, die voor een groot deel terug zijn te vinden in de Regeling bevoegdheden basisregistratie personen. Daarnaast heeft de gegevensbeheerder vanuit zijn verantwoordelijkheid tot taak om voor de gegevensverwerkers te fungeren als dagelijkse vraagbaak.

Een belangrijk instrument om de kwaliteit van de gegevens in de BRP te controleren is de ingeschrevene, de burger zelf. Het spreekt voor zich, dat de gegevensbeheerder veelvuldig in contact zal komen met deze burger. De behandeling van verzoeken door de burger om correctie, aanvulling en verbetering van gegevens, is dan ook in handen gelegd bij de gegevensbeheerder.

Ook zal de gegevensbeheerder verzoeken behandelen om gegevens uit de BRP te verwijderen in geval er sprake is geweest van adoptie of geslachtswijziging. De gegevensbeheerder zal zich voor het verkrijgen van dergelijke verzoeken actief opstellen, omdat dit getuigt van een zorgvuldig beheer.

De gegevensbeheerder is een uiterst belangrijke spil in het totale beheer van de BRP, zijn functioneren bepaalt voor een groot deel de “kwaliteit” van de BRP.

Ten aanzien van de kwaliteit van de BRP is wettelijk vastgelegd dat elke gemeente elk jaar verplicht het ‘zelfevaluatie-instrument BRP, Paspoorten en NIK’ invult, vóór 1 oktober definitief maakt en vervolgens vóór 1 november de managementrapportage(s) laat vaststellen door het lokaal bestuur en ter kennis brengt van het College bescherming persoonsgegevens (CBP) en het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR).

Hoofdstuk 8 De gegevensverwerking

Alhoewel de gegevensverwerking geen beheerfunctie is, maar een te beheren proces, is opname van aanvullende bepalingen over dit proces aan te bevelen.

Aanvullende bepalingen, omdat het proces voor het merendeel al krachtens de wet is geregeld.

De burger speelt een grote rol in de bewaking van de kwaliteit van de gegevens. Daarom zijn in de Regeling bevoegdheden basisregistratie personen onder meer bepalingen opgenomen, die bij de verwerking van bepaalde procedures voorzien in een bevestiging richting de burger. De burger krijgt op deze manier niet alleen inzicht in hoe de BRP werkt, maar ook een controlemogelijkheid op zijn of haar gegevens.

Daarnaast wordt in de artikelen geregeld, dat verwerkte procedures - vanuit beveiligingsopzicht - te herleiden moeten zijn tot de persoon die de procedure heeft verwerkt. Ook is in de artikelen de verantwoordelijkheid voor de toezending van de complete persoonslijst (op grond van de Wet BRP) aan burgers die zich voor het eerst laten inschrijven in de BRP (geboorte/vestiging buitenland) en zich hervestigen vanuit het buitenland neergelegd bij de gegevensverwerkers.

De gegevensverwerkers zijn bevoegd tot het afnemen van een verklaring onder ede en/of belofte, wanneer de burgerlijke staat gegevens niet aan een buiten Nederland overeenkomstig de plaatselijke voorschriften door een bevoegde instantie opgemaakte akte en/of geschrift, die ten doel heeft tot bewijs te dienen van het desbetreffende feit, kunnen worden ontleend.

Aan vrijwel ieder gegevenselement ligt een document ten grondslag. Voor een goed beheer van de BRP is het noodzakelijk dat deze “brondocumenten” goed zijn gearchiveerd.

De gegevensverwerkers actualiseren, corrigeren en controleren dagelijks persoonsgegevens. Burgers en overheidsorganen (afnemers) baseren zich volkomen op deze gegevens. De BRP is 'leidend'.

De integriteit van deze gegevens en de verwerking daarvan in de BRP moet daarom gewaarborgd zijn. De auditor van de afdeling Burgerzaken en de medewerkers van het vakgebied Procesinnovatie en Auditing van het Shared Service Centrum (SSC) van de gemeente Groningen zien toe op naleving van alle werkprocessen dienaangaande.

Hoofdstuk 9 Het houden van toezicht

Het college van burgemeester en wethouders wijst ambtenaren aan die belast zijn met het toezicht op de naleving van de verplichtingen die de burger in hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 Wet BRP, als ingezetene zijn opgelegd met het oog op een correcte bijhouding van de gegevens over hem in de basisregistratie. Deze ambtenaren hebben daarmee de bevoegdheden van een toezichthouder als bedoeld in hoofdstuk 5 van de Awb. Dat geeft overigens niet de bevoegdheid om tegen de wil van de bewoner de woning te betreden.

De toezichthouder heeft de volgende bevoegdheden:

• a.

  De toezichthouder kan elke plaats betreden met medeneming van apparatuur (zoals laptop, fotocamera). Dit geldt niet voor het betreden van een woning zonder toestemming van een bewoner;

• b.

  Hij kan zich zo nodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm;

• c.

  Hij is bevoegd om zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen (artikel 5:15 Awb);

• d.

  Hij is bevoegd inlichtingen te vorderen (artikel 5:16 Awb);

• e.

  Hij is bevoegd inzage te vorderen van een identiteitsbewijs (artikel 5:16a Awb);

• f.

  Hij is bevoegd inzage in zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren (artikel 5:17 Awb);

• g.

  Hij is bevoegd onderzoek te doen (artikel 5:18 Awb).

Op grond van 5:20 Awb is iedereen binnen de grenzen van redelijkheid verplicht medewerking te verlenen aan de toezichthouder. Toezichthouders moeten zich legitimeren met een speciaal identiteitsbewijs met daarop hun foto en naam en functie.

Het feit dat de wetgever burgemeester en wethouders de opdracht heeft gegeven om toezichthouders aan te stellen, heeft tot gevolg dat de mogelijkheden om onderzoek te doen vergroot worden. Dit zal met name van belang zijn in het kader van adresonderzoek en identiteitsonderzoek. De toezichthouder heeft meer bevoegdheden dan een gewone BRP-ambtenaar. Deze bevoegdheden mag hij pas inzetten, wanneer hij het onderzoek niet met instemming van betrokkene kan doen.

Er wordt geadviseerd om een buitendienstonderzoek of een onderzoek aan de balie te laten plaatsvinden door twee personen. Tevens wordt geadviseerd om het rapport dat van het onderzoek wordt opgemaakt te laten ondertekenen door die twee personen, zodat de bewijskracht sterker is.

Met de nieuwe Wet BRP is een nieuw instrument geïntroduceerd voor de handhaving van de plichten die burgers hebben ten aanzien van de BRP: de bestuurlijke boete. Handhaven van deze burgerplichten kan slechts nog worden gesanctioneerd met een bestuurlijke boete. Het strafrecht is niet in de Wet BRP opgenomen.

Op grond van artikel 5:48 Awb kan een toezichthouder een rapport op maken van de overtreding. Naast de toezichthouder hebben burgemeester en wethouders deze bevoegdheid, maar individuele ambtenaren hebben niet deze zelfstandige bevoegdheid. Dezen moeten daarvoor gemandateerd worden.

Het advies is om toezichthouders in te zetten bij adresonderzoeken ter plaatse of wanneer het proces dat leidt tot een bestuurlijke boete moet worden overgenomen van een medewerker die daartoe niet bevoegd is. Uiteraard moeten ambtenaren die als toezichthouder zijn aangewezen goed worden opgeleid. Elke gemeente kan haar eigen beleid hiervoor vaststellen.

Hoofdstuk 10 Het voorstel

Op 6 januari 2014 is de Wet basisregistratie personen (BRP) in werking getreden.

De Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) is hierbij ingetrokken.

In artikel 14 van de Wet GBA was bepaald dat het college van burgemeester en wethouders de hoofdlijnen van het beheer van de basisadministratie vast moest leggen in een regeling, die voor een ieder ter inzage werd gelegd. Deze verplichting bestaat niet meer.

Nu de rechtsgrond voor deze regeling is komen te vervallen, blijft het wenselijk het beheer van de BRP goed te regelen en te borgen.

Het College besluit de Regeling bevoegdheden basisregistratie personen in verband met de inwerkingtreding van de Wet BRP vast te stellen.

De Beheerregeling GBA, vastgesteld bij collegebesluit van 29 januari 2008, besluitnummer 003, komt hiermee te vervallen.

Aanwijzing beheerders en gegevensverwerkers ingevolge de Regeling bevoegdheden basisregistratie personen

Inleiding

Burgemeester en wethouders van Ten Boer hebben in hun vergadering van 00 xxxxx 0000, besluitnummer XX, besloten de Regeling bevoegdheden basisregistratie personen in verband met de inwerkingtreding van de Wet basisregistratie personen (BRP) vast te stellen.

Tevens heeft het college besloten de Beheerregeling GBA, vastgesteld bij collegebesluit van 29 januari 2008, besluitnummer 003, gelijktijdig met het in werking treden van de nieuwe Regeling bevoegdheden basisregistratie personen, in te trekken.

In deze nieuwe Regeling bevoegdheden basisregistratie personen staan regels over de beheertaken van de BRP. Deze zijn te verdelen over een zevental functies, te weten het informatiebeheer, het privacybeheer, het applicatiebeheer, het systeembeheer, het beveiligingsbeheer, het gegevensbeheer en de gegevensverwerking.

In vrijwel iedere functie zitten activiteiten opgesloten die moeten zorgen voor continuïteit van de processen, de betrouwbaarheid/actualiteit van het toepassingssysteem en de daarmee opgeslagen gegevens, alsmede een doelmatige informatievoorziening, waarbij de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wordt gegarandeerd.

Dit collegebesluit is gepubliceerd in xxxxxxxxxxxxxx en treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

Dit besluit ligt vanaf 00 xxxxx 2014 voor een ieder ter inzage en is kosteloos verkrijgbaar op het gemeentehuis van Ten Boer, Hendrik Westerstraat 24, 9791 CT te Ten Boer. Openingstijden maandag van 09.00 tot 12.00 uur en van 14.00 tot 18.00 uur, dinsdag tot en met vrijdag van 09.00 tot 12.00 uur.

In artikel 2 van de regeling zijn de beheerfuncties beschreven. De beleidsregisseur Publiekszaken en Dienstverlening van de gemeente Ten Boer is de bronhouder van de BRP en wijst in die hoedanigheid functionarissen aan die worden belast met het informatiebeheer, het privacybeheer, het applicatiebeheer, het systeembeheer, het beveiligingsbeheer, het gegevensbeheer, de gegevensverwerking, het houden van toezicht en het afnemen van een verklaring onder ede en/of belofte . Tevens voorziet hij daarbij in hunner vervanging.

Aanwijzing

De bronhouder van de BRP wijst in het kader van de Regeling bevoegdheden basisregistratie personen Ten Boer de volgende functionarissen aan:

• ·

  Het informatiebeheer: als beheerders worden aangewezen de directeur Publieke Dienstverlening en het hoofd van de afdeling Publiekszaken als diens plaatsvervanger.

• ·

  Het privacybeheer: als beheerders worden aangewezen de teamleider van het team gegevensbeheer van de afdeling Burgerzaken, de adviseur planning en bedrijfsvoering van de afdeling Publiekszaken en de auditor van de afdeling Burgerzaken.

• ·

  Het functioneel applicatiebeheer: als beheerders worden aangewezen de functioneel applicatiebeheerders BRP van I & A (Leefomgeving en Ruimte) van het Shared Service Centrum (SSC) van de gemeente Groningen.

• ·

  Het systeembeheer: als beheerders worden aangewezen de IBM iSeries (AS/400) systeem-beheerders van I & A (Automatisering I) van het Shared Service Centrum (SSC) van de gemeente Groningen.

• ·

  Het beveiligingsbeheer: als beheerders worden aangewezen en het hoofd van het vakgebied Procesinnovatie en Auditing van het Shared Service Centrum (SSC) van de gemeente Groningen en een controller van hetzelfde vakgebied als diens plaatsvervanger.

• ·

  Het gegevensbeheer: als beheerders worden aangewezen de teamleider van het team gegevensbeheer van de afdeling Burgerzaken en de auditor van de afdeling Burgerzaken.

• ·

  De gegevensverwerking: als gegevensverwerkers worden aangewezen de medewerkers van het taakveld Publiekszaken en Burgerzaken.

• ·

  Het houden van toezicht: als toezichthouders worden aangewezen de vaste medewerkers van het taakveld Publiekszaken en Burgerzaken.

• ·

  Het afnemen van een verklaring onder ede en/of belofte: als bevoegde medewerkers worden aangewezen de vaste medewerkers van het taakveld Publiekszaken en Burgerzaken.

Ten Boer, 15 januari 2015. De bronhouder van de BRP,

J.Landman,

(Beleidsregisseur Publiekszaken en Dienstverlening gemeente Ten Boer).