Budgethoudersregeling gemeente Bergen op Zoom 2014

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder

Artikel 2 De budgethouder

• 2.1.

  Het budgethouderschap wordt toegekend aan functies. De gemeentesecretaris / algemeen directeur benoemt de afdelingsmanagers als budgethouders. Bij afdelingsoverstijgende projecten wordt het budgethouderschap toegekend door de gemeentesecretaris / algemeen directeur.

• 2.2

  De budgethouder is bevoegd voor de budgetten zoals deze in de beheersbegroting zijn vastgesteld. Het college en de burgemeester verlenen de budgethouder alle bevoegdheden tot het verrichten van privaatrechtelijke en feitelijke handelingen waaronder het aangaan en ondertekenen van alle overeenkomsten in de ruimste zin van het woord die voor het realiseren van zijn producten noodzakelijk zijn, tot een maximum bedrag van € 500.000 per overeenkomst.

• 2.3

  • Het college en de burgemeester verlenen de gemeentesecretaris/ algemeen directeur alsmede de directeur ieder alle bevoegdheden tot het verrichten van privaatrechtelijke en feitelijke handelingen waaronder het aangaan en ondertekenen van alle overeenkomsten in de ruimste zin van het woord die voor het realiseren van zijn producten noodzakelijk zijn, gelijk of groter aan € 500.000, waarbij het maximum wordt bepaald door de budgetten zoals deze in de beheersbegroting zijn vastgesteld.

     

• 2.4

  De afdelingsmanager kan besluiten om voor de verschillende werkvelden / projecten binnen zijn afdeling een of meer teammanagers of projectleiders aan te wijzen die - onder de blijvende verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager- het budgethouderschap uitvoeren. Bij afwezigheid van de teammanager treedt de afdelingsmanager in zijn plaats. Met ingang van 1 januari 2015 kan de afdelingsmanager voor de uitvoering van het budgethouderschap enkel teammanagers of projectleiders aanwijzen die in dienst zijn van de gemeente Bergen op Zoom dan wel gedetacheerd zijn bij de gemeente Bergen op Zoom vanuit een andere overheidsorganisatie.

• 2.5

  Indien een afdelingsmanager binnen zijn bevoegdheid ondermandaat verleent aan een teammanager of projectleider, of een plaatsvervanger aanwijst, zendt hij een afschrift van dit aanwijzingsbesluit naar het team Financiën van de afdeling Middelen dat hiervan een overzicht bijhoudt.

• 2.6

  • Bij de besteding van het budget neemt de budgethouder de volgende spelregels in acht:

    • a.

      verplichtingen boven € 500,- schriftelijk vastleggen in de administratie;

    • b.

      verplichtingen boven € 100.000 die niet te herleiden zijn tot de beheersbegroting, mogen slechts worden aangegaan nadat het college van Burgemeester en Wethouders hiermee hebben ingestemd;

    • c.

      de regels die zijn vastgelegd in het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid;

    • d.

      de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen geldt voor zover een toereikend budget aanwezig is;

    • e.

      er mogen alleen contractuele verplichtingen aan worden gegaan die een begrotingsjaar overschrijden, als het werken en/of leveranties betreft, waarvan de uitvoering of levering dat begrotingsjaar overschrijdt en de uitvoerings- of leveringsduur nadrukkelijk intern is overeengekomen;

Artikel 3 Tussentijdse (management)rapportages en -informatie

• 3.1

  Elke budgethouder stelt minimaal twee maal per jaar een (financiële) rapportage op van budgetafwijkingen, geleverde goederen en diensten en -indien daar aanleiding voor is- de maatschappelijke effecten. Die rapportage vormt de basis voor het samenstellen van de documenten in de beleidscyclus, die door het College van Burgemeester en Wethouders op de in de vigerende Financiële verordening 212 genoemde tijdstippen ter vaststelling worden aangeboden aan de Gemeenteraad. In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan de in bedoelde verordening genoemde onderwerpen.

• 3.2

  Elk jaar in november stelt de budgethouder een financiële rapportage op van budgetafwijkingen. Dierapportage vormt de basis voor de zogenoemde 'slotwijziging' waarin het College van Burgemeester enWethouders aan de Gemeenteraad voorstelt om deze afwijkingen in de begroting van het lopendebegrotingsjaar op te nemen.

• 3.3

  Bij een dreigende budgetoverschrijding wordt gehandeld conform de verordening 212 waarin het financiële beheer en de uitgangspunten voor het financiële beleid zijn vastgelegd.

• 3.4

  De budgethouder verschaft het College van Burgemeester en Wethouders de benodigde gegevens om het College in staat te stellen om te voldoen aan de informatieplicht als bedoeld in de vigerende Financiële verordening 212.

• 3.5

  Ongeacht de periodieke rapportages is de budgethouder gehouden om in gevallen die daartoe aanleiding geven de gemeentesecretaris / algemeen directeur onmiddellijk te informeren. Bij de signalering van budgetafwijkingen lopende het jaar doet de budgethouder in overleg met de financieel adviseur voorstellen voor compensatie op die afwijking.

• 3.6

  Ongeacht het gestelde in dit besluit kan het College van Burgemeester en Wethouders voor eenbegrotingsjaar besluiten tot een afwijkende rapportage- of informatiefrequentie.

Artikel 4 Overige bepalingen

• 4.1 .

  In gevallen waarin deze regeling niet voorziet of daar waar afwijkingen zijn gewenst op deze regeling beslissen Burgemeester en Wethouders.

• 4.2 .

  Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2014.

• 4.3

  De Budgethoudersregeling 2010 vastgesteld met collegebesluit BW10-01028 wordt hiermee ingetrokken.

   

  Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Bergen op Zoom op 16 december 2014.