HOOFDSTUK 2 Begroting en verantwoording
Artikel 2 Kaders begroting
- 1.
Het maximale financiële kader van de begroting wordt jaarlijks door het College financieel toezicht (Cft) vastgesteld in de zogenaamde kaderbrief.
- 2.
Jaarlijks maakt het bestuurscollege voorafgaand aan de (concept) begroting een begroting op basis van ongewijzigd beleid op.
- 3.
Op basis van de financiële ruimte die aanwezig is tussen de doorlopende verplichtingen uit de begroting op basis van ongewijzigd beleid en het financiële kader wordt door het bestuurscollege een (concept) beleidsplan voorgelegd aan de eilandsraad.
Artikel 3 Beleidsbegroting
- 1.
Op grond van het voorschrift Beleid Begroting en Verantwoording BES (BBVBES) dient het beleidsplan tenminste in te gaan op de doelstelling van het te voeren beleid, welke activiteiten daar voor moeten worden verricht en welke kosten daaraan verbonden zijn, waarbij op nieuw beleid separaat wordt ingegaan.
- 2.
In de beleidsbegroting wordt verder in aparte paragrafen aandacht besteed aan de volgende onderwerpen:
- a.
- b.
- c.
onderhoud kapitaalgoederen;
- d.
- e.
- f.
- g.
Artikel 4 Financiële begroting
- 1.
De financiële begroting bevat voor de voorgeschreven hoofdfuncties en functies de baten en lasten en het saldo voor het budgetjaar en de 3 daaropvolgende jaren. Tevens dienen ter vergelijking de gebudgetteerde bedragen van het vorig jaar en de realisatie van het jaar voorafgaand aan het vorig jaar te worden opgenomen.
- 2.
Tevens dient de financiële begroting een overzicht te bevatten van de voorgenomen investeringen voor het budgetjaar en de 3 daarop volgende jaren. In dit overzicht dient naast het bedrag van de voorgenomen investering ook de wijze van financiering te worden aangegeven. Verder dienen de jaarlijkse onderhoud- en afschrijvinglasten te worden aangegeven en het laatste jaar waarin afschrijving zal plaatsvinden. Indien van toepassing wordt de naam en omvang van de voor de investering opgebouwde bestemmingsreserve opgenomen.
- 3.
Voorts dient in de financiële begroting te zijn opgenomen een staat van reserves en voorzieningen voor het budgetjaar en de 3 daarop volgende jaren. Per reserve en voorziening wordt getoond het verwachte verloop gedurende het jaar. Hieruit dient te blijken:
- a.
het geraamde saldo aan het begin van het jaar;
- b.
de geraamde toevoegingen of onttrekkingen gedurende het jaar;
- c.
de geraamde toevoeging of onttrekking als gevolg van de bestemming van het resultaat van het voorafgaande boekjaar;
- d.
de geraamde afname als gevolg van afschrijvingen waarvoor een bestemmingsreserve is gevormd;
- e.
het geraamde saldo aan het eind van het jaar.
- 4.
Naast de toelichting van de grondslagen waarop de ramingen in de financiële begroting is gebaseerd en de verklaring van grote afwijkingen ten opzichte van de ramingen of de realisatie in het verleden dient te worden toegevoegd:
- a.
een overzicht personeel waarin op basis van het organisatiebesluit de aantallen personeel en de salarislasten worden opgenomen gesplitst in formatieve en project functies;
- b.
een overzicht van de geactiveerde kapitaaluitgaven waarin per actief wordt opgenomen de boekwaarde aan het begin van het begrotingsjaar en de verwachte mutaties tijdens het begrotingsjaar;
- c.
een overzicht van de geraamde bedragen aan subsidies en inkomensoverdrachten;
- d.
een overzicht van geraamde incidentele baten en lasten;
- e.
een overzicht van de vrije uitkeringen van het lopende begrotingsjaar en de komende 3 jaren, waarin per jaar de afzonderlijke inhoudingen voor afschrijvingen worden vermeld van eventueel door het Rijk toegekende renteloze leningen, onder vermelding van het jaar waarin de laatste inhouding zal plaatsvinden.
Artikel 5 Aanbieding en goedkeuring begroting
- 1.
Het bestuurscollege biedt uiterlijk 1 september van een jaar een ontwerpbegroting voor het volgend begrotingsjaar aan de eilandsraad aan. In deze ontwerpbegroting dienen te zijn verwerkt de beleidsprioriteiten van de eilandsraad en de adviezen van het Cft en vormt daarmee het uitvoeringskader voor het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren.
- 2.
De eilandsraad stelt de definitieve begroting uiterlijk 1 november voorafgaande aan het begrotingsjaar vast en verleent hiermee het bestuurscollege de autorisatie om de begroting binnen het in het eerste lid genoemde uitvoeringskader te realiseren.
- 3.
Het bestuurscollege stuurt de door de eilandsraad vastgestelde begroting binnen 2 weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 15 november van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar ter goedkeuring aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) door tussenkomst van het Cft.
Artikel 6 Tussentijdse rapportage en informatie
- 1.
Het bestuurscollege informeert de eilandsraad tenminste na afloop van elk kwartaal door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het openbaar lichaam.
- 2.
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de functie-indeling van de begroting.
- 3.
De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en de lasten (input), de geleverde prestaties (output) en, indien daar aanleiding voor is, de maatschappelijke effecten (outcome).
- 4.
Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de eilandsraad heeft het bestuurscollege de mogelijkheid om voorstellen voor bijstelling van het beleid en wijziging van de geautoriseerde budgetten in te dienen. Dit onverlet de mogelijkheid om in spoedeisende gevallen een tussentijdse begrotingswijziging voor te stellen.
- 5.
Met het vaststellen van de tussentijdse rapportages, begrotingswijzigingen en de jaarstukken worden alle wijzigingen en bijstellingen tot dat moment geautoriseerd door de eilandsraad.
- 6.
Het bestuurscollege biedt na afloop van elk kwartaal een uitvoeringsrapportage vergezeld van eventuele ontwerpen van begrotingswijziging aan de Minister van BZK aan door tussenkomst van Cft
Artikel 7 Uitvoering begroting
Het bestuurscollege draagt er zorg voor dat:
- a.
de functies in de financiële administratie waaraan de werkelijke lasten en baten door middel van kostentoerekening worden toegerekend, eenduidig zijn toe te wijzen aan de functies welke zijn vastgelegd in het BBVBES;
- b.
de budgetten uit de begroting en kredieten voor investeringen van de vastgestelde investeringsbesluiten eenduidig worden toegewezen aan de sectoren cq. afdelingen;
- c.
de lasten van de functies zoals geautoriseerd in de al dan niet gewijzigde begroting niet worden overschreden.
Artikel 8 Begrotingswijzigingen
De eilandsraad machtigt het bestuurscollege om overschrijving van begrotingsbedragen tussen functies uit te voeren als deze voldoen aan de volgende voorwaarden:
- a.
overschrijvingen zijn alleen toegestaan als deze passen binnen het vastgestelde beleid;
- b.
overschrijvingen mogen het evenwicht van de begroting niet beïnvloeden;
- c.
de overschrijvingen worden opgenomen in de tussentijdse rapportages als bedoeld in artikel 6.
Artikel 9 Interne controle
- 1.
Het bestuurscollege draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor voldoende in de administratieve organisatie ingebouwde maatregelen van interne controle.
- 2.
Daarnaast kan het bestuurscollege de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen incidenteel laten toetsen. De resultaten van een dergelijke toets en het eventuele plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de eilandsraad aangeboden.
Artikel 10 Jaarstukken
- 1.
Het bestuurscollege legt verantwoording af aan de eilandsraad over de uitvoering van de begroting door middel van de jaarstukken.
- 2.
De jaarstukken bestaan ten minste uit het jaarverslag en de jaarrekening.
Artikel 11 Jaarverslag
- 1.
Het jaarverslag bevat een hoofdstuk beleidsverantwoording en een aantal verplichte paragrafen.
- 2.
Conform het BBVBES dient in het hoofdstuk beleidsverantwoording van het jaarverslag verslag te worden gedaan over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de verrichte activiteiten gedurende het begrotingsjaar.
- 3.
In het jaarverslag wordt verder in aparte paragrafen zoals genoemd in artikel 3 van deze verordening aandacht besteed aan de verantwoording van hetgeen in de overeenkomstige paragrafen in de begroting is opgenomen.
Artikel 12 Jaarrekening
- 1.
De jaarrekening bestaat uit een balans en toelichtingen en de rekening met toelichtingen en het overzicht verantwoordingsinformatie bijzondere uitkeringen.
- 2.
De rekening bestaat uit het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten, de ramingen uit de begroting voor en na wijziging, het resultaat en de toelichting.
- 3.
De toelichting op de rekening bevat tenminste:
- a.
een analyse van de significante verschillen tussen de gewijzigde begroting en de rekening;
- b.
- c.
een overzicht subsidie en inkomensoverdrachten:
- d.
een overzicht deelnemingen.
Artikel 13 Accountantscontrole
- 1.
De eilandsraad wijst een accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening.
- 2.
De accountant geeft een verklaring af bij de jaarrekening en brengt een verslag van bevindingen uit.
- 3.
De verklaring van de accountant wordt opgenomen in de jaarstukken.
Artikel 14 Vaststellen en aanbieden jaarstukken
- 1.
Het bestuurscollege legt tijdig de jaarstukken ter vaststelling voor aan de eilandsraad.
- 2.
Binnen 2 weken na vaststelling door de eilandsraad maar in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgend op het begrotingsjaar stuurt het bestuurscollege de door de eilandsraad vastgestelde jaarstukken toe aan de Minister van BZK door tussenkomst van het Cft.
HOOFDSTUK 3 Paragrafen in begroting en jaarrekening
Artikel 15 Lokale heffingen
Bij de begroting en jaarstukken doet het bestuurscollege in de paragraaf lokale heffingen ten minste verslag van:
- a.
- b.
het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;
- c.
een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen;
- d.
een aanduiding van de lokale lastendruk;
- e.
een beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid
Artikel 16 Weerstandsvermogen
- 1.
Het bestuurscollege geeft, in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken, de risico’s aan waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het bestuurscollege geeft tevens een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het bestuurscollege brengt hierdoor de risico’s in beeld en actualiseert deze risico’s waar nodig.
- 2.
Tevens geeft het bestuurscollege in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit aan en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
- 3.
De paragraaf weerstandsvermogen bevat tenminste een inventarisatie van de weerstandscapaciteit, een inventarisatie van de risico’s bedoeld in het eerste lid en het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.
Artikel 17 Onderhoud kapitaalgoederen
- 1.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het bestuurscollege in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag van de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan wegen, waterwerken, openbaar groen en gebouwen. Hierbij zal onder andere verwezen worden naar de beheerplannen van het openbaar lichaam.
- 2.
Van de kapitaalgoederen genoemd in het eerste lid wordt het beleidskader aangegeven, de uit dit beleidskader voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling van deze consequenties in de begroting en jaarstukken.
Artikel 18 Bedrijfsvoering
- 1.
Het bestuurscollege biedt de eilandsraad jaarlijks, bij de behandeling van de begroting en het jaarverslag, een paragraaf inzake de bedrijfsvoering aan. In deze paragraaf wordt mede ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven en wordt inzicht gegeven in de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Hierbij zal onder andere aandacht worden geschonken aan het personeelsbeleid, de publieke dienstverlening en de planning & control.
- 2.
In de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
Artikel 19 Deelnemingen
- 1.
In de paragraaf deelnemingen van de begroting en de jaarstukken geeft het bestuurscollege niet alleen een lijst van de deelnemingen, maar geeft ook inzicht in het beleid dat zij voorstaat met deze deelnemingen.
- 2.
Per deelneming verstrekt de lijst inzicht in:
- a.
de naam en de vestigingsplaats van de deelneming;
- b.
- c.
het openbaar belang dat wordt behartigd met de deelneming;
- d.
het belang dat het openbaar lichaam heeft in het aandelenvermogen van de deelneming;
- e.
de beleidsvoornemens die het openbaar lichaam heeft ten aanzien van de deelneming.
Artikel 20 Grondbeleid
Het bestuurscollege dient op grond van het BBVBES jaarlijks in de begroting en het jaarverslag in te gaan op de visie ten aanzien van het grondbeleid en hoe dit wordt uitgevoerd, de (te verwachten) baten en indien van toepassing winstnemingen en eventuele reserves in relatie tot de risico’s.
Artikel 21 Collectieve sector
Indien er sprake is van een collectieve sector, verstrek het openbaar lichaam in de begroting en het jaarverslag tenminste:
- a.
een overzicht van de rechtspersonen die deel uitmaken van de collectieve sector;
- b.
een beschrijving per rechtspersoon van de betrokkenheid van het openbaar lichaam in die rechtspersoon;
- c.
een overzicht van de inkomsten, uitgaven, tekorten en schulden van elke rechtspersoon over de 3 jaren voorafgaande aan het begrotingsjaar;
- d.
per rechtspersoon een overzicht van de schulden aan het begin van het begrotingsjaar en de (voorziene) nieuwe schulden gedurende het begrotingsjaar en de eventuele rentebetalingen;
- e.
het beleid van het openbaar lichaam inzake de financiering van de collectieve sector en de mannier van realisatie van dit beleid.
Artikel 22 Subsidies en inkomensoverdrachten
Het bestuurscollege biedt jaarlijks bij de begroting en de jaarrekening een staat van subsidies en inkomensoverdrachten aan. De staat bevat een overzicht van de toe te kennen en toegekende subsidies en de inkomensoverdrachten.
HOOFDSTUK 4 Financiële positie
Artikel 23 Waardering en afschrijving vaste activa
- 1.
Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijging of vervaardigingprijs.
- 2.
De verkrijgingprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.
- 3.
Op de materiële vaste activa wordt lineair en onafhankelijk van het resultaat afgeschreven in:
- a.
40 jaar: nieuwbouw woonruimten en bedrijfsgebouwen;
- b.
50 jaar: weg- en waterbouwkundige voorzieningen;
- c.
10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, technische installaties binnen en buiten bedrijfsgebouwen en zware transportmiddelen;
- d.
5 jaar: lichte transportmiddelen, meubilair en hard- en software.
Over het jaar van in gebruik nemen wordt niet afgeschreven, maar over het jaar van afstoting wel.
- 4.
Niet wordt afgeschreven op de gronden, terreinen en overige materiële vaste activa die niet in het derde lid genoemd zijn.
- 5.
Activa met een individuele verkrijgingprijs van minder dan $5.000,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden.
- 6.
De in de lid 3 genoemde termijnen kunnen aangepast worden indien voorzienbaar en aantoonbaar is, dat het actief een afwijkende economische levensduur kent.
- 7.
De opbrengst van de verkoop van activa wordt verantwoord op functie 922 Algemene uitgaven en inkomsten.
Artikel 24 Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van ervaringscijfers en/of een beoordeling van openstaande vorderingen.
Artikel 25 Reserves en voorzieningen
- 1.
Het bestuurscollege biedt jaarlijks bij de begroting een staat van reserves en voorzieningen aan. Deze staat behandelt o.a. (wijzigingen in) de vorming en besteding van reserves en voorzieningen en de aard en doelstelling per reserve en voorziening.
- 2.
Door middel van een besluit van de eilandsraad kan worden geregeld,dat voor daartoe aangewezen reserves en/of voorzieningen tussentijds noodzakelijk geachte, maar niet reeds begrote toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen kunnen plaatsvinden zonder afzonderlijk voorafgaand eilandsraadbesluit. In de tussentijdse rapportages respectievelijk de jaarstukken dienen deze mutaties zichtbaar te zijn. Door het vaststellen van de tussentijdse rapportages respectievelijk de jaarstukken door de eilandsraad vindt formele autorisatie plaats.
- 3.
Voorwaarde voor toepassing van lid 3 is dat deze mutaties noodzakelijk zijn om de in de begroting aangegeven doelstellingen of activiteiten te realiseren, ofwel wanneer deze op grond van geldende verslaggevingregels noodzakelijk blijken. In het geval van onttrekkingen dienen de te dekken lasten duidelijk te passen binnen de aard en doelstelling van de reserve of voorziening.
Artikel 26 Registratie bezittingen, activa en vermogen
- 1.
Het bestuurscollege draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.
- 2.
De bezittingen welke geregistreerd dienen te worden zijn: terreinen, gebouwen en vervoermiddelen.
- 3.
Het bestuurscollege draagt er zorg voor een systematische controle van de registratie, de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van het openbaar lichaam. Dit houdt in dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen (debiteuren), de liquiditeiten en de schulden (crediteuren) jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.
- 4.
Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het bestuurscollege maatregelen ter correctie van deze tekortkomingen.
- 5.
De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de eilandsraad aangeboden.
HOOFDSTUK 5 Financiële organisatie en administratie
Artikel 27 Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van het openbaar lichaam;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van registergoederen, kapitaalgoederen, voorraden, vorderingen en schulden, etc.;
- c.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en het maken van kostencalculaties;
- d.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Artikel 28 Financiële administratie
Het bestuurscollege draagt er zorg voor dat:
- a.
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het BBVBES en andere relevante wet- en regelgeving;
- b.
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Ministerie van BZK en het Cft, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het openbaar lichaam.
Artikel 29 Financiële organisatie
Het bestuurscollege draagt er zorg voor dat:
- a.
de organisatie van de ambtelijke eenduidig is ingedeeld en de taken van het openbaar lichaam eenduidig zijn toegewezen aan de sectoren c.q. afdelingen;
- b.
taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, voor zover mogelijk met inachtneming van de kleinschaligheid van de ambtelijke organisatie, adequaat zijn gescheiden, zodat zoveel mogelijk wordt voldaan aan de eisen van interne controle om de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleid- en beheersorganen te waarborgen;
- c.
afspraken zijn gemaakt met de sectoren over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- d.
mandaten en volmachten zijn verleend voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.
Artikel 30 Interne regelgeving
Het bestuurscollege draagt er zorg voor dat op basis van door de eilandsraad vastgestelde regelgeving het administratieve proces wordt bestuurd. Dit brengt met dat het bestuurscollege interne procedurele regels neerlegt in nadere regelgeving die door de eilandsraad wordt vastgesteld voor onder andere:
- a.
de inkoop van goederen, de aanbesteding van werken en het verwerven van onroerende goederen;
- b.
de vervreemding van eilandelijke bezittingen;
- c.
de toekenning van subsidies.
HOOFDSTUK 6 Slotbepalingen
Artikel 31 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als ‘ Eilandverordening financiële beheer Saba’
Artikel 32 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking de dag na die van zijn afkondiging.