| Organisatie | Westerveld |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Privacyreglement Sociaal Team Westerveld |
| Citeertitel | Privacyreglement Sociaal Team Westerveld |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlagen | voorbeeld verklaring voorbeeld machtiging bijzondere gegevens voorbeeld machtiging strafrechtelijke gegevens machtiging strafrechtelijke gegevens |
Geen
Wet bescherming persoonsgegevens
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-01-2015 | 25-05-2018 | Nieuwe regeling | 06-01-2015 Da's Mooi, 20 januari 2015 | HD2 (2015)_BW_00015 |
Privacyreglement Sociaal TeamWesterveld
De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van het Sociaal Team;
gelet op de desbetreffende bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens en de privacyvoorschriften in de van toepassing zijnde sectorale wetgeving;
REGLEMENT VOOR DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS IN HET SOCIAAL TEAM WESTERVELD
INFORMEREN VAN CLIENT EN HET VRAGEN VAN TOESTEMMING
Het Sociaal Team draagt er zorg voor dat de cliënt aan wie het team ondersteuning biedt zo spoedig mogelijk wordt geïnformeerd over de verwerking van zijn persoonsgegevens. Het Sociaal Team beschrijft welke gegevens worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt, welke rechten de cliënt kan uitoefenen ten aanzien van de verwerking van zijn gegevens en tot wie hij zich voor de uitoefening van deze rechten kan wenden. Ook beschrijft het Sociaal Team de samenstellingen de werkwijze van het team en legt het de cliënt uit dat de overige leden van het Sociaal Team, voor zover dit noodzakelijk is voor de ondersteuning, in een teamoverleg of anderszins, kennis kunnen nemen van zijn gegevens.
VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS INDIEN DE CLIENT WORDT AANGEMELD DOOR EEN VERWIJZER
Voor een aanmelding van een cliënt bij het Sociaal Team door een verwijzer geldt als uitgangspunt dat de verwijzer deze aanmelding vooraf met de cliënt heeft besproken en dat hij met de aanmelding instemt. Is het voor de verwijzer niet mogelijk om het gesprek aan te gaan of om toestemming te krijgen voor de verwijzing, dan beziet het Sociaal Team samen met de verwijzer of, en zo ja op welke wijze en door wie contact met de cliënt zal worden gezocht om de noodzaak van de verwijzing te bespreken en de toestemming van de cliënt daarvoor te krijgen.
Indien het Sociaal Team en de verwijzer er samen niet in slagen de instemming van de cliënt voor de verwijzing te krijgen, dan onderneemt het Sociaal Team toch actie naar aanleiding van deze melding indien er concrete aanwijzingen zijn dat de veiligheid van de cliënt, van zijn gezinsleden, van de verwijzer, van een lid van het Sociaal Team of die van anderen wordt bedreigd.
DE PERSOONSGEGEVENS VAN DE CLIENT DIE BEKEND ZIJN BIJ INSTELLINGEN DIE DEELNEMEN AAN HET SOCIAAL TEAM
Indien de cliënt zichzelf aanmeldt bij het Sociaal Team omdat hij ondersteuning wenst, inventariseert het lid van het Sociaal Team dat voor de cliënt als regisseur optreedt, samen met de cliënt, zijn vragen en behoeften. Ook inventariseert de regisseur of de cliënt momenteel of in het recente verleden ondersteuning, zorg of een andere vorm van dienstverlening heeft (gehad) van een van de partners. Indien dit het geval is, kan de regisseur, via het lid van het Sociaal Team dat toegang heeft tot de persoonsgegevens van de cliënt die door deze partner zijn vastgelegd, kennis nemen van deze gegevens, voor zover noodzakelijk voor de ondersteuning die het Sociaal Team zal gaan bieden. De regisseur bespreekt met de cliënt de gegevens waarvan hij op deze wijze kennis neemt.
Indien de cliënt door een verwijzer wordt aangemeld bij het Sociaal Team, zoekt de regisseur eerst contact met de cliënt voordat gegevens zoals bedoeld in het eerste lid door het Sociaal Team worden ingezien. Het inzien van deze gegevens vóór het contact met de cliënt is toegestaan als dit naar het oordeel van het Sociaal Team noodzakelijk is in verband met concrete aanwijzingen van bedreigingen van de veiligheid van de cliënt, zijn gezinsleden, de leden van het sociaalteam, de verwijzer, of die van anderen.
VASTLEGGEN, BEWAREN EN VERNIETIGEN VAN PERSOONSGEGEVENS VAN DE CLIENT
De beheerder draagt er zorg voor dat de gegevens zoals bedoeld in het tweede lid na de bewaartermijn zoals genoemd in het tweede lid zo spoedig mogelijk worden vernietigd, of zodanig van identificerende kenmerken worden ontdaan dat zij redelijkerwijs niet langer zijn te herleiden tot een individuele persoon.
TOEGANG TOT DE PERSOONSGEGEVENS IN HET REGISTRATIESYSTEEM
De beheerder kent op basis van de regelingen zoals bedoeld in het vierde lid autorisaties toe aan de leden van het team die hen toegang verschaffen tot (bepaalde delen van) het registratiesysteem en die hen zo nodig ook de bevoegdheid geven om gegevens in het registratiesysteem op te nemen, aan te vullen of te wijzigen.
VOEREN VAN OVERLEG BINNEN HET SOCIAAL TEAM OVER DE ONDERSTEUNING AAN EEN CLIENT
1.Voor zover noodzakelijk voor de ondersteuning van een cliënt kunnen de leden en de leidinggevende van het Sociaal Team de voor deze ondersteuning noodzakelijke persoonsgegevens van de cliënt aan elkaar verstrekken.
VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS VAN DE CLIENT AAN ANDEREN DIE NIET TOT HET SOCIAAL TEAM BEHOREN
Indien de toestemming van de cliënt schriftelijk is gegeven, wordt deze vastgelegd in het registratiesysteem. Is de toestemming mondeling gegeven, dan maakt het Sociaal Team daarvan een aantekening in het registratiesysteem waaruit blijkt voor welke gegevensverstrekking de cliënt zijn toestemming heeft verleend en op welke datum dit is gebeurd.
VERSTREKKENVAN PERSOONSGEGEVENS VAN DE CLIENT AAN ANDEREN ZONDER ZIJN TOESTEMMING
1.Stelt een lid van het Sociaal Team vast dat:
dan kan het Sociaal Team besluiten om, ondanks het ontbreken van toestemming van de cliënt, toch persoonsgegevens van hem te registreren en verstrekken aan een of meer anderen die geen deel uit maken van het Sociaal Team, indien dit
De cliënt wordt zo spoedig mogelijk over de verstrekking van zijn gegevens mondeling of schriftelijk geïnformeerd. Het informeren van de cliënt kan uitsluitend worden uitgesteld indien en voor zover er concrete aanwijzingen zijn om aan te nemen dat de veiligheid van de cliënt, van zijn gezinsleden, van het Sociaal Team of die van anderen door dit informeren wordt bedreigd.
VERSTREKKEN VAN GEGEVENS VAN EEN CLIENT IN VERBAND MET SIGNALEN VAN HUISELIJK GEWELD EN/ OF KINDERMISHANDELING
In geval van signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling volgt het Sociaal Team de stappen van de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling van het CJG in de gemeente Westerveld. Het Sociaal Team draagt er zorg voor dat de stappen die het zet zorgvuldig worden vastgelegd in het registratiesysteem en dat bij het zetten van de stappen ook wordt overlegd met de leidinggevende van het Sociaal Team.
Indien het Advies – en Meldpunt Huiselijk Geweld en Kindermishandeling (AMHK) het Sociaal Team benadert in verband met een melding van signalen van kindermishandeling en/of huiselijk geweld, kan het Sociaal Team, zo nodig zonder toestemming van de cliënt, de voor de taakuitoefening van het AMHK noodzakelijke persoonsgegevens van de cliënt verstrekken.
Over de verstrekking zoals bedoeld in het tweede lid wordt de cliënt, voor zover mogelijk in verband met de veiligheid van de cliënt, van zijn gezinsleden, van het Sociaal Team, of die van anderen, geïnformeerd. Over het verstrekken van informatie aan het AMHK door het Sociaal Team vindt vooraf overleg plaats met de leidinggevende van dit team.
Indien het sociaal team kennis draagt van een strafbaar feit dat tegen een cliënt is gepleegd, kan zij daarvan, zo nodig zonder toestemming van de cliënt, aangifte doen bij de politie als de ernst van het feit of de veiligheid van de cliënt, van de beroepskrachten van het sociaal team of die van anderen daartoe noodzaakt.
Indien een cliënt aan het sociaal team bekend maakt dat hij een strafbaar feit heeft gepleegd, kan het sociaal team daarvan, zo nodig zonder toestemming van de cliënt, aangifte doen bij de politie, als de ernst van het feit of de veiligheid van de cliënt, van beroepskrachten of die van anderen daartoe noodzaakt
Indien een beroepskracht, op grond van dit artikel, meent dat het noodzakelijk is om aangifte van een strafbaar feit te doen, voert hij hierover overleg met de leidinggevende van het sociaal team. De leidinggevende beslist over het doen van aangifte en indien tot aangifte wordt besloten, doet hij namens het sociaal team aangifte Over een aangifte zoals bedoeld in lid 1, 2 en 3 wordt de cliënt zo spoedig als de situatie toelaat geïnformeerd.
OPNEMEN IN DRENTSE VERWIJSINDEX (DVI)
Het Sociaal Team kan een cliënt tot 23 jaar, zo nodig zonder toestemming van de cliënt en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger, opnemen in DVI indien het Sociaal Team het redelijk vermoeden heeft dat de jongere in de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd door een van de volgende risico’s:
Over het opnemen van een jongere in de DVI en de risico’s die daarvoor de aanleiding vormen, voert het lid van het Sociaal Team, zo mogelijk vooraf, overleg met de cliënt. Dit overleg wordt gevoerd met de wettelijk vertegenwoordigers als de cliënt nog geen twaalf jaar oud is, met de jeugdige cliënt en zijn wettelijk vertegenwoordigers als de cliënt tussen twaalf en zestien jaar oud is en met de jeugdige cliënt als hij zestien jaar of ouder is.
RECHTOP INFORMATIE, INZAGE EN AFSCHRIFT
De verantwoordelijke deelt de betrokkene binnen vier weken mee of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, worden verwerkt. Indien dit het geval is biedt de verantwoordelijke de betrokkene een volledig overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het registratiesysteem en die op hem betrekking hebben, het doel daarvan, alsmede een overzicht van de personen en instellingen aan wie de verantwoordelijke persoonsgegevens van de betrokkene heeft verstrekt en het doel van deze verstrekking(en)
Nadat de betrokkene op grond van artikel 16 kennis heeft genomen van de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij de verantwoordelijke verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking.
In reactie op het verzoek van de betrokkene vernietigt de verantwoordelijke uiterlijk binnen drie maanden na ontvangst van het verzoek de gegevens die in het registratiesysteem zijn opgenomen en op de betrokkene betrekking hebben, tenzij het bewaren van deze gegevens van aanmerkelijk belang moet worden geacht voor een ander dan de betrokkene, of het vernietigen van de gegevens in strijd is met een wettelijke plicht of met verplichtingen die de verstrekker van de financiering van de ondersteuning het Sociaal Team heeft opgelegd in verband met het afleggen van verantwoording over de inzet van de verstrekte financiële middelen.
UITOEFENEN VAN DE TAKEN VAN DE VERANTWOORDELIJKEN DOOR DE LEIDINGGEVENDE VAN HET SOCIAAL TEAM
1.Op basis van een schriftelijk mandaat kan het college van burgemeester en wethouders haar taken en bevoegdheden zoals omschreven in artikel 18, 19 en 20 overdragen aan de leidinggevende van het Sociaal Team.
UITOEFENEN VAN RECHTEN DOOR DE (WETTELIJK) VERTEGENWOORDIGER(S)
In geval een cliënt of een betrokkene van zestien jaar of ouder door de leidinggevende van het Sociaal Team voor het uitoefenen van zijn rechten wilsonbekwaam wordt geacht, worden zijn rechten uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s). Heeft een meerderjarige wilsonbekwame cliënt of betrokkene geen wettelijk vertegenwoordiger, dan oefent de echtgenoot of de levensgezel deze rechten uit. Heeft de cliënt of betrokkene geen echtgenoot of levensgezel, of wenst deze de rechten van de cliënt of de betrokkene niet uit te oefenen, dan kan een ouder, een meerderjarige broer of een zus, of een meerderjarig kind van de cliënt of de betrokkene zijn rechten uitoefenen.
1.Een ieder die op grond van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens van een cliënt of een betrokkene, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet of dit reglement anders bepaalt.
Instellingen die deel gaan nemen aan het Sociaal Team, in welke vorm dan ook, binden zich aan deze privacyregeling door het ondertekenen van de toetredingsverklaring die als bijlage II is opgenomen bij dit reglement. Door het onderteken van deze verklaring treden zij in de rechten en plichten die dit reglement aan de in de aanhef genoemde instellingen toekent.
Aldus vastgesteld door de verantwoordelijke d.d. 6 januari 2015.
Toelichting op privacyreglement gegevensverwerking door het Sociaal Team
De gemeente Westerveld gaat de hulp aan inwoners die te maken hebben met complexe een meervoudige sociaal-maatschappelijke problemen (of vragen) en die (tijdelijk) niet in staat zijn om deze problemen zelfstandig op te lossen aanbieden via het Sociaal Team. Het Sociaal Team is samengesteld uit een aantal beroepskrachten van verschillende organisaties die in staat zijn om de meervoudige problematiek van de betrokkene in kaart te brengen en de benodigde hulpverlening daarvoor te regelen. Daarnaast kan het team gebruik maken van een ‘schil’ van de deskundigen die ingeschakeld kunnen worden voor advies of feitelijk hulpverlening.
De gemeente Westerveld coördineert de werkzaamheden en beheert het informatiesysteem die de processen ondersteunen. De verwerking van persoonsgegevens van de doelgroep valt onder de Wet bescherming persoonsgegevens. De partners hebben er behoefte aan deze verwerking van persoonsgegevens nader vast te leggen in een reglement.
Artikelen 1 t/m 5 Algemene bepalingen
Onder het begrip persoonsgegevens valt alle informatie over een individuele cliënt of zijn gezin of huishouden, zoals: naam, adres, ondersteuningsvraag en informatie over de ondersteuning die wordt geboden.
Bepaalde persoonsgegevens genieten een bijzondere wettelijke bescherming. De wet noemt dit bijzondere persoonsgegevens. Het gaat om gegevens die bijzonder privacygevoelig zijn zoals o.a. persoonsgegevens over ras en etniciteit, gegevens over de gezondheid, over de godsdienst, over de politieke overtuiging, enzovoort.
Met cliënt wordt gedoeld op iedere inwoner van Westerveld aan wie het Sociaal Team ondersteuning biedt, heeft geboden of gaat bieden. Onder het begrip cliënt vallen uitdrukkelijk ook de gezins- of huishoudleden van de cliënt die bij de ondersteuning betrokken zijn. Het team werkt immers op basis van 1Gezin,1Plan en 1Regisseur. Als in deze toelichting en in de regeling gesproken wordt over de cliënt wordt gedoeld op de cliënt en de gezins- of huishoudleden die betrokken zijn bij de ondersteuning.
Het begrip ondersteuning wordt gebruikt voor alle activiteiten van het Sociaal Team die er op zijn gericht de cliënt en zijn gezin te ondersteunen in zijn vragen of behoeften op het terrein van zorg, welzijn, wonen en inkomen, inclusief het pro actief signaleren van en reageren op mogelijke vragen en behoeften.
Met het begrip Sociaal Team wordt gedoeld op het kernteam en de ‘schil’ er om heen. In de privacyregeling wordt daarin geen onderscheid gemaakt omdat kern en schil flexibele worden gehanteerd afhankelijk van de ondersteuningsvraag.
Verwerken van persoonsgegevens is de verzamelterm voor iedere handeling met persoonsgegevens zoals: opslaan, opvragen, doorgeven, bewerken, analyseren en bewaren.
De beheerder is de functionaris die de dagelijkse zorg heeft voor het de inhoud van het registratiesysteem en voor de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen. De leidinggevende van het Sociaal Team treedt op als beheerder van het registratiesysteem.
Het registratiesysteem is de term die wordt gebruikt voor de digitale verzameling van persoonsgegevens van cliënten. Er is bewust gekozen voor de neutrale aanduiding ‘registratiesysteem’ zonder vermelding van merknaam of type, zodat bij vervanging van het systeem dat nu gebruikt wordt de tekst van de privacyregeling niet behoeft te worden aangepast. NB: Als het reglement de term bestand gebruikt gaat het uitdrukkelijk om de verzameling van persoonsgegevens van het Sociaal Team, niet om de cliëntdossiers van de instellingen die deelnemen aan het Sociaal Team.
De partners wordt gebruikt voor de gemeentebesturen en de instellingen die mee doen aan het Sociaal Team en die daarom deze privacyregeling hebben ondertekend, of die er zich later, door middel van een aansluitverklaring, aan hebben gebonden.
In artikel 2 wordt het doel beschreven van de verwerking van persoonsgegevens. Dit artikel geeft daarmee antwoord op de vraag waarom de gegevens van cliënten worden verwerkt. Deze bepaling is van belang omdat aan dit doel de gehele gegevensverwerking door het Sociaal Team wordt ‘opgehangen’.
De regels over de omgang met persoonsgegevens gelden voor iedere verwerking van persoonsgegevens van cliënten door leden van het Sociaal Team, ongeacht of dit mondeling, schriftelijk, via beeldmateriaal of elektronisch gebeurt.
Artikel 4 en 5 verantwoordelijkheden
De Wet bescherming persoonsgegevens noemt het orgaan of de persoon die de eindverantwoordelijkheid draagt voor de gegevensverwerking de verantwoordelijke. Dit is degene die ook dit reglement vaststelt en kan wijzigen of intrekken. In dit reglement is als verantwoordelijke aangewezen het de college van B&W van de gemeente Westerveld. De verantwoordelijke draagt, vooral ook naar buiten toe, de eindverantwoordelijkheid voor de gegevensverwerking. In artikel 4 wordt deze eindverantwoordelijkheid beschreven.
Artikel 5 beschrijft de eigen verantwoordelijkheid van de leidinggevende en de leden van het Sociaal Team. Van alle beroepskrachten die met persoonsgegevens van cliënten omgaan, wordt verwacht dat zij dit zorgvuldig doen en dat zij zich houden aan de bepalingen van dit reglement.
Artikel 6 Informeren van de cliënt en het vragen van toestemming
In het eerste contact met de cliënt zal het er vooral om gaan om de vragen en behoeften van de cliënt in beeld te brengen en om samen te bekijken welke ondersteuning de cliënt daarbij nodig heeft. Vanuit de privacyregeling is van belang dat daarnaast in dit eerste contact ook een en ander over privacy aan de orde komt. In een eerste contact behoort het Sociaal Team de cliënt ook te informeren over het feit dat het Sociaal Team gegevens van hem vastlegt, om welk type gegevens het gaat en met welk doel dit gebeurt. Ook moet de cliënt dan gewezen worden op de rechten (op inzage, correctie en dergelijke) die hij kan uitoefenen en hij moet weten tot wie hij zich daarvoor moet wenden. Wellicht kan dit via een korte tekst in een brochure over het Sociaal Team waarbij voor meer informatie wordt verwezen naar de website. Dit informatierecht van de cliënt is een kernbepaling van de wet omdat alleen een cliënt die weet dat zijn gegevens worden vastgelegd, zijn overige wettelijke rechten kan uitoefenen.
Vragen van toestemming voor de uitwisseling van gegevens binnen het Sociaal Team
Het Sociaal Team is bewust opgezet als een team van beroepskrachten uit verschillende disciplines en sectoren. De multidisciplinaire samenstelling is de kracht van het team. De uitwisseling van persoonsgegevens binnen het team is niet zonder meer mogelijk. Daarom dient het Sociaal Team in de eerste contacten met de cliënt duidelijk te maken wat het Sociaal Team is en hoe het werkt. Als de werkwijze duidelijk is, dient voor de uitwisseling van gegevens binnen het team toestemming te worden gevraagd aan de cliënt. Dat kan mondeling gebeuren. In dat geval moet het Sociaal Team de verkregen toestemming nauwkeurig (met datum en aan wie toestemming is gevraagd) vastleggen in het registratiesysteem. Wordt de toestemming schriftelijk gevraagd, dan wordt deze (al dan niet gescand) toegevoegd aan het registratiesysteem.
Artikel 7 Verwerken bijzondere persoonsgegevens
Bepaalde persoonsgegevens genieten een bijzondere wettelijke bescherming. De wet noemt dit bijzondere persoonsgegevens. Het gaat om gegevens die bijzonder privacygevoelig zijn zoals o.a. persoonsgegevens over ras en etniciteit, gegevens over de gezondheid, over de godsdienst, over de politieke overtuiging, enzovoort. Deze gegevens zullen slechts worden verwerkt als dit strikt noodzakelijk is voor de oefening van de taken in het Sociaal Team. Hierbij wordt uiterste terughoudend betracht. Bovendien moet de betrokkene expliciet toestemming verlenen voor het verwerken van deze gegevens.
Artikel 8 Verwerken van cliëntgegevens in geval van een verwijzing
Om een zorgvuldige en vooral open werkwijze richting cliënten te borgen, bepaalt artikel 8 dat een verwijzer (dit wil zeggen een beroepskracht die geen lid is van het Sociaal Team en die de cliënt vanwege zijn ondersteuningsvraag aanmeldt bij het Sociaal Team) een cliënt in principe pas aanmeldt als hij deze aanmelding met zijn cliënt heeft besproken en daarvoor de toestemming van de cliënt heeft. Lukt dat de verwijzer niet, dan is de eerste actie van het Sociaal Team om samen met de verwijzer te bekijken of, en zo ja hoe er contact kan worden gezocht met de cliënt om de noodzaak van de verwijzing te bespreken en de instemming van de cliënt hiervoor te krijgen. Deze bepaling wil om te beginnen bereiken dat een verwijzer zijn aanmelding doet in alle openheid richting cliënt. Maar in sommige gevallen zal een verwijzer dit moeilijk vinden. Ook dan staat de deur van het Sociaal Team voor hem open, maar dan vooral om de verwijzer te ondersteunen in het zoeken van contact met de cliënt, eventueel samen met een lid van het Sociaal Team, om de verwijzing te bespreken en de cliënt mee te krijgen in de noodzaak van deze verwijzing. Zo wordt toch de gewenste openheid richting cliënt bereikt en ondersteunen verwijzer en Sociaal Team elkaar.
Uitzondering op de regel van openheid en toestemming is de situatie waarin de verwijzer aannemelijk kan maken dat er concrete aanwijzingen zijn voor een bedreiging van de veiligheid van de cliënt of die van anderen. Alleen in dat geval kan het Sociaal Team besluiten om zo nodig zonder dat cliënt hiervan weet acties in gang te zetten gericht op het vergroten van de veiligheid.
Artikel 9: De gegevens van de cliënt die bekend zijn bij de instellingen die deel uitmaken van het team
Ook de bepaling van artikel 9 borgt een open werkwijze richting cliënt. Meldt een cliënt zichzelf aan, dan bekijkt het Sociaal Team of het gelet op de ondersteuningsvraag nodig is om kennis te nemen van de inhoud van eerdere contacten die de cliënt had met de instellingen die samen het team vormen. Indien het Sociaal Team meent dat het kennis nemen van deze gegevens voor de ondersteuningsvraag nodig is, dan worden deze gegevens door de regisseur ook met de cliënt doorgesproken. Zo wordt een transparante werkwijze bevorderden wordt voorkomen dat de regisseur met ‘verborgen’ informatie zit in zijn contacten met het gezin. Zoekt het Sociaal Team contact met een cliënt die door een verwijzer is aangemeld, dan gaat het team eerst met de cliënt spreken, voordat het team informatie over de cliënt inziet bij een of meer van de partnerinstellingen. Pas als het contact gelegd is, wordt, zo nodig ook eerdere info over de cliënt bij de partnerinstellingen ingezien en deze wordt ook weer doorgesproken met de cliënt. NB: Van de regel om ‘blanco’ naar de cliënt toe te gaan, kan alleen worden afgeweken als er concrete aanwijzingen zijn om te vrezen voor de veiligheid van de cliënt, zijn gezinsleden, de leden van het Sociaal Team of die van anderen.
Artikel 10 Inhoud van het registratiesysteem, bewaartermijn en vernietigen
Artikel 10 geeft aan welke gegevens van cliënten worden vastgelegd in het registratiesysteem. Vuistregel daarbij is dat die gegevens worden vastgelegd die nodig zijn voor zorgvuldige ondersteuning. Het zal vooral gaan om een beschrijving van de ondersteuningsbehoefte van de cliënt en om de afspraken die over de ondersteuning met de cliënt worden gemaakt. Het is zeker niet de bedoeling dat het registratiesysteem een bundeling wordt van de cliëntdossiers van de partners.
Gegevens in het registratiesysteem zijn als regel bekend bij de cliënt.
Als uitgangspunt geldt in het kader van een transparante en zorgvuldige ondersteuning dat de gegevens die in het registratiesysteem over een cliënt zijn opgenomen, zijn doorgesproken of in ieder geval bekend zijn bij de cliënt. Op deze regel kan alleen een uitzondering worden gemaakt in verband met de veiligheid van de cliënt, van zijn gezinsleden, van het Sociaal Team of die van anderen. Is bepaalde informatie wel in het registratiesysteem vastgelegd maar (nog) niet besproken met de cliënt, dan maakt het lid van het Sociaal Team die de aantekening vastlegt in het registratiesysteem daarbij een aantekening dat en waarom de gegevens (nog) niet zijn doorgesproken met de cliënt.
De gegevens van de cliënt worden zeven jaar bewaard. De termijn wordt gerekend vanaf het jaar waarin de ondersteuning van het Sociaal Team is afgesloten. NB: Voor de bewaartermijn wordt aangesloten bij andere bewaartermijnen die binnen de gemeente gelden voor persoonsgegevens. Er is niet gekozen voor de bewaartermijn van vijftien jaar van de nieuwe Jeugdwet omdat deze termijn als een te lange bewaartermijn wordt gezien, zeker ook omdat het vooral gaat om procesafspraken. De inhoud van de hulp en zorg wordt vastgelegd in cliëntdossiers van de partners. Voor deze dossiers van de partners geldt over het algemeen een wettelijke bewaartermijn van vijftien jaar.
Artikel 11 Toegang tot de gegevens in het registratiesysteem
Artikel 11 regelt de toegang tot de gegevens van cliënten in het registratiesysteem. Uitgangspunt is dat de regisseur en de overige leden van het team die rechtstreeks bij de ondersteuning aan de cliënt zijn betrokken toegang hebben tot de gegevens die over het gezin het registratiesysteem zijn opgenomen. Ook de andere leden van het Sociaal Team (die niet direct bij de ondersteuning zijn betrokken) hebben toegang tot het registratiesysteem, voor zover dit voor het uitvoeren van hun taken noodzakelijk is. Bijvoorbeeld als een teamlid optreedt als vervanger van een ander teamlid bij ziekte of verlof. De leidinggevende van het Sociaal Team heeft eveneens toegang tot het registratiesysteem, voor zover dit nodig is voor het uitoefenen van zijn leidinggevende taken. Tot slot biedt artikel 11 de mogelijkheid voor toegang tot de gegevens in verband met afhandeling van klachten. NB: Intern treffen alle partners een regeling waarin ze vaststellen wie er van hun medewerkers toegang hebben tot het registratiesysteem, vanuit welke functie dat gebeurt en of er naast leesbevoegdheden ook schrijfbevoegdheden worden toegekend. Op basis van dit reglementen kent de beheerder van het registratiesysteem autorisaties toe.
Artikel 12 Uitwisselen van gegevens in verband met intern overleg binnen het Sociaal Team
Artikel 12 maakt het mogelijk dat teamleden ad hoc of structureel overleggen met elkaar over de ondersteuning aan de cliënt.
Artikel 13 Verstrekken van persoonsgegevens aan anderen buiten het Sociaal Team
De beroepskrachten van het Sociaal Team hebben een beroepsgeheim. Dit beroepsgeheim wordt afgeleid uit algemene privacybepalingen zoals deze zijn opgenomen in artikel 8 Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens en de fundamentele vrijheden (EVRM) en in artikel 10 van de Grondwet. Voor maatschappelijk werkers is het algemene beroepsgeheim dat voor alle beroepskrachten geldt die cliënten enigerlei vorm van ondersteuning, activering, begeleiding of een andere vorm van individuele ondersteuning bieden, nader uitgewerkt in de Beroepscode voor de maatschappelijk werker van de NVMW. Voor psychologen, pedagogen en onderwijskundigen is dat gebeurd in de gedragscodes va n het NIP en de NVO.
Naast de algemene regeling over het beroepsgeheim kennen sommige beroepsgroepen een ‘eigen’ wet waarin hun beroepsgeheim is vastgelegd. Zo geldt voor medisch ondersteuningverleners, zoals artsen, verpleegkundigen en ondersteuningverleners in de ggz, het beroepsgeheim dat in de Wet Big en in de Wgbo is vastgelegd. De Wet op de jeugdzorg kent een eigen regeling in de Wet op de jeugdzorg (en een vergelijkbare regeling is opgenomen in de komende Jeugdwet. Waar het ook is vastgelegd, het beroepsgeheim van de leden van het Sociaal Team betekent dat zij, zonder toestemming van hun cliënt, als regel geen informatie over hem aan anderen mogen verstrekken. Dit beroepsgeheim is een belangrijk instrument om de drempel tot de ondersteuning van o,a. het Sociaal Team laag te houden. Wijkbewoners zullen sneller geneigd zijn om zich tot het Sociaal Team te wenden en open over hun zorgen te spreken, als ze er op kunnen vertrouwen dat het besprokene binnenskamers blijft. Zo bezien is het beroepsgeheim een belangrijke sleutel tot effectieve ondersteuning. De beroepskracht moet gericht toestemming vragen voor een bepaalde verstrekking. Dit wil zeggen dat hij de cliënt moet vertellen met wie hij over hem wil spreken, bijvoorbeeld met de huisarts of met de school. Daarnaast moet hij de cliënt, voordat hij toestemming vraagt, ook uitleggen waarom hij over hem wil spreken met een of meer anderen. NB: Vanwege deze eis van gerichte toestemming, is de toestemmingsverklaring die de cliënt aan het begin van zijn contacten met het Sociaal Team ondertekent niet voldoende. Daarmee geeft hij alleen toestemming voor de interne uitwisseling van gegevens binnen het Sociaal Team. Is ook extern overleg nodig bijvoorbeeld met school of met de huisarts, dan moet daarvoor gericht toestemming worden gevraagd.
Werkwijze bij het vragen van toestemming
Het vragen van toestemming gebeurt bij voorkeur als volgt:
3.Ga zo nodig in op vragen en bezwaren en bezie of je daaraan tegemoet kunt komen
4.Stel vast of je toestemming hebt gekregen van de cliënt.
Schriftelijke en mondeling gegeven toestemming vastleggen in het registratiesysteem
Krijgt de beroepskracht toestemming van de cliënt, dan maakt hij daarvan een aantekening in het registratiesysteem. Wordt de toestemming schriftelijk gegeven, dan kan deze worden toegevoegd aan het registratiesysteem, is de toestemming mondeling gegeven dan maakt de beroepskracht die toestemming heeft gevraagd daarvan een aantekening in het registratiesysteem zodat duidelijk is wie hem op welke datum voor een bepaalde gegevensverstrekking toestemming heeft verleend.
Toestemming wordt gericht gevraagd en gegeven. Van belang daarbij is ook dat het voor de cliënt duidelijk is of het om een eenmalige gegevensuitwisseling gaat, of dat tijdens de ondersteuning structureel gegevensuitwisseling plaats zal vinden met een andere instantie.
Artikel 14: Verstrekken van informatie over de cliënt zonder zijn toestemming
Geen enkel beroepsgeheim is absoluut. Daarom biedt de privacyregeling de leden van het Sociaal Team, als zij geen toestemming krijgen of als zij deze niet kunnen vragen en de cliënt zich in een zeer ernstige situatie bevindt, de mogelijkheid om zonder toestemming van de cliënt met anderen over hem te spreken. Bevindt de cliënt (of een lid van zijn gezin) zich in een zeer ernstige situatie, en heeft hij dringend ondersteuning of een andere interventie nodig, en krijgt het Sociaal Team, ondanks serieuze pogingen daartoe, geen toestemming, of kan het team deze niet vragen in verband met de veiligheid, dan kan hij toch met anderen over hem spreken als dit de enige manier is om de zeer ernstige situatie te verbeteren, bijvoorbeeld door hem toe te leiden naar de noodzakelijke ondersteuning.
-Voordat een dergelijk besluit genomen wordt, overlegt het lid van het Sociaal Team met minstens één ander teamlid en met de leidinggevende om samen te bekijken of het echt niet mogelijk is om toestemming te vragen of te krijgen en of er werkelijk sprake is van een zo ernstige situatie dat het beroepsgeheim dient te worden verbroken.
-Een beroepskracht die zonder toestemming van de cliënt toch gegevens over hem aan een ander verstrekt maakt een aantekening over deze verstrekking in het registratiesysteem onder vermelding van de reden voor deze verstrekking.
-In het kader van een transparante werkwijze is het van belang om de cliënt zo spoedig mogelijk te informeren over het feit dat zijn gegevens zonder zijn toestemming zijn verstrekt aan een of meer anderen.
Artikel 15: Meldrecht Advies en Meldpunt Huiselijk geweld en Kindermishandeling (AMHK) en het hanteren van de Meldcode
De Wet op de jeugdzorg biedt iedere beroepskracht met een beroepsgeheim het recht om vermoedens van kindermishandeling te melden aan het Advies en Meldpunt Huiselijk geweld en Kindermishandeling (AMK), ook als hij daarvoor geen toestemming van de ouders of het kind kan krijgen. Dit wettelijk meldrecht omvat ook het recht om informatie te verschaffen over de cliënt, als het AMHK daar in het kader van een onderzoek naar kindermishandeling, om vraagt.
De Wet maatschappelijke ondersteuning biedt, sinds 1 juli 2013, een vergelijkbaar meldrecht bij het Steunpunt Huiselijk Geweld voor vermoedens van huiselijk geweld waarbij uitsluitend meerderjarigen als slachtoffer, pleger of getuige zijn betrokken.
Volgen van de stappen van de Meldcode
In geval van vermoedens of signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling zijn de leden van het Sociaal Team verplicht om de stappen van de Meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld te volgen die door het Sociaal Team wordt gehanteerd. Dat is de Meldcode van die door het CJG wordt gehanteerd . Het gaat om de volgende stappen:
2.collegiaal advies en/of advies van AMHK of een deskundige op het terrein van letselduiding;
3.gesprek over de signalen met de cliënt tenzij dit in verband met de veiligheid van de cliënt, van de beroepskracht of die van anderen niet mogelijk is;
4.wegen van de ernst en de aard van het huiselijk geweld of de kindermishandeling, en in alle gevallen van twijfel (opnieuw) raadplegen van AMHK ;
5.beslissen: zelf hulp of ondersteuning bieden of organiseren of (ook) een melding doen bij het AMHK .
Voor het Sociaal Team geldt dat zij bij het zetten van de stappen (ook) altijd overleg voeren met de leidinggevende van het Sociaal Team.
Voor meer informatie over het signaleren van kindermishandeling en huiselijk geweld en over het volgen van de Meldcode verwijzen we naar de Meldcode Kindermishandeling en Huiselijk geweld van het CJG.
Artikel 16 Aangifte bij politie
Indien een beroepskracht van het sociaal team kennis heeft van het plegen van een strafbaar feit door een betrokkene, dan kan de leidinggevende van het sociaal team besluiten hiervan aangifte te doen bij de politie. De beroepskracht kan het plegen van het strafbaar feit zelf hebben geconstateerd. Ook kan het zijn dat de betrokkene het plegen van een strafbaar feit aan de beroepskracht heeft verteld. Voor het doen van een aangifte pleegt de beroepskracht eerst in overleg met de leidinggevende. De aangifte kan gebeuren zonder toestemming van de betrokkene.
Artikel 17: Opnemen van een jongere in DVI
In artikel 17 is het wettelijk meldrecht opgenomen voor het doen van een melding in de verwijsindex risicojongeren, VIR genaamd. Beroepskrachten hebben op basis van artikel 2j Wet op de jeugdzorg in geval van een redelijk vermoeden van een aantal in de wet genoemde risico’s (die zijn overgenomen in artikel 17 van de privacyregeling) het recht om een jongere op te nemen in de verwijsindex. Omdat er een wettelijk meldrecht is kan de melding ook worden gedaan als de jeugdige en/of zijn ouders daarvoor geen toestemming geven. Het gaat bij dit meldrecht om een zorgvuldige afweging waarbij de beroepskracht niet alleen moet beoordelen of er sprake is van een van de genoemde risico’s maar ook of daardoor de condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid feitelijk worden bedreigd. In het kader van een open werkwijze bespreekt het Sociaal Team de risico’s die het Sociaal Team signaleert en de melding, bij voorkeur vooraf, met de jeugdige en zijn ouders.
Ontstaat er een match met een andere beroepskracht die de jongere ook in VIR heeft opgenomen, dan gelden voor dit overleg de regels van artikel 13 en 14. Dit wil zeggen dat dit overleg als regel plaats vindt op basis van toestemming en dat alleen in uitzonderlijke situaties overleg kan worden gevoerd zonder dat daarvoor toestemming is gevraagd of gekregen.
Artikel 18, 19 en 20 Rechten van betrokkenen
Personen van wie het Sociaal Team gegevens heeft vastgelegd worden in de Wet bescherming persoonsgegevens betrokkenen genoemd. Te denken valt bij betrokkenen natuurlijk op de eerste plaats aan cliënten. Maar de kring van betrokkenen is ruimer, want het Sociaal Team legt bijvoorbeeld ook gegevens vast van een verwijzer of van een lid van het sociaal netwerk van de cliënt dat wellicht het gezin hulp kan bieden. De verwijzer en het lid van het sociaal netwerk zijn geen cliënt maar vallen wel onder de definitie van betrokkene. De Wet bescherming persoonsgegevens kent een aantal rechten toe aan de betrokkene. Deze betrokkene kan zijn rechten uitoefenen ten aanzien van alle persoonsgegevens die in het registratiesysteem van het Sociaal Team zijn opgenomen voor zover deze gegevens op hem betrekking hebben. Het gaat om de volgende rechten:
-Recht op informatie, inzage en afschrift (artikel 18);
-Recht op correctie van feitelijke onjuistheden en een recht op het toevoegen van een eigen verklaring als de betrokkene het niet eens is met een oordeel dat over hem in het registratiesysteem is opgenomen (artikel 19);
-Recht op vernietiging van (bepaalde) gegevens die over de cliënt in het registratiesysteem zijn opgenomen (artikel 20).
Informatie inzage en afschrift
Een betrokkene kan verzoeken hem mede te delen of er gegevens over hem in het registratiesysteem zijn opgenomen. Is dit het geval, dan dient de betrokkene in principe inzage te krijgen in of een volledig afschrift te krijgen van alle gegevens die over hem in het registratiesysteem zijn opgenomen. Dit recht kan alleen in bijzondere gevallen worden beperkt of geweigerd.
In artikel 18 lid 4worden de (in de wet beschreven) redenen daarvoor genoemd. Van belang voor de praktijk van het Sociaal Team is vooral dat inzage en of afschrift beperkt of geweigerd kunnen worden in verband met ‘rechten en vrijheden van anderen’. Dit maakt het mogelijk om in een bijzonder geval bepaalde gegevens niet ter inzage te geven in verband met privacybelangen of de veiligheid van een gezinslid of een (ex) partner van de cliënt. Vanwege deze beperking is het van belang dat de gegevens in het registratiesysteem eerst goed worden doorgelezen voordat de gegevens aan de verzoeker bekend worden gemaakt, zodat eerst wordt beoordeeld of er een reden is om bepaalde gegevens (zoals bijvoorbeeld een geheim adres) af te schermen voordat de betrokkene zijn gegevens inziet.
Status van persoonlijke werkaantekeningen
Persoonlijke werkaantekeningen van een lid van het Sociaal Team vallen buiten de rechten op inzage, afschrift en dergelijke. Onder persoonlijke werkaantekeningen vallen alleen die aantekeningen die het lid van het Sociaal Team maakt als tijdelijke en strikt persoonlijke geheugensteun ten behoeve van een volgend contact. Vanaf het moment dat de beroepskracht zijn persoonlijke werkaantekeningen deelt met een ander lid van het Sociaal Team of met iemand daarbuiten, vallen deze aantekeningen onder het recht op inzage, afschrift en dergelijke. In feite is er dus nauwelijks ruimte voor het maken van persoonlijke werkaantekeningen want ook in geval van intern overleg binnen het team krijgen persoonlijke werkaantekeningen de status van gegevens die tot het dossier behoren en waarop recht op inzage e.d. kan worden uitgeoefend. Alle signalen over ernstige of zorgelijke situaties waarin een cliënt of een gezinslid van de cliënt mogelijkerwijs verkeert, behoren in ieder geval te worden vastgelegd in het registratiesysteem zodat deze ook bij afwezigheid van het lid van het Sociaal Team in volgende contacten tussen de cliënt en een ander lid van het Sociaal Team, bekend zijn bij het Sociaal Team.
Blijkt uit het recht op inzage en informatie dat het registratiesysteem informatie bevat die feitelijk onjuist is, of die overbodig is, gelet op de ondersteuning die het Sociaal Team biedt, dan kan de cliënt het Sociaal Team verzoeken om deze informatie te corrigeren of weg te halen. Het Sociaal Team dient binnen vier weken op dit verzoek te reageren. Een afwijzing van het verzoek moet zorgvuldig worden gemotiveerd. Is een betrokkene het niet eens met een oordeel dat of een mening die over hem in het registratiesysteem is opgenomen, dan heeft hij het recht om een eigen verklaring aan de gegevens toe te voegen waarin hij uitlegt dat hij het niet eens is met dit oordeel en waarom niet.
Artikel 20: Vernietigingsrecht
De betrokkene kan het Sociaal Team verzoeken (een deel van) zijn gegevens uit het registratiesysteem te verwijderen. In principe moet het Sociaal Team binnen drie maanden aan een dergelijk verzoek voldoen. Maar het verzoek kan (gedeeltelijk) worden geweigerd als het bewaren van de gegevens van ‘aanmerkelijk belang’ kan zijn voor een ander dan de betrokkene. Op basis van deze uitzondering kan het Sociaal Team bijvoorbeeld besluiten om gegevens over mogelijk huiselijk geweld te bewaren in verband met de veiligheid van de partner van de betrokkene die om vernietiging verzoekt.
Artikel 21 Taken van de verantwoordelijken mandateren aan de beheerder
Formeel moet de betrokkene zich voor het uitoefenen van zijn rechten wenden tot de verantwoordelijken, dit wil zeggen tot het college van burgemeester en wethouders, de verantwoordelijke in dit reglement. Maar de verantwoordelijke kan deze taak, op basis van een mandaatbesluit, overdragen aan de leidinggevende van het Sociaal Team die ook beheerder is van het registratiesysteem. Zo wordt het mogelijk dat de leidinggevende / beheerder de verzoeken om inzage, informatie, correctie en vernietiging afhandelt.
Artikel 22: De positie van ouders en kinderen
De rechten die op basis van dit reglement kunnen worden uitgeoefend worden in sommige gevallen uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger, dit wil zeggen door degene die het gezag over de minderjarige heeft. Is een betrokkene of een cliënt nog geen twaalf jaar oud dan oefent of oefenen de wettelijk vertegenwoordiger(s) de rechten van het kind uit. Is een cliënt of een betrokkene al wel twaalf maar nog geen zestien jaar oud, dan oefenen de wettelijk vertegenwoordiger(s) en de jeugdige de rechten van de jeugdige cliënt of betrokkenen beiden uit. Vanaf zestien jaar oefent de jeugdige betrokkene of cliënt zijn rechten zelfstandig uit.
Mocht een jeugdige cliënt of betrokkene van zestien jaar of ouder bijvoorbeeld door een geestelijke beperking of een psychiatrische stoornis naar het oordeel van het Sociaal Team niet in staat worden geacht om zijn rechten (zelfstandig) uit te oefenen of de gevolgen daarvan te overzien, dan worden zijn rechten uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger(s), of door de ouder(s) als hij na zijn meerderjarigheid geen wettelijk vertegenwoordiger heeft.
Beperken van rechten van wettelijk vertegenwoordiger(s)
Bij het uitoefenen van rechten door de wettelijk vertegenwoordiger(s) geldt een belangrijke beperking, die is geformuleerd in lid 5 van artikel 22. Is het uitoefenen van deze rechten in strijd met zwaarwegende belangen van de jeugdige cliënt, dan kan het Sociaal Team deze rechten beperken of zo nodig weigeren. Bijvoorbeeld als een ouder wil dat de aantekeningen over een vermoeden van kindermishandeling en een melding bij het AMK uit het dossier worden verwijderd. Dit verzoek kan worden afgewezen indien het Sociaal Team meent dat het van belang is om deze aantekeningen te bewaren gelet op de veiligheid van het kind van de cliënt.
Artikel 23 van de regeling bepaalt uitdrukkelijk dat ieder die op basis van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens van cliënten een geheimhoudingsplicht heeft. Deze bepaling zorgt er voor dat ook beroepskrachten die zelf geen beroepsgeheim hebben, zoals bijvoorbeeld de leidinggevende van het Sociaal Team, de gegevens van cliënten waarvan zij kennisnemen geheim houden, tenzij de wet of dit reglement verstrekking van gegevens mogelijk maakt.
De slotbepalingen bieden o.a. de mogelijkheid voor nieuwe instellingen om deel te gaan nemen aan de Sociaal Teams door de toetredingsverklaring te ondertekenen.
Informatie voor cliënten van het Sociaal Team, toestemming tot uitwisseling van gegevens
Voor wie is deze informatie bestemd?
De informatie in dit document is van belang voor mensen die zich voor hulpverlening bij het Sociaal Team hebben aangemeld.
Het kan gaan over hulp op de verschillende gebieden waar u behoefte aan heeft en die het Sociaal Team zelf kan leveren of er mogelijk voor kan zorgen dat een specialist die levert. Wanneer u die hulp aanvaardt, verwacht het Sociaal Team dat ook ú zich inzet om uw problemen zoveel mogelijk op te lossen. Het Sociaal Team heeft als taak om waar nodig hulp te bieden om met u de problemen aan te pakken, zodat u daarna weer zelfstandig verder kunt.
Het Sociaal Team inventariseert in een gesprek met u met welke problemen u te maken heeft en in hoeverre u zelfstandig in staat bent om die problemen op te lossen. Het kan ook zijn dat mensen uit uw omgeving (familie, buren, vrienden) u kunnen helpen om daaraan een bijdrage te leveren.
Als uit het gesprek blijkt, dat het u niet zelf lukt, dan stelt een medewerker van het Sociaal Team samen met u een ondersteuningsplan op. Dit kan betekenen dat de medewerker u bijvoorbeeld helpt bij de aanvraag van een voorziening of u verwijst naar een specialist van een andere organisatie die uw problemen helpt op te lossen. Uw eigen inzet is daarbij allereerst van belang, maar als andere partijen daarbij een rol moeten spelen, is het uitwisselen van uw gegevens daarbij vereist. Anders kan er geen goede hulp worden geboden.
Het Sociaal Team doet er alles aan om met u de problemen te verminderen, zodat u weer zelfstandig verder kunt. Toch kan het soms voorkomen dat u het niet eens bent met een besluit van het Sociaal Team of onverhoopt een klacht heeft over de manier waarop u bent behandeld. Tegen besluiten van het Sociaal Team kunt u bezwaar en beroep aantekenen. Daarnaast kunt u een klacht indienen tegen de wijze van behandeling.
Andersom is het mogelijk dat het Sociaal Team van mening is dat u zich onvoldoende inzet om uw aandeel van de afspraken na te komen. Bij verwijtbare tekortkomingen van uw kant kan het Sociaal Team de hulp beëindigen.
Wanneer u wordt verwezen naar een organisatie met specialistische ondersteuning, voeren deze specialisten hun werkzaamheden in samenwerking met het Sociaal Team voor u uit. Ook daar kan het gebeuren dat u niet tevreden bent over de behandeling of zich niet kunt verenigen met de manier van uitvoeren van de hulp. Elke specialist beschikt over een klachtenregeling. U dient zich met een klacht altijd eerst tot de specialist te richten. Komt u er samen niet uit, dan kunt u met uw klacht bij de medewerker van het Sociaal Team terecht, die met u het ondersteuningsplan heeft opgesteld.
Het Sociaal Team legt samen met u in een ondersteuningsplan vast welke hulp voor u noodzakelijk is. Dit betekent dat het Sociaal Team (als dat nodig is) informatie over u moet verstrekken. Andersom verstrekt de specialist (als dat nodig is) informatie aan het Sociaal Team over de stand van zaken.
Gegevens die uitgewisseld kunnen worden zijn persoonsgegevens (w.o. in een aantal gevallen het Burgerservicenummer, naam, adres, woonplaats, geboortedatum), inkomenssituatie, taalkennis, opleidingsniveau, gegevens over uw specifieke vragen, gegevens over factoren die aandacht behoeven in het kader van hulp en voortgangsgegevens. Uiteraard gaat het alleen om de gegevens die op uw situatie en uw vragen en problemen betrekking hebben. De organisaties die daarbij van belang zijn, zijn opgenomen in het ondersteuningsplan.
De uitwisseling van informatie is toegestaan op grond van de wet. Het is van belang dat u hiervan op de hoogte bent en daarvoor tekent.
Aanvulling 1 : verklaring gegevensbetreffende de gezondheid (indien van toepassing)
Wanneer het gaat om de uitwisseling van gegevens betreffende de gezondheid in strikte zin die betrekking hebben op de oorzaak van ziekte of aandoening, de geneeskundige behandeling of verzorging en medische verrichtingen, zoals medicatie en dergelijke, dan heeft het Sociaal Team voor de verwerking van die gegevens uw schriftelijke toestemming nodig. Het Sociaal Team mag dergelijke gegevens alleen verwerken, wanneer u de onderstaande machtiging ondertekent.
voorbeeld machtiging bijzondere gegevens
Aanvulling 2 : verklaring strafrechtelijke gegevens (indien van toepassing)
Wanneer het gaat om strafrechtelijke gegevens in strikte zin die betrekking hebben op bijvoorbeeld veroordelingen of die voorkomen in een proces-verbaal dan heeft het Sociaal Team voor de verwerking van die gegevens uw schriftelijke toestemming nodig. Het Sociaal Team mag dergelijke gegevens alleen verwerken, wanneer u de onderstaande machtiging ondertekent.
Bijlage II Toetredingsverklaring Sociaal Team Westerveld
[Naam instelling die deel gaat nemen aan het Sociaal Team]
Voor deze overeenkomstig rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam en functie]
[naam instelling] wenst toe te treden tot het Sociaal Team van Westerveld, om met de andere deelnemende instellingen de doelen te realiseren zoals omschreven in artikel 2 van het Privacyreglement Sociaal Team Westerveld;
[naam instelling] kennis heeft genomen van genoemde regeling en instemt met de bepalingen van dit reglement;
[naam instelling] met ingang van [datum] deelneemt aan het Sociaal Team van Westerveld en als samenwerkingspartner van het team of de teams de bepalingen zal naleven van het Privacyreglement Sociaal Team Westerveld.
[ datum van ondertekening] [handtekening vertegenwoordiger toetredende instelling]