CVDR353792_1Instructie voor de eilandgriffiernlregelingSaba2015-01-13SabaSabaA.B. 2012, no. 18Instructie voor de eilandgriffierWet openbare lichamen, art. 131, lid 2Eilandsraadbestuur en recht2012-12-20De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-12-21Nieuwe regelingOnbekendGeenGeenInstructie voor de eilandgriffierDe eilandsraad van het Openbaar Lichaam SabaGelet op het bepaalde in artikel 131, lid 2 van de Wet Openbare Lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba;Besluit:
de instructie voor de eilandgriffier vast te stellen
de instructie in werking te laten treden de dag na de vaststelling
Instructie voor de eilandgriffier1Algemene ondersteuning1.De eilandgriffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de eilandsraad, de raadsleden en de door de eilandsraad ingestelde commissies.2.De eilandgriffier draagt er zorg voor dat de leden van de eilandsraad en de door de eilandsraad ingestelde commissies de informatie wordt verstrekt die zij in hun respectievelijke hoedanigheid behoeven. De informatie wordt digitaal, mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel verstrekt, waarbij zoveel mogelijk met de wens van de leden rekening wordt gehouden.3.De eilandgriffier draagt er desgevraagd zorg voor dat de leden van de eilandsraad en de door de eilandsraad ingestelde commissies de nodige bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in de wet en in het Reglement van Orde van de eilandsraad voorziene bevoegdheden en initiatieven.2AdviseringDe eilandgriffier draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de eilandsraad en de door de eilandsraad ingestelde commissies met betrekking tot de te volgen procedures. Indien nodig adviseert de eilandgriffier de eilandsraad ten behoeve van de door de eilandsraad te nemen besluiten.3Aanwezigheid1.De eilandgriffier is aanwezig bij de vergaderingen van de eilandsraad.2.De eilandgriffier is aanwezig bij de vergaderingen van het Presidium.3.De eilandgriffier is aanwezig bij de vergaderingen van de Centrale Commissie.4.De eilandgriffier is aanwezig bij de vergaderingen met de eilandsecretaris en de gezaghebber.5.De eilandgriffier is aanwezig bij de vergaderingen van de door de eilandsraad ingestelde commissies.4Voorbereiding vergaderingen eilandsraad1.De eilandgriffier draagt zorg voor de procedurele voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen van de eilandsraad en zorgt voor verslaglegging.2.De eilandgriffier draagt zorg voor het beheer van de agenda van de eilandsraad.3.De eilandgriffier is verantwoordelijk voor een adequaat verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn.4.De eilandgriffier draagt zorg voor het toetsen van de compleetheid van vergaderstukken en bewaakt de in het Reglement van Orde van de eilandsraad gestelde termijnen.5Voorbereiding vergaderingen Presidium1.De eilandgriffier draagt zorg voor de procedurele voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen van het Presidium, doet behandelvoorstellen voor geagendeerde onderwerpen en zorgt voor verslaglegging.2.De eilandgriffier stelt voorstellen op betreffende de inhoudelijke taken van het Presidium en het op basis van wet- en regelgeving aan de eilandsraad ter beschikking staande instrumentarium.6Ondersteuning voorzitters eilandsraad, Presidium, commissies1.De eilandgriffier staat de voorzitter van de eilandsraad ter zijde bij de voorbereiding en het verloop van de vergaderingen van de eilandsraad.2.De eilandgriffier staat de voorzitter van het Presidium ter zijde bij de voorbereiding en het verloop van de vergaderingen van het Presidium.3.De eilandgriffier wijst commissiegriffiers aan ter ondersteuning van de voorzitters van de door de eilandsraad ingestelde commissies. De eilandgriffier fungeert als klankbord bij hun gemeenschappelijke zorg voor de voorbereiding en het verloop van de vergaderingen.7Verantwoordelijkheid griffie1.De eilandgriffier geeft leiding aan de griffie.2.De eilandgriffier heeft de verantwoordelijkheid voor:
De kwaliteit van de advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame medewerkers.
De bewaking van de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
De begeleiding en ontwikkeling van de griffiemedewerkers en voert daartoe voortgangs- en functioneringsgesprekken.
Het beheer van de aan de griffie op basis van de begroting toegedeelde budgetten.
3.De eilandgriffier draagt zorg voor het opstellen van een beleidsplan en een jaarverslag met betrekking tot de werkzaamheden van de griffie en legt deze ter vaststelling voor aan het Presidium.8Overleg met de eilandsecretaris en de gezaghebber1.De eilandgriffier voert op voet van gelijkwaardigheid regelmatig overleg met de eilandsecretaris en de gezaghebber over:
Zaken die het verkeer tussen bestuurscollege en eilandsraad, en tussen organisatie en griffie betreffen.
Het verloop en de kwaliteit van de bestuurlijke procesvoering.
Organisatorische aangelegenheden.
De wijze waarop ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt verleend aan de eilandsraad.
Over aangelegenheden die de eilandsraad betreffen.
2.De eilandgriffier voert twee keer per jaar overleg met de gezamenlijke rekenkamer.9Afdoening poststukkenDe eilandgriffier is bevoegd om de ingekomen poststukken en emails aan de eilandsraad af te handelen waarbij de eilandsraad vooraf op de hoogte wordt gebracht.10Afwezigheid en plaatsvervanging1.Indien de eilandgriffier meer dan twee weken verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan het Presidium.2.De plaatsvervangend eilandgriffier treedt in alle bevoegdheden van de eilandgriffier bij diens vervanging.11SlotbepalingIn alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de eilandgriffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van het Presidium.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de eilandsraad van het Openbaar Lichaam Saba op 20 december 2012 en in werking getreden de dag na de vaststelling.Wnd. Eilandgriffier Gezaghebber