CVDR35375_1Verordening ex artikel 213 GemeentewetnlregelingBoekel2010-08-03BoekelWeekblad Boekel & Venhorst, 03-08-2010Controleverordening gemeente BoekelGemeentewet, artikel 213Besluit accountantscontrole gemeentengemeenteraadfinanciën en economie2004-07-01De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2010-08-032003-11-152015-01-01Nieuwe regelingPD/000706GeenGeenVerordening ex artikel 213 GemeentewetDe raad van de gemeente Boekel besluit;Gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole
gemeenten;Besluit:Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de
inrichting van de financiële organisatie van de gemeente
Boekel.1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
accountant
een door de raad benoemde:· registeraccountant of· accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in derde lid van artikel 36 Wet op de
Accountant-Administratieconsulenten of· organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants
samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet
bedoelde jaarrekening.
accountantscontrole
de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening
uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en
lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en
balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde
jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur
te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie
gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige
verantwoording mogelijk maken;
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur
worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in
acht worden genomen.
rechtmatigheid in het kader van de
accountantscontrole
het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en
regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole
gemeenten.
deelverantwoording
een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde
verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de
gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de
jaarrekening.2Opdrachtverlening accountantscontrole1.De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen
accountant. De benoeming van de accountant geschiedt in principe voor
een periode van 4 jaar, met de mogelijkheid om de benoeming tussentijds
te ontbinden door schriftelijke kennisgeving aan de accountant
voorafgaand aan het begin van een nieuw boekjaar met een minimale
termijn van een half jaar.2.De raad stelt voor 1 januari 2006 het programma van eisen vast. In het
programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole
opgenomen:
de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel daarvan
afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de
jaarrekening;
de eventueel apart te controleren deelverantwoordingen en de
daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel
daarvan afwijkende rapporteringstoleranties;
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles,
in aanvulling op de jaarlijkse controle;
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende
tussentijdse rapportering.
3Informatieverstrekking door college1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne – en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4.Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen jaarlijks uiterlijk
1 juli na afloop van het boekjaar waarover verantwoording wordt afgelegd
over aan de raad.5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van
invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door
het college aan de raad en de accountant gemeld.4Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze
waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de
omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.3.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole
vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en een
vertegenwoordiger uit de raad, uiterlijk 1 januari 2006 een
vertegenwoordiger van de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder
financiën, de gemeentesecretaris en de senior-medewerker financiën.5Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren
en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven,
computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de
accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat
de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een
onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen,
terreinen en informatiedragers van de gemeente.2.De accountant is bevoegd om van alle medewerkers van de gemeente
mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen,
die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het
college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan
hun medewerking verlenen.3.Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn
gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de
accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de
rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het
gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.6Overige controles en opdrachten1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot
het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de
onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het
college informeert de raad over deze aan de accountant te verstrekken
opdrachten.2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende
de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de
ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige
besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan
een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het
belang van de gemeente is.3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
verantwoordin dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het
college bevoegd hiervoor de opdracht te velenen aan een andere dan de
door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de
gemeente is.7Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze
terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het
college.2.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met
de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.3.De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met de raad (en/of met de
commissie Algemene Zaken).8InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van juli 2004 en werkt terug
tot 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de
accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het
verslagjaar 2004 en later.9CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als “Controleverordening gemeente
Boekel”.Aldus besloten in de openbare vergadering vande raad van de gemeente Boekel, gehouden op1 juli 2004Artikel 3In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de
samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad
is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de
raad geëiste deelverantwoordingen. Dit artikel regelt de verplichtingen van het
college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Het derde lid is optioneel. Het veroplicht het college een verklaring af te
geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van
belang is voor de beoordeling van de jaarrekening t hebben achtergehouden. De
verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het
een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college
een dergelijke verklaring verstrekt. Overigens wordt de jaarrekening in de
praktijk al veel eerder aan de raad gepresenteerd inclusief de bijbehorende
accountantsverklaring. De genoemde termijnen zijn gekoppeld aan de uiterste
termijn van toezending aan de toezichthouders van 15 juli.Artikel 4Dit artikel regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college
ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is
leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs
onaangekondigd controles uitvoeren. Wel moet ter bevordering van een soepele
accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de
verschillende vertegenwoordigers van de gemeente.Artikel 6Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de
gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries
voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten
(specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing
van de accountant voor o.a. dit soort accountantscontroles is de bevoegdheid van
het college. Ook kan het college besluiten advieswerkzaamheden uit te besteden
aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend
advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de
accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.
Het eerste lid regelt, hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van
“advieswerkzaamheden” zoals de verbetering van de administratieve organisatie,
aan de door de raad benoemde accountant. Hetzelfde geldt voor die gevallen,
waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet
controleren. In alle gevallen moet worden voorkomen dat de integriteit van de
accountant in het geding komt. Dit lid bepaalt, dat het college voor
advieswerkzaamheden, zoals bijv. op het gebied van bestuurlijke
informatievoorziening of de rechtmatigheid, de door de raad benoemde accountant
kan inschakelen indien het college de raad informeert over dit voornemen. Het
tweede en derde lid regelt, dat het college voor de overige
controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant
inschakelt. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de
gemeente is.Artikel 7Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de
door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die in een programma van eisen
moeten worden geregeld. Dit programma van eisen stellen wij voor om te koppelen
aan de totstandkoming van de rekenkamercommissie.Voor 1 januari 2006 moet er door de raad een besluit worden genomen om of een
lookale rekenkamer (zelfstandig of met andere gemeenten gezamenlijk) of een
rekenkamercommissie in werking moet treden. De gemeente Boekel gaat uit van de
voorkeur voor een rekenkamercommissie. Deze rekenkamercommissie moet via een
verordening worden ingesteld, waarbij tevens de communicatie tussen de
rekenkamercommissie en de raad wordt geregeld. De accountant heeft hiervoor een
audit-convenant opgesteld als voorbeeld. Met de verordening van de
rekenkamercommissie zal een audit-convenant ter vaststelling aan de raad worden
aangeboden.Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant
meestal meerdere tussentijdse controles (interim-controles). Het eerste lid
regelt dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de
accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij
de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover
aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant)
mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Voorts in het tweede
lid opgenomen een procedure voor hoor en wederhoor. Het verslag van bevindingen
wordt voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van
bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft
het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij constateringen in het
(concept-)verslag van bevindingen.