CVDR353730_1ARCHIEFVERORDENINGnlregelingLoppersum2014-12-13LoppersumGemeenteblad, 2014, 74619Archiefverordening 2014Archiefwet 1995, art. 30gemeenteraadbestuur en recht2014-11-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-12-132014-01-012021-01-01nieuwe regelingOnbekendGeenDeze verordening vervangt de Archiefverordening van 29 mei 2008ARCHIEFVERORDENINGDe gemeenteraad van de gemeente Loppersum.gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders;gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet
1995; besluit
:vast te stellen de:"Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de
archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover
deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats":"ARCHIEFVERORDENING".I.ALGEMENE BEPALINGEN1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
door burgemeester en wethouders aangewezen
archiefbewaarplaats;
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het
beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die
niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatie-onderdeel, zelfstandig belast met de
documentaire informatievoorziening;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
II.DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE
ARCHIEFBESCHEIDEN2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en
instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van
de wet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder(s). 4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van
voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het
beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire
verzamelingen, ongeacht hun vorm.5
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de
vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden
op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende
is gewaarborgd.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van
de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan
of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze
kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden
voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de
archiefbewaarplaats voorschriften vast.8Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent
hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.
III.SLOTBEPALINGEN9De Archiefverordening van 29 mei 2008 wordt ingetrokken.10Deze verordening treedt in werking na bekendmaking en werkt terug tot en
met 1 januari 2014.11Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2014 gemeente
Loppersum.Vastgesteld in de openbare vergaderingvan de raad van de gemeente Loppersumgehouden op 24 november 2014, nr. 11.De raad voornoemd,A.Rodenboog, voorzitter.R.S. Bosma, griffier.Archiefverordening gemeenten zonder benoemde archivarisMemorie van toelichtingDeze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het
Archiefbesluit 1995 , en dient door de gemeenteraad te worden
vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de
Archiefwet 1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor
de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de
archieven van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de wet
bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet
zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing
op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de
Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige
archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995
en in de Archiefregeling .Artikelsgewijze toelichting1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. 2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het
Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de
archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. 3Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7
te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. 5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het
Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de
procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking
komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent
de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de
interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter
besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij
dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te
verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De
gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte
stukken daarvan zelf ook profijt.7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit
Informatiebeheer. 8De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied
van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft
plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde
interbestuurlijk toezicht.