CVDR353257_1Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2015nlregelingEmmen2015-01-01EmmenZuidOosthoeker, 20-01-2015Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2015Gemeentewet, art. 33, lid 2Gemeentewet, art. 33, lid 3gemeenteraadbestuur en recht2014-12-18De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2015-01-012026-04-01nieuwe regelingRA14.0108Geen.Deze verordening vervangt de “Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2012”.Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2015De raad van de gemeente Emmen;gelezen het voorstel van het presidium van 8 december 2014;gelet op het bepaalde in 33 lid 2 en 3 van de Gemeentewet;b e s l u i t :

In te trekken de Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2012;

Vast te stellen de Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2015 met de daarbij behorende artikelen en toelichting:

Artikel1BegripsbepalingenIn deze verordening wordt verstaan onder:

Raadsfractie: een in de gemeenteraad rechtstreeks verkozen politieke groepering (fractie) zoals bedoeld in artikel 7 Reglement van Orde Raad gemeente Emmen 2011, bestaande uit een of meer natuurlijke personen, onder leiding van een fractievoorzitter;

Fractielid: lid van een in de gemeenteraad rechtstreeks verkozen politieke groepering of een commissielid, niet zijnde raadslid;

Vergoeding: de krachtens deze verordening aan raadsfracties te verstrekken financiële tegemoetkoming.

Artikel2Vergoeding1.De fracties in de gemeenteraad hebben jaarlijks op grond van deze verordening aanspraak op een vergoeding per fractie en per fractielid.2.De vergoeding wordt bij wijze van voorschot verstrekt door overmaking op een ten name van de desbetreffende fractie gestelde bankrekening.3.De verstrekking van de in artikel 1 genoemde vergoedingen - in de vorm van een voorschot - vindt per kalenderjaar plaats in twee gelijke termijnen op basis van het aantal raadsfracties en het aantal tot de raadsfracties behorende raadsleden op 1 januari en 1 juli van het betreffende kalenderjaar, waarop de vergoedingen betrekking hebben, waarbij tijdelijke vacatures worden meegeteld, behoudens het gestelde in artikel 5.4.In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden ontvangt een fractie een deel van de vergoeding, namelijk voor de maand januari van dat jaar tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. Een fractie die na de verkiezingen in de raad komt, ontvangt een deel van de vergoeding, namelijk voor de maanden na de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden tot en met de maand december van dat jaar.5.Na vaststelling van de bedragen, bedoeld in artikel 8, kan een nog te verstrekken voorschot worden verrekend met een teveel aan ontvangen voorschotten.

Artikel3Hoogte van de vergoeding

De vergoeding bedraagt op het moment van vaststelling van deze verordening per fractie € 5.444,- en per fractielid € 1.894,-.

De hoogte van deze vergoeding wordt jaarlijks door de raad bepaald bij de vaststelling van de gemeentebegroting voor dat jaar. In het geval een expliciet besluit over de hoogte van de vergoedingen achterwege blijft, blijven de laatst vastgestelde vergoedingen, conform deze verordening, gehandhaafd.

Artikel4Gebruik van de vergoeding

De vergoeding is bestemd als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren van de fractie. Fracties besteden de vergoeding om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

giften;

uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit voor raads- en commissieleden toekomen.

De besteding van de vergoeding als bedoeld in artikel 2 wordt niet gekoppeld aan een begrotingsjaar en kan , met inachtneming van de bepaling in art. 7 over de toegestane reserves, verspreid over de zittingsperiode van de raad worden aangewend.

Artikel5Wijziging vergoedingIndien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen, splitsing en/of samenvoegingvan fracties verandert, wordt de vergoeding als volgt aangepast:

bij vermindering dan wel vermeerdering van het zeteltal, op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerstvolgende vergadering van de raad plaatsvindt;

de aanspraak op de vergoeding van de na splitsing ontstane fractie gaat in met ingang van de eerste dag van de maand waarin de eerstvolgende vergadering van de raad plaatsvindt.

Artikel6Rekening en verantwoording1.Vóór 1 maart van elk kalenderjaar dient elke fractie via de fractievoorzitter bij de raad rekening en verantwoording af te leggen over de besteding van de vergoeding over het voorafgaande kalenderjaar, onder overlegging van een verklaring inclusief samenvatting fractieverantwoording en een overzicht van de individuele uitgaven met bewijsstukken van uitgaven zoals facturen en bankafschriften.2.De samenvatting vermeldt in elk geval:•De eindstand op 31 december van het jaar voorafgaand aan het te verantwoorden jaar;•De beginstand op 1 januari van het te verantwoorden jaar;•De verkregen fractievergoeding over het te verantwoorden jaar;•De uitgaven ten laste van de fractievergoeding in het te verantwoorden jaar;•De eindstand op 31 december van het te verantwoorden jaar.3.Bij de samenvatting wordt een verklaring gevoegd van de fractie over de juistheid van de overgelegde gegevens. Deze verklaring wordt ondertekend door de fractievoorzitter. Bij fracties met meer dan één zetel tekent ook een tweede fractielid. Bezet de fractie één zetel in de raad, dan kan een lid van het partijbestuur tekenen “voor gezien”.4.Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan de raad.5.In afwijking van het eerste lid wordt door fracties die na verkiezingen of tussentijds als zodanig ophouden te bestaan rekening en verantwoording afgelegd binnen drie maanden na de verkiezingsdatum respectievelijk de datum van beëindiging van de activiteiten.6.De aanspraak op uitbetaling van de tweede en eventueel daarop volgende termijnen schort op tot het moment van ontvangst van de in lid 1 bedoelde rekening en verantwoording. 7.Het recht op vergoeding over een kalenderjaar vervalt als voor het eind van het daaropvolgende jaar geen rekening en verantwoording als bedoeld in dit artikel is afgelegd.

Artikel7Reserves

De fractie reserveert het binnen een kalenderjaar niet gebruikte deel van de vergoeding ter besteding door die fractie in het volgende kalenderjaar.

De reserve op 31 december in een verkiezingsjaar is niet groter dan 100 % van de vergoeding waarop de fractie in dat jaar op grond van artikel 2 aanspraak kon maken. De volgende 3 kalenderjaren mag de reserve op 31 december niet groter zijn dan 75% van de vergoeding waarop de fractie in dat jaar op grond van artikel 2 aanspraak kon maken.

De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie, die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

Als bij zetelverlies de fractie ophoudt te bestaan en naar het oordeel van de raad geen rechtsopvolger kan worden aangewezen, vervalt de reserve aan de raad en moet dit bedrag teruggestort worden op de rekening van de gemeente.

Artikel8Vaststelling vergoedingBinnen drie maanden na ontvangst van het advies van de accountant stelt de raad per fractie de bedragen vast van:

de vergoeding van de desbetreffende fractie;

de stand van de reserve;

het teveel aan reserve;

voor zover van toepassing, de hoogte van de terugvordering van de ontvangen voorschotten, waarvoor de natuurlijke persoon/personen binnen de raadsfractie hoofdelijk aansprakelijk is/zijn.

Artikel9HardheidsclausuleDe raad kan artikel 6 lid 6 en 7 buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voorzovertoepassing gelet op het belang van de uitoefening van de volksvertegenwoordigende,kaderstellende en controlerende rol van de fractie, leidt tot een onbillijkheid van overwegendeaard. Daar, waar deze verordening niet in voorziet, beslist de raad op voorstel van het presidium.Artikel10Overgangs- en slotbepalingen

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2015.

Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2015".Vastgesteld in de openbare vergadering van 18 december 2014

de griffier,de voorzitter,H.D. WerkmanC. Bijl

Artikelgewijze toelichting Art. 2 VergoedingDe bijdrage is niet aan de persoon toegewezen, maar aan de fractie. Als een raadslid de raadszetel teruggeeft aan de raad, heeft dat geen gevolgen voor de vergoeding aan de fractie, waarvan dit raadslid deel uitmaakte, ook niet als niet in de opvolging kan worden voorzien. Artikel 5 voorziet in de aanpassing van de vergoeding a.g.v. verkiezingen, splitsing en/of samenvoeging van fracties (zie toelichting bij dit artikel). In een verkiezingsjaar zijn de termijnbetalingen gebaseerd op het aantal maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden, respectievelijk het aantal maanden daarop volgend tot en met de maand december.Art. 3 Hoogte van de vergoedingIn de verordening fractievergoeding 2012 is de berekening als volgt: € 4.300 per fractie en € 1.000 per fractielid. Daarnaast bedraagt de vergoeding voor personele ondersteuning per week € 22,- voor de fractie en € 22 per week per fractielid. De vergoeding per fractielid is bij raadsbesluit teruggebracht van € 1.000 naar € 750 (effectuering daarvan vanaf april 2014). Daarmee rekening houdend en door het opnemen van de vergoeding voor personele ondersteuning in een all-in bedrag, bedraagt de vergoeding per 1 januari 2015 per fractie € 5.444 en per fractielid € 1.894. Het is aan de fractie hoe ze dit bedrag wil inzetten. Er wordt dus geen afzonderlijke vergoeding voor personele ondersteuning verstrekt.In een verkiezingsjaar wordt in januari het voorschot uitbetaald tot en met de maand waarin de verkiezing plaatsvindt. Uiterlijk in mei van dat jaar wordt het voorschot over de resterende maanden uitbetaald. In de andere jaren wordt het eerste voorschot uitbetaald in januari en het tweede voorschot in juli.Art. 4 Gebruik van de vergoedingIn de verordening wordt geregeld welke bedragen door de gemeente aan de fracties beschikbaar worden gesteld voor het dagelijks functioneren van de fracties. Ten aanzien van deze bedragen wordt een aantal regels gesteld over wat wel en niet ten laste van de fractievergoeding mag worden gebracht. De volgende kostensoorten mogen in ieder geval niet ten laste van de fractievergoeding worden gebracht:•Abonnementen/tijdschriften voor de partij;•Lief –en-leed pot;•kosten incasso en boetes;•Aanschaf digitale camera;•Kerstpakketten;•Sponsorkosten;•Contante kasopnamen;•Reis- en verblijfkosten raadslid binnen de gemeente. (Voor reizen buiten het grondgebied van de gemeente ter uitvoering van een beslissing van het gemeentebestuur kan, per verordening, een vergoeding worden toegekend).

De volgende kostensoorten mogen wel ten laste van de fractievergoeding worden gebracht, mits de uitgave bedoeld is om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken. Bij een aantal van die kostensoorten, geldt tevens de voorwaarde dat ze slechts incidenteel ten laste van de fractievergoeding worden gedaan:•Niet partijpolitiek georiënteerde functionele scholing;•Fractie-excursie (programma overleggen als bewijsstuk);•Laptop, pc, tablet en printer c.a. (incidenteel: per bestuursperiode maximaal 1 laptop, pc of tablet (1 configuratie) en afschrijvingstermijn van 4 jaar hanteren. Is bij vertrek uit de raad/opheffing van de fractie de afschrijvingstermijn nog niet verlopen, dan moet óf het resterende deel worden betaald aan de gemeente óf de configuratie teruggegeven worden aan de gemeente);•Fractie-nieuwsbrief (de inhoud moet gaan over raads- of fractienieuws en de nieuwsbrief moet openbaar beschikbaar zijn;•Werkbezoek door de fractie;•Fractie-website. Is de website voor fractie- en partijdoeleinden, dan is het uitgangspunt 50% ten laste van de partijkas en 50% ten laste van de fractievergoeding;•Zaalhuur externe locatie (incidenteel, dus geen structurele huurlasten ten laste van de fractievergoeding en het moet gaan om een vergaderlocatie);•Zaalhuur bij fractie- of partijlid mag t.l.v. de fractievergoeding wanneer het een incidenteel karakter heeft en het lid beroepsmatig zalen verhuurt b.v. als restauranthouder. De kosten van zaalhuur moeten marktconform zijn;•Heisessie fractie (zijn ook bestuursleden aanwezig, dan betalen deze zelf hun kosten);•Training door eigen politieke partij (mag t.l.v. de fractievergoeding wanneer de drie genoemde rollen worden versterkt en het onderwerp het lokale raadswerk betreft. Het programma van de training wordt als bewijsstuk overlegd);•Telefoonkosten mogen niet t.l.v. het fractiebudget. Een uitzondering kan gemaakt worden voor de fractie assistent en bij incidentele gevallen, zoals b.v. een fractievoorzitter die in het buitenland extra telefoonkosten moet maken t.b.v. het raadswerk (kosten moeten wel gespecificeerd en bewijsstukken moeten worden overlegd).

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen personele kosten bij reguliere inhuur en vrijwilligersbijdragen ter ondersteuning bij algemene dagelijkse werkzaamheden. Beide kostensoorten mogen t.l.v. de fractievergoeding worden gebracht. Kosten van reguliere inhuur moeten met een bewijsstuk worden onderbouwd, bijvoorbeeld in de vorm van een overeenkomst tussen fractie en ondersteuner(s). Daarnaast heeft iedere fractie de mogelijkheid om één of meer steunfractieleden (niet zijnde raadsleden) een vrijwilligersbijdrage te geven in de vorm van een forfaitair bedrag. Een fractie mag per persoon niet meer dan € 30,- per maand aan vrijwilligersbijdrage verstrekken. In een kalenderjaar mag per fractie het totaal aan vrijwilligersvergoedingen, dus aan alle vrijwilligers tezamen, niet meer dan € 1.500,- bedragen. Uit de bewijsstukken (bankafschriften e.d.) moet duidelijk blijken aan wie de vrijwilligersvergoeding is overgemaakt.Art. 5 Wijziging vergoedingDe vergoeding wordt berekend op basis van het aantal raadsleden in de fractie dat na vermeerdering of vermindering van het zeteltal is ontstaan. De vergoeding betreft een evenredig deel van de jaarvergoeding voor de maanden waarin de vermeerdering of vermindering geldt. Indien een fractie reeds een voorschotbedrag heeft ontvangen dat hoger is dan het bedrag waarop de fractie na vermindering van het zetelaantal recht heeft, dan wordt het meerdere teruggestort op rekening van de gemeente.Art. 6 Rekening en verantwoordingVoor de verklaring inclusief samenvatting evenals voor het overzicht van de individuele uitgaven worden standaard formulieren gebruikt, die in overleg met de accountant tot stand zijn gekomen. Indien sprake is van een terug te storten bedrag a.g.v. een teveel aan reserve fractievergoeding over het voorgaande kalenderjaar, dient een fractie dat duidelijk aan te geven in de verantwoording.De fractievoorzitter moet altijd tekenen. Bij twee- of meermansfracties moeten altijd de fractievoorzitter én een ander fractielid (bij voorkeur de plaatsvervanger de verklaring ondertekenen). Bij een éénmansfractie kan ook een bestuurslid “voor gezien” tekenen. Een bestuurslid kan daarmee niet de verantwoordelijkheid uit de verordening dragen zoals een fractielid of fractievoorzitter dat wel heeft. Essentie van die bepaling is, dat een voorzitter van een éénmansfractie de verklaring en de bijlagen van de verantwoording heeft gedeeld met een bestuurslid (vier-ogen-principe).Artikel 7 ReservesHet verschil in percentage reserve op 31 december van een verkiezingsjaar, waarin de gemeenteraad van Emmen opnieuw wordt gekozen, 100% en de jaren daarna 75% is o.a. gebaseerd op de gewenningsperiode na de verkiezingen en het eventueel toetreden van nieuwe fracties in de raad. Het is zeer wel denkbaar dat juist na de verkiezingen door de fractie een beroep op de fractievergoeding moet worden gedaan.