Organisatie | Bergen op Zoom |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheersverordening Grondbedrijf 2010 |
Citeertitel | Beheersverordening Grondbedrijf 2010 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | volkshuisvesting en woningbouw |
Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-04-2010 | 01-04-2011 | nieuwe regeling | 28-04-2010 Weekblad Bergen op Zoomse Bode 20-06-2010 | RVB10-0008 |
Artikel 1. Doelstelling en taken Grondbedrijf
Als onderdeel van de afdeling vastgoed & projecten faciliteert, ontwikkelt mede en ondersteunt het Grondbedrijf de maatschappelijk gewenste ruimtelijke ontwikkelingen in de gemeente Bergen op Zoom. Zij draagt bij aan het proces dat tot doel heeft het feitelijke gebruik van grond in overeenstemming met het maatschappelijk gewenste ruimtelijk gebruik te brengen. Het Grondbedrijf genereert financiële middelen, voert een overwegend participerend grondbeleid, indien mogelijk wordt echter een actief en indien nodig een passief grondbeleid gevoerd. Daarnaast verleent het Grondbedrijf deskundige financieel-economische begeleiding in projecten. Dit laatste met als doel een optimaal financieel resultaat te bereiken binnen elk project. Zij ondersteunt de gemeentelijke planvorming door de creatieve inzet van kennis en vaardigheden op het gebied van planfinanciering, grondverwerving, tijdelijk beheer, uitgifte van grond en door inzet van het geëigende juridische instrumentarium om ruimtelijke ontwikkelingen mogelijk te maken.
Een belangrijke uitwerking van de missie van het Grondbedrijf is dat zij zorgdraagt voor een gezond Grondbedrijf. Dit houdt in dat het Grondbedrijf er voor zorg draagt dat er een financiële reserve bestaat die een voldoende risico buffer vormt voor financiële risico’s in lopende en toekomstige projecten, bij een normale markt en economische omstandigheden. Indien er echter sprake is ven een snelle of langdurige wijziging in de markt of economische omstandigheden kunnen er aanvullende dekkingsmogelijkheden buiten het Grondbedrijf om benodigd zijn. Aan deze randvoorwaarde toetst het Grondbedrijf ook beleidsvoorstellen in lopende en toekomstige projecten.
Artikel 3. Administratie Grondbedrijf
De financiële administratie van de gemeente dient zodanig te worden ingericht dat er ten aanzien van de taken van het Grondbedrijf sprake is van een voortdurend inzicht in:
Daarbij dient de administratie en de begroting en de verslaglegging van het Grondbedrijf aan te sluiten bij de eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording.
Artikel 4. Financiering Grondbedrijf
Het Grondbedrijf betaalt over het geïnvesteerd vermogen een rente die in principe gelijk is aan de interne rekenrente van de gemeente. In overleg met de treasurer kan in afwijking hierop voor een specifiek project een projectrente afgesproken worden. Deze projectrente wordt door de raad vastgesteld. De rentevergoeding over de reserves van het Grondbedrijf is in principe gebaseerd op de rentevergoeding van vergelijkbare reserves en wordt jaarlijks door de raad vastgesteld bij de begroting. Deze kan derhalve afwijken van de interne rekenrente.
Alvorens werkzaamheden in het kader van de grondexploitatie kunnen worden uitgevoerd, dient de raad hiervoor een krediet beschikbaar te stellen. Een uitzondering hierop kan gemaakt worden voor algemene kosten Grondbedrijf die middels het vaststellen van de gemeentebegroting worden gefiatteerd. Voor werkzaamheden in de planinitiatieffase kan, na goedkeuring van het hoofd Vastgoed & Projecten, op basis van een projectdefinitie inclusief de benoeming van een projectleider een budget verstrekt worden tot een hoogte van max. € 25.000,-. In de jaarrekening van het Grondbedrijf wordt hier achteraf verantwoording over afgelegd. Indien het project doorgang vindt, worden de gemaakte kosten meegenomen in het door de raad vast te stellen voorbereidingskrediet.
Op basis van een definitieve exploitatiebegroting wordt aan de raad een totaalkrediet gevraagd. Jaarlijks bij de actualisatie van de exploitatiebegroting wordt aan de raad medegedeeld of het totaalkrediet nog voldoende is om de nog te maken kosten te dekken. Indien nodig wordt aan de raad een aanvullend totaalkrediet gevraagd.
Voor de daadwerkelijke uitvoering van een project worden door de projectleider schriftelijk opdrachten verstrekt. Hiertoe worden aan de projectleider de bijbehorende budgetten ter beschikking gesteld. De aangevraagde budgetten dienen onderbouwd te zijn. Alvorens de budgetten ter beschikking worden gesteld, worden deze getoetst door de planeconoom. De budgetten dienen in overeenstemming te zijn met de desbetreffende grondexploitatieberekening en moeten passen binnen de beschikbaar gestelde totaalkredieten.
De projectleider is er verantwoordelijk voor dat de opdracht binnen het budget wordt uitgevoerd. Hiertoe ontvangt de projectleider maandelijks kredietoverzichten van de administrateur van het Grondbedrijf. Bij dreigende over- of onderschrijdingen dient de projectleider de planeconoom daarover vroegtijdig te informeren, zodat er sprake kan zijn van eventuele bijsturing. Indien de dreigende over- of onderschrijding van het budget leidt tot een dreigende over- of onderschrijding van het totaalkrediet dient het hoofd Vastgoed & Projecten daarover vroegtijdig te worden geïnformeerd. Indien de over- of onderschrijding van het budget zal leiden tot een over- of onderschrijding van het totaalkrediet dient het college van B&W geïnformeerd te worden. De raad wordt bij jaarlijkse actualisaties op de hoogte gesteld.
Artikel 5. Complexen, algemene bepalingen
Het complex grondexploitaties in uitvoering is bedoeld om onderhanden werken te registreren die betrekking hebben op exploitaties in uitvoering. Bij het vaststellen van het bestemmingsplan bij een ontwikkeling wordt een grondexploitatie aan de raad ter vaststelling aangeboden. Op basis van deze grondexploitatie wordt tegelijkertijd aan de raad een totaalkrediet gevraagd voor de uitvoering van het plan.
Het complex grote betaalplannen is bedoeld om onderhanden werken te registreren die betrekking hebben op zgn. ‘postzegelplannen’. Het betreft veelal gronden waaraan enkele werkzaamheden verricht moeten worden, maar die van een zodanige omvang zijn dat geen grondexploitaties geopend hoeven te worden. De kosten kunnen meestal door de opbrengsten gedekt worden. Achteraf wordt aan de raad door middel van de jaarrekening per postzegelplan verantwoording afgelegd. Het resultaat komt ten laste of ten gunste van het werkkapitaal Grondbedrijf. Indien de kosten niet door de opbrengsten gedekt kunnen worden, wordt de raad tussentijds op de hoogte gebracht.
Het complex verspreide panden en percelen is bedoeld om de gronden te registreren die eigendom zijn van de gemeente Bergen op Zoom, in beheer zijn bij het Grondbedrijf en die niet opgenomen zijn in projectmatige complexen. Het betreft percelen en panden die aangekocht worden ten behoeve van concrete planontwikkeling waarvoor nog geen projectmatig complex is geopend of die aangekocht zijn onder de noemer van strategische aankopen ten behoeve van mogelijke toekomstige planontwikkelingen, dan wel om ongewenste planontwikkelingen tegen te gaan, dan wel als ruilobject wordt aangemerkt teneinde aankopen ten behoeve van planontwikkelingen mogelijk te maken.
Het complex verspreide panden en percelen wordt minimaal één keer per jaar geactualiseerd en vastgesteld door de raad als onderdeel van de jaarrekening van het Grondbedrijf. In het kader van de jaarlijkse actualisatie worden de boekwaarden van de bezittingen vergeleken met de economische waarde op basis van de huidige bestemming en vindt er bij een hogere boekwaarde een afwaardering plaats middels een bijdrage vanuit de reserve MPG. Om de boekwaarde niet te veel te laten oplopen wordt de rente jaarlijks ten laste gebracht van de reserve meerjarenprogramma Grondbedrijf.
Eenmaal in de vier jaar vindt een uitgebreidere actualisatie plaats van het complex verspreide panden en percelen. Doel van deze actualisatie is om aan te geven of de oorspronkelijke motieven voor de aankopen nog steeds van toepassing zijn, dan wel dat door de gewijzigde omstandigheden nadere voorstellen moeten worden gedaan. Indien nodig geacht kan de economische waarde getoetst worden door een taxatie.
Voor het verrichten van aankopen, buiten de reeds bekende en lopende plannen, ten behoeve van toekomstige planontwikkelingen en strategische aankopen, is middels het vaststellen van de gemeentebegroting een bedrag gefiatteerd ad € 1 mln. voor panden en € 1 mln. voor percelen. Nadat de raad in het kader van de concrete planontwikkeling als onderdeel van het totale uitvoeringskrediet voor het project ook een aankoopkrediet beschikbaar heeft gesteld, valt dit deel van het krediet weer vrij en kan opnieuw ingezet worden voor aankopen. Over aankopen ten behoeve van toekomstige plannen en strategische aankopen, waarvoor de raad een krediet beschikbaar heeft gesteld, zal periodiek door het college aan de desbetreffende raadscommissie worden gerapporteerd. Deze rapportage zal vertrouwelijk geschieden.
Artikel 6. Grondexploitatiebegroting
De grondexploitatiebegroting wordt voorzien van een toelichting waarop de uitgangspunten voor de berekening nader zijn toegelicht, zoals grondgebruik, fasering, berekeningsgrondslag kosten en opbrengsten. Naast de toelichting op de uitgangspunten omvat de toelichting een risicoparagraaf, waarin nader ingegaan wordt op de financiële risico’s die verbonden zijn aan de grondexploitatie en waar aangegeven wordt op welke wijze de risico’s kunnen worden ingeperkt (risicomanagement).
In de grondexploitatieberekening wordt een kostenpost opgenomen voor afdracht aan het meerjarenprogramma Grondbedrijf voor bovenwijkse en bovenplanse voorzieningen. Deze afdracht wordt berekend per m² uitgeefbare grond. In het kader van de Nota Grondbeleid zal de hoogte van deze bijdrage worden vastgesteld.
Artikel 7. Actualisatie grondexploitaties
Jaarlijks worden de grondexploitaties van de projecten in uitvoering geactualiseerd en ter vaststelling aan de raad aangeboden. De actualisatie bevat een verschillenanalyse met toelichting ten opzichte van de eerder vastgestelde grondexploitatieberekening. Daarnaast worden de effecten voor de actualisatie van het meerjarenprogramma Grondbedrijf weergegeven. De actualisatie zal plaatsvinden in de periode januari – maart.
Artikel 8. Afsluiting grondexploitaties
Indien de uit te voeren activiteiten, die in het kader van de grondexploitatie moeten worden gerealiseerd, grotendeels zijn uitgevoerd, zal de grondexploitatie door de raad worden afgesloten door het vaststellen van de nacalculatie. In de praktijk zal een grondexploitatie worden afgesloten indien ca. 90% van de geprognosticeerde werkzaamheden is gerealiseerd, dan wel ca. 90 % van de uit te geven gronden is verkocht.
Bij de afsluiting van een project wordt eveneens een actualisatie gemaakt. Hierbij worden voorstellen gedaan voor de overboeking van de restgronden naar het complex gronden afgewerkte exploitaties. Voor de nog te maken kosten wordt een voorstel gedaan om een reservering op te nemen onder de post nagekomen kosten afgesloten exploitaties. Deze posten worden in de jaarrekening van het Grondbedrijf verantwoord.
Artikel 9. Meerjarenprogramma Grondbedrijf
Om het benodigd weerstandsvermogen te bepalen wordt een risico-inschatting gemaakt op basis van het per project geïnvesteerd vermogen. Voor de algemene risico’s wordt een percentage van 10% gehanteerd. De exploitatierisico’s variëren per project, van 0% tot 25%, en zijn onder meer afhankelijk van de voortgang van het project en de aanwezige zekerheden:
5% (laag risico), het project bevindt zich in een aflopende fase of de afzetrisico’s zijn beperkt door afspraken met ontwikkelaars
15% (gemiddeld risico), het project bevindt zich in de uitvoerende; er wordt een beperkt afzetrisico gelopen
25% (verhoogd), het project bevindt zich in de beginfase; er wordt een afzetrisico gelopen / er vinden nog onderhandelingen plaats met projectontwikkelaars.
Artikel 10. Reserve Grondbedrijf
Het eindresultaat van de exploitatieberekening van het MPG is de reserve MPG. Deze reserve bestaat uit een saldo van het uitvoeringsvermogen en het weerstandsvermogen. De reserve MPG dient de basis te vormen voor een gezond Grondbedrijf nu en in de toekomst. Om een financiële buffer voor risico’s in het Grondbedrijf te hebben, dient de Reserve MPG boven het benodigde bedrag van het weerstandsvermogen en het uitvoeringsvermogen van het Grondbedrijf uit te komen. De hoogte van het drempelbedrag bedraagt € 400.000
Het werkkapitaal Grondbedrijf betreft een reserve ter dekking van incidentele resultaten van het Grondbedrijf, waaronder het resultaat betaalplannen, resultaat restpercelen, erfpachtgronden, nog niet in exploitatie genomen gronden en initiatiefkosten van projecten die geen doorgang vinden. Daarnaast kan deze reserve aangewend worden om de reserve MPG bij te stellen, mede in het kader van nieuwe investeringen en de jaarlijkse actualisatie van het MPG.
Indien de benodigde reserve MPG ten opzichte van het aanwezige weerstandsvermogen Grondbedrijf onvoldoende is, zal het college de raad een voorstel doen op welke termijn de reserve MPG weer op peil dient te worden gebracht, indien het aanwezige werkkapitaal niet voldoende is om de reserve MPG aan te vullen. De Algemene Dienst dient garant te staan voor het Grondbedrijf indien het financieel vermogen van het Grondbedrijf onvoldoende is.
Artikel 11. Verantwoordelijkheden
Hoofd afdeling Vastgoed & Projecten
Het hoofd Vastgoed & Projecten is (sub)producthouder voor de afzonderlijke Grondbedrijfproducten. Hij informeert en adviseert het college bij de beheersing van de financieel-administratieve en bedrijfseconomische processen en bevordert de integratie van vakmatige en financieel-economische kennis binnen het Grondbedrijf. Hij is als eerste leidinggevende verantwoordelijk voor de kwaliteit van de afzonderlijke Grondbedrijfproducten en de daarvoor noodzakelijke administratieve organisatie, administratie en archivering. Hij is verantwoordelijk voor het verrichten van bedrijfseconomische analyses voor de concerncontroller ten behoeve van een doelmatige en doeltreffende begrotingsrealisatie en initieert en stimuleert daarbij de totstandkoming van normen, kengetallen, outputgegevens en andere beoordelingscriteria. De planeconoom werkt onder de verantwoordelijkheid van het hoofd Vastgoed & Projecten. Het hoofd Vastgoed & Projecten staat in voor de integriteit, volledigheid en juistheid inzake de informatievoorziening aan het college over de individuele grondexploitaties en de vermogenspositie van het Grondbedrijf.
De projectleider is, binnen het schriftelijk door middel van een projectopdracht door de producthouder aan hem verleende mandaat, integraal verantwoordelijk voor het door het hoofd Vastgoed & Projecten aan hem opgedragen project en derhalve ook voor de financiële aspecten van zijn project. Hij heeft oog voor de projectoverstijgende belangen van het MPG.
De planeconoom verzorgt, namens het hoofd Vastgoed & Projecten, de financieel-economische inbreng in een project en draagt zorg voor het opstellen, bewaken, herzien en afsluiten van de grondexploitatieberekening. Daarnaast bewaakt hij de doelmatige planopzet en planuitvoering van het project en zorgt hij ervoor dat de projectoverstijgende belangen van het MPG goed worden behartigd. Hij draagt tevens zorg voor de eenheid in de diverse grondexploitaties. Hij verwerkt de consequenties van de afzonderlijke complexen in het Meerjarenprogramma Grondbedrijf en bewaakt de reservepositie van het Grondbedrijf. De planeconoom rapporteert aan het hoofd Vastgoed & Projecten.
Overige ambtenaren van het concern
Alle ambtenaren binnen het concern verstrekken het hoofd Vastgoed & Projecten desgevraagd de volledige informatie die hij naar zijn oordeel in de uitoefening van zijn functie nodig heeft. Andersom verstrekt het hoofd Vastgoed & Projecten de informatie welke noodzakelijk is voor een effectieve en efficiënte werking van de beleidscyclus en de administratieve organisatie / interne controle.
De planeconoom ziet er op toe dat de planontwikkeling en planrealisatie op projectniveau doelmatig wordt uitgevoerd. Omdat de planeconoom de consequenties van de afzonderlijke complexen in het Meerjarenprogramma Grondbedrijf verwerkt en de reservepositie van het Grondbedrijf bewaakt ziet hij toe op de financiële consequenties van voorstellen die (projecten van) het Grondbedrijf betreffen die aan het college en de raad worden gedaan.
De onderhandelingen met externe partijen inzake aan- en verkoop van gronden met betrekking tot het Grondbedrijf dienen onder regie van het Grondbedrijf plaats te vinden, hiertoe is een medewerker van het team Grondzaken aanwezig. Het hoofd Vastgoed & Projecten, de planeconoom of een medewerker team Grondzaken vormt hierbij de financiële en/of juridische sparringpartner van de projectleider.
Medewerker Planning, Control & Audits
De medewerker Planning, Control & Audits oefent rechtstreeks en in samenwerking met de adviseur middelen toezicht uit op het Grondbedrijf. Hiermee wordt voorzien in een extra waarborg voor juiste, volledige en betrouwbare allocatie van baten en lasten, alsmede voor een adequate bedrijfseconomische besturing. In overleg met de treasurer worden projectrentes vastgesteld. De treasurer wordt, op basis van zijn richtlijnen, tevens periodiek geïnformeerd m.b.t. tot de te verwachten kasstromen.
Het hoofd Vastgoed & Projecten heeft de bevoegdheid en de plicht om, via zijn ambtelijke lijn, het college en de concerncontroller gevraagd en ongevraagd te adviseren omtrent ontwikkelingen binnen het Grondbedrijf in het algemeen en de financiële ontwikkelingen binnen de complexen in het bijzonder indien daar zijns inziens aanleiding voor is.
Artikel 14. Nadere regelgeving
Het college is bevoegd nadere regels op te stellen ter uitvoering van deze verordening. De beheersverordening wordt jaarlijks indien nodig geactualiseerd bij de op te stellen beleidsanalyse grondexploitaties in het kader van de jaarrekening.