Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groesbeek;
gelezen het voorstel van de gemeentesecretaris van Groesbeek van 22 december 2014;
gelet op het bepaalde in de artikelen 103 en 160 van de Gemeentewet alsmede de Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet;
overwegende dat vanwege de herindeling het noodzakelijk is een nieuw organisatiebesluit vast te stellen:
b e s l u i t :
- 1.
Vast te stellen het navolgende Besluit op de organisatie van de gemeente Groesbeek.
Artikel 1 Begripsbepaling
In dit besluit wordt verstaan onder:
- 1.
directie: de algemeen directeur/gemeentesecretaris en de directeur bedrijfsvoering/1e loco gemeentesecretaris.
- 2.
afdelingsmanager: de leidinggevende van de als afdeling aangeduide eenheid in het organisatieschema.
- 3.
seniormedewerker: de, binnen een eenheid van een afdeling (cluster genaamd), als zodanig aangewezen medewerker met een coördinerende taak.
- 4.
budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie mandaat is gegeven bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en/of investeringskredieten.
- 5.
projectleider: de medewerker die de eindverantwoordelijkheid draagt over het verloop en het welslagen van een project. Hij stuurt een project inhoudelijk aan in samenspraak met de projectleden en de opdrachtgever.
Artikel 2 Inrichting van de ambtelijke organisatie.
- 1.
De ambtelijke organisatie van de gemeente Groesbeek is opgebouwd volgens het directiemodel en bestaat uit:
- 2.
De directie stelt vast of wijzigt de structuur van de organisatie en de afdelingen.
- 3.
De directie deelt taken toe aan afdelingen.
Artikel 3 Taken directie algemeen
De taak van de directie als geheel omvat de volgende hoofdbestanddelen:
- 1.
Leiding geven aan de organisatie;
- 2.
de integrale advisering aan het college en de tijdige en correcte uitvoering van de bestuurlijke beslissingen:
Artikel 4 Het leiden van de organisatie
De directie:
- 1.
bevordert en bewaakt het functioneren en de kwaliteit van de ambtelijke organisatie als geheel;
- 2.
neemt initiatieven om een organisatiecultuur tot stand te brengen waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen, met plezier werken en de afgesproken resultaten kunnen behalen (integraal resultaatgericht management);
- 3.
zorgt voor eenheid van leiding, in samenspraak en samenwerking met college en afdelingsmanagers;
- 4.
onderhoudt actieve en communicatieve werkrelaties met bestuur en ambtelijke organisatie;
- 5.
stimuleert de onderlinge samenwerking tussen afdelingen;
- 6.
richt tijdelijke projecten of programma’s in voor de meer complexe vraagstukken, die bestuurlijk of organisatorisch van groot belang zijn en/of waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn;
- 7.
legt de bedrijfsvoering vast door het ontwikkelen en vaststellen van concernrichtlijnen op middelengebied en het bewaken van de uitvoering daarvan;
- 8.
zorgt ervoor dat de afdelingsmanagers over de noodzakelijke middelen en ondersteuning beschikken om de van hen gevraagde prestaties te kunnen leveren;
- 9.
beheert (control) de activiteiten in de organisatie op basis van tussentijdse informatie over de voortgang, bijsturen van activiteiten, resultaten en middelen. Achteraf wordt aangegeven op welke wijze maatschappelijke effecten wel/ niet zijn gerealiseerd en welke middelen daarvoor zijn ingezet.
Artikel 5 Directie m.b.t. integrale advisering
De directie:
- 1.
zorgt ervoor dat het bestuur tijdige en integrale informatie en adviezen krijgt;
- 2.
oriënteert zich op voor de gemeente belangrijke maatschappelijke ontwikkelingen;
- 3.
is sparringpartner voor het college op het gebied van brede maatschappelijke trends en het strategische beleid van de gemeente;
- 4.
ontwikkelt de (strategische) visie en doelen voor de ambtelijke organisatie;
- 5.
communiceert geldende strategische hoofdlijnen helder naar de organisatie;
- 6.
neemt initiatief als de consistentie c.q. de integraliteit van het gemeentelijk beleid in gevaar komt en/of bijstelling van de strategie aan de orde is;
- 7.
draagt zorg voor de realisatie van door het bestuur opgelegde taakstellingen;
- 8.
zorgt voor doeltreffende coördinatie van activiteiten en noodzakelijke samenhang tussen de afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur.
Artikel 6 Onderlinge taakverdeling directie
De directie regelt in onderling overleg wie welke aandachtsgebieden behartigt. Afspraken staan in het directieplan en worden helder gecommuniceerd met het college, de afdelingsmanagers en de organisatie.
Artikel 7 Taken algemeen directeur/Gemeentesecretaris
De taken van de gemeentesecretaris/algemeen directeur omvatten:
- ·
eindverantwoordelijk voor de aansturing van de gehele organisatie;
- ·
eerste adviseur van het college en de burgemeester;
- ·
secretaris van het college;
- ·
bestuurlijke en externe oriëntatie en gericht op het realiseren van (sub)regionale samenwerking;
- ·
bestuurder in het kader van de Wet op de ondernemingsraden (WOR);
- ·
voorzitter directieteam (DT) en het Managementteam (MT);
- ·
aanspreekpunt voor de afdelingsmanagers en projectleiders die volgens de taakverdeling tussen de directieleden aan hem zijn toegewezen.
Artikel 8 Taken directeur bedrijfsvoering/loco-secretaris
De taken van de directeur bedrijfsvoering omvatten:
- ·
verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de gehele organisatie
- ·
plaatsvervanger van de algemeen directeur/gemeentesecretaris;
- ·
aanspreekpunt voor de afdelingsmanagers en projectleiders die volgens de taakverdeling tussen de directieleden aan hem zijn toegewezen.
- ·
realiseren van doorontwikkeling van de organisatie en verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening;
Artikel 9 Bevoegdheden directie
De directie heeft in het verlengde van de haar opgedragen taken en verantwoordelijkheden de volgende bevoegdheden:
- ·
Alle bevoegdheden nodig om de taken en verantwoordelijkheden als integraal manager voor het totaal van de organisatie te kunnen uitvoeren;
- ·
Het inzetten van de bij begroting beschikbaar gestelde (productie)middelen
- ·
het toedelen van productiemiddelen en bevoegdheden aan afdelingsmanagers en projectleiders;
- ·
het geven van bindende instructies aan (delen van) de organisatie over de aanpak van activiteiten;
- ·
de benoeming, bevordering en het ontslag van medewerkers met uitzondering van de afdelingsmanagers.
- ·
Alle overige bevoegdheden opgedragen aan het college als bevoegd gezag in de rol van werkgever.
Artikel 10 Verantwoordelijkheden directie
- 1.
De directie is volledig verantwoordelijk voor de werking en het functioneren van de totale gemeentelijke organisatie in al haar aspecten. Binnen de directie is de gemeentesecretaris/algemeen directeur eindverantwoordelijk.
- 2.
Het college is opdrachtgever voor de directie en de directie legt verantwoording af over de taakinvulling aan het college.
Artikel 11 Verhouding directie tot de afdelingsmanagers
- 1.
De directie is opdrachtgever voor de afdelingsmanagers.
- 2.
Afdelingsmanagers leggen tussentijds en na afloop, aansluitend op de planning- en control-cyclus, verantwoording af bij de directie over hun activiteiten als integraal manager. Aan het begin van ieder jaar maakt de directie met iedere afdelingsmanager afspraken over de te leveren prestaties in de vorm van een werkplan.
Artikel 12 Directieoverleg en managementoverleg
- 1.
De directie vergadert wekelijks en neemt de besluiten die noodzakelijk zijn om leiding te geven aan de gemeentelijke organisatie.
- 2.
De directie vormt tezamen met de afdelingsmanagers het managementteam (MT).
De vergaderingen van het MT worden benut voor coördinatie, integratie en afstemming tussen directie en afdelingsmanagers en tussen afdelingsmanagers onderling. Het managementoverleg vormt daarnaast een adviesorgaan voor de directie op het terrein van bedrijfsvoering, strategische beleidsontwikkeling, cultuur en complexe projecten.
Artikel 13 Taken Afdelingsmanagers
De taken van de afdelingsmanagers omvatten:
- ·
het integraal resultaatgericht managen van hun afdeling;
- ·
het realiseren van de producten die onder de taakgebieden van hun afdeling vallen;
- ·
het initiëren van een integrale beleidsvoorbereiding, -ontwikkeling, -uitvoering en –evaluatie;
- ·
het onderhouden van contacten met het bestuur, de directie, maatschappelijke groeperingen (burgers) etc. om relevante signalen te vertalen naar een operationele aanpak voor de eigen afdeling;
- ·
het jaarlijks opstellen van een werkplan;
- ·
het toepassen van het instrumentarium zoals beschreven in het strategisch personeelsbeleid;
- ·
het periodiek houden van werkoverleg op de afdeling;
- ·
zorgen voor een optimale kwaliteit van de werkprocessen.
Artikel 13a Bevoegdheden Afdelingsmanagers
- ·
Bepalen de inzet van mensen en middelen voor hun afdeling
- ·
Toepassen van personele en rechtspositionele bevoegdheden over de medewerkers van hun afdeling
Artikel 13b Verantwoordelijkheden Afdelingsmanagers
- 1.
Afdelingsmanagers zijn verantwoordelijk voor de prestaties (resultaten, effecten, inzet van middelen) en het algemeen functioneren van hun afdeling (inclusief de samenwerking en tijdige afstemming met andere afdelingen).
- 2.
Als lid van het MT medeverantwoordelijk voor de integrale beleidsontwikkeling, de bedrijfsvoering en het functioneren van de organisatie als geheel.
Artikel 14 Afdelingsmanagers in relatie tot de medewerkers
In het uitoefenen van zijn taak als integraal resultaatgericht manager zorgt de afdelingsmanager ervoor dat zijn medewerkers hun inhoudelijke taak optimaal kunnen uitvoeren. De afdelingsmanager zorgt er dus voor dat zijn medewerkers:
- ·
vakinhoudelijk bekwaam zijn;
- ·
de noodzakelijke professionele vaardigheden, gedrag en houding hebben en/of ontwikkelen (taakvolwassen zijn);
- ·
de basiscompetenties hebben en/of ontwikkelen;
- ·
bij hem terecht kunnen om over een bepaald onderwerp te kunnen sparren en brainstormen;
- ·
aangesproken worden op hun resultaten;
- ·
weten hoe zij functioneren en worden beoordeeld.
Artikel 15 Taken seniormedewerkers
Seniormedewerkers ondersteunen de afdelingsmanager door:
- ·
eerste aanspreekpunt te zijn binnen een afdelingscluster;
- ·
het coördineren van de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers in het cluster;
- ·
het verrichten van complexe, meer omvattende werkzaamheden qua omvang en diepgang binnen het cluster;
- ·
het ondersteunen en coachen van medewerkers bij het oplossen van werkinhoudelijke problemen vanuit vakinhoudelijke kennis;
- ·
het vervullen van een klankbordfunctie en te fungeren als eerste aanspreekpunt voor wat de werkinhoud voor collega’s;
- ·
signaleren van en adviseren over ontwikkelingen binnen het cluster richting de afdelingsmanager;
- ·
Het leveren van input voor de p&o gesprekscyclus.
Artikel 16 De controller
- 1.
De controller heeft de zorg voor:
- ·
het middelenbeheer en bewaken van de afdelingsplannen;
- ·
het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning- en control-systeem van de gemeente;
- ·
de bewaking van de financiële planning van de gemeentelijke begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning, de afdelingsplannen en het door de raad vastgestelde beleid;
- ·
de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur (art. 213a onderzoeken);
- ·
de bewaking van de financiële rechtmatigheid. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits;
- ·
het toetsen van beleidsvoornemens en voorstellen aan het college op bedrijfseconomische aspecten.
- 2.
De controller heeft de bevoegdheid om zich gevraagd en ongevraagd rechtstreeks tot het college te wenden.
Artikel 17 Taken Medewerkers
Medewerkers verrichten de aan hen opgedragen inhoudelijke taak, en doen al hetgeen nodig is om die taak te vervullen. Zij nemen verantwoordelijkheid, zijn initiatiefrijk en werken actief samen met anderen in en buiten de organisatie. Zij streven voortdurend naar verbeteringen binnen het eigen werk. Over hun taakuitoefening leggen zij verantwoording af aan hun afdelingsmanager en - indien aanwezig – ook aan hun seniormedewerker.
Artikel 18 Programmatisch en projectmatig werken
Voor complexe of bijzondere onderwerpen geldt dat deze als project of programma georganiseerd kunnen worden. De directie stelt regels voor programmatisch en projectmatig werken.
Artikel 19 Mandaat
- 1.
Het college mandateert bevoegdheden en ondertekening van stukken die daarvoor in aanmerking komen, aan door hem aan te wijzen functionarissen.
- 2.
Mandatering vindt niet plaats zonder instemming van de betrokken functionaris en voor zover van toepassing van diens directeur en/of afdelingsmanager. De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend. Het college geeft zo nodig nadere aanwijzingen.
- 3.
Het college neemt zijn besluiten tot het verlenen van mandaat op in een verzamelbesluit, dat voor een ieder ter inzage wordt gelegd. Het mandaatbesluit wordt bekend gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Artikel 20 Financieel management en de administratieve organisatie
Op grond van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet zijn in afzonderlijke regelingen vastgelegd:
- ·
de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer van de gemeente;
- ·
de controle van de financiële administratie en het beheer van de geldmiddelen.
Artikel 21 Intrekking eerdere verordening
De Organisatieverordeningen van de voormalige gemeenten Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek worden ingetrokken.
Aldus vastgesteld op 6 januari 2015
Burgemeester en wethouders van Groesbeek,
De secretaris, De burgemeester
J.W. Looijen, H.W.C.G. Keereweer