CVDR351705_1ControleverordeningnlregelingBoekel2015-01-01Boekelofficiële bekendmakingenControleverordening gemeente BoekelGemeentewet, artikel 213Besluit accountantscontrole decentrale overhedengemeenteraadfinanciën en economie2014-12-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-01-012021-01-01nieuwe regelingAB/014596 Z/026821GeenGeenControleverordeningControleverordeningDe raad van de gemeente Boekel;gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 04.11.2014gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit
accountantscontrole gemeenten:BESLUIT: Controleverordening, ex artikel 2131.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
accountant een door de raad benoemde:
registeraccountant of
accountant-administratieconsulent met een aantekening in
het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid
van artikel 36, Wet op de
Accountant-Administratieconsulenten of
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde
accountants samenwerken, belast met de controle van de
in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
accountantscontrole:de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening
uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde
baten en lasten en de grootte en samenstelling van het
vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en
balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde
jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van
bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186
Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële
organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en
rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van
bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213
Gemeentewet, in acht worden genomen.
rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole·het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante
wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit
accountantscontrole gemeenten.
deelverantwoording·een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging
opgestelde verantwoording van een afzonderlijke
organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke
verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
2.Opdrachtverlening accountantscontrole1.De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te
benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt in
principe voor een periode van 4 jaar, met de mogelijkheid om de
benoeming tussentijds te ontbinden door schriftelijke kennisgeving
aan de accountant voorafgaand aan het begin van een nieuw boekjaar
met een minimale termijn van een half jaar.2.Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de
accountantscontrole voor.3.De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het
programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de
jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringstoleranties) bij de controle van de
jaarrekening;
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij
toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel
afwijkende rapporteringstoleranties;
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse
controles;
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende
tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te
controleren begrotingsjaar:
4.In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt
de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast
en per selectiecriterium de bijbehorende weging.3.Informatieverstrekking door college1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor het
zomerreces aan de raad.5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die
van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt
terstond door het college aan de raad en de accountant
gemeld.4.Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard
en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving
uitvoeren.5.Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen,
waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen,
brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage
voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er
zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn
controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle
kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers
van de gemeente.2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor
de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college
draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun
medewerking verlenen.3.Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van
de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te
verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel
kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten,
balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de
daarover verstrekte informatie.6.Overige controles en opdrachten1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven
tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover
de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding
komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de
accountant te verstrekken opdrachten.2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid
betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van
rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle
van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de
opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde
accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college
bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de
raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente
is. 7.Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die
leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt
hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift
hiervan aan het college.2.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd
met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te
reageren.3.De accountant bespreekt indien dat de raad wenst voorafgaand aan de
raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met
de raad.8.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking per 1 januari 2015, met dien
verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de
jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2015 en
later.9.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening gemeente
Boekel".Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente
Boekel, gehouden op 11 december 2014,de griffier, de burgemeester,M.R.P. Philipse P.M.J.H. BosArtikelsgewijze toelichting verordening 213 GemeentewetArtikelsgewijze toelichting verordening 213
Gemeentewet2.Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording
afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de
jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor
het overleggen van deze stukken aan de raad moeten de jaarrekening door
een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2
Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van
de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel
213, lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat
de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester,
die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet
sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten
rechte, luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet.Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke
jaarrekening is een registeraccountant, een
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op
de Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de
accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Het zevende lid
van artikel 213 Gemeentewet zegt, dat de bevoegde accountant in
gemeentelijke dienst kan worden aangesteld. Wel dient dan de benoeming,
schorsing en het ontslag van de accountant door de raad te
geschieden.Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de
accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid
legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle
van de jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat het college
verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de
accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de verbintenis
met de accountant uit het eerste lid impliceert niet dat daarna van
accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe
aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil
wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding
rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen
periode uit te sluiten.Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole
gemeenten dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door
de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole gemeenten
bevat onder andere regels voor de omvangsbases en
goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de
rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie en
de mogelijkheden die de raad daarmee heeft wordt hier verwezen naar het
onderdeel Inleiding in dit hoofdstuk. In het derde lid van artikel 2
wordt invulling gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van de raad
met betrekking tot de nadere bepaling van de toleranties. Ze moeten al
bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en
zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping
van de eisen door de raad zal in veel gevallen leiden tot een hogere
prijsstelling door de accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid
aanvullende zaken opgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de
werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor
het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en
controles.Mogelijk zal de raad de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen
van deelverantwoordingen en gemeentelijke organisatieonderdelen jaar op
jaar willen vaststellen. Dit daar de raad dan rekening kan houden met
gewijzigde politieke omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van
artikel 2. Het is raadzaam om ook hierover bepalingen in het programma
van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening op te nemen.Bij veel grote gemeenten zal het bedrag dat is gemoeid met de
accountantscontrole van de jaarrekening zo hoog zijn, dat de
accountantscontrole Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt
natuurlijk ook af van de contractsduur, die met de accountant wordt
aangegaan. Bij een langere contractsduur zal de prijs van het contract
eveneens hoger zijn. Bij Europese aanbesteding zijn het de
selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de
selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De
raad is het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst en dat dus de
selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen.
Dit wordt geregeld in het vijfde lid van artikel 2.3.Informatieverstrekking door collegeIn de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk
voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten
opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de
samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen.
Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college
voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de
accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar
de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op
deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de
accountant beschikbaar te stellen.Het derde lid is een optioneel lid. Het verplicht het college een
verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart
geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de
jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een
LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik
is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college een dergelijke
verklaring verstrekt.In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld
voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De
jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in
elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten
(artikel 200 Gemeentewet). Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening
door de raad zijn behandelt en moet een eventuele erop volgende
indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de
jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van
bevindingen rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197
Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de
jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen.Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die
van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van
de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening
door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan
de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de
raadsbehandeling uit. 4.Uitvoering controleArtikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de
accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de
inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd
controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter
bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden
gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van
de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke
aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.5.Toegang tot informatieIn het vorige artikel hebben we gezien dat de accountant leidend is voor
wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede
controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen
doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd
onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in
achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het
programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het
college de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een
onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de
ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de
accountantscontrole.6.Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen
de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen
ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de
medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte
accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere
dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook
kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de
door de raad benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend
advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van
de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar
brengen.Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt hoe het college
moet omgaan met de uitbesteding van "advieswerkzaamheden" zoals de
verbetering van de administratieve organisatie, aan de door de raad
benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de
raad benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de
integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden
voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende
belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een
weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening.
Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de
accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt,
dat het college voor advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het
gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de
door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit
voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit
biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van
werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college
kenbaar te maken. Overigens wordt de accountantswetgeving op het gebied
van dit soort advieswerkzaamheden de komende jaren aangescherpt.Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige
controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde
accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien dit in
het belang van de gemeente is. De accountant die de jaarrekening
controleert, is vaak beter bekend met de gemeentelijke administraties.
Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van
medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd
(single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde
gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms
zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard
zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de
controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere
gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant
van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het
college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.7.RapporteringArtikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond
van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan
natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten
worden geregeld. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening
verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de
raad in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen
tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van
artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde
afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een
goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de
schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in
overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen
tot herstel kan treffen. Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor
de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van
bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de
accountant besproken met het college. Het geeft het college de
mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het
(concept-)verslag van bevindingen. Tot slot in het derde lid van dit
artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan de
raad mondeling toelicht.