Organisatie | Epe |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Epe 2015 |
Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Epe 2015 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2015 | Onbekend | 25-11-2014 Digitaal Gemeenteblad, jaargang 2014 nr. 83390 | 2014-42393 |
college van Burgemeester en wethouders van Epe,
dat het gewenst is het Organisatiebesluit te actualiseren;
Gelezen het voorstel aan het college, d.d. 18 november 2014, nr. 2014-42390;
artikel 160 van de Gemeentewet over het vaststellen van regels over de ambtelijke organisatie van de gemeente;
artikel 103 van de Gemeentewet over het in een instructie vastleggen van nadere regels vast over de taak en de bevoegdheden van de secretaris;
Artikel 106 van de Gemeentewet over de regeling van de vervanging van de secretaris;
Vast te stellen het navolgende
Secretaris : de functionaris als bedoeld in artikel 101 t/m 106 Gemeentewet.
Directie : de secretaris, als eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie.
Afdelingsmanager : de ambtenaar die op voordracht van de directie door het college wordt benoemd en integraal verantwoordelijk is voor het functioneren van een afdeling.
Teamleider : de ambtenaar die door de afdelingsmanager wordt benoemd en verantwoordelijk is voor het functioneren van een team binnen een afdeling. Over het voornemen tot benoeming wordt de directie gehoord.
Proces : een serie opeenvolgende activiteiten, die afdelingsoverstijgend kunnen zijn, die waarde toevoegen en gericht zijn op het bereiken van een doel.
Proceseigenaar: : de rol van proceseigenaar maakt deel uit van de functies: directie en afdelingsmanager. De proceseigenaar stuurt op het proces.
Procesverantwoordelijke : de rol van procesverantwoordelijke maakt deel uit van de functie van teamleider, maar kan ook deel uit maken van de functie van een medewerker. In dat laatste geval wordt de rol toegewezen door de proceseigenaar. De procesverantwoordelijke stuurt in het proces.
Controller : De controller is een onafhankelijk adviseur die rechtstreeks aan het bestuur kan rapporteren. De controllersrol wordt toegewezen, geschorst of ontnomen door het college op voordracht van de secretaris / directie.
Artikel 2 Missie en kernwaarden van de organisatie.
Vanuit die vertrekpunten wordt:
van directie en management een managementstijl verwacht waarbij het management zorgt voor het vervullen van de organisatorische en inhoudelijke condities die het de medewerkers mogelijk maken hun werk te doen. Het management zorgt dat de organisatorische en fysieke randvoorwaarden zijn vervuld die voor het werk nodig zijn, zodanig dat medewerkers zich betrokken voelen bij de organisatiedoelen. Het management creëert mede door voorbeeldgedrag een werkomgeving met ruimte voor professioneel medewerkerschap.
van allen een dienstverlenende en klantgerichte attitude verwacht en een flexibele opstelling bij veranderingen in het takenpakket. Uitgangspunt voor professioneel mede-werkerschap is dat elke medewerker, binnen het kaders van een proces, zelf verantwoordelijk is voor de eigen werkzaamheden en daarin met een initiatiefrijke en resultaatgerichte houding zoekt naar afstemming, samenwerking en verbeteringsmogelijkheden.
Artikel 3 Inrichting van de organisatie
De directie kan, naar aanleiding van een door het college vastgesteld projectvoorstel, besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen afdelingen ter voorbereiding en/of uitvoering van het beleid van majeur politiek bestuurlijk belang, dat meerdere afdelingen aangaat. Het beheer van zo’n verband wordt opgedragen aan een projectleider (buitenlijns project
De afdelingsmanager kan naar aanleiding van een door de directie vastgesteld projectvoorstel, besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden ter uitvoering van projecten ressorterende onder zijn/haar afdeling. De afdelingsmanager zorgt voor afstemming met en betrokkenheid van andere afdelingen. Het beheer van zo’n verband wordt opgedragen aan een projectleider (binnenlijns project)
Artikel 5 Verantwoordelijkheden
De directie richt zich primair op de bedrijfsvoering en is uit dien hoofde gesprekspartner voor de afdelingsmanagers bij de totstandkoming van het afdelingsplan en de voortgang daarvan gedurende het jaar en adviseert het college, dan wel de burgemeester en de wethouders desgevraagd of uit eigen beweging over strategisch concernbeleid.
De secretaris richt zich primair op ondersteuning van het college en van de burgemeester en adviseert hen uit dien hoofde desgevraagd of uit eigen beweging over strategische onderwerpen. Hij neemt passende initiatieven in belang van consistentie, integraliteit, strategische actualiteit en externe uitingen van het gemeentelijk beleid.
De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van het college en van de burgemeester, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;. Hij is hiervoor verantwoording schuldig aan het college voor zover het de archiefbescheiden van het college betreft en aan de burgemeester voor zover het diens archiefbescheiden betreft.
Alvorens zijn ambt te aanvaarden legt de secretaris in de vergadering van het college in handen van de voorzitter de volgende eed (verklaring en belofte) af:
"Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot secretaris benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd.
Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.
Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als secretaris naar eer en geweten zal vervullen.
Zo waarlijk helpe mij God almachtig! (Dat verklaar en beloof ik!)"
Het vijfde lid is van overeenkomstige toepassing op de ambtenaren die zijn aangewezen om de secretaris te vervangen bij diens afwezigheid.
Artikel 8 De afdelingsmanager / proceseigenaar
het houden van periodiek procesoverleg tussen de procesverantwoordelijken en de medewerkers die een bijdrage leveren aan een proces. Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar. Wanneer de afdelingsmanager / proceseigenaar en de medewerker van mening verschillen over een bepaalde aangelegenheid, is de visie van de afdelingsmanager / proceseigenaar bepalend. De visie van de medewerker komt in het advies tot uiting.
De afdelingsmanager / proceseigenaar:
ziet er op toe dat een ambtelijk advies alleen wordt aangebracht als de portefeuillehouder bij de voorbereiding van het ambtelijk advies actief is betrokken bij de inhoud en richting, de politiek-bestuurlijke kanten en de timing. De portefeuillehouder kent het aangebrachte ambtelijk advies. Dat wordt kenbaar gemaakt in het ambtelijke advies. Het portefeuille-overleg dient er mede voor om de betrokkenheid te borgen;
indien een aangelegenheid tevens het taakgebied van één of meer afdelingen raakt of er coördinatiebehoeften of -mogelijkheden bestaan, ziet hij er op toe dat wordt overlegd met die andere afdelingen. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit absoluut niet mogelijk is, legt de manager van de primair verantwoordelijke afdeling de aangelegenheid aan de secretaris/directie ter bespreking voor;
Artikel 11 Overleg directie – afdelingsmanagers (DIA)
Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de directie en de afdelingsmanagers wekelijks gezamenlijk overleg onder de naam 'DIA'. Het voorzitterschap van het DIA rouleert tussen de directie en de afdelingsmanagers. Aan het DIA wordt een notulist toegevoegd.
Voor aangelegenheden waarvoor het college een kader wenselijk acht voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid geeft het een bestuursopdracht. Het college stelt nadere regels vast voor de inhoud
Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Epe 2015 en treedt in werking de dag na bekendmaking van dit besluit. Gelijktijdig wordt het Organisatiebesluit gemeente Epe d.d. 22 januari 2013, nr. 2012-40980 ingetrokken.
Het college van burgemeester en wethouders van Epe,