Organisatie | Overijssel |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Verordening financieel beheer provincie Overijssel 2003 |
Citeertitel | Verordening financieel beheer provincie Overijssel 2003 |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Aan de Verordening is artikel 11a Financieringsfunctie toegevoegd. Daarin hebben Provinciale Staten onder meer aan Gedeputeerde Staten de opdracht gegeven om regels op te stellen ter uitvoering van de financieringsfunctie. Deze regels zijn door GS vastgelegd in het besluit Uitvoeringsregeling treasury.
Gelijktijdig met deze wijziging van de Verordening is het Treasurystatuut ingetrokken.
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 2-11-2011
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Provinciaal Blad nr. 2011/0337435
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
24-12-2011 | 31-01-2014 | Nieuw: artikel 11a Financieringsfunctie | 02-11-2011 Provinciaal Blad nr. 2011/0337435 | PS/2011/677 | |
13-08-2003 | 24-12-2011 | nieuwe regeling | 22-04-2003 Provinciaal Blad nr. 2003-53 | - |
Artikel 216 van de Provinciewet bepaalt, dat Provinciale Staten bij verordening vaststellen de uitgangspunten van het financieel beleid, alsmede de regels met betrekking tot de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden. Deze regels dienen te waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle (interne) controle worden voldaan. Ten behoeve van het afleggen van verantwoordelijkheden door het ambtelijk apparaat in termen van betrouwbare informatie, doelmatigheid en controle (checks en balances) speelt de Verordening Financieel Beheer provincie Overijssel een belangrijke en centrale rol. De wijze waarop Provinciale Staten zich verantwoorden ten opzichte van de burger wordt voor een belangrijk deel op deze plaats geregeld.
In deze verordening wordt vastgelegd op welke wijze het ambtelijk apparaat en Gedeputeerde Staten verantwoording afleggen en op welke wijze de interne controle is georganiseerd. Als gevolg van de Wet Dualisering is, ten opzichte van voorgaande verordening, het accent meer gelegd bij Provinciale Staten waar het gaat om de hoofdlijnen van zowel het financieel beleid (voortvloeiend uit het gegeven dat in de programmabegroting de financiële kaders moeten worden opgenomen) en het streven naar en sturen op effectiviteit in termen van maatschappelijke effecten.
Door de accountantscontrole (door de externe accountant) en door de Adviescommissie Strategie, bestuur en middelen (in haar functie van de Commissie jaarrekening) en de rekenkamer(functie) en bij besluitvorming in Provinciale Staten, is het toezicht op het financiële beheer gewaarborgd. In de wet zijn tevens de aandachtsgebieden voor de controle opgenomen. Rechtmatigheid door de (externe) accountant en controle op de doelmatigheid door de rekenkamer(functie). Aangezien de effectiviteit (het realiseren van maatschappelijke effecten) centraal staat in de programmabegroting en -rekening, is daarmee verondersteld dat Provinciale Staten zelf zich primair met de controle op dit aandachtsgebied bezighouden (op basis van programmarapportages en de programmarekening).
In de Verordening Financieel Beheer is aangegeven welke verantwoordelijkheden Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, de Directie en de hoofden eenheden hebben voor wat betreft het financieel beheer en in dat kader langs welke lijnen planning en control gestalte krijgt.
Uit het karakter van deze financiële verordening vloeit voort dat verdere beschrijvingen van de ambtelijke werking van de organisatie elders meer in detail worden uitgewerkt. In dat kader zijn uitwerkingen opgenomen in het Handboek Administratieve Organisatie, Bevoegdhedenbesluit, Treasury Statuut en de Budgethoudersregeling.
Artikel 2. Organisatie van het financieel beheer
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid. Hierbij behoort het ontwikkelen en instandhouden van een systeem van planning en control. Hieronder wordt verstaan een pakket van maatregelen en instrumenten op grond waarvan het verantwoordelijke orgaan de onder haar verantwoordelijkheid vallende processen en activiteiten kan sturen en beheersen.
Artikel 4. Sturingsinstrumenten
De planningsbrief gaat ten minste nader in op en stelt de kaders vast voor:
– de onderdelen van de planning- & controlcyclus;
– de aansluiting tussen programmabegroting en productenbegroting;
– de administratieve organisatie;
– de financieel-administratieve systemen;
– budgettering en budgetbevoegdheden;
– het managementcontract tussen Gedeputeerde Staten en Directie;
– de managementcontracten tussen Directie en hoofden eenheden;
– de door de eenheden en Directie op te stellen managementrapportages en bestuursrapportages.
Artikel 5. Administratieve organisatie
De procedures en instructies betreffende het financieel beheer zijn vastgelegd in een Handboek Administratieve Organisatie welke is vastgesteld door de Directie met als doel:
– inzicht te geven in de structuur van de administratieve organisatie door eenduidige vastlegging van onder meer procedures, richtlijnen, taken en afbakening van bevoegdheden;
Op basis van de door Gedeputeerde Staten vastgestelde produktenbegroting, deelt de Directie de budgetten voor de apparaatskosten (personele en materiële) toe aan de eenheden. De statengriffie wordt ten aanzien van de budgettering gezien als een eenheid in de zin van artikel 1.
Artikel 9. Managementrapportages, bestuursrapportages en programmarapportages
Gedurende het jaar worden door de hoofden van de eenheden ten minste drie managementrapportages uitgebracht aan de Directie welke door de Directie worden vastgesteld. Op grond van deze rapportages worden door de Directie bestuursrapportages uitgebracht aan Gedeputeerde Staten welke door Gedeputeerde Staten worden vastgesteld. De opzet van de rapportages is zodanig dat deze als basis kunnen worden gehanteerd voor de informatievoorziening in het kader van de realisering van de programmabegroting Deze informatievoorziening vindt plaats via programmarapportages aan Provinciale Staten.
Artikel 11. Budgethouders en budgetbeheerders
Elk product uit de productenbegroting heeft een budgethouder. De Directie, hoofden van de eenheden en projectleiders kunnen een budgethouder zijn en handelen op basis van bestuurlijk genomen besluiten. De budgethouder houdt daarbij rekening met de verdeling van bevoegdheden zoals die zijn vastgelegd in wetgeving en provinciale besluiten.
De budgethouders kunnen budgetbeheerders aanwijzen. Bij de aanwijzing tot budgetbeheerder wordt schriftelijk in nadere regels vastgelegd voor welke budgetten dit geldt. Indien van toepassing wordt in de nadere regels tevens aangegeven tot welke maximumbedragen de budgetbeheerder tekeningsbevoegdheid verkrijgt met betrekking tot het geven van betalingsopdrachten. Deze nadere regels worden schriftelijk ter kennisneming toegezonden aan de provinciecontroller. Indien geen budgetbeheerder is aangewezen, treedt de budgethouder op als budgetbeheerder.
Artikel 11a Financieringsfunctie
Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingen Gedeputeerde Staten zoveel mogelijk zekerheden. Gedeputeerde Staten motiveren in hun besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
[Toelichting: Uit de Wet Dualisering vloeit voort dat de eindverantwoordelijkheid voor het financieel beheer meer bij Provinciale Staten wordt gelegd. In beginsel was dit ‘altijd al zo', zij het dat dit meer een formele verantwoordelijkheid betrof (in termen van beslissingsbevoegdheid). De nieuwe invulling maakt een meer materiële invulling mogelijk, waarbij Provinciale Staten meer concreet aangeven wat bereikt moet worden, welke kaders gelden voor de uitvoering en vervolgens expliciet te controleren of dit is gerealiseerd. Niettegenstaande deze accentverschuiving blijft het financieel beheer zoals gedefinieerd in artikel 1 voor het grootste deel de verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten. Daarmee kan de oorspronkelijke verordening in hoofdlijnen maar vooral in werking van kracht blijven Om die reden is gekozen om de beoogde accentuering in de leden 1 en 2 van dit artikel expliciet te maken.
In dit artikel wordt het College van Gedeputeerde Staten belast met de inrichting van de administratie en het beheer van vermogenswaarden. Daarbij inbegrepen is de zorg voor doelmatigheid en rechtmatigheid. De waarborg van de eis van doelmatigheid dient gestalte te krijgen in het ontwikkelen en instandhouden van een systeem van planning en control. Onder dit laatste wordt verstaan een pakket van maatregelen en instrumenten op grond waarvan het verantwoordelijke orgaan de onder haar verantwoordelijkheid vallende processen en activiteiten kan sturen en beheersen. Daarnaast wordt het uitvoeren van doelmatigheidsonderzoeken voorgeschreven (hiervoor zal overigens uiterlijk 12 maart 2004 een verordening moeten worden vastgesteld). De stukken rondom de wetgeving geven vooral suggesties als het werken met benchmarking als een structurele vorm van doelmatigheidstoetsing. ]
[Toelichting: In artikel 3 is het onderscheid in eindverantwoordelijkheid toegevoegd. De materiële component is opgenomen in artikel 3, lid 1, waarin de verantwoordelijkheid is beperkt tot de programmabegroting, alsmede het stellen van financiële kaders. Van belang is dat Provinciale Staten daadwerkelijk controleren (met name via de accountantscontrole) of de Verordening Financieel Beheer wordt nageleefd.
Voor de overige onderdelen van het financieel beheer geldt dat, in overeenstemming met de in de Organisatieverordening provincie Overijssel opgenomen regeling van verantwoordelijkheden, de verantwoordelijkheid voor het financieel beheer is neergelegd bij Gedeputeerde Staten. De ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor het financieel beheer berust bij de Directie. Tevens is de verantwoordelijkheid van de hoofden eenheden met betrekking tot het financieel beheer verwoord. Verder is het van belang op te merken dat de Statengriffie ten aanzien van het (eigen) budgetbeheer op dezelfde manier in de systematiek is opgenomen als de andere eenheden. ]
[Toelichting: De sturingsinstrumenten betreffen al die zaken die samen de zogeheten BBI-cyclus vormen of met andere woorden: de planning & control van de provincie. Aan deze systematiek zijn de programmabegroting, de programmarapportages en de programmarekening toegevoegd. De financiële (beleids)kaders zoals die conform artikel 216 Provinciewet door de Staten moeten worden vastgesteld (regels inzake waarderingsgrondslagen, afschrijvingen, tariefgrondslagen, financieringsfunctie e.d.) maken jaarlijks deel uit van de programmabegroting (via de verplichte paragrafen).
Daarnaast is het noodzakelijk dat de inhoudelijke vereisten die (als uitvloeisel uit de kaderstelling) aan de instrumenten zijn c.q. worden gesteld afzonderlijk worden benoemd en dat een opsomming wordt gemaakt van de verplichte onderwerpen c.q. paragrafen. Aangezien sprake is van jaarlijkse accentverschillen is ervoor gekozen om de verdere uitwerking hiervan op te nemen in de zogeheten ‘planningsbrief' of, met andere woorden, de planning van de BBI-cyclus. Om diezelfde reden is gekozen voor het in de verordening opnemen van het gegeven dát sprake is van een productenbegroting en dat het verband naar de programmabegroting moet worden opgenomen. De overige eisen die aan de productenbegroting worden gesteld worden bij voorkeur opgenomen in de genoemde planningsbrief.
Bovenstaande maakt een efficiënte toepassing mogelijk zonder de verordening jaarlijks te moeten aanpassen. Het verdient wel aanbeveling om nadat ervaring is opgedaan met de nieuwe comptabiliteitsvoorschriften, alsmede met de nieuwe systematiek van begroten, te bezien of en in hoeverre de voorgestelde systematiek inderdaad de beoogde efficiency met zich meebrengt. ]
[Toelichting: In het Handboek Administratieve Organisatie is vastgelegd wie verantwoordelijk zijn voor de administratieve organisatie (AO) van de financiële organisatie en hoe de besluitvorming over vastlegging en wijziging van de AO geschiedt. Het handboek geeft een raamwerk voor het beschrijven van de financiële organisatie. Onderdeel daarvan is de interne controle, dat wil zeggen alle controles die worden uitgevoerd door of namens de leiding van de organisatie. In het eerste lid van artikel 5 is vastgelegd dat het handboek de basis vormt voor de beschrijving van de AO. Zo nodig kunnen Gedeputeerde Staten op basis van het tweede lid richtlijnen geven met betrekking tot de inrichting van het handboek.
Voor het onderwerp Treasury is, conform de daartoe geldende wettelijke verplichtingen een afzonderlijk Treasury Statuut opgesteld en vastgelegd. ]
[Toelichting: In het eerste lid van dit artikel is vastgelegd dat de financieel-administratieve systemen zodanig ingericht behoren te zijn, dat zij op alle functionele niveaus bruikbaar zijn. Deze eis geldt voor het in de praktijk meest gebruikte systeem, het financieel informatiesysteem, maar ook voor andere systemen. Het tweede en derde lid bepalen dat de allocatie van financiële middelen respectievelijk de verantwoording over het gevoerde financiële beleid plaatsvindt op basis van de gegevens uit de financieel-administratieve systemen. Zo nodig kunnen Gedeputeerde Staten aanvullende regels terzake stellen. ]
[Toelichting: Het door elke eenheid op te stellen werkplan dient een aantal doelen. In de eerste plaats is het de ambtelijke vertaling van meer algemene en politiek verwoorde beleidsvoornemens zoals opgenomen in het Meerjaren Uitvoeringsprogramma. Verder worden een aantal eenheidsbrede zaken, zoals de verdeling van VOT- en Arbo-budgetten, de materiële en salarisbudgetten, en de verdeling van formatie over de verschillende teams, in dit plan opgenomen. Tevens wordt ook aandacht gegeven aan cultuur- en personeelsontwikkeling en dergelijke onderwerpen. Het werkplan is niet alleen een planningsinstrument, maar ook een controle-instrument op basis waarvan verantwoording ten opzichte van de Directie dient te worden afgelegd.
De omschrijving van activiteiten in het werkplan is rechtstreeks ontleend aan de in de begroting opgenomen te leveren prestaties per begrotingsproduct. ]
[Toelichting: In de managementrapportage legt het hoofd van een eenheid verantwoording af over de realisatie van de hem opgedragen taken en de inzet van de daarbij beschikbaar gestelde middelen, alsmede over de verwachtingen dienaangaande voor de naaste toekomst. Enkel de laatste rapportage van een kalenderjaar is een integrale rapportage. De overige rapportages zijn rapportages op afwijkingen.
Momenteel zijn de Perspectiefnota, de Najaarsnota en de Jaarrekening rapportages van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten die tot doel hebben besluitvorming van Provinciale Staten over actuele ontwikkelingen en over geconstateerde afwijkingen ten opzichte van de doelstellingen. In het kader van de duale begroting zal de inhoud van deze rapportages veranderen (programmageoriënteerd en op financieel gebied vooral gericht op het al dan niet realiseren van de in de programmabegroting opgenomen financiële kaders). Om dit verschil ook in de terminologie tot uitdrukking te brengen wordt in deze verordening gesproken van programmarapportages. ]
[Toelichting: Dit artikel bepaalt dat de Directie provinciecontroller is, en bevat een uitwerking van het takenpakket van de provinciecontroller. Voor de goede orde wordt hierbij vermeld dat de taak van de provinciecontroller niet afdoet aan de adviserende taak van de eenheid Middelen en de Concernstaf (split-control-model). De Directie zal in haar argumentatie de relevante overwegingen van en verschillen van inzicht tussen de Directie en de eenheid Middelen en/of Concernstaf weergeven.
De provinciecontroller is belast met de zorg voor het opstellen van de rekening.
De provinciecontroller heeft een voorwaardenscheppende, coördinerende taak bij het middelenbeheer. Zijn invalshoek is daarbij het algemeen financieel beleid en de doelmatigheid van het functioneren van de provincie. Doelmatigheidsbeoordeling door de provinciecontroller omvat zowel de efficiency als de doelgerichtheid. In dit verband verdient vermelding dat adviezen van de provinciecontroller onverkort aan het College van Gedeputeerde Staten worden voorgelegd. Tot het vermogensbeheer wordt ook gerekend de advisering met betrekking tot de NV's waarvan de provincie aandeelhouder is. Het bij de provinciecontroller ondergebrachte toezicht op de administratieve taken betreft de betaalfunctie, de invorderingsfunctie en het liquiditeitsbeheer. ]
[Toelichting: In dit artikel zijn enkele hoofdlijnen neergelegd met betrekking tot het thans binnen de organisatie geldende budgetbeheer. Bij deze verordening worden de Directie, het hoofd van een eenheid of een project- en programmaleider aangewezen als budgethouder. De Directie geeft per budgethouder expliciet aan op welke budgetten de budgetbevoegdheid van toepassing is. Op zijn beurt kan de budgethouder budgetbeheerders aanwijzen. Van groot belang voor een goede administratieve gang van zaken is dat tussen budgethouder en budgetbeheerder gemaakte afspraken met betrekking tot de tekeningsbevoegdheid schriftelijk wordt vastgelegd en dat die afspraken (nadere regels) schriftelijk ter kennis worden gebracht van het hoofd van de eenheid Middelen en de provinciecontroller.
Het bepaalde in dit artikel laat onverlet dat gegeven de aard en bestuursgevoeligheid van bepaalde bestedingen, informatieverstrekking aan danwel besluitvorming van Gedeputeerde Staten noodzakelijk is. In de Budgethoudersregeling is de verdere uitwerking van dit artikel opgenomen. ]