Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Delfzijl

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Afdeling:Iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

• 2.

  Administratie:Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Delfzijl en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• 3.

  Overheidsbedrijf:

  Onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

Artikel 2. Planning en controlcyclus

• 1.

  Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college de raad een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college aan de raad en het vaststellen door de raad van de volgende documenten:

  • a.

    Richtlijnen en uitgangspunten voor de begroting voor het volgende begrotingsjaar (aanbieding aan presidium);

  • b.

    Jaarstukken;

  • c.

    Kadernota;

  • d.

    Tussentijdse rapportages;

  • e.

    Begroting met de meerjarenraming.

• 2.

  Nadere regels met betrekking tot lid 1 van dit artikel worden vastgelegd in de nota planning en control, die separaat ter kennisgeving aan de raad wordt aangeboden.

• 3.

  Bij het uitoefenen van de planning en controlcyclus handelt het college conform de nota planning en control.

Artikel 3. Inrichting kadernota en begroting en jaarstukken

• 1.

  Voorafgaand aan de kadernota of in de kadernota biedt het college tevens een overzicht aan met de financiële kaders en uitgangspunten van de ontwerpbegroting en het meerjarenramingen.

• 2.

  De financiële kaders en uitgangspunten worden gedurende het begrotingsjaar uniform toegepast op alle voorkomende en tussentijdse investeringen, projecten en andere plannen ongeacht de looptijd dan wel moment van uitvoering.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

• 4.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

• 5.

  Voorstellen voor investeringskredieten kunnen buiten de financiële positie om, door middel van een separaat raadsvoorstel aan de raad worden voorgelegd en door de raad worden vastgesteld.

Artikel 4. Programmabegroting

• 4.

  De raad stelt per raadsperiode de programma-indeling vast.

• 5.

  Per programma wordt de volgende informatie gepresenteerd:

  • a.

    de geldende beleidskaders;

  • b.

    de strategische doelstellingen en prioriteiten;

  • c.

    de activiteiten;

  • d.

    de raming van baten en lasten.

Artikel 5. Tussentijdse financiële rapportages

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van minimaal twee tussentijdse financiële rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente.

• 2.

  De tussenrapportages bevatten financiële informatie over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en de lasten per programma;

  • b.

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • c.

    het totale saldo van de baten en de lasten, volgend uit de onderdelen a en b;

  • d.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; en

  • e.

    het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d.

Artikel 6. Informatieplicht

Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen in een aantal voorkomende gevallen, zoals hieronder benoemd en waarvan de kaders zijn vastgelegd in de genoemde beleidsnota's:

• a.

  investeringen boven een maximum, zoals vastgelegd in de nota 'Waardering & Afschrijving vaste activa";

• b.

  aankoop en verkoop van goederen en diensten boven een maximum, zoals vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

• c.

  het verstrekken van waarborgen en garanties, zoals vastgelegd in de nota "Garantstellingen".

Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1.

  In de nota “Waardering & Afschrijving vaste activa” worden regels opgenomen voor de waardering en afschrijving van de vast activa.

• 2.

  Aan het begin van een nieuwe raadsperiode wordt de nota geijkt en zo nodig herzien.

• 3.

  De nota “Waardering & Afschrijving vaste activa” maakt deel uit van deze verordening.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college biedt periodiek (minimaal eens per 4 jaar) de (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan.

• 2.

  De nota behandelt:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding voorzieningen;

  • c.

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen, in relatie tot de nota weerstandsvermogen.

Artikel 9. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden waarmee de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Dit met in achtneming van de in de wet Markt en Overheid als zodanig aangemerkte uitzonderingen.

• 2.

  Wanneer het in rekening brengen van de integrale kostprijs voor een bepaalde activiteit niet mogelijk of wenselijk is, doet het college een voorstel voor een raadsbesluit om deze activiteit van deze regel uit te zonderen, waarin het algemeen belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

• 3.

  Voor het bepalen van de integrale kostprijs van producten en diensten van de gemeente wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 4.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele btw.

• 5.

  De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Artikel 10. Financieringsfunctie

• 1.

  Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b.

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2.

  Het college informeert de raad vooraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden.

• 3.

  Nadere regels met betrekking tot lid 1 en 2 van dit artikel worden vastgelegd in het treasurystatuut, die ter kennisgeving aan de raad wordt aangeboden.

• 4.

  Bij het uitoefenen van de financieringsfunctie handelt het college conform het treasurystatuut.

Artikel 11. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• 1.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• 2.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoort;

• 3.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

Artikel 12. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor:

• 1.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• 2.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, voor zover mogelijk, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• 3.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 13. Interne controle

• 1.

  Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Jaarlijks biedt het college de raad het interne controleplan ter kennisgeving aan. Hierin wordt een planning van de controlewerkzaamheden aangegeven en worden de processen die onderdeel uitmaken van de intensieve controle voor dat jaar benoemd.

Artikel 14. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2015, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van het begrotingsjaar 2015 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  De Financiële Verordening gemeente Delfzijl vastgesteld 26 juni 2008 wordt per 1 januari 2015 ingetrokken met dien verstande dat de jaarstukken over 2014 aan de hand van de “oude” verordening worden opgesteld.

Artikel 15. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Delfzijl".