| Organisatie | Breda |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling gegevensverstrekking bevolkingsadministratie Breda 2014 |
| Citeertitel | Regeling gegevensverstrekking bevolkingsadministratie Breda 2014 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-12-2014 | 06-01-2014 | Nieuwe regeling | 25-11-2014 | 42909 |
Burgemeester en wethouders van de Breda,
gelet op de Wet basisregistratie personen, de Wet bescherming persoonsgegevens en de artikelen 2 en 3 van de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Breda 2014;
besluiten vast te stellen de navolgende:
Regeling gegevensverstrekking bevolkingsadministratie Breda2014
Artikel 3 Verplicht gebruik en terugmeldingen
Aan een orgaan van de gemeente worden uit de bevolkingsadministratie die gegevens verstrekt die zij nodig hebben voor een goede vervulling van hun taak, zodanig dat deze overheidsorganen aan hun verplichtingen ingevolge de artikelen 1.7 en 2.34 van de wet kunnen voldoen.
Artikel 5 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente anders dan op grond van artikel 4
De beheerder kan aan een orgaan van de gemeente gegevens uit de basisregistratie op papier verstrekken voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak. De in dit lid bedoelde organen en de gegevens die worden verstrekt zijn opgenomen in Bijlage 2 horend bij deze regeling.
Artikel 8 Telefonische gegevensverstrekking
In bijzondere gevallen, ter beoordeling van de beheerder, worden telefonisch gegevens verstrekt.
Artikel 10 De bevolkingsadministratie voor zover het de aangehaakte gegevens betreft
De aangehaakte gegevens zijn opgenomen in Bijlage 4 horend bij deze regeleing en worden verstrekt aan:
Artikel 11 Wijze van verkrijging van aangehaakte gegevens
Aangehaakte gegevens worden, voor zover niet reeds verkregen onder de regelgeving die van toepassing was voor de inwerkingtreding van de wet, verkregen door:
De beheerder houdt van het verstrekken van gegevens uit de bevolkingsadministratie gedurende twintig jaren volgend op verstrekking aantekening van de verstrekking van gegevens, met inachtneming van het bepaalde in artikel 3.11 van de wet.
Artikel 15 Verwijdering van gegevens
Gegevens uit de bevolkingsadministratie worden, met inachtneming van hetgeen bij of krachtens de wet en de Archiefwet 2005 is bepaald, verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de beheerder.
Vernietiging van brondocumenten geschiedt met inachtneming van hetgeen bij of krachtens de wet en de Archiefwet 2005 is bepaald.
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen opgenomen in het door de verantwoordelijke vastgestelde Informatiebeveiligingsplan Basisregistratie personen 2014.
Deze regeling is de nadere uitwerking van de de artikelen 2 en 3 van de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Breda 2014. Daarnaast zijn bepalingen over de verwerking van de aangehaakte gegevens opgenomen. Deze laatste zijn gegevens die geen deel uitmaken van de verplichte set gegevens van de Brp, maar die de gemeentelijke organen wel nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Deze gegevens worden per persoon bijgehouden. Op het gebruik van deze gegevens is niet de Wbrp, maar de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing.
Verder zijn bepalingen opgenomen over het verplicht gebruik van gegevens en de terugmelding door overheidsorganen.
De begripsbepalingen zijn voor zover relevant overgenomen uit de Wet basisregistratie personen (Wbrp). Deze wet is sinds 6 januari 2014 de opvolger van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
In deze regeling wordt het begrip bevolkingsadministratie gebruikt. Hiermee wordt aangeduid de verzameling gegevens uit de basisregistatie plus de aangehaakte gegevens.
Verder wordt het begrip basisregistratiesysteem gebruikt. Dat is een systeem waarin de gegevens uit de verschillende basisregistraties zijn samengebracht. Deze gegevens kunnen vervolgens via gekoppelde applicaties gebruikt worden door de afdelingen die daartoe zijn geautoriseerd.
Artikel 2 De bevolkingsadministratie voor zover het de basisregistratie betreft
In dit artikel is bepaald welke instanties recht hebben op gegevensverstrekking. Dat zijn allereerst de gemeentelijke organen (de gemeentelijke afdelingen). Ten behoeve van de uitvoering van hun taken wordt aan hen gegevens verstrekt.
Daarnaast kan informatie verstrekt worden aan derden die werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente. Zie daarvoor de toelichting op artikel 6 van deze regeling.
Verder dient de basisregistratie ook voor het verstrekken van gegevens aan de ingezetene zelf. Op deze wijze kan hij zijn recht op inzage en zijn recht op correctie realiseren.
Artikel 3 Authentieke gegevens
Zoals dat onder de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wgba) het geval was zijn overheidsorganen onder de huidige wet verplicht de zogenaamde authentieke gegevens uit de basisregistratie te gebruiken bij de uitvoering van hun taken. Het gaat om persoonsgegevens die zich lenen voor een overheidsbreed gebruik: alle overheidsinstanties hebben deze gegevens nodig om hun taken goed uit te kunnen voeren.
Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisregistratie personen
Dit artikel regelt de directe raadpleging van de gemeentelijke basisregistratie personen door gemeentelijke organen via een online verbinding. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de applicatie CompeTenT. Op termijn zal raadpleging via het overkoepelend gegevensbestand van de gemeente, de gegevensmakelaar (MKS), gebeuren. Zie verder bij de toelichting op artikel 7.
Artikel 5 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente anders dan op grond van artikel 4
In dit artikel is geregeld, dat systematisch gegevens kunnen worden verstrekt anders dan via de raadpleging van gegevens uit de basisregistratie. Het gaat allereerst om het maken van selecties, al dan niet periodiek, noodzakelijk voor de uitvoering van gemeentelijk beleid. Ten behoeve van de rampbestrijding bijvoorbeeld dient de burgemeester over een actueel totaalbestand van inwoners van Breda te beschikken, dat op wijk, -buurt en adresniveau benaderd kan worden. Daartoe wordt wekelijks een selectie gemaakt.
In het tweede lid is verder geregeld de periodieke verstrekking op papier aan gemeentelijke overheidsorganen. De gegevens worden verstrekt ten behoeve van de uitvoering van taken in het kader van onder andere de Kieswet en de Wet basisregistratie personen. De betreffende overheidsorganen en de gegevens die verstrekt worden zijn opgenomen in Bijlage 2.
Artikel 6 Verstrekking aan derden
In artikel 3 van de verordening is het kader voor de gegevensverstrekking aan derden neergelgd. Verstrekking slechts mogelijk is, als voorafgaand schriftelijk toestemming is verleend door degene van wie de gegevens worden gevraagd. Verder kunnen gegevens worden verstrekt wanneer die worden gevraagd door een derde die werkzaamheden met gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente verricht.
In de verordening zijn zodanige werkzaamheden en de categorieën derden die voor gegevensverstrekking in aanmerking komen aangewezen.
Het is echter mogelijk, dat andere derden een beroep doen op gegevensverstrekking uit de basisregistratie en aantoonbaar werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente. De bevoegdheid tot aanwijzing is uit het oogpunt van efficiëntie en flexibiliteit in artikel 3, lid 6 van de verordening daarom aan het college gedelegeerd. Op basis van het derde lid van artikel 6 van deze regeling wordt die bevoegdheid vervolgens door het college doorgegeven aan de beheerder.
Verstrekking is daarnaast alleen toegestaan als er sprake is van een gerechtvaardigd belang van de derde en het belang en de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene, met name het recht op privacy, aan de verstrekking niet in de weg staan.
Gegevensverstrekking aan derden kan op verzoek van betrokkene geblokkeerd worden (geheimhouding). In dit geval worden aan derden geen gegevens verstrekt.
De werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente en de categorieën derden die voor gegevensverstrekking in aanmerking komen zijn opgenomen in Bijlage 3.
Artikel 7 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden
De basisregistratie personen kan de functie van basisregistratie slechts waarmaken als zij beschikbaar is voor de overheidsorganen van de gemeente. Zij zijn immers voor de uitvoering van hun taken verplicht de gegevens uit niet alleen de basisregistratie te gebruiken, maar ook uit de andere basisregistaties (bijvoorbeeld de Basisregistratie Adressen en Gebouwen, de Basisregistratie WOZ en de Basisregistratie Kadaster). Om te zorgen dat de informatievoorziening aan gemeentelijke organen vanuit de onderscheiden basisregistraties efficiënt gebeurt worden niet rechtstreeks, maar via een overkoepelend gegevensbestand, de gegevensmakelaar (MKS) verstrekt, hier basisregistratiesysteem genoemd. In dit basisregistratiesysteem zijn naast de gegevens uit de basisregistratie personen de aangehaakte gegevens en de gegevens uit de andere basisregistraties opgenomen.
De gegevens, die de gemeentelijke afdelingen nodig hebben voor de uitvoering van hun taken, worden vanuit het basisregistratiesysteem geaggregeerd verstrekt.
Vanzelfsprekend moeten de gemeentelijke organen voor het gebruik van de gegevens geautoriseerd zijn.
De verbanden van de basisregistratie personen met de andere registraties in het basisregistratiesysteem zijn inzichtelijk gemaakt in in Bijlage 4 horend bij de regeling.
Artikel 8 Telefonische gegevens verstrekking
Het verstrekken van telefonische informatie is uit veiligheidsoverwegingen niet aan te bevelen. Soms is het echter nodig om deze wijze van informatieverstrekking te gebruiken. Er is een procedure telefonische informatieverstrekking aanwezig, waarin is opgenomen de manier waarop verzoekers geïdentificeerd kunnen worden en welke gegevens maximaal worden verstrekt,
Artikel 9 Terugmeldverplichting
Overheidsorganen zijn verplicht de gegevens uit de basisregistratie te gebruiken. Dat wil niet zeggen, dat deze gegevens altijd correct zijn. Wanneer een overheidsorgaan twijfelt aan de juistheid van de gegevens in de basisregistratie moet hij dit melden aan de beheerder van de basisregistratie (terugmelding). Die onderzoekt de betreffende gegevens en brengt vervolgens de melder op de hoogte van het resultaat van het onderzoek.
Artikel 10 De bevolkingsadministratie voor zover het de aangehaakte gegevens betreft
In de basisregistratie personen wordt van burgers een verplichte set van gegevens vastgelegd. Daarnaast worden gegevens vastgelegd die van belang zijn voor de uitvoering van taken. Bijvoorbeeld de tabel met de stemlokalen ten behoeve van verkiezingen en de tabel planologische wijk en -buurtindeling ten behoeve van bijvoorbeeld de wet Rampen en zware ongevallen. De aangehaakte gegevens vergemakkelijken o.a. het maken van selecties. Zoals in het algemeen gedeelte al is gemeld, valt het gebruik van deze gegevens onder het regime van de Wbp.
Artikel 11 Wijze van verkrijging van aangehaakte gegevens
In dit artikel is opgenomen welke de bronnen zijn van de aangehaakte gegevens.
In artikel 3.22 van de wet is vastgelegd, dat een ingeschrevene het recht heeft inzage te verzoeken in de verstrekking van zijn gegevens in de twintig jaar daaraan voorafgaand. Dat geeft betrokkene de mogelijkheid de rechtmatigheid van het gebruik van zijn gegevens te controleren. Daarom moet van die gegevensverstrekkingen aantekening worden gehouden, een protocol.
Ook voor de aangehaakte gegevens geldt, dat het gebruik ervan vastgelegd moet worden in een protocol.
Omdat de aangehaakte gegevens nauw verbonden zijn met de gegevens in de basisregistratie, wordt voor de bewaartermijn van deze protocollen aangesloten bij die van verstrekkingen op grond van de wet, namelijk 20 jaar.
Recht op inzage en kennisneming van gegevensverstrekking en correctie
Hier wordt deze rechten nader geregeld. Opgenomen is, dat een verzoeker in verband met de vaststelling van zijn identeit verplicht kan worden in persoon te verschijnen.
Deze rechten zijn gelden niet alleen voor de basisregistratie, maar ook voor de aangehaakte gegevens, waarop zoals eerder vermeld de Wbp van toepassing is.
Artikel 15 Verwijdering van gegevens
In een beperkt aantal gevallen kunnen gegevens op verzoek van een betrokkene verwijderd worden. In de Wet BRP zijn die gevallen duidelijk omschreven. Op een verzoek tot verwijdering van aangehaakte gegevens zal gekeken moeten worden naar de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens. Een reden voor verwijdering van een aangehaakt gegeven kan zijn, dat de registratie van een gegeven geen doel meer dient.
Dit artikel bepaalt wanneer de bronnen waaraan de gegevens van de basisregistratie worden ontleend kunnen worden vernietigd. Voor deze zogenaamde brondocumenten zijn per categorie bewaartermijnen vastgesteld in de Regeling basisregistratie personen. Het betreft bijvoorbeeld aangiftes van verhuizing, aangiftes van vestiging, verzoeken aanduiding van het naamgebruik en correctieverzoeken. Na verloop van de bewaartermijnen worden deze documenten vernietigd.
In dit artikel wordt de relatie met het Informatiebeveiligingsplan Basisregistratie personen 2014 gelegd. In dit plan zijn technische en organisatorische maatregelen opgenomen, die onder meer de vertrouwelijkheid van de gegevens in de basisregistratie moeten waarborgen. De verordening en deze regeling garanderen de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens door te voorzien in een kader voor de rechtmatige verwerking van die gegevens.
Artikel 18 Beheer van de bijlagen
Wanneer een besluit op basis van deze regeling gevolgen heeft voor de inhoud van een bijlage zal die aangepast moeten worden. De bijhouding van de bijlagen is uit het oogpunt van flexibiliteit en efficiëntie neergelegd bij de beheerder. Wanneer bijvoorbeeld de gegevensverstrekking aan een onderdeel van de gemeente moet worden uitgebreid of ingeperkt als gevolg van gewijzigde regelgeving kan zodiende snel worden gereageerd. Datzelfde geldt voor de aangehaakte gegevens: Bijlage 5 kan zonodig is snel worden aangepast.
Artikel 19 Inwerkingtreding en citeertitel
Aan deze regeling wordt terugwerkende kracht toegekend. Zodoende wordt aan de verstrekkingen gedaan in de periode tussen 6 januari en de inwerkingtreding van deze verordening alsnog een adequate grondslag geboden.