Artikel 1 Begripsomschrijving
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
Commissie: de auditcommissie, zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet;
- b.
Lid: lid van de commissie;
- c.
Voorzitter: de voorzitter van de commissie;
- d.
Secretaris: de secretaris van de commissie;
- e.
Fractie: een fractie als bedoeld in het Reglement van Orde van de gemeenteraad;
- f.
Raadsperiode: zittingsperiode van de gemeenteraad;
- g.
College: het college van burgemeester en wethouders;
- h.
Accountant: de door de raad, conform artikel 213 Gemeentewet, aangewezen
Accountant belast met de controle op de in artikel 197 van de
Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- i.
Raad: de gemeenteraad van Heerenveen.
Artikel 2 Doel
- 1.
De commissie heeft als doel de raad te adviseren over alle financiële en bedrijfsvoeringsaspecten, in het bijzonder over de gang van zaken rond gemeentebeleid, de financiële aspecten en de risico’s die daarmee samenhangen (P&C cyclus).
- 2.
De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.
- 3.
De commissie is in de eerste plaats adviseur van de raad, met tevens een adviesrol naar het college als het gaat om de informatievoorziening en specifiek de verantwoording.
- 4.
De commissie houdt zich in het bijzonder bezig met de wijze waarop de raad sturing geeft en in relatie daarmee met de verantwoording door het college van haar activiteiten en prestaties.
- 5.
De commissie bepaalt per raadsperiode vanuit welke rolopvatting wordt geacteerd, legt dat schriftelijk vast en communiceert dat naar de raad.
- 6.
De commissie stelt zich tot doel om de opgedane kennis en inzichten persoonsonafhankelijk en overdraagbaar te maken voor het einde van de raadsperiode.
Artikel 3 Taken en bevoegdheden commissie
- 1.
De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende, controlerende en verantwoordelijkheid van de raad.
- 2.
De commissie is belast met de voorbereiding van de besluitvorming van, advisering aan en overleg namens de raad aangaande:
- a.
Aanwijzing alsmede zo nodig het beëindiging van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet;
- b.
Het vaststellen van de rekening en het jaarverslag;
- c.
Het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol zoals bedoeld in artikel 2a van de Controleverordening;
- d.
Het aandragen van onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim-controle door de externe accountant;
- e.
Het bepalen van een standpunt over tussentijdse rapportages en andere verslagen van de accountant, en over verslagen van periodieke onderzoeken van het college als bedoeld in de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid (Gemeentewet 213a);
- f.
Het bepalen van een standpunt over door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteracties en de voortgang ervan;
- g.
Daar waar de commissie het wenselijk acht een standpunt bepalen over onderzoeksverslagen van de rekenkamercommissie Heerenveen.
- 3.
De commissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de gemeentelijke rekenkamercommissie, de in het tweede lid onder e. bedoelde onderzoeken van het college en de interne audits op elkaar worden afgestemd.
- 4.
De commissie is bevoegd aan de raad over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen, voorstellen uit te brengen en te voorzien van een ontwerp/concept door de raad te nemen besluiten.
- 5.
In het kader van de uitoefening van taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de ambtelijke organisatie, gemeentelijke rekenkamer(commissie) en de accountant.
- 6.
De commissie c.q. de voorzitter is bevoegd om leden van het college, leden van de gemeentelijke rekenkamer(commissie), de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.
- 7.
De commissie is bevoegd te besluiten dat de gemeente een extern deskundige opdraagt de commissie van advies te dienen.
- 8.
De commissie draagt zorg voor kennisverzameling en kennisoverdracht aan de raad voor wat betreft relevante bedrijfsvoeringsthema’s.
- 9.
De commissie doet een voorstel aan het presidium over de procedure voor de behandeling van vaststelling van de begroting, jaarverslag, jaarrekening en overige P&C documenten.
Artikel 4 Accountant en accountantscontrole
- 1.
De commissie vertegenwoordigt de raad in zijn verantwoordelijkheid betreffende de accountantscontrole.
- 2.
De onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:
- a.
De voorbereiding van en advisering over het accountantsprotocol;
- b.
Het zijn van het eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;
- c.
Een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifiek aandacht te doen besteden aan bepaalde programma’s, thema’s of paragrafen;
- d.
Een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;
- e.
Het periodiek evalueren van de werkzaamheden van de accountant;
- f.
Het voorbereiden van de selectie van de accountant, gunning en de opdrachtverstrekking;
- g.
Een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant en andere onderzoekers;
- h.
Het adviseren van de gemeenteraad over genoemde taken.
- 3.
De commissie verzoekt jaarlijks aan de accountant en het college, aan haar een opgave te verstekken van alle door hem/haar uitgevoerde onderzoeken voor/ten behoeve van de gemeente Heerenveen of de samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente Heerenveen deel uit maakt.
Artikel 5 Samenstelling, benoeming en zittingsduur
- 1.
De raad benoemt de leden van de commissie die namens de raad zitting hebben in de commissie;
- 2.
De commissie bestaat maximaal uit één raadslid per fractie;
- 3.
De raad bevordert met de benoeming van de leden een representatieve vertegenwoordiging vanuit zijn midden in de commissie;
- 4.
De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geld eveneens voor tussentijdse benoemingen;
- 5.
Een raadslid kan te allen tijde ontslag nemen.
- 6.
Het lidmaatschap van de commissie vervalt bij beëindiging van het raadslidmaatschap, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad;
- 7.
Opengevallen plaatsen in de commissie, worden zo spoedig mogelijk ingevuld;
- 8.
Leden van de commissie kunnen bij afwezigheid worden vervangen door een raadslid van dezelfde fractie.
Artikel 6 Adviseurs
- 1.
De concerncontroller en de concernadviseur financiën kunnen als adviseurs aan de commissie worden toegevoegd. Afhankelijk van de agenda kunnen ook andere adviseurs worden uitgenodigd. De adviseurs zijn geen lid van de commissie. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.
- 2.
De voorzitter rekenkamer(commissie) en de wethouder financiën kunnen op verzoek van de commissie worden uitgenodigd.
Artikel 7 Voorzitter en secretariaat
- 1.
De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan;
- 2.
De voorzitter leidt de vergadering en zorgt voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie;
- 3.
De voorzitter bewaakt de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;
- 4.
De voorzitter bevordert een heldere besluitvorming over commissie-aangelegenheden;
- 5.
De griffier treedt op als secretaris van de commissie.
Artikel 8 Vergaderingen en verslaglegging
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen;
- 2.
De voorzitter belegt de vergaderingen en bereidt die voor. Hij zorgt voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van ten minste tien dagen voor de betreffende vergadering.
- 3.
De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden;
- 4.
De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar;
- 5.
De commissie beslist over de openbaarmaking van het in een vergadering besprokene en van stukken die door de commissie worden behandeld;
- 6.
Van iedere vergadering wordt verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt, met inachtneming van het vertrouwelijke karakter van de commissie, vastgesteld door de commissie en ter beschikking gesteld van raad, college en directie.
- 7.
Jaarlijks, voor 1 juli, brengt de commissie een samenvattend verslag uit aan de gemeenteraad van haar werkzaamheden in het voorgaande jaar.
- 8.
Artikel 25 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. Geheimhouding op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan worden opgelegd door de voorzitter. Geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen, totdat de commissie haar opheft.
Artikel 9 Besluitvorming
- 1.
De commissie streeft naar consensus onder de zitting hebbende leden die bij de vergadering aanwezig zijn;
- 2.
Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de commissie hebben stemrecht;
- 3.
De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is;
- 4.
Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen;
- 5.
Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot aan de eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter;
- 6.
Betreft het een besluit over een advies of een voorstel voor een besluit voor de gemeenteraad van Heerenveen, dan informeert de commissie de gemeenteraad van Heerenveen daarbij over de stemverhouding.
Artikel 10 Informeren en adviseren van de raad
De commissie informeert en adviseert de raad.
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadscommissie Algemene Zaken. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.
Artikel 11 Slotbepalingen
- 1.
Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen, beslist de commissie.
- 2.
In het presidium wordt het functioneren van de commissie geëvalueerd.
Artikel 12 Inwerkintreding
Deze verordening treedt in werking onmiddellijk na vaststelling door de raad.
Met ingang van inwerkingtreding vervalt de verordening op de Auditcommissie Heerenveen 2014 vastgesteld bij raadsbesluit op 27 januari 2014.
Deze verordening betreft een organisatorische aangelegenheid van de raad en staat niet voor bezwaar/referendum open.
Artikel 13 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de Auditcommissie gemeente Heerenveen 2014”.