Verordening Rekeningencommissie 2014

Artikel 1 Definities

Artikel 2 Taak van de commissie

• 1.

  Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als Rekeningencommissie.

• 2.

  De commissie doet onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatigheid van de door het gemeentebestuur opgestelde jaarrekening. Daarbij worden de door het college verstrekte tussentijdse proces- en projectverantwoordingen in het onderzoek betrokken. De commissie kan tevens de jaarrekeningen behandelen van verbonden partijen.

• 3.

  De commissie maakt hierbij mede gebruik van de uitkomsten van de wettelijke controle en van de uitkomsten van het onderzoek van de accountant naar de door het college opgestelde tussentijdse proces- en projectverantwoordingen.

• 4.

  De commissie brengt advies uit aan de gemeenteraad met betrekking tot de (voorlopige) vaststelling van de jaarrekening.

• 5.

  De commissie kan in het licht van de taak zoals genoemd in het tweede lid naar eigen inzicht bijzondere onderzoeken verrichten naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid en naar de kwaliteit van het door het gemeentebestuur gevoerde beheer.

• 6.

  De commissie informeert de raad en het college over die aangelegenheden die zij in het licht van haar taakstelling van belang acht.

Artikel 3 Samenstelling, benoeming en ontslag

• 1.

  Elke fractie kan niet meer dan één lid voordragen voor benoeming tot lid van de Rekeningencommissie.

• 2.

  De leden worden door de raad uit zijn midden benoemd, met inachtneming van het bepaalde in de leden 10, 11 en 12 van dit artikel.

• 3.

  Voor zoveel mogelijk benoemt de raad voor elk commissielid een plaatsvervangend lid. De bepalingen in deze verordening die van toepassing zijn op leden van de commissie, zijn van overeenkomstige toepassing op plaatsvervangende commissieleden.

• 4.

  De benoeming geschiedt zo spoedig mogelijk na het tijdstip waarop de bij de verkiezing wegens periodieke aftreding gekozen leden van de raad hun betrekking hebben aanvaard en wel voor een zittingsduur gelijk aan die van de zittende raad.

• 5.

  Bij de benoeming bepaalt de raad wie van de leden als voorzitter zal optreden. Bij ontstentenis van de voorzitter wordt de voorzitter vervangen door de plaatsvervangend voorzitter, door de commissie uit haar midden aan te wijzen. Bij afwezigheid van zowel de voorzitter als de plaatsvervangend voorzitter voorziet de commissie eveneens in vervanging.

• 6.

  Degene die ophoudt lid van de raad te zijn, houdt tevens op lid van de commissie te zijn.

• 7.

  De raad kan aan een lid op diens verzoek ontheffing uit zijn lidmaatschap van de commissie verlenen.

• 8.

  In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• 9.

  Degene die ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature tot lid van de commissie wordt benoemd, heeft zitting voor de resterende zittingsduur van de raad.

• 10.

  Een op grond van de laatst gehouden gemeenteraadsverkiezingen gevormde politieke groepering bestaande uit één persoon, kan een voordracht indienen tot benoeming van een niet-raadslid (fractievertegenwoordiger) tot lid of plaatsvervangend lid van de commissie. Een raadslid kan in de commissie worden benoemd tot plaatsvervanger van een fractievertegenwoordiger. Om als niet-raadslid voor benoeming tot lid of plaatsvervangend lid van de commissie in aanmerking te komen dient betrokkene voor te komen op een geldig verklaarde lijst van kandidaten voor de laatst gehouden gemeenteraadsverkiezingen. De eisen gesteld in de artikelen 10 en 13 van de Gemeentewet zijn op betrokkene van overeenkomstige toepassing.

• 11.

  Het onderzoek naar de bescheiden, waaruit moet blijken of een niet-raadslid aan de benoemingseisen voldoet, geschiedt met overeenkomstige toepassing van het bepaalde in artikel 4 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Den Haag. Ten behoeve van dit onderzoek legt de kandidaat de benodigde bescheiden voor aan de raad. Alvorens zijn functie te kunnen uitoefenen legt hij in een vergadering van de raad in handen van de voorzitter een eed dan wel een verklaring en belofte af gebaseerd op de tekst van artikel 14 Gemeentewet.

• 12.

  De raad kan een waarnemer c.q. fractievertegenwoordiger op eigen verzoek of op voorstel van de politieke groepering die hem of haar voor benoeming heeft voorgedragen, ontslag verlenen als commissielid. Zodra blijkt dat niet langer voldaan wordt aan de vereisten voor het lidmaatschap, houdt hij of zij op lid van de commissie te zijn.

Artikel 4 Werkwijze algemeen

• 1.

  De vergaderingen van de commissie worden in het openbaar gehouden.

• 2.

  De deuren van een openbare vergadering worden gesloten, wanneer één van de aanwezige leden dit verlangt of de voorzitter het nodig acht. De commissie besluit vervolgens dat met gesloten deuren zal worden vergaderd, wanneer haar blijkt dat bij beraadslaging in het openbaar private of openbare belangen wezenlijk zouden kunnen worden geschaad.

• 3.

  Indien de commissie in deze besloten vergadering blijk geeft van oordeel te zijn dat de aard van een aangelegenheid beraadslaging in beslotenheid niet vordert, plaatst de voorzitter deze aangelegenheid op de agenda van de eerstvolgende openbare vergadering, tenzij de behandeling naar zijn oordeel geen uitstel gedoogt.

• 4.

  De secretaris maakt van elke vergadering een verslag. De commissie stelt het verslag vast in de eerstvolgende vergadering. De commissie kan een verslag van een besloten vergadering geheel of gedeeltelijk openbaar maken.

• 5.

  Een besluit als bedoeld in het tweede en vierde lid, laatste volzin van dit artikel wordt genomen bij meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen in een voltallige vergadering, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Bij het staken van de stemmen in een niet voltallige vergadering heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.

• 6.

  Op grond van belangen genoemd in artikel 5 van de Wet open overheid kan de commissie rapporten die aan de raad worden uitgebracht of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

• 7.

  De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde van de vergaderingen en is bevoegd, wanneer die orde op enigerlei wijze door een of meer toehoorders wordt verstoord, hen die dit doen of alle toehoorders te doen vertrekken.

• 8.

  Indien de voorzitter van de commissie dit dienstig acht, kan de rekeningencommissie gezamenlijk vergaderen met een andere vaste raadscommissie. Een gezamenlijke vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de rekeningencommissie.

Artikel 5 Werkwijze onderzoeken ex artikel 2, tweede lid

• 1.

  Het college doet de commissie de voor het onderzoek van de jaarrekening als bedoeld in artikel 2, tweede lid, naar zijn oordeel benodigde stukken toekomen.

• 2.

  Het college kan daaraan een nadere toelichting die het ter zijner verantwoording dienstig acht toevoegen.

• 3.

  Het college zendt de rekeningencommissie de jaarrekening en het jaarverslag conform artikel 197 Gemeentewet. Daarnaast ontvangt de commissie van het college, gedurende het jaar, door de accountant onderzochte tussentijdse verantwoordingen over door de commissie aan te wijzen processen en projecten.

• 4.

  De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

• 5.

  De commissie is bevoegd de controlerend accountant(s) uit te nodigen de vergadering van de commissie bij te wonen voor het geven van toelichting.

• 6.

  De commissie is bevoegd een of meer leden van het college uit te nodigen de vergadering van de commissie bij te wonen voor het geven van inlichtingen.

• 7.

  De commissie brengt na het beëindigen van haar onderzoek van de jaarrekening een schriftelijk rapport uit aan de gemeenteraad, rekening houdend met de in de Gemeentewet gestelde termijn voor de vaststelling van de jaarrekening.

• 8.

  De voorzitter of het door de commissie daartoe aangewezen lid wordt in de gelegenheid gesteld in de vergadering van de gemeenteraad het rapport met advies van de commissie toe te lichten.

Artikel 6 Werkwijze onderzoeken ex artikel 2, vijfde lid

• 1.

  De commissie kiest de onderwerpen voor haar onderzoek, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast.

• 2.

  De raad kan aan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De commissie bericht de raad binnen één maand in hoeverre aan dit verzoek zal worden voldaan.

• 3.

  De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet. Voor de uitvoering van het onderzoek kan de commissie, met inachtneming van het beschikbare budget, deskundigheid inschakelen.

• 4.

  De commissie is bevoegd bij de leden van het college mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen, die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken.

• 5.

  De commissie stelt betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het concept-onderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn in elk geval diegenen, van wie de

  taakuitvoering (mede) onderwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt wie voorts als betrokkenen worden aangemerkt.

• 6.

  Na vaststelling door de commissie wordt het onderzoeksrapport, de nota met conclusies en de aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het (concept-)onderzoeksrapport zo spoedig mogelijk onder toezending van een afschrift aan het college en de betrokkenen, aan de raad aangeboden.

Artikel 7 Secretariaat

• 1.

  Het secretariaat van de commissie berust bij de griffie.

• 2.

  De griffie kan voor de vervulling van het secretariaat op basis van een relatie opdrachtgever-opdrachtnemer capaciteit inhuren bij de Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag.

• 3.

  De van de commissie uitgaande stukken worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

Artikel 8 Budget

• 1.

  De commissie is bevoegd binnen een haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

• 2.

  Ten laste van het in het eerste lid bedoelde budget worden de uitgaven gebracht betreffende:

  • a.

    de eventueel door de griffie ingehuurde capaciteit bij de Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag;

  • b.

    de deskundigen die eventueel door de commissie zijn ingeschakeld;

  • c.

    overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

Artikel 9 Slotbepalingen

• 1.

  De Verordening Rekeningencommissie 2003, zoals laatstelijk gewijzigd in de raadsvergadering van 29 november 2007, wordt ingetrokken.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op de dag nadat zij is vastgesteld.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening Rekeningencommissie 2014"