De raad van de gemeente Groesbeek;
gelezen het voorstel van de klankbordgroep;
overwegende dat op grond van de wet Arhi griffiers worden ontslagen bij herindeling;
dat het nodig is om in de ontstane vacature te voorzien;
dat na een zorgvuldig selectieproces de heer Van Workum benoemd is door de Klankbordgroep herindeling als beoogd griffier;
b e s l u i t :
- 1.
De heer J.A.M. van Workum te benoemen tot griffier van de nieuwe gemeente Groesbeek met ingang van 2 januari 2015 in vaste dienst voor 32 uur per week.
- 2.
Tot plaatsvervangend griffiers te benoemen de heer H.W.G.M. Vreman en de heer F.J.M. Thijssen.
- 3.
Vast te stellen de instructie voor de griffier 2015.
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze instructie wordt verstaan onder:
- 1.
griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris en zijn plaatsvervanger;
- 2.
griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de (mede) onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;
- 3.
werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffier is gedelegeerd.
Artikel 2:1 Taken en bevoegdheden
- 1.
De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.
- 2.
De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.
Artikel 2:2 Leidinggeven
- 1.
De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.
- 2.
De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.
- 3.
De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.
- 4.
De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.
- 5.
De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.
Artikel 2:3 Bestuurlijk en ambtelijk overleg
- 1.
De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.
- 2.
De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.
- 3.
De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.
- 4.
De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.
- 5.
De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.
Artikel 2:4 Agendering
- 1.
De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de agenda van vergaderingen van de raad en de raadscarrousel.
- 2.
De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de termijnagenda van de raad.
- 3.
De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen.
- 4.
De griffier zorgt voor de verslaglegging van de presidiumvergaderingen.
Artikel 2:5 Bestuurlijke besluitvorming en verslaglegging
- 1.
De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
- 2.
De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden voor een effectieve besluitvorming.
- 3.
De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.
- 4.
De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.
- 5.
De griffier bewaakt de verslaglegging van raadsvergaderingen en van de carrousel, de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatief-voorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.
Artikel 2:6 Onderzoek
- 1.
De griffier draagt zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel 81oa van de Gemeentewet.
- 2.
De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.
- 3.
De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.
Artikel 2:7 Communicatie en voorlichting
- 1.
De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.
- 2.
De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van raadsbesluiten, de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de carrousel.
- 3.
De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.
- 4.
De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van informatiebijeenkomsten, hoorzittingen en inspraakavonden, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 2:8 Verhindering en vervanging
- 1.
Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daar-van tijdig mededeling aan de raad.
- 2.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door zijn plaatsvervanger.
Artikel 3:1 Overleg
In gevallen waarin deze instructie niet voorziet pleegt de griffier, voor zover nodig, overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.
Artikel 3:2 Citeertitel
Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Groesbeek‘.
Artikel 3:3 Inwerkingtreding
Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering
van de raad der gemeente Groesbeek op 2 januari 2015,
De raadsgriffier, De voorzitter,