CVDR348739_1Organisatieverordening gemeente DalfsennlregelingDalfsen2018-06-11DalfsenGemeenteblad, 24-12-2014 nr 81233. Organisatieverordening gemeente DalfsenArtikel 160 Gemeentewet, College van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2014-12-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-01-012018-06-12Nieuwe regeling10-12-2014, nummer 1148GeenGeenOrganisatieverordening gemeente DalfsenHet college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dalfsen;gelezen het voorstel van 10-12-2014, nummer 1148;overwegende dat op 1 januari 2015 er een nieuwe organisatiestructuur van
kracht wordt; gelet op artikel 160 Gemeentewet;b e s l u i t:vast te stellen: “Organisatieverordening gemeente Dalfsen”Organisatieverordening gemeente Dalfsen1BegripsbepalingenIn deze verordening wordt verstaan onder:
Directie: hoofd en eindverantwoordelijke van de ambtelijke
organisatie.
Eenheidsmanager: hoofd en eindverantwoordelijke van een
eenheid.
Hoofd stafeenheid Control en Resultaat/Concerncontroller: hoofd en
eindverantwoordelijke van de stafeenheid Control en Resultaat.
Concerncontroller: verantwoordelijk voor de doorontwikkeling en
sturing van de planning & controlcyclus. Is tevens hoofd en
eindverantwoordelijke van de stafeenheid Sturing en Resultaat.
Wijkuitvoerder: medewerker belast met de operationele aansturing van
een wijkteam.
Medewerkers: personen in dienst van de gemeente Dalfsen en zij die
tijdelijk in dienst zijn danwel via een externe derde partij worden
ingehuurd.
2Inrichting van de ambtelijke organisatie1.De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie is gebaseerd op de
organisatievisie “het huis van Dalfsen” en het
organisatieontwikkeltraject “De verbouwing” en is vastgelegd in het
rapport: Nieuwe organisatiestructuur gemeente Dalfsen per 1 januari 2015
en het bijbehorende organisatieschema.1.De organisatie is opgebouwd uit een tweehoofdige directie, een vijftal
werkeenheden en twee stafafdelingen. DirectieDe directie bestaat uit een gemeentesecretaris/algemeen directeur en een
adjunct gemeentesecretaris/directeur. Eenheid Maatschappelijke Ondersteuning met als kerntaken:Jeugd, participatie, WMO, Onderwijs en educatie, leerplicht, logopedie,
cultuur, sport, vrijwilligersbeleid, accommodatiebeleid, subsidiebeleid
en uitvoering, dienstverlening arbeid en inkomen, sociale kernteams,
uitkeringsadministratie en toetsing en bezwaar. Eenheid Ruimtelijke Ontwikkeling met als
kerntaken:Ruimtelijke ontwikkeling en ordening, milieubeleid, coördinatie RUD,
recreatie en toerisme, gebiedsontwikkeling/plaatselijke belangen,
economische zaken, verkeer en vervoer, waterbeleid, volkshuisvesting,
monumentenzorg en archeologie, grondzaken- en exploitaties, externe
veiligheid.Eenheid Publieksdienstverlening met als
kerntaken:Klantcontactcentrum, contactregistratie (post en telefoon), burgerzaken,
burgerlijke stand, leerlingenververvoer, vergunningen op het gebied van
de Wabo Apv en Drank- en horecawet, en belastingen (tijdelijk i.v.m.
overgang naar het GBLT per 1-1-2016)Eenheid Openbare Ruimte met als kerntaken:Civiele werken, riolering, wegen, groen en landschap,
speelvoorzieningen, beheer sportvoorzieningen incl. zwembaden, onderhoud
gemeentelijke gebouwen, openbare verlichting, handhaving en toezicht
incl. TVH, woninguitzettingen en havenbeheer, drie wijkteams alsmede het
wijkteam WSW.Eenheid Bedrijfsvoering met als kerntakenFinanciële administratie, inkoopcoördinatie (tijdelijk), HRM-advies,
personeels- en salarisadministratie, communicatie incl. website,
bestuurlijke aangelegenheden, kabinetsaangelegenheden, internationale
betrekkingen (integrale) veiligheid en crisisbeheersing,
beleidsontwikkeling Wet Bibob, Wet bescherming persoonsgegevens,
evenementen en bijzondere wetten, automatisering, documentaire
informatievoorziening/documentbeheer, geo- en vastgoedinformatie,
bestuur- en managementondersteuning, verzekeringen, facilitaire dienst. Stafeenheid Visie en Strategie met als kerntakenStrategisch advies, opdrachtformulering, integraliteitsbewaking,
programmamanagement en projectadvisering, organisatieontwikkeling,
informatievoorziening, kwaliteitszorg, directieondersteuning. De stafeenheid Visie en Strategie is een zelfsturend team. StafeenheidControl en Resultaat met als kerntakenFinancieel beleid en advies, planning en control (financieel en
juridisch), interne controle, bezwarencommissie, risicomanagement,
juridisch advies, bestuurlijke planning en beleidscontrol,
contractmanagement en beheer, sturing op verbonden partijen,
ondersteuning voortgangsrapportages, college-onderzoeken. 3.In 2016 vindt er een evaluatie plaats over de plaats in de organisatie
van het financieel beleid en advies. Dit in verband met het afronden van
de verbeterslag planning & control.3Taken van de directie algemeenDe taak van de directie omvat de volgende hoofdbestanddelen:
Strategische beleidsontwikkeling.
Samenhang en integraliteit.
Functioneren van de ambtelijke organisatie en het permanent
(door)ontwikkelen van de organisatie
Realiseren van samenwerking.
Het toewijzen van taken aan de eenheden.
Draagt zorg voor een vorm van intervisie tussen de
leidinggevenden.
De directieleden werken voor wat betreft haar taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden samen op basis van
gelijkwaardigheid.
Binnen de directie wordt gestreefd naar consensus. In het geval geen
eenstemmigheid kan worden bereikt beslist de algemeen
directeur.
4Taken gemeentesecretaris/algemeen directeurDe taken van de algemeen directeur/gemeentesecretaris omvatten:
Eindverantwoordelijke voor de gehele organisatie.
Adviseur van het college.
Secretaris van het college.
Adviseur van het presidium.
Is lid van het driehoeksoverleg tussen burgemeester, griffier en
gemeentesecretaris.
Voorzitter van het directieteam en managementteam.
Bestuurder in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden
(WOR).
Draagt in nauwe samenwerking met de raadsgriffier zorg voor het
beantwoorden van vragen van de raadsleden, het verstrekken van
schriftelijk advies en/of het verlenen van ambtelijke bijstand.
Aansturen en coachen van het hoofd stafeenheid Control en Resultaat
en de eenheidsmanagers. Maatschappelijke Ondersteuning en
Ruimtelijke Ontwikkeling.
Verantwoordelijk voor het opstellen van periodieke bestuurs- en
managementrapportages.
Vertegenwoordigt de gemeente in het secretarissenoverleg in de regio
IJsselland.
Is vanuit zijn functie tevens directeur/bestuurder van de Stichting
Dalfsen Werkt.
Vervanging van de adjunct gemeentesecretaris/directeur bij
afwezigheid.
5Taken adjunct gemeentesecretaris/directeurDe taken van de adjunct gemeentesecretaris/directeur omvatten:
Eerste loco-secretaris.
Aansturen en coachen van de eenheidsmanagers
Publieksdienstverlening, Openbare Ruimte en Bedrijfsvoering.
Rechtstreekse aansturing van de medewerkers van de staf Visie en
Strategie, waarbij de staf als een zelfsturend team wordt
gezien.
Vervanging van de gemeentesecretaris/algemeen directeur bij
afwezigheid.
Is lid van de agendacommissie van de gemeenteraad.
Vervangt de gemeentesecretaris waar nodig als directeur/bestuurder
van de Stichting Dalfsen Werkt.
6Benoeming tweede loco-secretaris1.Het college van burgemeester en wethouders kan een tweede loco-secretaris
benoemen. De tweede loco-secretaris vervangt de gemeentesecretaris/algemeen
directeur en adjunct gemeentesecretaris/directeur bij hun afwezigheid in
volle omvang. 7Taken hoofd stafeenheid Control en
Resultaat/ConcerncontrollerDe taken van de hoofd stafeenheid Control en Resultaat/Concerncontroller
omvatten:
Het integraal en resultaatgericht managen van de stafafdeling
Control en Resultaat.
De bevoegdheid om zich gevraagd en ongevraagd rechtstreeks tot het
college te wenden. Wel informeert hij vooraf de algemeen
directeur/gemeentesecretaris.
Adviseur van de directie.
Onderhouden van de contacten met de accountant.
Het jaarlijks houden van de gesprekscyclus met zijn
medewerkers.
Het leveren van een actieve bijdrage aan het lean maken van de
bedrijfsprocessen van de eenheid.
Lid van het managementteam.
Werken volgens het protocol de “ideale manager”.
8Taken eenheidsmanagersDe taken van de eenheidmanagers omvatten:
Het integraal en resultaatgericht managen van hun eenheid.
Het initiëren en bewaken van integrale beleidsvoorbereiding,
ontwikkeling, uitvoering en evaluatie.
Het vertalen van gemaakte strategische keuzes naar een operationele
aanpak voor de eigen eenheid.
Het onderhouden van de noodzakelijke informerende, afstemmende en/of
adviserende contacten met het bestuur, de directie en
maatschappelijke organisaties en inwoners.
Het jaarlijks houden van de gesprekscyclus met zijn
medewerkers.
Het leveren van een actieve bijdrage aan het lean maken van de
bedrijfsprocessen van de eenheid.
Is lid van het managementteam.
Werken volgens het protocol de “ideale manager” en de kernwaarden
van de organisatie.
9Verantwoording eenheidsmanagers/hoofd stafeenheid Control en
Resultaat aan directie1.De eenheidsmanagers en het hoofd stafeenheid Control en
Resultaat/Concerncontroller leggen tussentijds aansluitend op de interne
planning- en controlcyclus verantwoording af aan de directie over de
behaalde resultaten en effecten, de kwaliteit daarvan en de inzet van
middelen daarbij. 10Taken WijkuitvoerderDe taken van de wijkuitvoerders omvatten:
Het op operationeel niveau resultaat gericht managen van hun
wijkteam.
Adviseert het management op integrale wijze.
Aansturen van programma’s en projecten.
Het jaarlijks houden van de gesprekscyclus met zijn
medewerkers.
Het onderhouden van de noodzakelijke informerende, afstemmende en/of
adviserende contacten met het management, maatschappelijke
organisaties en inwoners.
Bewaakt en bevordert de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van het
productieproces.
Werken volgens het protocol de “ideale manager” en de kernwaarden
van de organisatie.
11Taken medewerkers1.Medewerkers verrichten de aan hen opgedragen taken, initiëren en voeren
al het (interne en externe) overleg dat noodzakelijk is om de opgedragen
taak te vervullen. 2.Medewerkers werken actief en integraal samen met anderen in de
organisatie en streven voortdurend naar verbeteringen (o.a. via het
leanprincipe) binnen het eigen werk.3.Medewerkers leggen verantwoording af aan hun eenheidsmanager. 4.Werken volgens het vastgestelde protocol “de ideale medewerker” en de
kernwaarden van de organisatie.12Directieteam1.De twee directeuren vormen gezamenlijk het directieteam. 2.De directie neemt besluiten over zaken die de bedrijfsvoering
betreffen.3.De directie heeft periodiek overleg met het college van B&W over de
planning, prioriteitstelling en voortgang van beleidsvoorbereiding en
uitvoering en legt daarover verantwoording af. 13Managementteam1.De directie, de eenheidsmanagers en het hoofd stafeenheid Control en
Resultaat/Concerncontroller vormen samen het managementteam (MT). Een
lid van de directie is voorzitter van het MT. Het MT heeft tot doel het
goed functioneren van de ambtelijke organisatie. 2.In het MT komen onder andere aan de orde:
Afdelingsoverstijgende zaken en activiteiten.
Planning, prioriteitstelling en voortgang van
beleidsvoorbereiding en uitvoering.
Terugkoppeling op de besluiten van raad, college en
directie.
Personele aangelegenheden.
Het zetten van stappen ter bevordering van de gewenste
cultuur.
Informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken.
Het aanwijzen van projecten.
Invulling van vacatures.
Inzet van de stafeenheden.
3.De voorzitter stelt de vergaderdata en agenda vast en kan anderen
uitnodigen om deel te nemen aan het overleg van het MT. 4.Het MT kan de stafeenheid Visie en Strategie opdrachten verstrekken om
integrale adviezen op te stellen die betrekking hebben op
afdelingsoverstijgende onderwerpen. 5.MT leden kunnen bij afwezigheid zich laten vervangen door een medewerker
van de eenheid. Daarnaast kunnen medewerkers een MT vergadering bijwonen
met uitzondering van de personele aangelegenheden.6.De directie neemt, gehoord de meningsvorming in het MT de benodigde
besluiten. 7.Het managementteam heeft tenminste eenmaal per jaar een strategisch
overleg met het college van B&W.14Mandaat1.De burgemeester en het college van B&W bepalen in het mandaatstatuut
onder welke voorwaarden, afdoeningsmandaat en ondertekeningsmandaat wordt
verleend aan door hen aan te wijzen ambtenaren. 15Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Organisatieverordening
gemeente Dalfsen.
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2015.
Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders van de
gemeente Dalfsen in haar vergadering van 22 december 2014.Het college voornoemd,de burgemeester, de gemeentesecretaris,drs. H.C.P. Noten drs. J.H.J. Berends