CVDR348609_2Reglement mandaatbesluit griffie gemeente Veenendaal 2015nlregelingVeenendaal2020-02-08Veenendaalgmb-2020-32474Reglement Mandaatbesluit griffie Veenendaal 2015Artikel 10.1 Algemene wet bestuursrechtGemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2020-01-23De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2020-02-08tweede wijziging Mandaatbesluit griffie Veenendaal 2015Onbekend.bestuurGeen.Geen.Reglement mandaatbesluit griffie gemeente Veenendaal 20153. Opzet mandaatbesluitDe opzet van de regeling is de volgende.Onderdelen van het besluit zijn:
het Reglement Mandaatbesluit, bijlage I;
het Mandaatbesluit van de raad en de burgemeester (verder: het Mandaatbesluit), bijlage II;
ad a.In het Reglement zijn de spelregels neergelegd die gelden voor het uitoefenen van bevoegdheden krachtens mandaat, volmacht of machtiging. Het bevat bepalingen omtrent onderwerpen als het (onder)mandaat, de wijze van ondertekening en de wijze van informatieverstrekking. Eveneens is een aantal situaties opgenomen, waarin van de gemandateerde bevoegdheden geen gebruik kan worden gemaakt.ad b.In bijlage II is de tekst van het Mandaatbesluit van de raad, het college en de burgemeester opgenomen. Allereerst zijn de bevoegdheden opgesomd die in hun algemeenheid worden gemandateerd. Vervolgens is voor de werkgeverscommissie en de griffie per regeling aangegeven aan wie en onder welke voorwaarden mandaat en eventueel ondermandaat wordt verleend. Het verlenen van mandaat impliceert dat de gemandateerde tevens mag ondertekenen. Immers, besloten wordt in naam van de mandaatgever. Bijlage I
De raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Veenendaal, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;overwegende dathet noodzakelijk is een Mandaatbesluit te maken dat aansluit bij de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht en overige wetgeving;gelet optitel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 32a, 77 en 107 van de Gemeentewet, de Instructie voor de griffier van de gemeente Veenendaal 2014 en de Verordening werkgeverscommissie gemeenteraad Veenendaal 2014;besluitEN: vast te stellen, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, het Reglement mandaatbesluit griffie gemeente Veenendaal 2015 .
1BegripsbepalingenIn het kader van het Mandaatbesluit griffie gemeente Veenendaal wordt verstaan onder:
a.Mandaat:de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;b.Bestuursorgaan:de raad of de burgemeester;c.Werkgeverscommissie: de commissie ingesteld door de raad ter behartiging van werkgeverszaken voor de griffierd.Griffier:de door de raad op grond van artikel 107 Gemeentewet benoemde griffier;d.Mandaatbesluit:besluit van een bestuursorgaan mandaat te verlenen;e.Mandaatgever:het bestuursorgaan dat mandaat verleent;f.Gemandateerde:de functionaris die het mandaat uitoefent;g.Ondermandaat:de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan namens de gemandateerde besluiten te nemen;
2Mandaat en ondermandaat1.Aan de werkgeverscommissie en de griffier wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend tot het, namens en onder verantwoordelijkheid van de raad, het college dan wel de burgemeester, nemen van besluiten en het ondertekenen van die besluiten ter uitoefening van de bevoegdheden zoals vermeld in bijlage II.2.Voor zover van toepassing, omvat de bevoegdheid om krachtens mandaat besluiten te nemen tevens de bevoegdheid tot het stellen van voorschriften.3.De werkgeverscommissie of de griffier kan ter uitoefening van de krachtens dit Reglement aan de werkgeverscommissie of de griffier gemandateerde bevoegdheden, schriftelijk rechtstreeks ondermandaat verlenen, tenzij uit bijlage II blijkt dat dit niet is toegestaan, tot het nemen van besluiten en het ondertekenen daarvan aan de griffier en de medewerkers van de griffie.4.Elk verleend ondermandaat wordt aangetekend op een als zodanig gewaarmerkte ondermandaatregister.3Reikwijdte (onder)mandaatHet mandaat of ondermandaat, strekt niet verder dan de uitoefening van die bevoegdheden die tot het takenpakket van de (onder)gemandateerde behoort.4Algemene regels, uitzonderingen1.De (onder)gemandateerde is niet bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld onder bijlage II wanneer zich de volgende situaties voordoen:
de bevoegdheid betreft het vaststellen van verordeningen, andere regelingen of nadere regels;
advies is nodig van een ander(e) afdeling/instelling/commissie en dit advies en het eigen standpunt sluiten niet op elkaar aan dan wel leiden niet tot dezelfde conclusie;
de raad, de voorzitter, de werkgeverscommissie of het college geeft te kennen het voorstel aan de raad c.q. het college ter besluitvorming te willen voorleggen;
het besluit impliceert een afwijking van beleidsregels, richtlijnen, voorschriften, en dergelijke;
het besluit leidt tot overschrijding van budgetten of kredieten;
de gemandateerde heeft een persoonlijk belang bij het uitoefenen van de bevoegdheid;
het besluit betreft een weigering, een afwijzing, een intrekking, een terugvordering, het opleggen van een maatregel of een anderszins negatief besluit en in de bijlage II is expliciet opgenomen dat de (onder)gemandateerde tot dat besluit niet bevoegd is;
het besluit betreft een voor de geadresseerde negatiefbesluit en in de bijlage II is expliciet opgenomen dat de (onder)gemandateerde tot dat besluit niet bevoegd is;
Doet zich één van de onder a t/m h omschreven situaties voor, dan wordt het nemen van het besluit voorgelegd aan het oorspronkelijk bevoegde bestuursorgaan.2.De uitoefening van de (onder)gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen van de vastgestelde taken en met inachtneming van het terzake geldende recht alsmede de geldende beleids- en uitvoeringsregels.5Informatieverstrekking1.De (onder)gemandateerden leggen verantwoording aan de raad, het college en de burgemeester af over de wijze waarop zij van hun mandaat gebruik hebben gemaakt door middel van een jaarverslag.2.De (onder)gemandateerden stellen het bestuursorgaan onverwijld in kennis van krachtens (onder) mandaat genomen besluiten waarvan zij redelijkerwijs moeten aannemen dat kennisneming door dit orgaan van belang is.6Wijzen van ondertekening1.De krachtens mandaat genomen besluiten worden als volgt ondertekend: De raad van Veenendaal,namens deze, ……. (handtekening, naam, functie gemandateerde)ofHet college van burgemeester en wethouders van Veenendaalnamens deze……. (handtekening, naam, functie gemandateerde)ofDe burgemeester van Veenendaal, namens deze,……..(handtekening, naam, functie gemandateerde)2.Ingeval de uitoefening van een bevoegdheid is ondergemandateerd worden de genomen besluiten en overige stukken als volgt ondertekend:De raad van Veenendaal, namens dezen, ...................... (handtekening, naam en functie ondergemandateerde)ofHet college van burgemeester en wethouders van Veenendaalnamens deze……. (handtekening, naam, functie gemandateerde) of De burgemeester van Veenendaal, namens deze,...................... (handtekening, naam en functie ondergemandateerde)7afwezigheid ondergemandateerdeBij afwezigheid van een ondergemandateerde, zijnde een medewerker van de griffie neemt de gemandateerde, zijnde de griffier, het besluit tenzij in bijlage II anders is bepaald.8InwerkingtredingDit Reglement treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. 9CiteertitelDit Reglement kan worden aangehaald als: Reglement Mandaatbesluit griffie Veenendaal 2015Bijlage IIMandaatbesluit raad en burgemeesterVerklaring gebruikte afkortingenraad: gemeenteraad van VeenendaalB&W: college van burgemeester en wethouders van VeenendaalB: burgemeesterWGC: werkgeverscommissieGR: griffierMW: Medewerker griffie*: Ondermandaat kan in voorkomende gevallen worden verleend aan de griffier of een medewerker van de griffie. Dit ondermandaat wordt schriftelijk verleend onder mededeling aan het wettelijk bevoegde orgaan. Waar sprake is van ondermandaat aan een specifieke functionaris is dat in het overzicht expliciet vermeld.GriffieAlgemene bevoegdheden
Daar waar WGC staat, betreft het bevoegdheden die samenhangen met het werkgeverschap jegens de griffier.
Daar waar GR staat, betreft het bevoegdheden die samenhangen met het werkgeverschap jegens medewerkers van de griffie en andere taken van de griffier.
De (onder)gemandateerde kan ten aanzien van zichzelf geen bevoegdheden in mandaat uitoefenen (bevoegdheid gaat naar hiërarchisch hogere niveau).
NrOmschrijving bevoegdheidWettelijktoege-kend aanMandaatOnder-MandaatBijzondere voorwaarden1.1.Correspondentie die uitsluitend mededelingen, inlichtingen of feitelijke informatie bevat.raadWGC/GR*2.2.Correspondentie die vooraf gaat aan het te nemen besluit.raadWGC/GR*3.3.Ontvangstbevestigingen en tussenberichten.raadWGC/GR*4.5.Verweerschriften inzake beroep of hoger beroep.raadWGC/GRAanvragen van offertes.raadGR*6.12.Behandelen van verzoeken om inlichtingen op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur.raadGR*
Wet bescherming persoonsgegevens
NrOmschrijving bevoegdheidWettelijktoege-kend aanMandaatOnder-MandaatBijzondere voorwaarden1.Verwerking van persoonsgegevens in een geautomatiseerd bestand op grond van art. 2. raadGR*Aanleggen van een nieuw bestand wordt niet ondergemandateerd.
Algemene wet bestuursrecht Deze bevoegdheden hangen samen met de bevoegdheid tot het beslissen op een Wob verzoek. Derhalve is de functionaris die het mandaat c.q. het ondermandaat heeft om te beslissen op een Wob verzoek ook degene die deze (samenhangende) bevoegdheden in mandaat c.q. ondermandaat kan uitoefenen.
NrOmschrijving bevoegdheidWettelijktoege-kend aanMandaatOnder-MandaatBijzondere voorwaarden1.2.Doorzenden of terugzenden van geschriften bestemd voor een ander bestuursorgaan - artikel 2:3raadGR*2.8.Bekendmaking besluiten aan geadresseerde en aanvrager – artikel 3:41raadGR*3.9.Besluit aanvraag niet te behandelen conform artikel 4:5raadGR*4.10.Besluit hernieuwde aanvraag niet te behandelen conform artikel 4:6 lid 2raadGR*Het aan de aanvrager meedelen dat binnen de wettelijke termijn niet een beschikking kan worden gegeven en het noemen van een redelijke termijn binnen welke de beschikking wel tegemoet kan worden gezien.raadGR*De aanvrager medelen dat de termijn voor het geven van een beschikking wordt opgeschort met ingang van de dag na die waarop het bestuursorgaan voor de beschikking op de aanvraag redelijkerwijs noodzakelijke informatie aan een buitenlandse instantie heeft gevraagd, tot de dag waarop deze informatie is ontvangen of verder uitstel niet meer redelijk is op grond van art. 4:15 lid 1 sub braadGR*
In geval van overmacht zo spoedig mogelijk aan de aanvrager medelen dat de beslistermijn is opgeschort, alsmede binnen welke termijn de beschikking wel tegemoet kan worden gezien op grond van art. 4:15 lid 3raadGR*Zo spoedig mogelijk mededeling doen aan de aanvrager indien de opschorting eindigt, bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, of het tweede lid, onderdelen b en c van artikel 4:15 onder vermelding van de termijn binnen welke de beschikking alsnog moet worden gegevenraadGR*De verschuldigdheid en de hoogte van de dwangsom bij beschikking vaststellen binnen twee weken na de laatste dag waarover de dwangsom verschuldigd was op grond van art. 4:18.raadGR*Het terugvorderen van onverschuldigd betaalde dwangsommen voor zover na de dag waarop de beschikking, bedoeld in artikel 4:18 is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken op grond van art. 4:20.raadGR*
Bevoegdheid tot het aangaan van verwerkersovereenkomsten[werkt terug tot en met 1 januari 2019]
Deze overeenkomst hangt vaak samen met een overeenkomst tot levering van een dienst
Besluiten op grond van artikel 160 Gemeentewet tot het aangaan van overeenkomsten voor de bewerking van gegevensB & WGR/ secretaris rekenkamercommissie
Bevoegdheid tot het aangaan van bepaalde overeenkomsten – (deel)budgethouder – facturen[werkt terug tot en met 1 januari 2019]
Nr.Omschrijving bevoegdheidWettelijkToege-kend aanMandaatBesluiten op grond van artikel 160 Gemeentewet tot het aangaan van overeenkomsten voor de levering van goederen en diensten of werken voor zover daartoe reeds een toereikend bedrag op de begroting van baten en lasten is opgenomen. B & WGR / secretaris rekenkamercommissieOndertekenen o.g.v. art. 171 Gemeentewet bovenstaande overeenkomstenBGR / secretaris rekenkamercommissieFiatteren facturen aangaande bovenstaande overeenkomstenB & WGR
Bijzondere voorwaarden (t.a.v. zowel bevoegdheid 1 als bevoegdheid 2 en 3)
Het uitoefenen van het mandaat is beperkt tot een maximumbedrag
De besluiten van de gemandateerde moeten passen binnen de door B&W of directie vastgestelde kaders (zoals toereikend budget, inkoop- een aanbestedingsregels, rechtmatigheid etc).
Rapportage over de uitoefening van het mandaat, is gekoppeld aan de verantwoording over het gevoerde beleid en beheer via het jaarverslag.
Geen overeenkomsten worden aangegaan die een beleidswijziging kunnen inhouden of die in de toekomst kunnen leiden tot een groter beslag op de financiële middelen.
De gemandateerde is verantwoordelijk voor het op juiste wijze aangaan en het schriftelijk vastleggen van overeenkomsten.
In het geval van een telefonische bestelling wordt de overeenkomst achteraf schriftelijk/ digitaal vastgelegd.
De schriftelijke overeenkomsten worden door de gemandateerde zodanig gearchiveerd dat deze voor controle doeleinden tenminste twee jaar beschikbaar zijn.
Overeenkomsten die uitgaan boven € 25.000,- maar minder bedragen dan € 100.000,- (bij levering en diensten) of € 150.000,- (bij werken) kunnen slechts op basis van de beoordeling van minimaal drie offertes van verschillende leveranciers aangegaan worden.
De gemandateerde maakt een keuze uit de offertes.
De uitgebrachte offertes worden door de gemandateerde zodanig gearchiveerd dat deze voor controle doeleinden tenminste twee jaar beschikbaar zijn.
Financiële limieten voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen of diensten
gemandateerde MaximumbedragToelichtingGR€ 207.000Maximumbedrag exclusief BTW, daarboven is Europese aanbesteding verplicht en vindt besluitvorming plaats door het college.Boven een bedrag van € 100.000,- is nationale openbare aanbesteding verplicht.
Financiële limiet voor het fiatteren van facturen
gemandateerde Maximumbedrag bij levering goederen en diensten (excl. BTW)GR€ 207.000
Cao Gemeenten, personeelshandboek (lokale regelingen), Burgerlijk Wetboek[werkt terug tot en met 1 januari 2020]Algemene opmerkingen:
Daar waar WGC staat, betreft het bevoegdheden die samenhangen met het werkgeverschap jegens de griffier.
Daar waar GR staat, betreft het bevoegdheden die samenhangen met het werkgeverschap jegens medewerkers van de griffie.
De gemandateerde kan ten aanzien van zichzelf geen bevoegdheden in mandaat uitoefenen (bevoegdheid gaat naar hiërarchisch hogere niveau).
Aangaan, wijzigen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst voor (on)bepaalde tijdRaad/ BWGC/GRBasis: Nota werving en selectieAangaan en beëindiging van arbeidsovereenkomst van de griffier vindt plaats door de raad
Aangaan van een vaststellingsovereenkomstRaad/ BWGC/GR
Het aangaan, wijzigen en beëindigen van een detacheringsovereenkomst/stage-overeenkomst werkervaringsplaatsovereenkomst/ vakantiekrachtovereenkomst/ vrijwilligersovereenkomstRaad/ BWGC/GR
Aangaan van een contract voor inhuurkracht/ intermediair/ uitzendkrachtRaad/ BGR
Het besluiten met betrekking tot salaris, salaristoelagen, vergoedingen en flexibele beloning o.g.v. H3/ H7RaadWGC/GR
Het toekennen van een voorschot op het salaris of Individueel Keuzebudget (IKB)RaadWGC/GR
Afgeven werkgeversverklaringRaadGRMW team P&O van de afdeling Middelen levert aan
Beslissen op verzoek verkoop bovenwettelijke vakantie-uren o.g.v. H6RaadWGC/GR
Besluiten op verzoeken met betrekking tot vakantie, verlof, calamiteitenverlof en ander kort verzuimverlof o.g.v. H6 en de Wet arbeid en zorgRaadWGC/GRZoals:
Het aanwijzen van een werknemer voor het verrichten van andere werkzaamheden in buitengewone omstandigheden/werkzaamheden te verrichten in het kader van de Wet veiligheidsregio’s o.g.v. H11RaadWGC/GR
Het beslissen op een opleidingsverzoek/ verzoek om loopbaanadvies o.g.v. H8RaadWGC/GR
Het vastleggen van afspraken in een persoonlijk ontwikkelingsplan o.g.v. H8RaadWGC/GR
Het vaststellen van een griffieopleidingsplan o.g.v. H8RaadGR
Uitvoeren van formatie- en bezettingswijzigingenRaadWGC/GR
Het opstellen van beoordelingenRaadWGC/GR
Het schorsen als ordemaatregel RaadWGC/GR
Het opleggen van een sanctieRaadWGC/GR
Het vaststellen van een generieke functiebeschrijving o.g.v. Regeling functiebeschrijven en –waarderenRaadWGC/GR
Het indelen van een werknemer in generiek profiel o.g.v. Regeling functiebeschrijven en –waarderenRaadWGC/GR
Ambtenarenwet 2017/ Gedragscode ambtelijke integriteit[werkt terug tot en met 1 januari 2020]
Regels vast te stellen over de organisatie van de griffie voor wat betreft:
organisatiestructuur;
inrichtingsplan;
formatieplan;
herschikking van taken;
o.g.v. art. 170a Gemeentewet jo artikel 1:3 Sociaal StatuutRaadGRDe regels worden vastgesteld na:
overleg met de raad bij majeure wijzigingen;
advisering of instemming van de OR; en,
indien het GO van mening is dat aanvullende afspraken moeten worden gemaakt, overeenstemming in het GO is bereikt over het door de raad opgestelde Sociaal Plan.
Het vaststellen en wijzigen van het personeelshandboek (lokale regelingen).RaadWGC