Instructie voor de griffier van de gemeente Heerenveen

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Heerenveen
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Instructie voor de griffier van de gemeente Heerenveen
Citeertitel	Instructie voor de griffier van de gemeente Heerenveen
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
25-11-2014			Nieuwe regeling	24-11-2014 gmb-2014-82465	Onbekend

Tekst van de regeling

Intitulé

Instructie voor de griffier van de gemeente Heerenveen

De raad van de gemeente Heerenveen;

gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie van 22 september 2014;

gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet,

BESLUIT:

Vast te stellen de volgende instructie

VOOR DE GRIFFIER VAN DE GEMEENTE HEERENVEEN

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

Griffier: op grond van artikel 107 Gemeentewet de door de raad benoemde functionaris;

Griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

Werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;

Presidium: een door de raad ingesteld orgaan dat de kwaliteit van het politieke proces bewaakt en de lange termijn agenda van de raad.

Voorzitter: de voorzitter van de raad of diens plaatsvervanger.

Agendacommissie: een door het presidium ingesteld overleg voor het voorbereiden van de agenda’s van de raad (en door de raad ingestelde commissies);

Lange termijnagenda: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad.

Hoofdstuk 2 Taak en bevoegdheden

Artikel 2.1 Algemene ondersteuning

1.
De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies/werkgroepen.
2.
De griffier is verantwoordelijk voor een kwalitatief hoogwaardige voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen en bijeenkomsten van de raad en uit de raad ontstane commissies/werkgroepen.
3.
De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen voor besluitvorming door de raad.
4.
De griffier is verantwoordelijk voor een goede ondersteuning van burgers die gebruik willen maken van de mogelijkheid tot burgerparticipatie en/of inspreekrecht ten aanzien van de raad.
5.
De griffier kan de voorzitter(s) van de raad/(raads)commissie(s) ter zijde staan bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad/(raads)commissies.
6.
Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.
7.
De griffier is aanwezig bij:
de raadsvergaderingen,
vergaderingen van het presidium/fractievoorzitters,
overleg van de agendacommissie,
en expliciet door de raad daartoe ingestelde of aangewezen commissies/werkgroepen.

Artikel 2.2 Leidinggeven en management

1.
De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie volgens de beginselen van integraal management.
2.
De griffier is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).
3.
De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
4.
De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.
5.
De griffier is gemandateerd opdrachtgever van de raad bij de uitvoering van advies- en onderzoekswerkzaamheden en de inhuur van externe bureaus of inhuurkrachten die voor de raad werkzaamheden uitvoeren.
6.
De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.
7.
De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en –onttrekkingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

Artikel 2.3 Bestuurlijk en ambtelijk overleg

1.
De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol van de raad.
2.
De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en secretaris.
3.
De griffier en secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de lange termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijke besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.
4.
De griffier treedt, als gemandateerd opdrachtgever van de raad, in overleg met de door de raad aangewezen accountant over de controle op de jaarrekening.
5.
De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

Artikel 2.4 Agendering

1.
De griffier ondersteunt de agendacommissie bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad (en de raadscommissies).
2.
De griffier stelt daartoe een behandelschema en -planning op.
3.
De griffier ondersteunt het presidium respectievelijk de raad bij het opstellen van de termijnagenda. In dat kader signaleert de griffier thema’s die voor de kaderstellende en controlerende rol van de raad relevant zijn en attendeert hij de raad tijdig op maatschappelijke ontwikkelingen.

Artikel 2.5 Bestuurlijke besluitvorming

1.
De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
2.
De griffier stimuleert de ontwikkeling en vaardigheden van raadsleden voor een effectieve besluitvorming.
3.
De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.
4.
De griffier bewaakt de tijdigheid van informatieverstrekking door het college en de burgemeester.
5.
De griffier controleert of de voorstellen aan de raad alle afgesproken noodzakelijke elementen bevatten.
6.
De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

Artikel 2.6 Onderzoek

1.
De griffier draagt, desgevraagd, zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel 81oa van de Gemeentewet.
2.
De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.
3.
De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door de leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

Artikel 2.7 Communicatie en informatie

1.
De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.
2.
De griffier is verantwoordelijk voor publicatie en bekendmaking van raadsagenda’s en –besluiten en het ter inzage leggen van stukken.
3.
De griffier draagt zorg voor de logistiek van informatie rond de raad, waaronder archivering van stukken, afhandeling van raadscorrespondentie en verspreiding van vakliteratuur.
4.
De griffier geeft voorlichting aan burgers over spreekrecht en zorgt voor begeleiding van burgers bij het indienen van burgerinitiatieven.
5.
De griffier ondersteunt/faciliteert, op verzoek van de raad, de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond als bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2.8 Verhindering en vervanging

1.
Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.
2.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 2.9 Verantwoording

De griffier legt verantwoording af over zijn handelen aan de gemeenteraad, vertegenwoordigd door de werkgeverscommissie.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 3.1 Slotbepaling

1.
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.
2.
De Instructie griffier, vastgesteld op 11 maart 2002, wordt ingetrokken.
3.
De Instructie voor de griffier van de gemeente Heerenveen treedt in werking op de dag na de vaststelling door de gemeenteraad.

Artikel 3.2 Citeertitel

1.
Deze instructie kan worden aangehaald als: Instructie voor de griffier van de gemeente Heerenveen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 24 november 2014.

De griffier,

mevrouw W.J.M.A. Jansen

De voorzitter,

de heer T.J. van der Zwam