VERORDENING OP DE AGENDACOMMISSIE

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Presidium: een door de raad ingesteld orgaan dat de kwaliteit van het politieke proces bewaakt en de lange termijn agenda van de raad;

Voorzitter: de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

Griffier: de griffier van de raad, tevens griffier van het presidium of diens plaatsvervanger.

It Petear: raadsbijeenkomst, die gebruikt kan worden voor een opiniërende raadsbijeenkomst, technisch overleg, informatie overleg, extra commissievergadering of andersoortige bijeenkomsten.

Agendacommissie: een door het presidium ingestelde commissie die de agenda van de raads- en commissievergaderingen voorbereidt en andere raadsbijeenkomsten.

Artikel 2 Samenstelling

• 1.

  De agendacommissie heeft een voorzitter.

• 2.

  De plaatsvervangend voorzitter van de raad is voorzitter van de agendacommissie.

• 3.

  Bij afwezigheid van de plaatsvervangend voorzitter treedt de griffier op als voorzitter van de agendacommissie.

• 4.

  De agendacommissie bestaat twee fractievoorzitters van de coalitie en twee fractievoorzitters van de oppositie.

• 5.

  De agendacommissie wordt bijgestaan door de griffier of diens plaatsvervanger.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden agendacommissie

De agendacommissie heeft de volgende taken:

• 1.

  Stelt, met behulp van de griffie, een jaarschema op voor alle vergaderingen waar de raad bij is betrokken of bij wordt gevraagd.

• 2.

  De agendacommissie heeft als taak de voorbereiding van de agenda van de gemeenteraad, raadscommissies en de planning van de activiteiten van de raad, commissies, bijvoorbeeld werkbezoeken.

• 3.

  Alle agendaverzoeken lopen via de agendacommissie. Bij een agenderingsverzoek door een fractie of een lid van de raad wordt een korte schriftelijke toelichting gevraagd.

• 4.

  Doet voorstellen voor afhandeling van de lijst ingekomen stukken aan de raad.

• 5.

  Het bewaken van de procedures voor de aanlevering van de vergaderstukken op kwaliteit, tijdigheid en volledigheid.

• 6.

  Het teruggeven van een vergaderstuk aan de indiener hiervan, als het stuk niet voldoet aan de kwaliteitseisen, niet tijdig is aangeleverd of niet volledig is.

• 7.

  De agendacommissie doet een voorstel over de wijze van behandeling van een voorstel in de commissie en/of raad.

Artikel 4 Frequentie en locatie

• 1.

  De agendacommissie vergadert wanneer nodig is in het gemeentehuis van Heerenveen. Er worden in beginsel geen vergaderingen gepland op zon- en landelijk erkende feestdagen en op de eerste werkdag na een vakantie.

• 2.

  De oproep voor de vergadering vindt plaats op de donderdag vóór de vergadering.

• 3.

  In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie na de oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van de vergadering een aanvullende agenda opstellen.

• 4.

  Bij de oproep wordt een concept behandelvoorstel van de agenda gevoegd.

• 5.

  De vergaderingen van de agendacommissie zijn openbaar. De vergaderstukken worden na vaststelling gepubliceerd.

Artikel 5 Uitleg van de verordening

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of bij twijfel van toepassing van de verordening, beslist de voorzitter.

Artikel 6 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking de dag na vaststelling.

• 2.

  Met ingang van de inwerkingtreding vervalt de Verordening op de agendacommissie vastgesteld in het presidium van 16 januari 2014.

• 3.

  Deze verordening betreft een organisatorische aangelegenheid van de raad en staat niet voor bezwaar/referendum open.