| Organisatie | Buren |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Mandaat- en volmachtregeling sociaal domein 2015 gemeente Buren |
| Citeertitel | Mandaat- en volmachtregeling sociaal domein 2015 gemeente Buren |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2015 | 01-10-2018 | Nieuw | 16-12-2014 | B&W/14/01474 |
De burgemeester en het college van de gemeente Buren, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
Overwegende dat, per 1 januari 2015 nieuwe wet- en regelgeving in werking treedt voor het sociaal domein en het daarom wenselijk is een aanvullende mandaat- en volmachtregeling vast te stellen;
Gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, de Gemeentewet en het Burgerlijk Wetboek;
de Mandaat- en volmachtregeling sociaal domein 2015 gemeente Buren, aanvullend op de Mandaatregeling gemeente Buren 2012, vast te stellen;
aan het hoofd van de afdeling Inwonerszaken mandaat te verlenen om in naam van de burgemeester of van burgemeester en wethouders besluiten, zoals bedoeld in artikel 1:3, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht;
met betrekking tot bij of krachtens de wet gegeven bevoegdheden en aan de afdeling opgedragen taken zoals aangegeven in de bij dit besluit behorende mandaatregister en in overige aanverwante regels (o.a. in protocollen) en andere voor de organisatie geldende vastgelegde schriftelijke afspraken dienaangaande.
Voor de toepassing van dit besluit wordt onder mandaat tevens begrepen het op grond van volmacht dan wel machtiging verrichten van respectievelijk privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen, alsmede het nemen van besluiten anders dan bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht.
onder het beslissen tot het sluiten van overeenkomsten als vermeld in de deze regeling wordt ook verstaan de bevoegdheid tot het verrichten van al de daarmee samenhangende voorbereidingshandelingen waaronder het aanvragen van offertes en het doen van aanbestedingen, alsmede de bevoegdheid tot uitvoering en opzegging van de gesloten overeenkomst en voorts alle andere bevoegdheden die het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot overeenkomsten aan een partij toekent.
aan het hoofd van de afdeling Inwonerszaken de bevoegdheid te geven ondermandaat te verlenen aan andere gemeente-ambtenaren en tijdelijk ingehuurde externe medewerkers, voor de taken zoals die in het Mandaatregister zijn opgenomen,
In het ondermandaatbesluit kunnen instructies worden gegeven die bij het uitoefenen van de ondergemandateerde bevoegdheden in acht dienen te worden genomen. Op ondermandaatbesluiten zijn de bepalingen van dit besluit van overeenkomstige toepassing. Het ondermandateren van bevoegdheden geschiedt schriftelijk. Een afschrift van het ondermandaatbesluit wordt aan het archief van de afdeling F&B gezonden. De medewerkers die worden gemandateerd door het afdelingshoofd kunnen de ondergemandateerde bevoegdheden niet ondermandateren.
in geval van afwezigheid van de mandataris, als bedoeld in 2. en 5., aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervanger, waar een plaatsvervanger is aangewezen of hun waarnemer, waar een waarnemer is aangewezen.
ingeval van uitoefening van (onder-)mandaat worden besluiten of uitgaande stukken als volgt getekend:
“Namens burgemeester en wethouders van Buren”, en/of;
“Namens de burgemeester van Buren”, gevolgd door;
functie-aanduiding: “Hoofd van de afdeling” of “Teamleider” of “Medewerker van de afdeling” met vermelding van de naam van de afdeling;
handtekening van de mandataris, en tenslotte;
de voorletter(-s) en achternaam van mandataris.
Indien de beslissing tot het aangaan van overeenkomsten is gemandateerd, houdt deze bevoegdheid tevens in het aangaan van de overeenkomst als zodanig waaronder te verstaan het op grond van artikel 171, tweede lid van de Gemeentewet in samenhang met artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht vertegenwoordigen van de gemeente als rechtspersoon door het voor de gemeente in de plaats van de burgemeester tekenen (bij volmacht) van de overeenkomst.
De aanhef van de ondertekening luidt dan: “De gemeente Buren, voor deze overeenkomst op grond van artikel 171 Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer J.C. de Boer MSc, met volmacht vertegenwoordigd door …..XXX….. (de naam en functieaanduiding van degene die de gemandateerde bevoegdheid uitoefent), hierna te noemen: de gemeente”.
te bepalen dat het verleende mandaat- en volmacht vervalt zodra deze is opgenomen in de opvolgende Algemene Mandaat- en volmachtregeling van de gemeente Buren;
Maurik, 16 december 2014
De burgemeester van Buren,J.A. de Boer MSc
Burgemeester en wethouders van Buren
de secretaris, mr. R.P. van der STarre
de burgemeester, J.A. de Boer MSc
Inhoud Mandaat- en volmachtregeling
1. Doel mandaat- en volmachtregeling
Deze regeling beoogt met betrekking tot de uitoefening van mandaat en volmacht een duidelijk vastgelegd kader te geven voor het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de ambtelijke organisatie. Het uiteindelijke doel van deze regeling is dat er slagvaardiger kan worden gehandeld, waardoor burgers snel kunnen worden geholpen.
Om mogelijke spraakverwarring te voorkomen is het nodig om hier enkele begrippen nader te omschrijven, waarbij aansluiting is gezocht bij hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht.
Besluit : een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een
publiekrechtelijke rechtshandeling;
Mandaat : de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;
Mandaatgever : het bestuursorgaan dat het mandaat geeft;
Gemandateerde : degene die het mandaat ontvangt;
Afdoeningsmandaat : de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen in
combinatie met de ondertekeningsbevoegdheid;
Ondertekeningsmandaat:de bevoegdheid een besluit, genomen door het bevoegde organ, te
Ondermandaat : het opdragen van een gemandateerde bevoegdheid aan een ander (met
toestemming van mandaatgever).
Het gaat bij mandaat om een opdracht van een bestuursorgaan (mandaatgever) aan een ander (gemandateerde) om de aan het bestuursorgaan toegekende bevoegdheid in naam en onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan uit te oefenen. De besluiten worden dan dus genomen namens het bevoegde bestuursorgaan door de gemandateerde zelf.
Dit betekent dat, hoewel aan de gemandateerde de uitoefening van een bevoegdheid is opgedragen , het bestuursorgaan aanspreekbaar blijft. Ook blijft het bestuursorgaan bevoegd om zelf besluiten te nemen, ook al is deze bevoegdheid gemandateerd.
Verder gaat mandaat in beginsel uit van een hiërarchische verhouding tussen mandaatgever en gemandateerde. Dit komt neer op een opdracht binnen een dienstverband of (arbeids)overeenkomst. Hierbij blijft de mandaatgever bevoegd om de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen.
In de gemeente Buren is het mandaat beperkt tot afdoeningsmandaat. Ondertekeningsmandaat is uitgesloten (zie onder punt 4, onderdeel m, van het Mandaatbesluit). Wel is ondermandaat mogelijk gemaakt, waarover het afdelingshoofd Inwonerszaken voor dit mandaatbesluit beslist.
Met betrekking tot de mandatering kunnen we de volgende criteria formuleren als richtinggevend bij de vraag wat wel en wat niet kan worden gemandateerd:
Verder is mandaat gekoppeld aan de functie (afdelingshoofd, teamleider of medewerker). Uiteraard blijft de leidinggevende van een functionaris, vanuit de hiërarchische relatie, altijd verantwoordelijk en dat betekent dat hij moet nagaan of de betrokkene in alle opzichten (al) in staat is om de bevoegdheden te kunnen uitoefenen en dat hij, in de periode direct na de mandatering, extra aandacht moet besteden aan controle op het gebruik van de mandaten door bijvoorbeeld aan betrokkene een beknopte heldere rapportage te vragen en dit eventueel te betrekken bij het beoordelingsgesprek.
Tot slot zal ter waarborging van de politieke alsmede de hiërarchische verantwoordelijkheid in bepaalde gevallen terug moeten worden gekoppeld. Terugkoppeling kan plaatshebben in het werkoverleg of in overleg met de portefeuillehouder en/of gemeentesecretaris.
Ongeacht de mandaatverlening blijft de verantwoordelijkheid bij het bestuursorgaan. Dit betekent dat er ook een bepaalde vorm van controle zou moeten zijn. Té formele controlesystemen werken echter verstarrend op de onderlinge omgang tussen bestuur en ambtelijke organisatie. De flexibilisering en betrokkenheid van functionarissen wordt daardoor juist tegengewerkt.
De controle rust daarom op de volgende pijlers:
Om de beoogde praktische werkwijze te garanderen is het noodzakelijk dat de gemandateerde kan worden vervangen. Voor de wijze waarop dit plaatsvindt is de geldende interne vervangingsregeling maatgevend.
6.Mandaatregister met toelichting
Bij de mandaatregeling sociaal domein behoort een mandaatregister sociaal domein.
Het register moet aan de volgende eisen voldoen:
Hoewel er tussen deze eisen in beginsel een spanningsveld aanwezig is, hoeft dit in de gemeentelijke praktijk niet tot problemen aanleiding te geven. De besluitvorming bij gemeenten vindt namelijk doorgaans plaats binnen duidelijke, al dan niet van hogerhand opgelegde beleidskaders of regelgeving. Bovendien neemt een gemeente reeksen van beslissingen met directe rechtsgevolgen. In beroep beoordeelt de onafhankelijke rechter de beslissingen onder andere op het aspect van de rechtszekerheid en de rechtsgelijkheid.
In aansluiting hierop wordt doorgaans aan een tweetal systemen gedacht. Het eerste system gaat uit van een zogenaamde positieve lijst met een limitatieve opsomming van de gemandateerde bevoegdheden. Het nadeel van deze lijst is de beperkte flexibiliteit.
Het tweede system gaat uit van een open formulering die niet verder gaat dan het formuleren van een aantal algemene criteria. Het nadeel van een dergelijk system is dat het niet altijd geheel duidelijk is wat de gemandateerde bevoegdheid omvat.
In deze regeling is gekozen voor een system dat het midden houdt tussen beide varianten. Zo is getracht de positieve elementen van beide systemen te behouden, terwijl de negatieve kanten juist ondervangen worden. Deze regeling gaat uit van de benoeming van de regeling waarop de bevoegdheden zijn gebaseerd.
De mandaatlijst is onderverdeeld in vijf kolommen. Hierbij bevat de eerste kolom het volgnummer, de tweede kolom het betrokken team, de derde kolom de gemandateerde bevoegdheden, de vierde kolom de wettelijke/juridische grondslag en de vijfde kolom de gemandateerde.
Volgens de mandaatregeling (zie punt 5) krijgt het hoofd van de afdeling Inwonerszaken de bevoegdheid om ondermandaat te verlenen aan andere interne en extern ingehuurde medewerkers.
Deze mandaatregeling geldt als aanvulling op de bevoegdheden en hiervoor geldende voorwaarden, zoals vermeld in de Mandaatregeling gemeente Buren 2012.
Mandaat vindt plaats binnen de regels van het bestuursrecht. Voor privaatrechtelijke rechtshandelingen (bijv. het aangaan van overeenkomsten) spreken we niet alleen van mandaat maar ook van volmacht. Daarnaast zijn e rook andere handelingen denkbaar dan privaatrechtelijke rechtshandelingen. In dat geval noemen we dat machtiging.
Volmachtverlening is ook geïntegreerd in deze regeling en het bijbehorend register.
Mandaat- en volmachtregister sociaal domein 2015 gemeente Buren