Modelreglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college
Het college van Gennep;
gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;
besluit vast te stellen het:
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
- 1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden en legt dit schriftelijk vast.
- 2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders en legt dit schriftelijk vast.
- 3.
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis en legt dit schriftelijk vast.
- 4.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
- 1.
Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen vaste dag en vast tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
- 2.
De burgemeester (of bij dienst afwezigheid de loco-burgemeester) zit het college voor.
- 3.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter het college voor vergadering bijeen te roepen.
- 4.
De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.
Artikel 3 Verhindering
- 1.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
- 2.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
Artikel 4 Agenda
- 1.
Voor elke vergadering wordt, als regel 24 uur van tevoren, door of namens de secretaris aan de leden van het college een agenda van te bespreken stukken toegezonden. De agenda ken in digitale vorm zijn of uit een papieren versie bestaan. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de ledenter inzage op een binnen het college afgesproken vaste plek in het gemeentehuis.
- 2.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel kan worden geduld, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie door de secretaris worden ingebracht tot aan het moment van aanvang van de collegevergadering. Het college beslist vervolgens of het stuk voor bespreking aan de agenda wordt toegevoegd.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een of meer ambtelijk medewerkers of derde(n) voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Artikel 7 Stemmingen
- 1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
- 2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.
- 3.
- a.
Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
- b.
Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
- c.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd.
Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
- 4.
Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.
Artikel 8 Besluitenlijst
- 1.
De secretaris draagt zorg voor een (beknopte) besluitenlijst van de vergadering en legt zonodig in een kort niet-openbaar verslag andere zaken dan besluiten vast.
- 2.
De besluitenlijst bevat ten minste:
- a.
vermelding van de namen van de aanwezige leden;
- b.
vermelding van de namen van de afwezige leden;
- c.
de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging en op welke punten van de agenda dat is geweest;
- d.
een duidelijke formulering van de door het college genomen besluiten.
- 3.
Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
- 4.
Voor zover aard en inhoud van de besluitenlijst zicht daargen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergaderingen openbaar gemaakt. Dit vindt in ieder geval plaats door plaatsing op de website van de gemeente en door bekendmaking in het plaatselijke huis-aan-huis verspreide weekblad Maas- en Niersbode.
- 5.
De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering (definitief) vastgesteld.
Artikel 9 Openbare vergadering
- 1.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
- 2.
De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 10 Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2009. Op dat moment vervalt het op 14 juni 1994 vastgestelde reglement.