CVDR345600_1Verordening op de raadscommissies van de gemeente ZevenaarnlregelingZevenaar2018-02-01ZevenaarGemeenteblad 2014, nr. 72397Verordening op de raadscommissie van de gemeente ZevenaarArtikel 82 Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2014-11-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-12-082018-02-02nieuwe regeling14-064GeenDeze verordening vervangt de verordening op de raadscommissies van de gemeente Zevenaar, vastgesteld bij raadsbesluit van 3 januari 2005Verordening op de raadscommissies van de gemeente Zevenaar1:Begripsbepalingen1BegripsomschrijvingenIn deze verordening wordt verstaan onder:
lid: lid van een raadscommissie
voorzitter: voorzitter van een raadscommissie;
commissiegriffier: secretaris van een raadscommissie of diens
vervanger;
griffier: griffier van de raad of diens vervanger;
vergadering: vergadering van een raadscommissie;
commissie: raadscommissie.
2:Instelling, taken en samenstelling2Instelling raadscommissies1.De raad kan besluiten tot het instellen van commissies.2.Er zijn in elk geval de volgende commissies: een commissie Ruimte,
een commissie Samenleving en een commissie Middelen.3.Het presidium bepaalt het werkterrein van de commissies.3Taken1.De commissie heeft tot taak:
advies uit te brengen aan de raad over
raadsvoorstellen;
de raad overigens gevraagd en ongevraagd te adviseren over
alle onderwerpen van het werkterrein van de commissie;
in overleg te treden met het college of de burgemeester over
het door het college of de burgemeester gevoerde bestuur
over onderwerpen die het werkterrein van de commissie
betreffen;
in overleg te treden met het college of de burgemeester
teneinde inlichtingen te verkrijgen over de onderwerpen die
het werkterrein van de commissie betreffen.
2.Indien een onderwerp meerdere commissies aangaat, kan de
agendacommissie besluiten op welke wijze het in de commissies wordt
behandeld.4Samenstelling1.Tenzij de raad anders besluit, bestaat een commissie per fractie uit
het aantal raadszetels gedeeld door drie, afgerond naar boven. 2.De in het eerste lid genoemde leden worden door de raad op
voordracht van de fracties benoemd.3.De voordracht dient te geschieden uit de kring van raadsleden,
aangevuld met per fractie maximaal twee personen die geen raadslid
zijn, maar wel lid van de partij van de fractie door wie zij worden
voorgedragen. De artikelen 10, 11,12 13 en 15 van de Gemeentewet
zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van de commissie.
Artikel 14 is eveneens van overeenkomstige toepassing, met dien
verstande dat de eed wordt afgelegd in de commissie in handen van de
voorzitter, en waarbij voor raad en gemeentebestuur commissie wordt
gelezen. 4.De fractie regelt in geval van verhindering of ontstentenis van een
lid, als bedoeld in het eerste lid, vervanging. Het plaatsvervangend
lid voldoet aan de in het derde lid, genoemde vereisten.5Voorzitter1.De voorzitter wordt door de raad uit zijn midden benoemd. De
plaatsvervangend voorzitter wordt door de commissie uit haar midden
benoemd.2.De voorzitter is geen lid van de raadscommissie.3.De voorzitter is belast met:
het leiden van de vergadering;
het handhaven van de orde;
het doen naleven van deze verordening;
hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
4.De voorzitter heeft voor het vervullen van zijn taak overeenkomstige
bevoegdheden als de voorzitter van de raad.6Zittingsduur en vacatures1.De zittingsperiode van een lid, de voorzitter en hun
plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de
zittingsperiode van de raad.2.Een lid houdt op lid te zijn van een raadscommissie indien hij niet
meer voldoen aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.3.De raad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens
voordracht het lid is benoemd.4.De raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger ontslaan.5.Een lid en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij
doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat
een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun
opvolger is benoemd.6.Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de
raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming
van artikel 4 en 5.7.Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de
voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad,
vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die
fractie is benoemd, van rechtswege.7Griffier en commissiegriffier1.Ter ondersteuning van iedere raadscommissie fungeert een ambtenaar
als commissiegriffier. De ambtenaar wordt (gehoord de secretaris)
voorgedragen door het college en benoemd door het presidium.2.De commissiegriffier is in iedere vergadering aanwezig.3.Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een
daartoe aangewezen ambtenaar.4.De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn.3:Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris8Burgemeester en wethoudersDe voorzitter kan de burgemeester, één of meer wethouders en de
secretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn, voor het geven
van inlichtingen en om aan de beraadslagingen deel te nemen.9Gemeentesecretaris(vervallen)4:Vergaderingen1Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen10Vergaderwijze1.De raadscommissies vergaderen in de regel één maal per maand,
volgens een door de agendacommissie vast te stellen schema.2.Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het
nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties schriftelijk
met opgaaf van redenen daarom verzoeken.3.De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of
aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.4.De voorzitter zorgt voor tijdige toezending van stukken en de
voorlopige agenda.5.Op de wijze van vergaderen is zoveel mogelijk het bepaalde voor
de vergaderingen van de raad van overeenkomstige
toepassing.6.Voor het uitbrengen van een advies is een quorum vereist van
meer dan de helft van de leden.7.De raadscommissie kan bepalen dat anderen buiten de kring van
het gemeentebestuur mogen deelnemen aan de beraadslaging. Een
beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een
lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het
aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.8.Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt,
beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud
van het advies. 11De agenda1.Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda
vast.2.Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie bij de
vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen
of van de agenda afvoeren.3.Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie de
volgorde van de behandeling van de agendapunten wijzigen.4.Wanneer de commissie een raadsvoorstel onvoldoende voor
beraadslaging in de raad voorbereid acht kan zij de raad
adviseren het voorstel niet in behandeling te nemen. 12Ter inzage leggen van stukken1.Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen
op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van
de (schriftelijke) oproep digitaal beschikbaar gesteld. Indien
na het verzenden van de (schriftelijke) oproep stukken ter
inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de
leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.2.Een origineel van een aangeboden stuk wordt niet buiten het
stadhuis gebracht.3.Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede
lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze
stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de
griffier en verleent de griffier een lid inzage.13Openbare kennisgeving1.De vergadering wordt door aankondiging in een nieuwsblad en door
plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis
gebracht.2.De openbare kennisgeving vermeldt:
de datum, aanvangstijd en plaats van de
vergadering;
de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en
de daarbij behorende stukken kan inzien;
de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht
als bedoeld in artikel 17.
2Orde der vergadering14PresentielijstBij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid de
presentielijst. 15Opening vergadering en quorum1.De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur,
indien meer dan de helft van het aantal zittinghebbende leden
aanwezig is.2.Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het
vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder
verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der
afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een
tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de
(schriftelijke) oproep is gelegen.3.Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid
niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere
aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien
blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal
zitting hebbende leden aanwezig is.16VergaderordeOp de wijze van vergaderen is het bepaalde voor de vergaderingen van
de raad van overeenkomstige toepassing. Op voorstel van de
voorzitter kan van die vergaderorde worden afgeweken.17Spreekrecht burgers1.Burgers hebben spreekrecht. Zij kunnen het woord voeren in de
commissievergadering.2.Het woord kan niet gevoerd worden over:
een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en
beroep openstaat of heeft opengestaan;
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van
personen;
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de
Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden
ingediend.
3.Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit
binnen een redelijke termijn voor de aanvang van de vergadering
aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en
telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil
voeren.4.De spreker voert maximaal vijf minuten het woord, nadat de
voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan tevens in
bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de
spreektijd.5.De voorzitter kan de deelnemers aan de commissievergadering
toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te
stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en
deelnemers van de vergadering.6.De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling
van de inbreng van de burger.18Digitaal verslag en overzicht met conclusies, toezeggingen en
afspraken1.De commissiegriffier draagt zorg voor een digitale beeld- en
geluidsopname van de vergadering. Hij maakt van het verhandelde
tijdens de vergadering een overzicht van conclusies, door
collegeleden gedane toezeggingen en gemaakte afspraken.2.In het geval van technische calamiteiten draagt de
commissiegriffier zorg voor een samenvattend verslag. Ook draagt
hij er zorg voor dat een digitale geluidsopname in het archief
wordt opgenomen.3.De digitale beeld- en geluidsopname is via de website te
bekijken en te beluisteren. Het overzicht met conclusies,
toezeggingen en afspraken wordt zo spoedig mogelijk na de
vergadering openbaar gemaakt op de gemeentelijke website.4.Het overzicht met conclusies, toezeggingen en afspraken van de
voorgaande vergadering wordt aan de raads- en commissieleden en
het college toegezonden.5.Het overzicht met conclusies, toezeggingen en afspraken bevat
tenminste:
de namen van de voorzitter, de commissiegriffier, de ter
vergadering aanwezige leden, de wethouders en de leden
die afwezig waren; in het geval overige personen het
woord hebben gevoerd, dan worden ook die namen
vermeld;
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest
en de daarbij getrokken conclusies, de door burgemeester
en wethouders gedane toezeggingen en de gemaakte
afspraken;
de onderwerpen die tijdens de rondvraag aan de orde zijn
gesteld.
5:Besloten vergadering19AlgemeenOp een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van
overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn
met het besloten karakter van de vergadering.20Verslag1.Een besloten (deel van de) vergadering is niet via de website te
bekijken en te beluisteren. Wel draagt de commissiegriffier zorg
voor een kort zakelijk verslag.2.Dit verslag ligt in de aanloop naar de volgende commissievergadering
vertrouwelijk ter inzage bij de griffie. In de volgende vergadering
wordt ook deze lijst met conclusies, toezeggingen en afspraken van
de besloten vergadering of van een besloten deel van de openbare
vergadering vastgesteld. Het verslag wordt ondertekend door de
griffier en de voorzitter.3.Op deze lijst met conclusies, toezeggingen en afspraken is artikel
18 lid 4 en 5 van toepassing.21GeheimhoudingVoor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie
overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de
inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De
raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.22Opheffing geheimhoudingIndien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de
Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover,
indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom
verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg
gevoerd.6:Slotbepaling23Uitleg verordeningIn de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over
de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel
van de voorzitter.24InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op.26 november 2014.Op dat tijdstip vervalt de verordening op de raadscommissies van de
gemeente Zevenaar vastgesteld bij raadsbesluit van 3 januari 2005Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente
Zevenaar,gehouden op 26 november 2014De griffier, De voorzitter,ToelichtingAlgemeenToelichting op de verordening op de raadscommissiesIn de Gemeentewet zoals gewijzigd door de inwerkingtreding van de Wet
dualisering gemeentebestuur is een nieuw commissiestelsel geïntroduceerd. Er
wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere
commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de
besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de
burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de
raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies
kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan
adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden.Op grond van artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies
instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden,
samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden
van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan
geheimhouding geldt. De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen
van raadscommissies. Hier is gekozen voor de instelling van in elk geval drie
raadscommissies. De commissies hebben een voorbereidende taak, de bedoeling is
dat het politieke debat vooral in de raad plaatsvindt.Artikelgewijze toelichtingArtikel 1Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening
moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig
gedefinieerd.Artikel 2Er is gekozen voor drie raadscommissies, die parallel lopen met de drie
belangrijkste beleidsvelden. Artikel 3De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van
de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor
en overleggen met het college of de burgemeester. De bedoeling is dat een
raadscommissie vooral gericht is op voorbereiding en informatievoorziening en
dat het politieke debat plaatsvindt in de raad.De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking
in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De
raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook
dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de
raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van
kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.Artikel 4De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel
82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een
evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke
groeperingen.Zoals ook uit het derde lid blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen
raadslid te zijn. Wel is er in deze bepaling vanuit gegaan dat de politieke
groeperingen (fracties) deze leden voordragen. Zij hoeven niet op de
kandidatenlijst van een fractie te hebben gestaan, maar dienen wel lid van die
partij te zijn. Elke fractie mag in totaal maximaal twee niet-raadsleden als
commissielid hebben.Op grond van het derde lid moeten alle leden van de commissie voldoen aan
hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 van de Gemeentewet.
Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige
verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen
functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen, de eed afleggen en niet in
strijd mogen handelen met artikel 15.Artikel 5Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van
een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste
lid, dat de raad de voorzitters 'uit zijn midden' benoemt. Om praktische reden
wordt de plaatsvervangend voorzitter door de commissie aangewezen. Op basis van het tweede lid, is de voorzitter (niet de plaatsvervangend
voorzitter) geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze
wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch)
voorzitter. Omdat de plaatsvervanging normaliter tijdelijk is, is hieraan niet
die eis gesteld.Artikel 6De zittingsperiode van de leden, de eventuele buitengewone leden, de voorzitters
en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden,
in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad
hoeft hen niet te ontslaan.Op grond van het tweede lid eindigt het (buitengewoon) lidmaatschap van een
raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de
in artikel 4, derde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op
voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de
voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende
lid).De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het
lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van
een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op
grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid. Er is in deze bepaling
niet voorzien in een ontslagregeling voor buitengewone leden, deze hebben in
principe 4 jaar zitting, tenzij zij niet meer voldoen aan de in artikel 4,
vierde lid, gestelde eisen, ontslag nemen of overlijden. Desgewenst kan de raad
er voor kiezen om hiervoor een vergelijkbare ontslagregeling als voor de
voorzitter op te nemen door aanvulling van het vierde lid. De (plaatsvervangend)
voorzitter van een raadscommissie kan de raad ook zonder voorstel van een
fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet
meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en zesde
lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag het
zij door overlijden.Artikel 7Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier. De
commissiegriffier is een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het
college doet als werkgever een voordracht. In de praktijk zal hierover uiteraard
overleg plaatsvinden, tussen college en presidiu, c.q. secretaris en
griffier.Artikel 8De commissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid al dan niet
gewenst is en of de genodigde aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82,
vijfde lid, Gemeentewet is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten
als voor niet besloten vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen
collegeleden, de burgemeester en de secretaris uiteraard altijd aanwezig zijn.
Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de raadscommissie
hiermee instemt. In de regel zal de portefeuillehouder veelal wel aanwezig zijn
ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de
raadscommissie.Artikel 9Vervallen.Artikel 10Dit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 11De agendacommissie stelt de concept-agenda vast, de raadscommissie bepaalt
uiteindelijk haar eigen agenda. Die agenderende rol van een raadscommissie komt
in dit artikel tot uitdrukking.Artikel 12Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die
ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen via
internet aangeboden voor zover zij openbaar zijn. Raadsleden kunnen daarover ook via de tablet beschikken. De niet-openbare
stukken zijn voor raadsleden ‘achter de inlog’ toegankelijk. Originele stukken
moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen leden van
raadscommissies ook bij de commissiegriffier in plaats van bij de griffier
inzien.Artikel 13Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van
een raadscommissie tegelijkertijd met de (schriftelijke) oproep de dag, het
tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De
voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de
(schriftelijke) oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats
ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor.Artikel 14Dit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 15Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de
raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 15
voorziet hierin.Artikel 16Dit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 17In het eerste lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet
voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar
en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook
kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Dit zijn formele procedures
die zien op de rechtsbescherming van de burger. Verder zijn de benoemingen,
keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het
spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen,
voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan
niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers
hierover geen uitlatingen doen. Vervolgens kunnen burgers zich ook niet uitlaten
over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht
een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat vóór het spreekrecht van
burgers.De burgers die wensen in te spreken moeten zich binnen een ‘redelijke termijn’
voor de vergadering melden bij de griffier. De griffier kan, indien nodig, de
persoon naar de juiste raadscommissie verwijzen. Uiteraard kan, afhankelijk van
de beschikbaarheid, ook gekozen worden voor aanmelding bij de commissiegriffier.
Procedureel is het handig om als ‘redelijke termijn’ circa 48 uur aan te houden.
Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden
omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot.Afhankelijk van de lokale situatie kan als richtlijn 5 minuten spreektijd per
burger worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste
instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus
moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst
is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.Artikel 18Het conceptverslag wordt tegelijkertijd met de (schriftelijke) oproep verstuurd
aan de leden en aan de overige personen die het woord gevoerd hebben. De
voorzitter, de leden en de collegeleden hebben het recht een voorstel tot
wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging wordt voorafgaand aan de
vergadering schriftelijk bij de commissiegriffier ingediend. Het recht om
aanpassing voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan de voorzitter, een lid
en een collegelid, dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het
is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of
aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie het verslag
vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep
(aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Het is aan te bevelen
uitsluitend een zakelijke samenvatting van hetgeen besproken is, te geven. Artikel 19 Over de openbaarheid van de vergaderingen, de vraag wanneer de deuren gesloten
kunnen worden, bevat deze verordening geen aparte bepaling, aangezien artikel
82, vijfde lid, hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van
overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de
vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden.
Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de
voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te
vergaderen.Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een
besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar
wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist.
De raadscommissie beslist over het openbaar maken van deze notulen.Artikel 20Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de commissiegriffier en de wijze
waarop verslag wordt gelegd en vastgesteld. De schriftelijke verslaglegging
blijft sinds de invoering van de webcast achterwege. Vanaf dat moment wordt
enkel gebruik gemaakt van de digitale beeld- en geluidsopnames die als
verslaglegging gelden. In dit artikel wordt voorzien in de situatie dat er
onverhoopt sprake mocht zijn van technisch malheur rond de digitale beeld- en
geluidsopname. De commissiegriffier zorgt dan voor een kort zakelijk verslag. De
commissiegriffier maakt een lijst met conclusies, gedane toezeggingen en
gemaakte afspraken op van de commissievergadering. Artikel 21Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege
onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens
artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan
geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en
de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens
kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten
aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25,
tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding
geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of
die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De
geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de
raad, haar opheft.Artikel 22Zoals uit de toelichting op artikel 21 blijkt kan de raad de geheimhouding die
een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een
overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van
hoor en wederhoor.Artikel 23Dit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 24Dit artikel behoeft geen toelichting.