CVDR345583_1Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidtnlregelingTerneuzen2014-12-10TerneuzenElektronisch GemeentebladVerordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming vangelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, op de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995gemeenteraadbestuur en recht2014-11-06De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-12-162020-10-30Nieuwe regelingOnbekendGeenGeenVerordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de
burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de
burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de
burgemeester voorbereidtDe raad van de gemeente Terneuzen;gelezen het voorstel van het presidium van 27 oktober 2014;gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, op de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het
Archiefbesluit 1995; gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming
burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; besluit:vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie, die de
aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de
raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en
op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de
burgemeester voorbereidt (elk hierna: de commissie). 1TaakDe commissie heeft tot taak:
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester
voor te bereiden of
een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.
2Samenstelling commissie1.De commissie wordt benoemd door en uit de gemeenteraad.2.Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en
plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze
uit haar midden.3.De commissie kent geen plaatsvervangende leden.3Ambtelijke ondersteuning1.De raadsgriffier is secretaris van de commissie.2.De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1 genoemde
taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden
toegevoegd.3.De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de
commissie.4.De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen
stemrecht in, de commissie.4Adviseur1.De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen
als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a
genoemde taken.2.De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de
commissie.3.Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de
commissie.5Geheimhouding
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de
commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.
De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de
benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht,
die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de
Gemeentewet.
De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij
functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over
de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of
het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop
toe dat hieraan wordt voldaan.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden,
die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen,
behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede
lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie
omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering
of in het gesprek wordt verstrekt.
De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede
lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot
de wijze waarop de geheimhouding blijftgewaarborgd bij het beheer
van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling
van plaats en tijdstip van de gesprekken.
De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de
Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het
derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van
kracht.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de
(plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de
adviseur.
6Vergaderingen
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 3
leden dit noodzakelijk achten.
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De
voorzitter doet van elkevergadering tenminste vierentwintig uur
tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een
adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het
gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van
het aantal leden aanwezig is.
De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij
meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem
heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen
bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de
volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of
staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen
bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het
verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het
gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot
uitdrukking gebracht.
7Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure1.De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.2.Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van
‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten
stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privé-adres van de
secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.3.Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van
‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten
stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het
privé-adres van de secretaris verzonden.8Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure1.De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 vierde lid dat de commissie zich
slechts door tussenkomst van de Commissaris van de Koning de door haar
nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met
derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.2.De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit
voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met
betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt
beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken
zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is
gewaarborgd.9Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken1.Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een
functioneringsgesprek met de burgemeester.2.Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe
kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een functioneringsgesprek
met de burgemeester.3.In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens
een 100- dagengesprek plaats.4.De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij
informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De
commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor
het functioneringsgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen
voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing,
het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien.5.Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester
als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De
commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan
de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de
andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan
het verslag van, en de afspraken uit, het vorige
functioneringsgesprek.6.Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier
weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de Commissaris van de
Koning met de burgemeester heeft.7.In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de
herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een
indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op
obstakels zal stuiten.10Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure1.De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich
een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze
informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de
gemeenteraad en de Commissaris van de Koningin.2.Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en Commissaris
van de Koningin te zenden, bespreekt de commissie dit met de
burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet
openbaar wordt gemaakt.3.Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het vorige
lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de
burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De
commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.11Verslag1.De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de
voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag
uit aan de gemeenteraad en de Commissaris van de Koning door middel van
een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag
bevat tenminste:
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden
heeft verricht,
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de
volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling
gemotiveerd,
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de
commissie. En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,
bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de
burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de
conceptaanbeveling.
2.Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet
openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder
geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.3.Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt
toegezonden aan de burgemeester en de Commissaris van de Koning.12Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet
voorziet, beslist de commissie. 13Ontbinding van de commissieDe commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop: • bij benoeming: door de minister van Binnenlandse Zaken En
Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature
van burgemeester is voorzien; • bij een functioneringsgesprek: het verslag van het functioneringsgesprek
is vastgesteld; • bij herbenoeming: door de minister van Binnenlandse Zaken En
Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht
van de minister van Binnenlandse Zaken En Koninkrijksrelaties door een
Koninklijk besluit is gevolgd. 14Archivering1.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip
bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een
verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar
de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad
aangewezen archiefbewaarplaats.2.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste
lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in
artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze
verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15,
lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de
openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.3.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige
bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden
onmiddellijk worden vernietigd.4.De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een
afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het
afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de
burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier
vernietigd.15InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Terneuzen
op6 november 2014. griffier,mr. J.H.P. de Jongvoorzitter,J.A.H. LoninkTOELICHTING BIJ Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de
burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken
met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot
herbenoeming van de burgemeester voorbereidt Algemeen De circulaire van BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES van 15 juli 2012 is
de algemene toelichting. Deze toelichting is aanvullend op die in de circulaire. De verordening regelt de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie, die de
aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, van de
raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en van
de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester
voorbereidt. De drie genoemde onderwerpen horen bij elkaar. Dat wordt in deze
verordening tot uitdrukking gebracht. Er kan ook worden gekozen voor het regelen
van de drie onderwerpen in afzonderlijke verordeningen. Artikel 2 Samenstelling commissie Samenstelling De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke
fractie in de commissie is vertegenwoordigd. Veelal is de samenstelling van de
commissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester voert anders, beperkter, van aard
dan die van de commissie die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de
burgemeester voorbereidt. Dit, om bij functioneringsgesprekken het ‘tribunaaleffect’ te vermijden. Het
‘tribunaaleffect’ kan bij grotere commissies overigens ook voorkomen door
woordvoerders aan te wijzen. De verordening geeft daarom de mogelijkheid om de samenstelling van de commissie
van taak tot taak - benoeming, functioneringsgesprek en herbenoeming - te laten
variëren. De commissie wordt op grond van artikel 13 na afronding van haar taak
ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te worden
vastgesteld; alleen wordt bij elke nieuwe taak een nieuwe commissie ingesteld.
Indien de voorkeur uitgaat naar een vaste commissie, die de
functioneringsgesprekken met de burgemeester voert, kan de verordening daarop
worden aangepast. Raadslidmaatschap De commissie bestaat uit raadsleden. Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de
commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap. Bij tijdelijke
beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging
wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het
raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels
blijvend is vervangen door een ander raadslid. Geen plaatsvervangende leden Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’
wordt. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel
blijvende vervanging plaatsvinden. Artikel 4 Adviseur Adviseur Zie de toelichting bij paragrafen II en X van de circulaire. Bij
functioneringsgesprekken ligt het niet voor de hand een of meer wethouders als
adviseur aan de commissie toe te voegen. Zie verder de toelichting bij artikel 9
onder Voorbereiding en informatiebronnen. Artikel 5 Geheimhouding Wettelijke geheimhoudingsplicht Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in een verordening
op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering uitdrukkelijk te laten
wijzen, als die rechtstreeks voortvloeit uit de (in dit geval: Gemeente)wet. Dat
dit toch gebeurt, is omdat de praktijk uitwijst dat de geheimhoudingsplicht niet
vaak genoeg kan worden benadrukt. Artikel 6 Vergaderingen Termijn van aankondiging/uitnodiging Indien spoed niet is geboden, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging,
bijvoorbeeld twee weken, voor de hand. Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure Contactpersoon Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de
geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden
genomen. Sommige raadsgriffiers kiezen ervoor niets per post en per e-mail te
versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging en, in het algemeen,
zo min mogelijk op papier te zetten. Artikel 9 Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken Functioneringsgesprekken Het belang van functioneringsgesprekken staat buiten kijf. De houding waarin
dergelijke gesprekken niet nodig worden bevonden, is vrijwel verdwenen. Elke
nieuwe burgemeester krijgt bij het gesprek met de minister van Binnenlandse
Zaken En Koninkrijksrelaties dan ook de brochure Functioneringsgesprekken
uitgereikt. Het burgemeestersambt ontwikkelt zich steeds meer tot een politieke functie en
de burgemeester ligt steeds vaker onder vuur. Aanbevelingen tot
niet-herbenoeming brengen grote bestuurlijke en persoonlijke schade mee die
koste wat kost moet worden voorkomen. Dit pleit voor een cultuur waarin regelmatige onderlinge reflectie op het
functioneren van burgemeester en gemeenteraad tot uiting komt in formele
functioneringsgesprekken. Mocht na een aantal jaren blijken dat de samenwerking ondanks pogingen daartoe
toch niet naar wens functioneert dan kan tijdig worden gesproken over de
toekomst en kan de Commissaris van de Koning tijdig worden ingeseind. Frequentie Een keer per twee jaar met elkaar overleggen over het wederzijds functioneren is
te weinig als er problemen zijn en – zo wordt wel eens ervaren – te veel als het
goed gaat. Dit laatste blijkt in de praktijk niet juist te zijn. In goede tijden
wordt door een regelmatig reflectiemoment een manier van communiceren ontwikkeld
waarop in mindere tijden kan worden teruggegrepen. En ook als het goed gaat, mag
daar natuurlijk bij stil worden gestaan. Het advies is functioneringsgesprekken daarom periodiek, in elk geval jaarlijks,
te laten plaatsvinden, maar het absolute minimum is tweejaarlijks. Waarom wordt er in
deze verordening dan toch gesproken over tweejaarlijks? De ervaring leert dat
hoe frequenter en formeler de procedurevoorschriften zijn, des te meer aan de
raadsgriffier wordt overgelaten. Om de belasting daarom laag te houden, is gekozen voor een uitgebreide
gesprekkenronde om het jaar. In het tussenliggende jaar kan, als alles goed
loopt, elkaar kort de spiegel worden voorgehouden. Als het slecht loopt, kan
jaarlijks een functioneringsgesprek plaatsvinden. Voorbereiding en informatiebronnen Een functioneringsgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier. De
raadsgriffier vormt een spilfunctie in het proces. Aan het functioneringsgesprek
zijn geen vormvereisten verbonden. Het kan plaatsvinden met een delegatie uit de
gemeenteraad, mits daarin coalitie en oppositie zijn vertegenwoordigd. Een goed
functioneringsgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De burgemeester opereert niet in een vacuüm. De gesprekken kunnen bijvoorbeeld
worden voorbereid in, en de resultaten daaruit teruggekoppeld via, het presidium. In de
verordening is voor terugkoppeling gekozen via terinzagelegging voor de hele
gemeenteraad. In de voorbereiding kan worden gesproken met een of meer leden van
het college, een samenwerkingspartner op het gebied van Openbare Orde en
Veiligheid, de gemeentesecretaris en de raadsgriffier. Van al deze gesprekken
worden verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het gesprek. Het
verdient aanbeveling de kring van geraadpleegden niet groter te maken dan hier
aangegeven. Zachte heelmeesters Het is van belang in en buiten het gesprek kritiek te organiseren en ook
daadwerkelijk te geven. Zelfs als dat niet in de traditie ligt. De praktijk
leert dat te laat – of niet – gegeven kritiek tot grote problemen kan leiden in
de onderlinge samenwerking en – uiteindelijk – bij de herbenoemingsprocedure. Het is de taak van de raadsgriffier om hem bekende
kritiek op het functioneren van de burgemeester en/of de gemeenteraad zichtbaar en bespreekbaar
te maken. De Commissaris van de Koning Het is te adviseren om bij serieuze kritiek op het functioneren dit vroegtijdig
met de Commissaris van de Koning te bespreken. Artikel 10 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure Problematische herbenoeming Mocht een door de burgemeester gewenste herbenoeming op obstakels stuiten,
raadpleeg dan tijdig de kabinetschef van de Commissaris van de Koning. Deze
heeft ervaring met de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in een
dergelijke situatie en legt zo nodig contact met het ministerie van Binnenlandse
Zaken En Koninkrijksrelaties. De praktijk leert dat de bestuurlijke schade, die
een aanbeveling tot niet-herbenoeming voor alle betrokkenen met zich meebrengt,
vaak kan worden beperkt. Artikel 11 Verslag Voorbeeldopbouw van het verslag van bevindingen Op verzoek volgt hier een voorbeeld van de mogelijke opbouw van het verslag van
bevindingen. Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende
onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis
van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Zie ook de
toelichting bij de paragrafen V en XI van de circulaire onder De verhouding
gemeenteraad-vertrouwenscommissie, respectievelijk De verhouding gemeenteraad
tot de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt. Bij benoeming
Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er
wordt informatie gegeven over de samenstelling van de
vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe
die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering
verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en
procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten
van de Commissaris van de Koning kan het onderdeel Proces worden
afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de
selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus
uitsluitend procedurele informatie.
Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop
van alle
beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. De bevindingen
met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten kunnen desgewenst geanonimiseerd
worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door
letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan, worden
vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt
met een advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling
zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de
commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de
procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het verslag. 3.Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de
commissie.Bij herbenoeming Sommige herbenoemingsprocedures lopen vlekkeloos. Soms gaat het moeilijker. Als
stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als
inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van
het verslag van bevindingen kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien: 1.Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling
van deraadscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de
functioneringsgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester
zijn gehouden.
Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden
van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de
burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele
tussentijdse contacten met de Commissaris van de Koning wordt
vermeld.
Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle
beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt.
Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester
kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets
en afspraken uit functioneringsgesprekken. Afgesloten wordt met een
conclusie.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de
commissie.
Verslag bij functioneringsgesprekken Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de
aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld
van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is van
belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte
afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de commissie die het volgende
functioneringsgesprek voert en de Commissaris van de Koning zich een goed beeld
daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen, waarin
het gesprek plaatsvond. Artikel 14 Archivering Digitale bestanden in de benoemings- en herbenoemingsprocedure De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de
vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van
toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de
gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale
opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op
overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.