CVDR34530_1Organisatieverordening gemeente Bloemendaal 2009nlregelingBloemendaal2017-09-05BloemendaalWeekblad Kennemerland-Zuid, 19 maart 2009Organisatieverordening gemeente Bloemendaal 2009Gemeentewet, art. 160college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2009-03-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2009-01-012009-03-10nieuwe regeling20090059951.Geen.Geen.Organisatieverordening gemeente Bloemendaal 2009Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bloemendaalgelet op het gestelde in artikel 160 van de Gemeentewet;gehoord de Bijzondere Ondernemingsraad;overwegende, dat als gevolg van de fusie met de gemeente Bennebroek een nieuwe organisatieverordening voor de gemeente Bloemendaal nodig is;besluit:tot vaststelling van de navolgendeOrganisatieverordening gemeente Bloemendaal 2009.HoofdstukArtikel1BegripsomschrijvingVoor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:a.gemeenteraad:de raad van de gemeente Bloemendaal;b.college:burgemeester en wethouders van de gemeente Bloemendaal;c.burgemeester:burgemeester van de gemeente Bloemendaal;d.de algemeen directeur:de algemeen directeur tevens de gemeentesecretaris van Bloemendaale.de directiecollegiaal directieteam dat bestaat uit de algemeen directeur en de adjunct directeur. De directie staat onder leiding van de algemeen directeur.f.bestuursdienst:het ambtelijk apparaat van de gemeente met uitzondering van de griffie;g.organisatorische eenheid:iedere eenheid binnen de bestuursdienst, die het college als zodanig aangewezen heeft;h.zelfsturend team:een groep van professionele taakvolwassen medewerkers uit een afdeling van de bestuursdienst, die functioneel met elkaar samenhangende producten leveren en als zodanig geen organisatorische eenheid zijn;i.bestuursopdracht:de opdracht van het college of de burgemeester tot het leveren van producten binnen een vooraf vastgesteld bestuurlijk kader van uitgangspunten en voorwaarden;j.middelenbeheer:het rechtmatig, doelmatig en doeltreffend aanwenden van de beschikbare middelen - personeel, organisatie, automatisering informatie en financiën - voor het uitvoeren van de door de raad vastgestelde kaders voor het gemeentelijk beleid;k.afdelingsplan:een omschrijving van de doelstellingen en activiteiten van een afdeling voor een periode van een kalenderjaar en de daarvoor in te zetten middelen resulterend in te leveren producten; l.projectplan:een omschrijving van de doelstellingen en activiteiten en de daarvoor in te zetten middelen voor het leveren van producten, die projectmatig tot stand moeten komen;m.werkplan:een individuele omschrijving van de te bereiken werkresultaten, de te ontwikkelen competenties en de loopbaanontwikkeling ontwikkeling voor een periode van een kalenderjaar. Artikel2Uitgangspunten voor de bedrijfsvoering van de bestuurdienst1.De uitgangspunten voor de bedrijfsvoering van de bestuursdienst zijn:

collegiaal bestuur;

integraal beleid;

bestuur op hoofdlijnen;

integratie van de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering;

integrale verantwoordelijkheid voor de te leveren prestaties;

een doelmatige en doeltreffende verdeling van taken en bevoegdheden van de bestuursdienst.

twee leidinggevende niveaus; de directie (directeur en adjunct directeur) en de afdelingsmanager. Onder de afdelingsmanager komen geen leidinggevende functies voor.

2.Deze uitgangspunten hebben tot doel de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de bedrijfsvoering van de bestuursdienst te waarborgen.Artikel3Organisatorische eenheden1.De bestuursdienst bestaat uit de volgende organisatorische eenheden:

de directie;

afdelingen.

het bedrijfsbureau

2.De directie bestaat uit een algemeen directeur en een adjunct directeur.3. De in het eerste lid onder sub b genoemde afdelingen zijn:

Gemeentewerken;

Bouwen en wonen;

Publiekszaken;

Financiën en facilitaire zaken;

Gemeentebelastingen.

4.De plaats van de organisatorische eenheden in de bestuursdienst is aangegeven in het als bijlage I van dit besluit opgenomen organogram.5.Het college bepaalt op basis van een advies van de directie de organisatiestructuur van de bestuursdienst. 6.De directie bepaalt op basis van een advies van de afdelingsmanager de structuur van de afdelingen door het samenstellen van teams. Artikel4DirectieDe directie heeft onder leiding van de algemeen directeur de volgende hoofdtaken:

het ontwikkelen van de strategische koers en agenda;

het ontwikkelen van concernkaders;

het coördineren en bewaken van de “gemeentebrede” beleidsontwikkeling, beleidsuitvoering en effectiviteit

het bevorderen en monitoren van het functioneren gemeentelijke organisatie

het als opdrachtgever/projectleider leidinggeven aan “gemeentebrede” en middelgrote projecten

het organisatieontwikkelingsproces.

Artikel5Afdelingen De afdelingen leveren de producten zoals beschreven in het voor hen vastgestelde afdelingsplan.Artikel6BedrijfsbureauHet bedrijfsbureau heeft tot taak de directie te ondersteunen bij de invulling van de concernfuncties:

organisatieontwikkeling;

inhoudelijk-strategische ontwikkeling;

concerncontrolling (rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van producten);

Artikel7Algemeen directeur Onder verantwoordelijkheid van het college berust bij de algemeen directeur de zorg voor:

het bevorderen en bewaken van de samenwerking tussen het gemeentebestuur en de bestuursdienst;

het functioneren van de directie;

het initiëren en adviseren van het college over de strategische koers en agenda van het gemeentelijk beleid;

de algemene leiding over de bestuursdienst;

het organisatieontwikkelingsproces;

als ambtelijk opdrachtgever een of mee projecten en/of programma’s over gemeentebrede aangelegenheden (aandachtsgebieden);

het voorbereiden van vergaderingen van het college;

het vastleggen van de besluitvorming in vergaderingen van het college;

het vertalen van deze besluitvorming naar de betrokken functies of afdelingen in de bestuursdienst;

het toezien op de tijdige uitvoering van deze besluiten en voor zover nodig overleggen met de betrokken functies in de bestuursdienst;

het overleg met de griffier over de afstemming van werkzaamheden van de bestuursdienst met die van de griffie;

de interne en externe communicatie alsmede de samenwerking in de organisatie;

het voeren van overleg als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

Artikel8Adjunct directeurOnder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur draagt de adjunct directeur zorg voor:

de bedrijfsvoering, het risicomanagement en de kwaliteitsborging binnen de organisatie;

alle ondersteunende c.q. facilitaire processen binnen de organisatie evenals voor de middelenfuncties (financiën, personeel en I&A);

het organisatieontwikkelingsproces;

het ontwikkelen en implementeren van een systeem van planning en control

als ambtelijk opdrachtgever een of mee projecten en/of programma’s over gemeentebrede aangelegenheden (aandachtsgebieden);

leiding over het bedrijfsbureau

Artikel9De directie De algemeen directeur en adjunct directeur vormen samen het directieteam / de directieArtikel10AfdelingsmanagerOnder verantwoordelijkheid van de directie draagt de afdelingsmanager zorg voor:

het nemen van beslissingen over de afdelingsproducten, de primaire werkprocessen binnen de afdeling en de toegewezen middelen;

het voorbereiden, ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van het beleid van de afdeling;

de bedrijfsvoering van zijn afdeling binnen de door de directie vastgestelde kaders;

de personele en organisatorische aangelegenheden van zijn afdeling binnen de door de directie vastgestelde kaders;

de kwaliteit en kwantiteit van de door zijn afdeling te leveren producten;

de coördinatie van de activiteiten van zijn afdeling door middel van werkoverleg;

de afstemming van deze activiteiten met andere afdelingen;

het projectmatig werken voor zover zijn afdeling het leveren van producten niet doelmatig en doeltreffend binnen de structuur van de bestuursdienst kan leveren;

het leveren van de ramingen voor de door zijn afdeling te leveren producten en het maken van een afdelingsplan;

de organisatie ontwikkeling van de afdeling binnen de door de directie aangegeven kaders;

het leveren van bijdragen aan de organisatie ontwikkeling van de bestuursdienst als geheel;

de verdere ontwikkeling van de zelfsturende teams binnen zijn afdeling.

Artikel11MedewerkerDe medewerker draagt onder verantwoordelijkheid van het afdelingsmanager zorg voor de uitvoering van de aan hem toegewezen producten zoals beschreven in het voor hem vastgestelde werkplan.Artikel12Programmamanager De programmamanager draagt zorg voor:a.de voorbereiding en realisatie van een inhoudelijk complex en integraal programma of een aantal sterk met elkaar verweven technisch of bestuurlijk en politiek gevoelige projecten, van strategisch belang voor de gemeentelijke organisatie;b het ontwikkelen van strategische doelen vanuit politieke uitgangspunten en daarbinnen ontwikkeling van inhoudelijk complex beleid;c het evalueren van het gevoerde project- en programmamanagement en het signaleren van landelijke, politieke, bestuurlijke, economische en maatschappelijke ontwikkelingen en analyseren op consequenties voor de (project)organisatie.Artikel13ProjectleiderHet afdelingsmanager of de medewerker, die is aangewezen tot projectleider, draagt zorg voor:

het ontwerpen van een door zijn opdrachtgever vast te stellen projectplan;

het uitvoeren van het door zijn opdrachtgever vastgestelde projectplan;

de kwaliteit en kwantiteit van de op grond van het projectplan te leveren producten;

de coördinatie van de activiteiten van zijn project door middel van werkoverleg;

de afstemming van deze activiteiten met andere afdelingen en projecten;

het opleveren van het project bij de opdrachtgever door middel van een eindrapportage.

Artikel14Managementteam

De algemeen directeur, de adjunct directeur en de afdelingsmanagers vormen het managementteam.

De algemeen directeur is voorzitter van het managementteam.

De algemeen directeur stelt de vergaderdata en de agenda van het managementteam vast.

De algemeen directeur kan andere medewerkers aanwijzen voor deelname aan een bijeenkomst van het managementteam als de agenda daartoe aanleiding geeft.

Het managementteam heeft tot doel het functioneren van de bestuursdienst te bevorderen door:

uitwisseling van informatie over gemeenschappelijke zaken;

coördinatie van planning, prioriteitsstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

coördinatie van activiteiten tussen afdelingen en projecten onderling en in relatie tot het college en de burgemeester;

tijdige signalering van relevante ontwikkelingen;

het inwinnen van advies omtrent beleid en uitvoering van taken op het terrein van personeelsbeleid, informatiseringbeleid, organisatie, financiën, huisvesting en automatisering;

afstemming operationele vraagstukken;

De algemeen directeur neemt gehoord de meningsvorming binnen het managementteam de benodigde besluiten ten aanzien van de in het vorige lid genoemde onderwerpen.

De individuele directieleden hebben tweewekelijks werkoverleg met de afdelingsmanagers.

Artikel15Verstrekken van inlichtingen aan collegeleden en de directie1.De leden van het college en de directie kunnen met inachtneming van ieders verantwoordelijkheid, aan medewerkers van de bestuursdienst inlichtingen vragen, die voor een goede vervulling van hun taak noodzakelijk zijn en met hen overleg voeren. 2.Een lid van het college en een lid van de directie stellen de afdelingsmanager, de programmamanager of de projectleider op wiens afdeling respectievelijk project zijn verzoek om inlichtingen betrekking heeft daarvan in kennis.Artikel16Primaire en aanvullende advisering1.Iedere afdeling adviseert primair over beslissingen, die betrekking hebben op producten zoals beschreven in het voor hen vastgestelde afdelingsplan.2.De primair adviserende afdeling verzoekt om aanvullend advies van andere afdelingen voor zover de betreffende beslissing producten raakt, die zijn beschreven in voor die afdelingen vastgestelde afdelingsplannen. 3.De afdelingsmanagers van de primair en aanvullende adviserende afdelingen ontvangen als het verzoek om aanvullend advies een inhoudelijk karakter heeft en geen verzoek om informatie betreft ieder een kopie daarvan. 4.Het uitbrengen van aanvullend advies heeft plaats aan de primair adviserende afdeling, die het aanvullend advies opneemt in het primaire advies. De afdelingsmanagers van de primair en aanvullend adviserende afdelingen ontvangen als het aanvullend advies een inhoudelijk karakter heeft en geen verstrekking van informatie betreft ieder een kopie daarvan. 5.De afdelingen, die aanvullend advies uitbrengen, treden in overleg met de primair adviserende afdeling om in goed overleg tot een eenduidig primair advies te komen.6.Voor het geval het in het vorige lid genoemde overleg niet tot overeenstemming leidt legt de primair adviserende afdeling de advisering voor aan de algemeen directeur.7.Het verzoeken om en het verstrekken van aanvullend advies hebben plaats door middel van de geautomatiseerde systemen.Artikel17Projectmatig werken1.Een project is gericht op het realiseren van een concreet resultaat binnen een bepaald tijdsbestek met inbreng van verschillende disciplines en of belangen in een projectteam. Een project eindigt als het resultaat bereikt is. Projectmatig werken heeft plaats op basis van een vooraf vastgesteld projectplan.2.Bij ieder project zijn drie rollen te onderscheiden te weten de opdrachtgever, de projectleider en de projectmedewerkers. 3.De opdrachtgever stelt de projectplannen vast. Verder beslist de opdrachtgever tussentijds over de voortgang van het project en over tussenresultaten. De opdrachtgever is betrokken en zorgt ervoor dat de projectleider het werk kan laten uitvoeren. 4.De projectleideris verantwoordelijk voor het realiseren van het resultaat van het project. Daarvoor stelt de projectleider projectplannen, bewaakt hij tussentijds de voortgang en rapporteert daarover aan de opdrachtgever. 5.De projectmedewerkers voeren de projectwerkzaamheden uit en stellen hun inhoudelijke deskundigheid ten behoeve van het project beschikbaar. Zij worden voor de tijd dat zij werkzaam zijn voor het project operationeel aangestuurd door de projectleider. 6.De afdelingsmanager van de projectmedewerkers stelt capaciteit beschikbaar en blijft daarbij hiërarchisch en functioneel verantwoordelijk voor de medewerkers. De afdelingsmanager heeft geen oparationele bevoegdheden in de richting van zijn medewerker die aan een project werkt. 7.Op basis van de omvang van een project kunnen drie soorten projecten worden onderscheiden: -projecten binnen een afdeling;-middelgrote projecten tussen enkele afdelingen;-majeure strategische projecten.8.Bij projecten binnen een afdeling gaat het om zaken die binnen één afdeling kunnen worden opgepakt (of waarbij één afdeling inhoudelijk dominant is) maar geen reguliere activiteiten of going concern zijn. De betreffende afdelingsmanager heeft daarbij de rol van opdrachtgever.9.Middelgrote projecten zijn projecten die niet binnen de reguliere activiteiten van één afdeling vallen of waarbij één afdeling een dominante inhoudelijke rol vervult. Het zijn activiteiten met als kenmerk dat ze resultaatgericht zijn, (enigszins) uniek zijn, bij de uitvoering van de activiteit meerdere disciplines of belangen betrokken zijn, de uitvoering van de activiteit kostbaar, ingewikkeld of risicovol is en/of politiek (enigszins) gevoelig is. Bij middelgrote projecten wordt daarbij de directie als opdrachtgever aangewezen. 10.Majeure strategische (beleidsmatige en/of organisatorische) projecten zijn activiteiten die van strategisch belang zijn voor de gemeente, waarbij sprake is van veel (externe) partijen en belangen, een dynamisch krachtenveld, politiek/maatschappelijk actueel, risicovol en/of omstreden. De keuze van een majeur project wordt van geval tot geval bepaald door de directie, in samenspraak met het College van B&W. De directie is opdrachtgever voor strategische projecten.11.De directie kan voor bepaalde activiteiten een projectleider aanwijzen. Voor de middelgrote c.q. strategische projecten, waarbij de directie optreedt als opdrachtgever, wordt een projectmanager aangewezen als projectleider.12.Het college stelt regels en beleidsregels vast voor de wijze, waarop activiteiten projectmatig uitgevoerd worden.Artikel18Bestuursopdrachten1.De algemeen directeur draagt zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten van het college. 2.De algemeen directeur wijst de uitvoering van de bestuursopdracht toe aan een afdeling en bepaalt daarbij of deze opdracht projectmatig of binnen de structuur van de afdeling plaatsheeft. 3.De algemeen directeur kan voor zover de uitvoering van de bestuursopdracht op grond van het vorige lid projectmatig plaatsheeft het projectplan ter goedkeuring voorleggen aan het college.Artikel19Planning- en controlcyclus1.De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:a.de kadernota:b.de programmabegroting inclusief het beleidsplan en het investeringsplan;c.de productbegroting, afdelingsplannen en projectplannen;d.de tussentijds uit te brengen rapportages met de stand van zaken over de uitvoering van de lopende begrotingen en projecten;e.de jaarrekening en het jaarverslag.2.Het hoofd financiën en facilitaire zaken draagt binnen de daarvoor door de directe vastgestelde kaders zorg voor de voorbereiding en uitvoering van voor de werkzaamheden voor de planning- en controlcyclus door middel van voor ieder boekjaar vast te stellen planningen en instructies. 3.De afdelingsmanagers, programmamanagers en projectleiders dragen overeenkomstig het in het vorige lid genoemde planningen en instructies zorg voor het leveren van de benodigde informatie en stukken.4.De in het derde lid bedoelde levering van informatie en stukken heeft uitsluitend plaats door middel van de bij de instructies vastgestelde geautomatiseerde systemen en bijbehorende standaarddocumenten.Artikel20Vervanging algemeen directeur, de adjunct directeur en afdelingsmanagers.1.De directie stelt een regeling vast voor de vervanging van de algemeen directeur, de adjunct directeur en afdelingsmanagers.2.De in het eerste lid genoemde regeling voorziet in vervanging van:a.de algemeen directeur en de adjunct directeur onderling; b.de algemeen directeur bij gelijktijdige afwezigheid van de algemeen directeur en de adjunct directeur;c.de afdelingsmanagers onderling.Artikel21Uitvoering middelenbeleid1.De afdelingsmanagers dragen zorg voor de uitvoering van het middelenbeleid binnen de door de directie vastgestelde kaders.2.Het bedrijfsbureau en de teams Personeel en Organisatie, Automatisering en Financiën dragen bij de uitvoering van het middelenbeleid zorg voor:a.advisering over de uitvoering van het middelenbeleid aan portefeuillehouders, directie en afdelingsmanagers;b.het uitvoeren van beheerstaken;c.het leveren van managementrapportages;d.het tijdig signaleren van ontwikkelingen en stagnaties in de bedrijfsvoering;e.het leveren van bijdragen aan beleidsevaluaties en beleidsontwikkeling.Artikel22Overige bepalingWaar deze verordening in specifieke situaties niet voorziet, gelden de gedragscode en de principes vastgelegd in het document “van orde naar dynamiek” als richtsnoer.Artikel23InwerkingtredingLid 1Deze regeling kan worden aangehaald als “organisatieverordening gemeente Bloemendaal 2009”.Lid 2Deze regeling treedt onder gelijktijdige intrekking van het “Organisatiebesluit bestuursdienst Bloemendaal 2006” en de “Organisatieverordening gemeente Bennebroek 1998”met ingang van 1 januari 2009 in werking. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 10 maart 2009.de gemeentesecretaris de burgemeestermr. A.Ph. van der Wees drs. M.J. van Ravesteijn-KramerGepubliceerd in het Weekblad Kennemerland-Zuid d.d. 19 maart 2009.In werking (met terugwerkende kracht): 1 januari 2009.