Hoofdstuk
Artikel 1 Begripsomschrijving
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
a.gemeenteraad:
de raad van de gemeente Bloemendaal;
b.college:
burgemeester en wethouders van de gemeente Bloemendaal;
c.burgemeester:
burgemeester van de gemeente Bloemendaal;
d.de algemeen directeur:
de algemeen directeur tevens de gemeentesecretaris van Bloemendaal
e.de directie
collegiaal directieteam dat bestaat uit de algemeen directeur en de
adjunct directeur. De directie staat onder leiding van de algemeen
directeur.
f.bestuursdienst:
het ambtelijk apparaat van de gemeente met uitzondering van de
griffie;
g.organisatorische eenheid:
iedere eenheid binnen de bestuursdienst, die het college als zodanig
aangewezen heeft;
h.zelfsturend team:
een groep van professionele taakvolwassen medewerkers uit een afdeling
van de bestuursdienst, die functioneel met elkaar samenhangende
producten leveren en als zodanig geen organisatorische eenheid
zijn;
i.bestuursopdracht:
de opdracht van het college of de burgemeester tot het leveren van
producten binnen een vooraf vastgesteld bestuurlijk kader van
uitgangspunten en voorwaarden;
j.middelenbeheer:
het rechtmatig, doelmatig en doeltreffend aanwenden van de beschikbare
middelen - personeel, organisatie, automatisering informatie en
financiën - voor het uitvoeren van de door de raad vastgestelde kaders
voor het gemeentelijk beleid;
k.afdelingsplan:
een omschrijving van de doelstellingen en activiteiten van een afdeling
voor een periode van een kalenderjaar en de daarvoor in te zetten
middelen resulterend in te leveren producten;
l.projectplan:
een omschrijving van de doelstellingen en activiteiten en de daarvoor in
te zetten middelen voor het leveren van producten, die projectmatig tot
stand moeten komen;
m.werkplan:
een individuele omschrijving van de te bereiken werkresultaten, de te
ontwikkelen competenties en de loopbaanontwikkeling ontwikkeling voor
een periode van een kalenderjaar.
Artikel 2 Uitgangspunten voor de bedrijfsvoering van de
bestuurdienst
- 1.
De uitgangspunten voor de bedrijfsvoering van de bestuursdienst
zijn:
- a.
- b.
- c.
- d.
integratie van de beleidsvoorbereiding en
beleidsuitvoering;
- e.
integrale verantwoordelijkheid voor de te leveren
prestaties;
- f.
een doelmatige en doeltreffende verdeling van taken en
bevoegdheden van de bestuursdienst.
- g.
twee leidinggevende niveaus; de directie (directeur en
adjunct directeur) en de afdelingsmanager. Onder de
afdelingsmanager komen geen leidinggevende functies voor.
- 2.
Deze uitgangspunten hebben tot doel de rechtmatigheid, doelmatigheid
en doeltreffendheid van de bedrijfsvoering van de bestuursdienst te
waarborgen.
Artikel 3 Organisatorische eenheden
- 1.
De bestuursdienst bestaat uit de volgende organisatorische
eenheden:
- 2.
De directie bestaat uit een algemeen directeur en een adjunct
directeur.
- 3.
De in het eerste lid onder sub b genoemde afdelingen zijn:
- a.
- b.
- c.
- d.
Financiën en facilitaire zaken;
- e.
- 4.
De plaats van de organisatorische eenheden in de bestuursdienst is
aangegeven in het als bijlage I van dit besluit opgenomen
organogram.
- 5.
Het college bepaalt op basis van een advies van de directie de
organisatiestructuur van de bestuursdienst.
- 6.
De directie bepaalt op basis van een advies van de afdelingsmanager
de structuur van de afdelingen door het samenstellen van teams.
Artikel 4 Directie
De directie heeft onder leiding van de algemeen directeur de volgende
hoofdtaken:
- a.
het ontwikkelen van de strategische koers en agenda;
- b.
het ontwikkelen van concernkaders;
- c.
het coördineren en bewaken van de “gemeentebrede”
beleidsontwikkeling, beleidsuitvoering en effectiviteit
- d.
het bevorderen en monitoren van het functioneren gemeentelijke
organisatie
- e.
het als opdrachtgever/projectleider leidinggeven aan
“gemeentebrede” en middelgrote projecten
- f.
het organisatieontwikkelingsproces.
Artikel 5 Afdelingen
De afdelingen leveren de producten zoals beschreven in het voor hen
vastgestelde afdelingsplan.
Artikel 6 Bedrijfsbureau
Het bedrijfsbureau heeft tot taak de directie te ondersteunen bij de
invulling van de concernfuncties:
- a.
- b.
inhoudelijk-strategische ontwikkeling;
- c.
concerncontrolling (rechtmatigheid, doelmatigheid en
doeltreffendheid van producten);
Artikel 7 Algemeen directeur
Onder verantwoordelijkheid van het college berust bij de algemeen
directeur de zorg voor:
- a.
het bevorderen en bewaken van de samenwerking tussen het
gemeentebestuur en de bestuursdienst;
- b.
het functioneren van de directie;
- c.
het initiëren en adviseren van het college over de strategische
koers en agenda van het gemeentelijk beleid;
- d.
de algemene leiding over de bestuursdienst;
- e.
het organisatieontwikkelingsproces;
- f.
als ambtelijk opdrachtgever een of mee projecten en/of
programma’s over gemeentebrede
aangelegenheden (aandachtsgebieden);
- g.
het voorbereiden van vergaderingen van het college;
- h.
het vastleggen van de besluitvorming in vergaderingen van het
college;
- i.
het vertalen van deze besluitvorming naar de betrokken functies
of afdelingen in de bestuursdienst;
- j.
het toezien op de tijdige uitvoering van deze besluiten en voor
zover nodig overleggen met de betrokken functies in de
bestuursdienst;
- k.
het overleg met de griffier over de afstemming van werkzaamheden
van de bestuursdienst met die van de griffie;
- l.
de interne en externe communicatie alsmede de samenwerking in de
organisatie;
- m.
het voeren van overleg als bestuurder in de zin van de Wet op de
ondernemingsraden.
Artikel 8 Adjunct directeur
Onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur draagt de
adjunct directeur zorg voor:
- a.
de bedrijfsvoering, het risicomanagement en de kwaliteitsborging
binnen de organisatie;
- b.
alle ondersteunende c.q. facilitaire processen binnen de
organisatie evenals voor de middelenfuncties (financiën,
personeel en I&A);
- c.
het organisatieontwikkelingsproces;
- d.
het ontwikkelen en implementeren van een systeem van planning en
control
- e.
als ambtelijk opdrachtgever een of mee projecten en/of
programma’s over
gemeentebrede aangelegenheden (aandachtsgebieden);
- f.
leiding over het bedrijfsbureau
Artikel 9 De directie
De algemeen directeur en adjunct directeur vormen samen het
directieteam / de directie
Artikel 10 Afdelingsmanager
Onder verantwoordelijkheid van de directie draagt de afdelingsmanager
zorg voor:
- a.
het nemen van beslissingen over de afdelingsproducten, de
primaire werkprocessen binnen de afdeling en de toegewezen
middelen;
- b.
het voorbereiden, ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van het
beleid van de afdeling;
- c.
de bedrijfsvoering van zijn afdeling binnen de door de directie
vastgestelde kaders;
- d.
de personele en organisatorische aangelegenheden van zijn
afdeling binnen de door de directie vastgestelde kaders;
- e.
de kwaliteit en kwantiteit van de door zijn afdeling te leveren
producten;
- f.
de coördinatie van de activiteiten van zijn afdeling door middel
van werkoverleg;
- g.
de afstemming van deze activiteiten met andere afdelingen;
- h.
het projectmatig werken voor zover zijn afdeling het leveren van
producten niet doelmatig en doeltreffend binnen de structuur van
de bestuursdienst kan leveren;
- i.
het leveren van de ramingen voor de door zijn afdeling te
leveren producten en het maken van een afdelingsplan;
- j.
de organisatie ontwikkeling van de afdeling binnen de door de
directie aangegeven kaders;
- k.
het leveren van bijdragen aan de organisatie ontwikkeling van de
bestuursdienst als geheel;
- l.
de verdere ontwikkeling van de zelfsturende teams binnen zijn
afdeling.
Artikel 11 Medewerker
De medewerker draagt onder verantwoordelijkheid van het afdelingsmanager
zorg voor de uitvoering van de aan hem toegewezen producten zoals
beschreven in het voor hem vastgestelde werkplan.
Artikel 12 Programmamanager
De programmamanager draagt zorg voor:
a.de voorbereiding en realisatie van een inhoudelijk complex en
integraal programma of een aantal sterk met elkaar verweven technisch of
bestuurlijk en politiek gevoelige projecten, van strategisch belang voor
de gemeentelijke organisatie;
b het ontwikkelen van strategische doelen vanuit politieke
uitgangspunten en daarbinnen ontwikkeling van inhoudelijk complex
beleid;
c het evalueren van het gevoerde project- en programmamanagement en het
signaleren van landelijke, politieke, bestuurlijke, economische en
maatschappelijke ontwikkelingen en analyseren op consequenties voor de
(project)organisatie.
Artikel 13 Projectleider
Het afdelingsmanager of de medewerker, die is aangewezen tot
projectleider, draagt zorg voor:
- a.
het ontwerpen van een door zijn opdrachtgever vast te stellen
projectplan;
- b.
het uitvoeren van het door zijn opdrachtgever vastgestelde
projectplan;
- c.
de kwaliteit en kwantiteit van de op grond van het projectplan
te leveren producten;
- d.
de coördinatie van de activiteiten van zijn project door middel
van werkoverleg;
- e.
de afstemming van deze activiteiten met andere afdelingen en
projecten;
- f.
het opleveren van het project bij de opdrachtgever door middel
van een eindrapportage.
Artikel 14 Managementteam
- 1.
De algemeen directeur, de adjunct directeur en de afdelingsmanagers
vormen het managementteam.
- 2.
De algemeen directeur is voorzitter van het managementteam.
- 3.
De algemeen directeur stelt de vergaderdata en de agenda van het
managementteam vast.
- 4.
De algemeen directeur kan andere medewerkers aanwijzen voor
deelname aan een bijeenkomst van het managementteam als de
agenda daartoe aanleiding geeft.
- 5.
Het managementteam heeft tot doel het functioneren van de
bestuursdienst te bevorderen door:
- a.
uitwisseling van informatie over gemeenschappelijke
zaken;
- b.
coördinatie van planning, prioriteitsstelling en
voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering
en verantwoording;
- c.
coördinatie van activiteiten tussen afdelingen en
projecten onderling en in relatie tot het college en de
burgemeester;
- d.
tijdige signalering van relevante ontwikkelingen;
- e.
het inwinnen van advies omtrent beleid en uitvoering van
taken op het terrein van personeelsbeleid,
informatiseringbeleid, organisatie, financiën,
huisvesting en automatisering;
- f.
afstemming operationele vraagstukken;
- 6.
De algemeen directeur neemt gehoord de meningsvorming binnen het
managementteam de benodigde besluiten ten aanzien van de in het
vorige lid genoemde onderwerpen.
- 7.
De individuele directieleden hebben tweewekelijks werkoverleg
met de afdelingsmanagers.
Artikel 15 Verstrekken van inlichtingen aan collegeleden en de
directie
- 1.
De leden van het college en de directie kunnen met inachtneming van
ieders verantwoordelijkheid, aan medewerkers van de bestuursdienst
inlichtingen vragen, die voor een goede vervulling van hun taak
noodzakelijk zijn en met hen overleg voeren.
- 2.
Een lid van het college en een lid van de directie stellen de
afdelingsmanager, de programmamanager of de projectleider op wiens
afdeling respectievelijk project zijn verzoek om inlichtingen
betrekking heeft daarvan in kennis.
Artikel 16 Primaire en aanvullende advisering
- 1.
Iedere afdeling adviseert primair over beslissingen, die betrekking
hebben op producten zoals beschreven in het voor hen vastgestelde
afdelingsplan.
- 2.
De primair adviserende afdeling verzoekt om aanvullend advies van
andere afdelingen voor zover de betreffende beslissing producten
raakt, die zijn beschreven in voor die afdelingen vastgestelde
afdelingsplannen.
- 3.
De afdelingsmanagers van de primair en aanvullende adviserende
afdelingen ontvangen als het verzoek om aanvullend advies een
inhoudelijk karakter heeft en geen verzoek om informatie betreft
ieder een kopie daarvan.
- 4.
Het uitbrengen van aanvullend advies heeft plaats aan de primair
adviserende afdeling, die het aanvullend advies opneemt in het
primaire advies. De afdelingsmanagers van de primair en aanvullend
adviserende afdelingen ontvangen als het aanvullend advies een
inhoudelijk karakter heeft en geen verstrekking van informatie
betreft ieder een kopie daarvan.
- 5.
De afdelingen, die aanvullend advies uitbrengen, treden in overleg
met de primair adviserende afdeling om in goed overleg tot een
eenduidig primair advies te komen.
- 6.
Voor het geval het in het vorige lid genoemde overleg niet tot
overeenstemming leidt legt de primair adviserende afdeling de
advisering voor aan de algemeen directeur.
- 7.
Het verzoeken om en het verstrekken van aanvullend advies hebben
plaats door middel van de geautomatiseerde systemen.
Artikel 17 Projectmatig werken
- 1.
Een project is gericht op het realiseren van een concreet resultaat
binnen een bepaald tijdsbestek met inbreng van verschillende
disciplines en of belangen in een projectteam. Een project eindigt
als het resultaat bereikt is. Projectmatig werken heeft plaats op
basis van een vooraf vastgesteld projectplan.
- 2.
Bij ieder project zijn drie rollen te onderscheiden te weten de
opdrachtgever, de projectleider en de projectmedewerkers.
- 3.
De opdrachtgever stelt de projectplannen vast. Verder beslist de
opdrachtgever tussentijds over de voortgang van het project en over
tussenresultaten. De opdrachtgever is betrokken en zorgt ervoor dat
de projectleider het werk kan laten uitvoeren.
- 4.
De projectleideris verantwoordelijk voor het realiseren
van het resultaat van het project. Daarvoor stelt de projectleider
projectplannen, bewaakt hij tussentijds de voortgang en rapporteert
daarover aan de opdrachtgever.
- 5.
De projectmedewerkers voeren de projectwerkzaamheden uit en stellen
hun inhoudelijke deskundigheid ten behoeve van het project
beschikbaar. Zij worden voor de tijd dat zij werkzaam zijn voor het
project operationeel aangestuurd door de projectleider.
- 6.
De afdelingsmanager van de projectmedewerkers stelt capaciteit
beschikbaar en blijft daarbij hiërarchisch en functioneel
verantwoordelijk voor de medewerkers. De afdelingsmanager heeft geen
oparationele bevoegdheden in de richting van zijn medewerker die aan
een project werkt.
- 7.
Op basis van de omvang van een project kunnen drie soorten projecten
worden onderscheiden:
- -
projecten binnen een afdeling;
- -
middelgrote projecten tussen enkele afdelingen;
- -
majeure strategische projecten.
- 8.
Bij projecten binnen een afdeling gaat het om zaken die binnen één
afdeling kunnen worden opgepakt (of waarbij één afdeling inhoudelijk
dominant is) maar geen reguliere activiteiten of going concern zijn.
De betreffende afdelingsmanager heeft daarbij de rol van
opdrachtgever.
- 9.
Middelgrote projecten zijn projecten die niet binnen de reguliere
activiteiten van één afdeling vallen of waarbij één afdeling een
dominante inhoudelijke rol vervult. Het zijn activiteiten met als
kenmerk dat ze resultaatgericht zijn, (enigszins) uniek zijn, bij de
uitvoering van de activiteit meerdere disciplines of belangen
betrokken zijn, de uitvoering van de activiteit kostbaar,
ingewikkeld of risicovol is en/of politiek (enigszins) gevoelig is.
Bij middelgrote projecten wordt daarbij de directie als
opdrachtgever aangewezen.
- 10.
Majeure strategische (beleidsmatige en/of organisatorische)
projecten zijn activiteiten die van strategisch belang zijn voor de
gemeente, waarbij sprake is van veel (externe) partijen en belangen,
een dynamisch krachtenveld, politiek/maatschappelijk actueel,
risicovol en/of omstreden. De keuze van een majeur project wordt van
geval tot geval bepaald door de directie, in samenspraak met het
College van B&W.
De directie is opdrachtgever voor strategische projecten.
- 11.
De directie kan voor bepaalde activiteiten een projectleider
aanwijzen. Voor de middelgrote c.q. strategische projecten, waarbij
de directie optreedt als opdrachtgever, wordt een projectmanager
aangewezen als projectleider.
- 12.
Het college stelt regels en beleidsregels vast voor de wijze, waarop
activiteiten projectmatig uitgevoerd worden.
Artikel 18 Bestuursopdrachten
- 1.
De algemeen directeur draagt zorg voor uitvoering van
bestuursopdrachten van het college.
- 2.
De algemeen directeur wijst de uitvoering van de bestuursopdracht
toe aan een afdeling en bepaalt daarbij of deze opdracht
projectmatig of binnen de structuur van de afdeling plaatsheeft.
- 3.
De algemeen directeur kan voor zover de uitvoering van de
bestuursopdracht op grond van het vorige lid projectmatig
plaatsheeft het projectplan ter goedkeuring voorleggen aan het
college.
Artikel 19 Planning- en controlcyclus
- 1.
De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:
- a.
- b.
de programmabegroting inclusief het beleidsplan en het
investeringsplan;
- c.
de productbegroting, afdelingsplannen en projectplannen;
- d.
de tussentijds uit te brengen rapportages met de stand van zaken
over de uitvoering van de lopende begrotingen en projecten;
- e.
de jaarrekening en het jaarverslag.
- 2.
Het hoofd financiën en facilitaire zaken draagt binnen de daarvoor
door de directe vastgestelde kaders zorg voor de voorbereiding en
uitvoering van voor de werkzaamheden voor de planning- en
controlcyclus door middel van voor ieder boekjaar vast te stellen
planningen en instructies.
- 3.
De afdelingsmanagers, programmamanagers en projectleiders dragen
overeenkomstig het in het vorige lid genoemde planningen en
instructies zorg voor het leveren van de benodigde informatie en
stukken.
- 4.
De in het derde lid bedoelde levering van informatie en stukken
heeft uitsluitend plaats door middel van de bij de instructies
vastgestelde geautomatiseerde systemen en bijbehorende
standaarddocumenten.
Artikel 20 Vervanging algemeen directeur, de adjunct directeur en
afdelingsmanagers.
- 1.
De directie stelt een regeling vast voor de vervanging van de
algemeen directeur, de adjunct directeur en afdelingsmanagers.
- 2.
De in het eerste lid genoemde regeling voorziet in vervanging
van:
- a.
de algemeen directeur en de adjunct directeur onderling;
- b.
de algemeen directeur bij gelijktijdige afwezigheid van de algemeen
directeur en de adjunct directeur;
- c.
de afdelingsmanagers onderling.
Artikel 21 Uitvoering middelenbeleid
- 1.
De afdelingsmanagers dragen zorg voor de uitvoering van het
middelenbeleid binnen de door de directie vastgestelde kaders.
- 2.
Het bedrijfsbureau en de teams Personeel en Organisatie,
Automatisering en Financiën dragen bij de uitvoering van het
middelenbeleid zorg voor:
- a.
advisering over de uitvoering van het middelenbeleid aan
portefeuillehouders, directie en afdelingsmanagers;
- b.
het uitvoeren van beheerstaken;
- c.
het leveren van managementrapportages;
- d.
het tijdig signaleren van ontwikkelingen en stagnaties in de
bedrijfsvoering;
- e.
het leveren van bijdragen aan beleidsevaluaties en
beleidsontwikkeling.
Artikel 22 Overige bepaling
Waar deze verordening in specifieke situaties niet voorziet, gelden de
gedragscode en de principes vastgelegd in het document “van orde naar
dynamiek” als richtsnoer.
Artikel 23 Inwerkingtreding
Lid 1
Deze regeling kan worden aangehaald als “organisatieverordening gemeente
Bloemendaal 2009”.
Lid 2
Deze regeling treedt onder gelijktijdige intrekking van het
“Organisatiebesluit bestuursdienst Bloemendaal 2006” en de
“Organisatieverordening gemeente Bennebroek 1998”met ingang van 1
januari 2009 in werking.