CVDR344934_1Verordening op de controlecommissienlregelingAchtkarspelen2014-12-08AchtkarspelenOnbekendOnbekendOnbekendgemeenteraadbestuur en recht2014-11-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-11-212015-09-03OnbekendOnbekendGeenGeenVerordening op de controlecommissieRiedsbeslútDe Raad van de gemeente Achtkarspelen;gezien het voorstel van de voorzitter van het presidium;gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;besluit vast te stellen de volgendeVerordening op de controlecommissie Achtkarspelen
20141.Naam, taken en verantwoordelijkheden
Er is een controlecommissie die de raad adviseert over de
uitoefening van zijn controlerende taken.
De controlecommissie treedt op als vertegenwoordiger van de raad en
draagt zorg voor het mogelijk maken van een open communicatie tussen
de onafhankelijke accountant, de raad, het college van burgemeester
en wethouders en het ambtelijk management.
De commissie heeft daarnaast de volgende vaste taken:
het optreden als vertegenwoordiger van de raad in de
contacten met de rekenkamercommissie en het adviseren aan de
raad over de rapporten van de rekenkamercommissie;
het adviseren aan de raad over de schriftelijke verslagen
van het college van de resultaten van de onderzoeken op
grond van artikel 213a van de Gemeentewet;
de voorbereiding van het programma van eisen op basis
waarvan de onafhankelijke accountant het controleplan
inricht;
het bespreken van de accountantsverklaring en het verslag
van bevindingen dat de accountant uitbrengt naar aanleiding
van de controle van de jaarrekening, alsmede de advisering
daarover aan de raad;
het (mede) voorbereiden van de aanbestedingsprocedure inzake
de accountantscontrole.
De commissie adviseert de raad gevraagd en ongevraagd over alle
onderwerpen die zij binnen haar taakomschrijving nuttig en nodig
acht.
2.Samenstelling
De controlecommissie bestaat uit maximaal één lid per raadsfractie.
De commissie benoemt de voorzitter en de plaatsvervangend
voorzitter.
3.Deelname aan de vergadering van de commissie door anderen dan de
ledenDe commissie laat zich zo zij dit wenst bijstaan door adviseurs. 4.Benoeming, ontslag en zittingsduur
De zittingsduur van de leden is gelijk aan de zittingsduur van de
raad en valt daarmee samen. Schorsing in en tussentijds verlies van
lidmaatschap van de raad brengt terstond verlies van het
lidmaatschap van de commissie mee.
Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan
schriftelijk mededeling aan de raad.
De raad is bevoegd een lid tussentijds te ontslaan indien dit lid
het vertrouwen van de raad niet meer bezit. Het betreffende lid
wordt vooraf in de gelegenheid gesteld schriftelijk zijn zienswijze
aan de raad mede te delen.
In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien, met dien
verstande dat, indien een vacature is ontstaan die gepaard gaat met
een vacature in de raad, in die vacature eerst wordt voorzien nadat
het nieuw benoemde raadslid is toegelaten tot de raad.
Een lid, dat ter vervulling van een tussentijdse vacature is
benoemd, treedt af op het tijdstip, waarop degene in wiens plaats
hij is benoemd moest aftreden.
5.Vergaderingen
De commissie vergadert volgens een vooraf door de commissie
vastgesteld schema. Extra vergaderingen kunnen door de voorzitter
worden belegd, al dan niet op verzoek van één of meer leden.
De voorzitter bepaalt, in samenspraak met de griffier, plaats,
datum, uur en agenda van de vergadering.
De voorzitter roept de leden schriftelijk op.
De oproepingen worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten
minste één week voor de aanvang van de vergadering bezorgd.
De vergadering wordt door plaatsing op de internetsite van de raad
(www.raad-achtkarspelen.nl) ter openbare kennis gebracht.
6.Publicatie van stukken
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de
agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de
schriftelijke oproep op de website van de raad
(www.raad-achtkarspelen.nl) geplaatst.
Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste of tweede lid,
van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in
afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en
verleent de griffier de leden van de raad op verzoek inzage in deze
stukken conform het bepaalde in artikel 82, eerste lid van de
Gemeentewet.
Indien de griffier van mening is dat inzage als bedoeld in het
tweede lid moet worden geweigerd wegens strijd met het openbaar
belang, dan legt hij het verzoek om inzage zo spoedig mogelijk ter
beslissing voor aan de commissie.
7.Besloten vergadering
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening
van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet
strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Het verslag van een besloten vergadering wordt vertrouwelijk ter
beschikking gesteld aan de leden van de controlecommissie.
Het verslag, bedoeld in lid 2, wordt zo spoedig mogelijk in een
besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze
vergadering neemt de controlecommissie een besluit over het al dan
niet openbaar maken van dit verslag.
8.GeheimhoudingVoor de afloop van de besloten vergadering beslist de controlecommissie
overeenkomstig artikel 86, eerste of tweede lid, van de wet of omtrent de
inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De
controlecommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen. 9.Opheffing geheimhoudingIndien de controlecommissie op grond van het gestelde in artikel 86, tweede
en derde lid, van de wet voornemens is geheimhouding op te heffen, wordt,
indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft
opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg
gevoerd.10.Quorum
De commissie beraadslaagt alleen als ten minste de helft van het
aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
Kan op grond van het bepaalde in het eerste lid een vergadering niet
doorgaan, dan wordt zo nodig, met een tussentijd van tenminste
achtenveertig uur, een nieuwe vergadering belegd, waarin de
aanwezige leden beraadslagen en besluiten over de op de oproeping
voor beide vergaderingen vermelde onderwerpen.
11.Ondersteuning
Het secretariaat van de commissie wordt vervuld door de griffier of
een door deze aan te wijzen griffiemedewerker. Deze heeft in de
vergaderingen een adviserende stem.
De secretaris van de commissie maakt van het verhandelde in de
vergaderingen een kort verslag en zendt dit toe aan de leden van de
commissie en de overige adviseurs als genoemd in artikel 3.
12.Uitleg verordeningIn de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent
de toepassing ervan, beslist de commissie op voorstel van de
voorzitter.13.Slotbepaling
De verordening kan worden aangehaald als de Verordening op de
controlecommissie Achtkarspelen 2014.
Deze Verordening op de controlecommissie treedt in werking met
ingang van 21 november 2014.
Met ingang van de in het tweede lid genoemde datum vervalt de
Verordening op de controlecommissie, zoals vastgesteld op 28 oktober
2010.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Achtkarspelen van 27 november 2014griffier, voorzitter,mr. R. van der Heide G. Gerbrandy Toelichting Verordening op de controlecommissie Achtkarspelen 2014
Artikel 1. Naam, taken en verantwoordelijkhedenDe controlecommissie is een adviescommissie aan de raad ingesteld op grond van
artikel 82 van de Gemeentewet. De raad stelt regels voor de taken, bevoegdheden,
samenstelling en werkwijze op.De controlecommissie onderhoudt namens de raad de contacten met de externe
accountant, hetgeen in de praktijk vooral tot uitdrukking komt bij het bespreken
van de controle van de jaarrekening en het verslag van bevindingen van de
accountant. De jaarlijkse rechtmatigheidscontrole door de accountant moet de raad in staat
stellen het gevoerde financieel beheer te beoordelenDe besteding van publieke middelen door de gemeente moet behalve aan eisen van
rechtmatigheid (= volgens de regels) ook voldoen aan eisen van doelmatigheid en
doeltreffendheid.Doelmatigheid wil in dit verband zeggen dat de nagestreefde
beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt.Doeltreffendheid houdt in dat het resultaat van het beleid
beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en dat de gestelde
beleidsdoelen worden gerealiseerd.Om dat te controleren heeft de wetgever in de Gemeentewet twee instrumenten in
het leven geroepen: onderzoeken door de rekenkamer(commissie) en onderzoeken
door het college op grond van art. 213a Gemeentewet.De controlecommissie adviseert de raad ook over rapporten van de
rekenkamercommissie en over de schriftelijke verslagen van het college van de
resultaten van de onderzoeken op grond van artikel 213a van de Gemeentewet. Artikel 213a Gemeentewet
Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij
verordening regels hierover.
Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de
resultaten van de onderzoeken.
Het college stelt de rekenkamer of, indien geen rekenkamer is ingesteld,
personen die de rekenkamerfunctie uitoefenen, tijdig op de hoogte van de
onderzoeken die hij doet instellen en zendt (hem) haar,
onderscheidenlijk hen, een afschrift van een verslag als bedoeld in het
tweede lid.
Het verschil met onderzoeken van de rekenkamercommissie is, dat onderzoeken op
grond van art. 213a Gemeentewet door het college zelf worden gedaan, terwijl
onderzoeken door de rekenkamercommissie worden uitgevoerd door een extern,
onafhankelijk orgaan.Beide zijn echter belangrijke instrumenten voor de raad om zijn controlerende
taak te kunnen uitoefenen. Daarbij is het niet de bedoeling dat de raad "op de
stoel van het college gaat zitten". Wel mag de raad van het college vragen om
met passende oplossingen te komen als uit onderzoeken blijkt dat het
vastgestelde beleid en het financieel beheer niet of niet volledig voldoen aan
eisen van doelmatigheid en doeltreffendheid. Artikel 2. SamenstellingDit artikel behoeft geen verdere toelichting.Artikel 3. Deelname aan de vergadering van de commissie door anderen dan de
ledenCollegeleden, ambtenaren en niet-raadsleden kunnen worden uitgenodigd om ter
vergadering aanwezig te zijn en deel te nemen aan de beraadslagingen.Artikel 4. Benoeming, ontslag en zittingsduurDit artikel behoeft geen verdere toelichting.Artikel 5. VergaderingenDe vergaderingen worden in het openbaar gehouden, op grond van artikel 23 van de
Gemeentewet. De commissie kan zelf besluiten hiervan af te wijken. Artikel 6. Publicatie van stukken Volgens artikel 82, eerste lid van de Gemeentewet moet deze verordening een
regeling bevatten voor de wijze waarop de leden van de raad inzage hebben in
stukken waaromtrent door een raadscommissie geheimhouding is opgelegd. Deze
inzage kan slechts worden geweigerd voor zover zij in strijd is met het openbaar
belang. De bedoelde regeling staat in het tweede lid van artikel 6.Artikel 7. Besloten vergaderingOp de hoofdregel dat vergaderingen van de controlecommissie in het openbaar
worden gehouden kan de commissie een uitzondering maken op grond van artikel 23
van de Gemeentewet. Voorwaarde daarvoor is dat de voorzitter het nodig oordeelt
dat met gesloten deuren wordt vergaderd, dan wel dat een vijfde van het aantal
aanwezige commissieleden verzoekt om met gesloten deuren te vergaderen. Artikel 8. GeheimhoudingDit artikel behoeft geen verdere toelichting.Artikel 9. Opheffing geheimhoudingDit artikel behoeft geen verdere toelichting.Artikel 10. QuorumDit artikel behoeft geen verdere toelichting.Artikel 11. OndersteuningDit artikel behoeft geen verdere toelichting.Artikel 12. Uitleg verordeningDit artikel behoeft geen verdere toelichting.Artikel 13. SlotbepalingDit artikel behoeft geen verdere toelichting.