Organisatie | Stadskanaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiereglement gemeente Stadskanaal 2014 |
Citeertitel | Organisatiereglement gemeente Stadskanaal 2014 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
11-12-2014 | 11-04-2019 | nieuwe regeling | 02-12-2014 Gemeenteblad, nr. 73079, 10-12-2014 | BW 2-12-2014, nr. 02 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Stadskanaal, gelet op artikel 160, lid 1 onder c en artikel 103, lid 2 van de Gemeentewet :
vast te stellen het navolgende "Organisatiereglement gemeente Stadskanaal 2014";
(reglement betreffende de ambtelijke organisatie van de gemeente met uitzondering van de griffie met inbegrip van de instructie voor de secretaris/algemeen directeur).
Hoofdstuk 1 Begripsomschrijvingen
In dit besluit wordt verstaan onder:
een niet zelfstandig onderdeel van de ambtelijke organisatie dat belast is met een door de manager afgegrensd takenpakket en dat rechtstreeks onder een manager valt, maar waarvan de dagelijkse planning en verdeling van de werkzaamheden aan één van de medewerkers van het team (coördinerend medewerker) kan worden opgedragen.
Artikel 2 Inrichting van de ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende afdelingen:
De manager is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel in de voorbereidende zin door het opstellen/bijstellen van een afdelingsplan als voor de uitvoering van de in het afdelingsplan opgenomen werkzaamheden en andere voorkomende taken. Daarnaast is de manager verantwoordelijk voor de inhoudelijke advisering via de secretaris aan het college. De manager heeft een actieve informatieplicht aan de secretaris en is verantwoordelijk voor het opstellen van de afdelingsrapportages, waarin onder meer gerapporteerd wordt over de voortgang van de voornemens uit het afdelingsplan.
Indien een zaak het taakgebied van één of meer afdelingen raakt of er coördinatiebehoeften, of mogelijkheden bestaan, vindt overleg plaats met de andere afdeling(en). Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Als dit absoluut niet mogelijk is, legt de manager van de primair verantwoordelijke afdeling de zaak ter besluitvorming voor aan de secretaris/algemeen directeur.
Hoofdstuk 5 De concern controller
De concern controller is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en invoering en het beheer van een instrumentarium voor beleidsplanning en beleidsbeheersing en ondersteunt aldus de gemeentelijke organisatie op het gebied van doelrealisatie en doelmatigheid, waarbij kwaliteit wordt gewaarborgd en de kosten worden beheerst.
De concern controller is verantwoordelijk voor de onderzoeksfunctie in de brede zin van het woord. Hier gaat het concreet om de artikel 213a onderzoeken uit de gemeentewet, interne controle en overige interne onderzoeken. Dus die onderzoeken die een beeld geven van de realisatie van de beleidsdoelstellingen door de organisatie. Daarnaast heeft hij een toetsende en monitorende rol in het kader van de naleving van de kaders die gesteld zijn
Ter bevordering van de samenhang van de organisatie is het management verantwoordelijk voor het adequaat organiseren van verschillende overlegvormen.
Artikel 15 Portefeuilleoverleg
Het portefeuilleoverleg is het periodieke overleg tussen portefeuillehouder, manager en medewerkers van de betreffende afdeling dat tot doel heeft de zorg voor een goede bestuurlijke en ambtelijke afstemming betreffende de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering.
Hoofdstuk 7 Algemeen en dagelijks beheer
De organisatievisie van de ambtelijke organisatie kent de volgende uitgangspunten:
Artikel 19 Administratieve Organisatie
De Administratieve Organisatie is beperkt tot het digitaal vastleggen van processen waarbij sprake is van een afbreukrisico. Het gaat daarbij onder meer om juridische risico’s met betrekking tot de rechtmatigheid, financiële risico’s, risico’s met betrekking tot de dienstverlening of risico’s door de complexiteit van processen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 2 december 2014,
de heer G.J.M.T. van der Zanden mevrouw B.A.H. Galama
secretaris burgemeester
Bijlage 1: Visie op de organisatie
De visie op de organisatie van de gemeente Stadskanaal is als volgt geformuleerd:
Hieronder volgt de uitwerking:
Voor de dienstverlening door de overheid is de gemeente het eerste aanspreekpunt. Daarom ziet de gemeente Stadskanaal dienstverlening als onze bestaansreden, als één van de belangrijkste speerpunten binnen de bedrijfsvoering, en niet als iets dat medewerkers er even bij of naast doen.
Daarom is de gemeentelijke organisatie optimaal bereikbaar en toegankelijk. De dienstverlening wordt optimaal geïntegreerd in alle kanalen (balie, internet, mail, telefoon, post). In haar klantgerichte dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen onderscheidt de gemeente Stadskanaal zich door drie kernkwaliteiten. We zijn betrouwbaar, transparant en efficiënt.
De gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een optimale (digitale) informatievoorziening, zowel aan het bestuur als aan de burgers. In gedrag, houding en cultuur van management en medewerkers staat samenwerking, klantgerichtheid, resultaatgerichtheid, kostenbewustheid en heldere communicatie centraal.
Ad b. Efficiënte en effectieve uitvoering
Binnen de organisatie van de gemeente Stadskanaal worden de taken op efficiënte en effectieve wijze uitgevoerd. Administratieve processen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn duidelijk omschreven. Medewerkers handelen hiernaar. De Planning & Control cyclus werkt optimaal. Budgetoverschrijdingen worden tijdig gesignaleerd en hierop wordt adequaat gereageerd. Het bestuur wordt tijdig op de hoogte gesteld van, dan wel betrokken bij (nieuwe) ontwikkelingen en relevante lopende zaken. Een ter zake doende maandrapportage zorgt ervoor dat met minimale inspanning maximaal kan worden gestuurd binnen bestuurlijke kaders. Er is een duidelijke en directe sturing vanuit het management.
De duidelijke bevoegdhedenstructuur leidt tot een organisatie waarin medewerkers zich, gesteund door hun leidinggevende, vrij voelen om hun werk op een flexibele wijze uit te voeren. Werkzaamheden worden op adequate wijze via de staf of lijn uitgezet dan wel door middel van projectmanagement. Medewerkers van de gemeente Stadskanaal vertalen efficiency en effectiviteit in hun houding en gedrag. Afhankelijk van de situatie kiezen zij voor een regisserende of faciliterende rol.
De cultuur van de organisatie is gebaseerd op openheid, betrokkenheid en creativiteit. Openheid in de zin dat helder en direct met de inwoners, het bestuur en met elkaar wordt gecommuniceerd. Medewerkers weten van elkaar waar zij staan en waar de ander mee bezig is. In de organisatie spreken zij met elkaar en niet over elkaar. Medewerkers spreken elkaar aan op ongewenst gedrag. De grondhouding van communicatie is assertief en constructief. Betrokkenheid is er bij de gemeenschap van inwoners, bedrijven en instellingen, met het bestuur, met de organisatie en de collega’s. Het belang van de klant staat voorop in het denken en handelen. Stadskanaal zit bij de medewerkers ‘in het bloed’.
Flexibiliteit is een kernbegrip. Bijspringen indien noodzakelijk en inspringen op mogelijkheden. Daarnaast openbaart creativiteit zich vooral in pionierschap. De gemeente Stadskanaal en haar medewerkers geloven in eigen kracht en stellen deze in dienst van de burgers en het bestuur. Zij handelen daarbij vanuit een sfeer waarin alles mogelijk is en ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen zo laag mogelijk in de organisatie. Pionierschap is herkenbaar en wordt ook gehonoreerd in de zin dat initiatieven vanuit de organisatie welwillend worden beoordeeld. De gemeente Stadskanaal neemt haar verantwoordelijkheid voor de regio en is er trots op om op een aantal terreinen een voortrekkersrol te vervullen.
Het management en de medewerkers gaan uit van kansen en niet van bedreigingen. Het benutten van talenten, het bevorderen van doorstroming en mobiliteit, ontwikkeling en ontplooiing van de medewerkers staan hoog op de agenda. Het aanwezige HRM-instrumentarium wordt tegen het licht gehouden en, daar waar nodig en gewenst, gemoderniseerd en integraal in de organisatie toegepast. Binnen de gesprekscyclus heeft iedere medewerker jaarlijks een functioneringsgesprek. Daarbij zijn er mogelijkheden voor opleiding en training.
In de platte organisatie die wij voor ogen hebben, vragen wij de medewerkers zelf verantwoordelijkheid te nemen. Verantwoordelijkheid nemen betekent echter ook verantwoording afleggen zonder dat dit leidt tot een harde afrekencultuur. Goed en modern werkgeverschap tegenover realistisch vermogen.
Bijlage 2: Organogram Gemeente Stadskanaal per 2 december 2014