Organisatie | Voorst |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer gemeente Voorst 2014 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer gemeente Voorst 2014 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-11-2014 | Onbekend | 16-09-2014 Gemeenteblad 528 | 2014-29504 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
beheerder: de gemeentesecretaris is overeenkomstig artikel 3 van de Archiefverordening de aangewezen beheerder; hij heeft deze bevoegdheid overgedragen aan de archivaris voor de in de archiefbewaarplaats berustende overgedragen documenten en aan de senior documentaire informatieverzorger voor de niet overgedragen documenten.
De regeling is van toepassing op (digitale) documenten die ingevolge de voor de gemeente Voorst geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.
Hoofdstuk 2 Archiefbewaarplaats en archiefruimten
De gemeentesecretaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende overgedragen archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en
verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Hoofdstuk 4 Archiefvorming en -ordening
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als archiefexemplaar dat als zodanig door middel van kenmerken is geauthentiseerd.
De beheerder draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Het senior medewerker DIV draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het
ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd:
een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen,
het desbetreffende werkproces, begin- en einddatum en
indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in
Hoofdstuk 5 Beheer van documenten
Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde op welk tijdstip de overbrenging heeft plaatsgevonden.
De beheerder draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, die mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De beheerder laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn
belast met behandeling van de desbetreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
De beheerder draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. De beheerder bepaalt of
verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.
Artikel 24 (Vervreemding en overdracht van documenten)
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door (digitale) reproducties wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders dd.16 september 2014
E.J.M. van Leeuwen,
Secretaris
drs J.T.H.M. Penninx
burgemeester
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het is aangepast aan gewijzigde regelgeving (Archiefregeling en Wet Revitalisering Generiek Toezicht) en besluitvorming met betrekking tot vervanging van documenten door digitale reproducties. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
In dit artikel is, onder h, beter uitgelegd wie de beheerder is.
Het Document Management Systeem (DMS) is aangewezen als bewaarplaats voor digitale bescheiden, zolang ze niet zijn overgebracht naar een e-depot.
In deze artikelen is een lid opgenomen over de tweejaarlijkse aanbieding van een jaarverslag.
De verwijzing naar artikelen van de Archiefregeling is gewijzigd.