Organisatie | Noord-Holland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Archiefverordening Noord-Holland 2014 |
Citeertitel | Archiefverordening Noord-Holland 2014 |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | archief |
De Archiefverordening provincie Noord-Holland wordt ingetrokken.
Archiefwet 1995, art. 27, art 29
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-12-2014 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 10-11-2014 Provinciaal blad, 2014, 118 | Voordracht 460020 |
HOOFDSTUK I: ALGEMENE BEPALINGEN
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, aan welke door één of meer provincies wordt deelgenomen, voor zover die archiefbescheiden niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en deze verordening op die archiefbescheiden van toepassing is;
HOOFDSTUK II: DE ZORG VAN GEDEPUTEERDE STATEN VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN
Gedeputeerde staten dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten en een informatiesysteem dat aan de eisen van de wet voldoet.
Gedeputeerde staten dragen zorg voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen.
Gedeputeerde staten stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Zij doen daarvan mededeling aan provinciale staten.
Gedeputeerde staten brengen eenmaal per jaar aan provinciale staten verslag uit over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de wet. Gedeputeerde staten doen dit verslag vergezellen van de verslagen die de provinciearchivaris ingevolge de artikelen 14 en15 van deze verordening opstelt.
Gedeputeerde staten zien erop toe dat bij deelneming door de provincie in privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van informatie bij deze rechtspersonen geschiedt volgens de bepalingen van de wet.
De provinciearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij of krachtens de wet opgedragen toezicht, of taken verband houdende met het toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door één of meer ambtenaren met specifieke deskundigheid op het gebied van informatie- en archiefbeheer.
HOOFDSTUK III: HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
In een door gedeputeerde staten ingevolge artikel 28 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte archiefbescheiden, ook archiefbescheiden met een afwijkend openbaarheidsregime bevinden.
De provinciearchivaris ziet toe op een correcte uitvoering van werkzaamheden aan archieven die in de archiefbewaarplaats berusten en bewaakt dat die werkzaamheden worden verricht door daartoe opgeleide functionarissen.
De provinciearchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen.
HOOFDSTUK IV: TOEZICHT OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN, DIE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
De provinciearchivaris doet jaarlijks aan gedeputeerde staten verslag betreffende de bij een beheerder uitgevoerde inspecties.
Een beheerder verstrekt aan de provinciearchivaris alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verleent de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de systemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen.
De provinciearchivaris deelt zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mee aan de beheerder en, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan gedeputeerde staten. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer noodzakelijk zijn.
Haarlem, 104 november 2014.
Provinciale Saten van Noord-Holland,
J.W. Remkes, voorzitter.
Mr. J.J.M. Vrijburg, griffier.
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277, gewijzigd Stb. 233 en 276, 2012 en Stb. 243, 2012) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 634, 2012) .
De verordening dient door provinciale staten te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
De aanleiding om de Archiefverordening aan te passen, is het feit dat de figuur van de provinciale archiefinspecteur is afgeschaft bij de laatste wijziging van de Archiefwet. Daarvoor in de plaats is gekomen de provinciearchivaris. GS hebben op 20 mei 2014 besloten een dergelijke functionaris aan te stellen.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Beheerder(s) en beheereenheden van de niet overgebrachte archieven kunnen worden aangewezen in het Besluit Informatiebeheer, zie artikel 6 en de toelichting daarop.
Door de in de inleiding genoemde wetswijziging krijgen de provincies naast de al bestaande verantwoordelijkheid voor de recente archieven die nog in de eigen organisatie berusten, ook de verantwoordelijkheid voor de historische provinciale archieven vanaf 1801die momenteel bij de RHC’s in de provinciehoofdsteden berusten. Dit houdt ook in de (financiële) verantwoordelijkheid voor het personeel, niet alleen het personeel dat het dynamisch en semi-statisch archief beheert, maar ook het personeel dat het historisch archief beheert. Tot en met 2015 zal het beheer van de historische provinciale archieven als gevolg van de genoemde Bestuursafspraken met het Rijk uitgevoerd blijven worden door het RHC in de provinciehoofdstad, inclusief de personele aspecten. Het geheel van deze kosten, inclusief de personele kosten, is al vastgesteld voor de periode van het Bestuursakkoord. De uitvoering is in een overeenkomst met het Noord-Hollands Archief geregeld. Na 2015 kan desgewenst een andere keuze worden gemaakt voor het onderbrengen van de historische archieven en de daaraan verbonden personele aspecten.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels over de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Dit geldt voor archieven ongeacht hun vorm, dus ook voor digitaal archief.
In principe geldt dit alleen voor de interne archiefbescheiden, maar het is uit verschillende oogpunten beter om geen onderscheid te maken tussen documenten die voor het eigen archief zijn bestemd en documenten die voor derden zijn bestemd.
Deze voorschriften worden in het Besluit Informatiebeheer en eventueel andere uitvoeringsregelingen opgenomen. Omdat gedeputeerde staten ook zorgdrager zijn voor de archiefbescheiden van provinciale staten, dienen provinciale staten formeel op de hoogte te worden gesteld van de ook voor hen geldende uitvoeringsregels op grond van deze Archiefverordening.
Binnen één zittingsperiode vernemen provinciale staten dus vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Het wordt aan gedeputeerde staten overgelaten in welke vorm zij de rapportage aan provinciale staten uitbrengen.
Het beheer van het historisch archief zal als gevolg van de Bestuursafspraken onder de verantwoordelijkheid van de provinciearchivaris tot en met 2015 door het Noord-Hollands Archief worden uitgevoerd. Als uitvloeisel van de gesloten overeenkomst is dat concreet tot en met 2016.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale archiefbescheiden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd.
Slechts die aspecten van de uitoefening van de archiefzorg en het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.