Organisatie | Medemblik |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening) |
Citeertitel | Archiefverordening van de gemeente Medemblik |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Informatie & Beheer |
Deze regeling vervangt de Archiefverordening vastgesteld op 3 januari 2011 wordt ingetrokken.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
28-11-2014 | nieuwe regeling | 13-11-2014 | IVR-14-02805 |
De raad van de gemeente Medemblik
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;
gelet op artikelen 30, eerste lid, artikel 31 en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voorWest-Friesland
vast te stellen de navolgende verordening:
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm of status.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden (ongeacht of deze voor vernietiging of blijvende bewaring bestemd zijn) in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht vast in het Besluit Informatiebeheer.
Burgemeester en wethouders doen minimaal één keer in de twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij voegen daarbij over het verslag (verslagen) van de directeur van het Westfries Archief aan hen heeft uitgebracht betreffende de uitvoering van de taken van het Westfries Archief, alsmede het verslag dat de archivaris aan hen heeft uitgebracht aangaande het toezicht op de zorg en het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek (of vergelijkbaar niveau) als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.