CVDR343586_1Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatienlregelingHouten2014-11-28HoutenGemeentebladFinanciële verordeningArtikel 212 Gemeentewetgemeenteraadfinanciën en economie2014-11-25De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-01-012017-02-21nieuwe regeling2014-069GeenGeenVerordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatieDe raad van de gemeente Houten;Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 oktober 2014;
gelet op de bepalingen in artikel 212 van de Gemeentewet, besluit vast te
stellen de volgende: VERORDENING OP DE UITGANGSPUNTEN VOOR HET FINANCIEEL BELEID, ALSMEDE DE
REGELS VOOR HET FINANCIEEL BEHEER EN DE INRICHTING VAN DE FINANCIËLE
ORGANISATIEIn deze verordening wordt verstaan onder:
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en
verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het
functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie
van de gemeente Houten en ten behoeve van de verantwoording die
daarover moet worden afgelegd.
termijnagenda: bestuurlijke planning voor de behandeling van
stukken, waarop ook de producten van de P&C-cyclus staan
ingepland.
De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een
programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.
De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante
indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van
verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en
diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke
beleid.
Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de
lasten en baten per programma weergegeven en bij de
jaarstukken worden onder elk van de programma’s de
gerealiseerde lasten en baten per programma
weergegeven.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de
begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering
het benodigde krediet weergegeven. Voor
vervangingsinvesteringen wordt een totaalbedrag in de
begroting opgenomen.
In de jaarrekening wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling
van de schuldpositie.
In de jaarrekening wordt de uitputting van de kredieten
weergegeven.
Het college biedt aan de raad een perspectiefnota aan met
beleids- en financiële kaders voor de begroting van het
volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt
deze perspectiefnota vervolgens vast.
De ramingen van onderhoudsbudgetten in de begroting worden
gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen, zoals die door
de raad zijn vastgesteld.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de
lasten en de baten per programma en het overzicht van
algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien.
Bij de begrotingsbehandeling autoriseert de raad de nieuwe
vervangingsinvesteringen. De raad kan tijdens de
begrotingsbehandeling aangeven, dat zij over een bepaalde
specifieke nieuwe vervangingsinvestering op een later
tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het krediet
wil ontvangen. Dit geldt ook voor alle nieuwe investeringen,
welke tijdens de begrotingsbehandeling nog niet bekend
waren.
Bij de behandeling van de bestuursrapportages en separate
voorstellen in de raad doet het college voorstellen voor
wijziging van de geautoriseerde budgetten en nieuwe
kredieten en bijstelling van het beleid.
Voor investeringen/ wijziging geautoriseerde budgetten in de
loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn
opgenomen en uitgaan boven de grens zoals genoemd in het
Algemeen delegatiebesluit, legt het college vooraf aan het
aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel of een
voorstel tot wijziging van het geautoriseerde budget aan de
raad voor. Bij investeringen groter dan € 5 miljoen
informeert het college de raad in het voorstel over het
effect van de investering op de schuldpositie van de
gemeente.
Buiten de reguliere P&C-producten worden, door middel
van een maandelijkse begrotingswijziging, financiële
mutaties doorgevoerd in de begroting. Deze betreffen
wijzigingen die beleidsarm, technisch van aard of
budgetneutraal zijn dan wel mutaties die gedelegeerd zijn
aan het college (exploitatie structureel < € 25.000 of
incidenteel < € 50.000). Deze maandelijkse
begrotingswijzigingen worden door de raad in de
besluitvormende raadsvergadering vastgesteld.
Het college informeert de raad door middel van
bestuursrapportages over de verwachte afwijkingen in de
realisatie van de begroting van de gemeente. De momenten
waarop dat gebeurt worden vastgelegd in de planningscyclus
en de termijnagenda. De raad stelt deze
bestuursrapportage(s) vervolgens vast.
De bestuursrapportage bevat een uiteenzetting van de
bijstelling van het beleid en een overzicht met de
bijgestelde raming van:
de baten en lasten per programma.
het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen.
het effect op het saldo van baten en lasten, volgend
uit de onderdelen a en b.
de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan
reserves.
het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d.
kredieten.
In de bestuursrapportage worden afwijkingen op de
oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van
programma’s en kredieten in de begroting groter dan de
rapportagetolerantie voor de jaarrekening toegelicht.
Administratieve wijzigingen tussen de programma’s worden in
één bedrag gepresenteerd.
Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat conform Wet HOF alle
gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het
EMU-tekort hebben overschreden, informeert het college de raad of
een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een
aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het
wijzigen van de begroting.
Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een
bepaald actief worden lineair in 5 jaar afgeschreven.
Kosten voor agio en disagio worden direct ten laste van de
exploitatie gebracht.
Materiële vaste activa met economisch nut worden lineair
afgeschreven. Uitzondering hierop zijn de activa ten behoeve
van de producten riolering en afvalinzameling. Op deze
activa wordt annuïtair afgeschreven.
De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden
afgeschreven in:
gronden en terreinen: niet en 10-40 jaar.
gebouwen: 15-50 jaar.
grond-, weg en waterbouwkundige werken: 8-70
jaar.
vervoermiddelen: 6-11 jaar.
machines, apparaten en installaties (incl.
theatertechniek): 5-30 jaar.
automatisering: 4-11 jaar.
Activa met economisch nut en een verkrijgingprijs van minder
dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden
en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd
geactiveerd.
Aankoop en vervaardiging van activa met een maatschappelijk
nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste
van de exploitatie gebracht. Financieel-technische gronden
kunnen de oorzaak zijn om bij raadsbesluit hiervan af te
wijken. Dan wordt het actief lineair afgeschreven over de
verwachte levensduur van het actief of een kortere door de
raad aan te geven tijdsduur.
De raad besluit tot het instellen en opheffen van reserves
en de dotaties en onttrekkingen aan reserves.
De raad besluit tot het instellen en opheffen van
voorzieningen en de dotaties aan voorzieningen.
Bij een voorstel voor de instelling van een reserve wordt
minimaal aangegeven:
het specifieke doel van de reserve.
de voeding van de reserve.
het plafond van de reserve.
de looptijd en het bestedingsplan.
Als een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale
looptijd niet heeft geleid tot besteding, dan valt de
bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene
reserve toegevoegd.
Bij een voorstel voor de instelling van een voorziening
wordt minimaal aangegeven: a)
het specifieke doel van de voorziening.
de voeding van de voorziening.
het plafond van de voorziening.
het bestedingsplan.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen,
werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening
gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe
kosten ook de indirecte kosten betrokken, die al dan niet
rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende
diensten.
Bij de indirecte kosten worden de bijdragen aan en
onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke
vervanging van de betreffende activa betrokken evenals de
kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor
rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele
BTW.
Voor de rentetoerekening aan de activa wordt het
vastgestelde rekenrentepercentage gebruikt.
Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de
hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen. De
raad stelt deze tarieven vast.
De besluiten voor het vaststellen van de actuele
grondprijzen worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
De besluiten voor het vaststellen van de gemeentelijke
tarieven voor rioolrechten, afvalstoffenheffing, leges en
nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen anders dan
genoemd in het tweede lid worden ter kennisneming aan de
raad aangeboden.
Het college zorgt bij het uitoefenen van de
financieringsfunctie voor:
het aantrekken van voldoende financiële middelen en
het uitzetten van overtollige gelden om de
programma’s binnen de door de raad vastgestelde
kaders van de begroting uit te voeren.
het beheersen van de risico’s verbonden aan de
financieringsfunctie zoals renterisico’s,
koersrisico’s en kredietrisico’s.
het beperken van de kosten van leningen en het
bereiken van een voldoende rendement op
uitzettingen.
het beperken van de interne verwerkingskosten en
externe kosten bij het beheren van de geldstromen en
financiële posities.
Het college neemt bij het uitvoeren van de
financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:
overtollige liquide middelen worden uitsluitend
uitgezet bij de Nederlandse Staat
(schatkistbankieren) of lagere Nederlandse overheden
en overheidsinstanties, zoals gemeenschappelijke
regelingen en gemeentelijke diensten.
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet
tegen vastrentende waarden, dan wel in producten
waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de
looptijd in tact is.
er wordt geen gebruik gemaakt van financiële
derivaten.
voor het aantrekken van financieringen met een
looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 3
prijsopgaven bij verschillende financiële
instellingen gevraagd.
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het
uitzetten van middelen of het verlenen van garanties
luiden in euro.
Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van
garanties en het aangaan van financiële participaties uit
hoofd van de publieke taak bedingt het college indien
mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit
het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van
middelen, verstrekkingen van garanties en financiële
participaties.
Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een
rioleringsplan aan. Dit plan geeft het kader weer voor het
beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de
uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud
en de eventuele uitbreidingen, alsmede de kwaliteit van het
milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig
budgettair beslag. De raad stelt het rioleringsplan
vast.
Het college biedt tenminste eens in de vijf jaar een
beheerplan openbare ruimte aan. Dit beheerplan geeft het
kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning
van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het
openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair
en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig
budgettair beslag. De raad stelt het beheerplan vast.
Het college biedt eens in de vijf jaar een onderhoudsplan
gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen
onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke
gebouwen en buitensportaccommodaties, evenals de
normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De
raad stelt het plan vast.
De paragraaf Financiering bij de begroting en de jaarstukken bevat
naast de verplichte onderdelen:
de kasgeldlimiet (Wet fido).
de renterisiconorm (Wet fido).
de liquiditeitsplanning voor het begrotingsjaar en de
financieringsbehoefte voor de komende vier jaar.
de rentevisie.
de rapportage over het EMU-saldo (Ministeriële
richtlijn).
De paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de
begroting en de jaarstukken bevat tenminste:
een inventarisatie van de weerstandscapaciteit.
een inventarisatie van de risico’s.
een waardering van het weerstandsvermogen aan de hand van de
ratio weerstandsvermogen.
het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de
risico’s.
Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota
risicomanagement en weerstandsvermogen aan. De raad stelt de
nota vast.
De paragraaf Grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken
bevat tenminste:
het beleid en een verslag van de ontwikkelingen omtrent de
grondexploitatie.
een waardering van het weerstandsvermogen grondexploitaties
aan de hand van de ratio weerstandsvermogen.
Het college legt gelijktijdig met de behandeling van de
jaarstukken de herziene grondexploitaties voor, welke de
raad vaststelt.
Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota
grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast.
5.Financieel beheer en interne controleDe administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar
is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in
de gemeente.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de
omvang van activa met economisch nut, activa met
maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden,
contracten en soortgelijke informatie.
het verschaffen van informatie over uitputting van de
toegekende budgetten en kredieten en voor het maken van
kostencalculaties.
het verschaffen van informatie over indicatoren met
betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en
diensten en de maatschappelijke effecten van het
gemeentelijke beleid.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde
bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en relevante wet- en regelgeving.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en
van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de
controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en
regelgeving.
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de
jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid
van de informatieverstrekking. Ook wordt voor het rechtmatig zijn
van de baten en lasten en de balansmutaties de rechtmatigheid van de
beheershandelingen getoetst. Bij afwijkingen neemt het college
maatregelen tot herstel. Het college zorgt voor en legt vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en
een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de
organisatieonderdelen.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne
controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de
verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is
gewaarborgd.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
kredieten.
de regels voor taken en bevoegdheden, de
verantwoordingsrelaties en de bijbehorende
informatievoorziening van de financieringsfunctie.
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren
prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en
frequentie van rapportage over de voortgang van de
activiteiten en uitputting van middelen.
de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de
lasten en baten aan de producten van de productraming en de
productrealisatie.
de regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen,
werken en diensten.
de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk
gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen
De ‘Financiële verordening’ vastgesteld door de raad op 24 mei 2011
wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft
op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van
het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening
in werking treedt.
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2015.
Deze verordening wordt aangehaald als ‘Financiële
verordening’.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 25 november
2014. de griffier, de burgemeester,F. Backerra a.i.W.M. de Jong