CVDR343512_1Archiefverordening gemeente Horst aan de MaasnlregelingHorst aan de Maas2017-03-28Horst aan de MaasElektronisch Gemeenteblad, 24-12-2014Archiefverordening gemeente Horst aan de MaasArchiefwet 1995 en Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2014-12-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2015-01-01Nieuwe regelingOnbekendGeenGeen Archiefverordening gemeente Horst aan de Maas raadsbesluit Bijlage van gemeenteblad 2014, no. 125. De raad van de gemeente Horst aan de Maas; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 oktober 2014, gemeenteblad 2014, no. 125; gelet op het bepaalde in de Archiefwet 1995 en de Gemeentewet; b e s l u i t : vast te stellen de: Archiefverordening gemeente Horst aan de Maas 1 Algemene bepalingen 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: A. De wet: de Archiefwet 1995 (inclusief de daaronder vallende Archiefregeling en Archiefbesluit); B. Gemeentelijke organen: de overheidsorganen, als bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; C. Archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; D. Archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats; E. Beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van de wet is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; F. Beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; G. Informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en bewaard; H. Zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden; I. Zaak: een samenhangende hoeveelheid werk die een duidelijk gedefinieerde aanleiding en een duidelijk resultaat heeft en waarvan de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt worden; J. Archiefbescheiden: de archiefbescheiden, zoals bedoeld in artikel 1, onder c van de wet; K. Documentaire verzamelingen: historische bescheiden, niet zijnde archiefbescheiden, die bijeen zijn gebracht en die voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kunnen worden geacht.
2 De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden 2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten. 3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. 4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. 3 Archiefbescheiden 5 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. 7 Burgemeester en wethouders stellen een Besluit Informatiebeheer vast waarin voorschriften worden gegeven voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. 8 Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 lid 1 van de wet. 4 Slotbepalingen 9 De Archiefverordening gemeente Horst aan de Maas, vastgesteld bij raadsbesluit van 11 oktober 2011, wordt ingetrokken. 10 Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2015. 11 Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Horst aan de Maas. Aldus besloten in de openbare vergadering van 16 december 2014. De raad voornoemd, De voorzitter, ir. C.H.C. van Rooij De griffier, mr. R.J.M. Poels Toelichting Archiefverordening gemeente Horst aan de Maas Algemene toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995. Deze verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten. Enerzijds regelt de verordening de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. Anderzijds regelt ze het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals de Archiefwet en het Archiefbesluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, wordt in de Archiefwet 1995 indien geen archivaris is benoemd bij de secretaris gelegd. Met name in organisaties met meerdere beheereenheden is het nuttig hem met dit toezicht te belasten. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats wordt hij immers als beheerder van de archiefbewaarplaats verantwoordelijk voor de archiefbescheiden. In alle gevallen – en met name ten aanzien van digitale archiefbescheiden – is het dan nuttig dat hij in een eerder stadium door middel van dit toezicht kan waarborgen dat de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Citaat Artikel 30 Archiefwet: “Overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld, dragen burgemeester en wethouders zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.” Artikel 2 Hoofdstuk 2 bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995. Citaat artikel 31 Archiefwet: “Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid, over te brengen archiefbescheiden van de gemeentelijke organen wijzen burgemeester en wethouders een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan”. De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Voor digitale bewaarplaatsen bestaat een dergelijke regeling nog niet. Artikel 3 De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 van deze verordening te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 4 t/m 11 Deze artikelen behoeven geen toelichting.