Organisatie | Horst aan de Maas |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Horst aan de Maas |
Citeertitel | Archiefverordening gemeente Horst aan de Maas |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Archiefwet 1995 en Gemeentewet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2015 | Nieuwe regeling | 16-12-2014 Elektronisch Gemeenteblad, 24-12-2014 | Onbekend |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
Hoofdstuk 2 De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Aldus besloten in de openbare vergadering van 16 december 2014.
De raad voornoemd,
De voorzitter,
ir. C.H.C. van Rooij
De griffier,
mr. R.J.M. Poels
Toelichting Archiefverordening gemeente Horst aan de Maas
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995.
Deze verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten. Enerzijds regelt de verordening de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. Anderzijds regelt ze het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals de Archiefwet en het Archiefbesluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, wordt in de Archiefwet 1995 indien geen archivaris is benoemd bij de secretaris gelegd.
Met name in organisaties met meerdere beheereenheden is het nuttig hem met dit toezicht te belasten. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats wordt hij immers als beheerder van de archiefbewaarplaats verantwoordelijk voor de archiefbescheiden. In alle gevallen – en met name ten aanzien van digitale archiefbescheiden – is het dan nuttig dat hij in een eerder stadium door middel van dit toezicht kan waarborgen dat de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Citaat Artikel 30 Archiefwet: “Overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld, dragen burgemeester en wethouders zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.”
Hoofdstuk 2 bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Citaat artikel 31 Archiefwet: “Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid, over te brengen archiefbescheiden van de gemeentelijke organen wijzen burgemeester en wethouders een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan”.
De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Voor digitale bewaarplaatsen bestaat een dergelijke regeling nog niet.
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 van deze verordening te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.