CVDR343027_1Regeling Gesprekkencyclus gemeente Capelle aan den IJssel 2014nlregelingCapelle aan den IJssel2018-05-01Capelle aan den IJsselGemeenteblad Jaargang 2014 Nr. 70324Regeling Gesprekkencyclus gemeente Capelle aan den IJssel 2014Onbekendcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2014-11-18De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-11-262016-09-08Nieuwe regeling603885personeel en organisatieGeenDeze regeling vervangt de Regeling Gesprekkencyclus gemeente Capelle aan den IJssel 2011.Regeling Gesprekkencyclus gemeente Capelle aan den IJssel
2014.Het college van burgemeester en wethouders; gezien de overeenstemming met de commissie voor Georganiseerd Overleg;b e s l u i t :vast te stellen de navolgende:Regeling Gesprekkencyclus gemeente Capelle aan den IJssel
2014.1BegripsomschrijvingVoor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
Medewerker: de ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1, lid 1 sub a van
de Collectieve
Arbeidsvoorwaardenregeling/Uitwerkingsovereenkomst.
Functie: het geheel van werkzaamheden dat uit de vastgelegde
doelstelling en taken van de gemeente is af te leiden en dat door
één of meerdere medewerker(s) is te verrichten. Het geheel van de
werkzaamheden is vastgelegd in de voor de functie vastgestelde
functiefamilie en bandbreedte.
College: het college van burgemeester en wethouders.
Leidinggevende: de hiërarchisch direct leidinggevende van de
medewerker.
Naasthogere leidinggevende: de direct leidinggevende van de
leidinggevende die gemandateerd door het bevoegd gezag het
eindoordeel van het resultaatgesprek vaststelt.
Gesprekkencyclus: de cyclus van een jaar of van twee jaar die wordt
gevormd door het planninggesprek, het voortgangsgesprek en het
resultaatgesprek en tot doel heeft het vastleggen van een
eindoordeel over het functioneren van de medewerker op basis van de
werkafspraken, de competentieafspraken en de mogelijke
ontwikkelafspraken.
Competenties: de voor de functie van de medewerker vastgestelde
gedragskenmerken en houdingskenmerken die zijn vereist voor de
houding en het gedrag behorende bij een goede vervulling van de
functie door de medewerker.
Sterafspraak: de door de leidinggevende na overleg met de medewerker
aangewezen werkafspraak en/of competentieafspraak (maximaal één
werkafspraak en maximaal één competentieafspraak) die voor de
essentiële vervulling van de functie van de medewerker van
overwegend belang is.
Planninggesprek: het gesprek dat eenmaal per jaar ofeenmaal
per twee jaar plaatsvindt tussen de leidinggevende en de medewerker
over de werkafspraken, de competentieafspraken en mogelijk de
ontwikkelafspraken.
Voortgangsgesprek: het gesprek dat eenmaal per jaar of eenmaal per
twee jaar plaatsvindt tussen de leidinggevende en de medewerker
waarin een tussentijdse evaluatie wordt vastgelegd van de in het
planninggesprek gemaakte werkafspraken, competentieafspraken en
mogelijk de ontwikkelafspraken.
Resultaatgesprek: het gesprek dat eenmaal per jaar of eenmaal per
twee jaar plaatsvindt tussen de leidinggevende en de medewerker,
waarin op basis van de werkafspraken, de competentieafspraken en de
mogelijke ontwikkelafspraken een oordeel door de leidinggevende
wordt vastgelegd over het functioneren van de medewerker.
Informant: de door de leidinggevende aangewezen collega van de
medewerker met wieeen functionele relatie dan wel een
leidinggevende met wie een interne klantrelatie bestaat die feiten
en/of omstandigheden over de medewerkernaar voren kan brengen
ten behoeve van het voortgangsgesprek en/of het
resultaatgesprek.
Gespreksondersteuner: de collega van de medewerker of de raadsman
die de medewerker op zijn verzoek bijstaat in het planninggesprek
en/of het voortgangsgesprek en/of het resultaatgesprek.
Groepsgesprekken: het eenmaal per jaar of eenmaal per twee jaar
voeren van het planninggesprek en het voortgangsgesprek met een
groep medewerkers die dezelfde functie vervullen.
Formulier Gesprekkencyclus: het door de leidinggevende en
de medewerkerte accorderen formulier waarin worden vastgelegd
de voorbereiding van en de in het planninggesprek gemaakte
werkafspraken en de afspraken met betrekking tot de competenties, de
voortgang daarvan in het voortgangsgesprek, alsmede het eindoordeel
van de leidinggevende. Het eindoordeel leidt tot een vaststelling
door de naasthogere leidinggevende.
Beslissing met rechtspositionele gevolgen: een door of namens het
bevoegd gezag te nemen beslissing over bevordering en wijziging van
de bezoldiging – anders dan voortvloeiend uit een bevordering of het
arbeidsvoorwaardenakkoord voor de sector gemeenten – of over
persoonlijke toelagen, overplaatsing, wijziging van de aanstelling,
ontslag en overige beslissingen die de rechtspositie van de
medewerker in positieve of negatieve zin wijzigen.
2Frequentie van de gesprekkencyclus1.De gesprekkencyclus wordt ter beoordeling van de leidinggevende eenmaal
per jaar of eenmaal per twee jaar uitgevoerd.2.De gesprekkencyclus start voor de medewerkers die het concernjaarplan
en/of het afdelingsjaarplan in overwegende mate als grondslag hebben
voor hun werkzaamheden in de periode december tot en met februari.3.De gesprekkencyclus start voor de medewerkers die het concernjaarplan
en/of het afdelingsjaarplan niet in overwegende mate als grondslag
hebben voor hun werkzaamheden, op basis van de datum van indiensttreding
of benoeming als agenderingsdatum.4.De gesprekkencyclus vindt altijd plaats voordat over de medewerker door
de leidinggevende een besluit met rechtspositionele gevolgen wordt
genomen. 3Informanten1.De leidinggevende kan gebruik maken van één of meer informanten met als
doel om meer informatie te verkrijgen ten behoeve van de
gesprekkencyclus. 2.De leidinggevende bepaalt wie als informant optreedt. De informant dient
een functionele relatie dan wel een interne klantrelatie met de
medewerker te hebben.3.De naam en de functie van de informant(en) dienen te worden vastgelegd
in het formulier Gesprekkencyclus.4.In geval dat over het gebruik van één of meer informanten verschil van
inzicht bestaat tussen de leidinggevende en de medewerker beslist de
naasthogere leidinggevende. 4Het planninggesprek1.Het planninggesprek wordt ter beoordeling van de leidinggevende eenmaal
per jaar of eenmaal per twee jaar gehouden tussen de leidinggevende en
de medewerker.2.De datum en het tijdstip van het planninggesprek worden bepaald door de
leidinggevende na overleg met de medewerker.3.Ongeveer een week voorafgaande aan het planninggesprek worden de
gespreksonderwerpen en de algemene indruk van de leidinggevende
vastgelegd in het formulier Gesprekkencyclus.4.Het planninggesprek omvat tenminste de volgende onderwerpen:
de werkafspraken, minimaal drie en maximaal vijf, voor de
overeengekomen periode van eenjaar of twee jaar in de vorm
van een planning van de te behalen resultaten die zijn afgeleid
van het concernjaarplan en/of het afdelingsjaarplan dan wel de
reguliere werkzaamheden in de functie van de medewerker;
de eventueel voor de ontwikkeling van de medewerker noodzakelijk
te volgen opleiding;
de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker;
de persoonlijke omstandigheden van de medewerker;
de persoonlijke werkomstandigheden van de medewerker;
de gewenste ondersteuning door de leidinggevende;
alle overige onderwerpen ter beoordeling van de leidinggevende
en de medewerker.
5.Ter beoordeling van de leidinggevende kan maximaal één
sterafspraakworden aangewezen. De sterafspraak is de werkafspraak
en/of de competentieafspraak die voor de vervulling van de functie van
de medewerker van overwegend belang is.6.De leidinggevende kan het planninggesprek in de vorm van een
groepsgesprek voeren met een groep medewerkers die allen dezelfde
functie vervullen.7.Onafhankelijk van het bepaalde in lid 6 van dit artikel vindt een
individueel planninggesprek plaats met alle medewerkers op wie het
groepsgesprek betrekking heeft. Hierop wordt alleen dan een uitzondering
gemaakt als de leidinggevende en de medewerker overeenkomen dat een
individueel planninggesprek niet noodzakelijk is.8.De medewerker kan zich in het planninggesprek laten bijstaan door een
gespreksondersteuner. De hieraan verbonden kosten komen voor rekening
van de medewerker.9.De resultaten van het planninggesprek worden door de leidinggevende
vastgelegd in het formulier Gesprekkencyclus. 10.Het formulier Gesprekkencyclus wordt uiterlijk een week na het
planninggesprek ter ondertekening aan de medewerker toegezonden. De
leidinggevende en de medewerker accorderen het formulier
Gesprekkencyclus.11.In geval dat geen overeenstemming wordt bereikt over de vastlegging van
het planninggesprek in het formulier Gesprekkencyclus vindt nader
overleg plaats met de naasthogere leidinggevende. De door de medewerker
gemaakte opmerkingen worden na het planninggesprek toegevoegd aan het
formulier Gesprekkencyclus. De naasthogere leidinggevende neemt
vervolgens een besluit over de vastlegging van het planninggesprek.5Het voortgangsgesprek1.Het voortgangsgesprek wordt in geval van de keuze voor een cyclus van
een jaar gehouden tussen de leidinggevende en de medewerker in de
periode tussen vijf en zeven maanden na het planninggesprek. In geval
van de keuze voor de cyclus van twee jaar voor medewerkers die niet
gebonden zijn aan het concernjaarplan en/of het afdelingsjaarplan vindt
het voortgangsgesprek plaats tussen 11 en 13 maanden na het
planninggesprek.2.In geval dat ter beoordeling van de leidinggevende is vastgesteld dat de
gesprekkencyclus eenmaal per twee jaar wordt uitgevoerd, vindt voor de
medewerkers die het concernjaarplan en/of het afdelingsjaarplan vooral
als grondslag hebben voor hun werkzaamheden een tweede voortgangsgesprek
plaats in het tweede jaar na het planninggesprek. Het tweede
voortgangsgesprek wordt gehouden tussen 5 en 7 maanden na het eerste
voortgangsgesprek. 3.Het doel van het in het tweede lid van dit artikel bedoelde tweede
voortgangsgesprek is het actualiseren van de planning van de te behalen
resultaten, waarvan de noodzaak voortvloeit uit nieuwe of gewijzigde
werkzaamheden of projecten uit het concernjaarplan en/of het
afdelingsjaarplan in het tweede jaar van de gesprekkencyclus.4.De datum en het tijdstip van het voortgangsgesprek worden bepaald door
de leidinggevende naoverleg met de medewerker.5.Ongeveer een week voorafgaande aan het voortgangsgesprek worden de
wenselijke gespreksonderwerpen en de algemene indruk van de
leidinggevende over de medewerker vastgelegd in het formulier
Gesprekkencyclus. 6.Het doel van het voortgangsgesprek en in voorkomend geval het tweede
voortgangsgesprek is het bespreken door de leidinggevende en de
medewerker van de voortgang van de overeengekomen resultaten, de
prestaties en de competentieontwikkeling en mogelijk de persoonlijke
ontwikkeling van de medewerker; daarnaast de wijze van ondersteuning
hiervan door de leidinggevende en de algemene indruk van de medewerker
over de leidinggevende.7.De leidinggevende kan het voortgangsgesprek en in voorkomend geval het
tweede voortgangsgesprek voeren met een groep medewerkers die alle
dezelfde functie vervullen.8.Onafhankelijk van het bepaalde in lid 7 van dit artikel vindt met alle
medewerkers op wie het voortgangsgesprek en in voorkomend geval het
tweede voortgangsgesprek betrekking heeft een individueel
voortgangsgesprek plaats. Hierop wordt alleen dan een uitzondering
gemaakt als de leidinggevende en de medewerker overeenkomen dat een
individueel voortgangsgesprek niet noodzakelijk is.9.De medewerker kan zich in het voortgangsgesprek laten bijstaan door een
gespreksondersteuner. 10.De resultaten van het voortgangsgesprek worden door de leidinggevende
vastgelegd in het formulier Gesprekkencyclus. Het formulier
Gesprekkencyclus wordt uiterlijk een week na het voortgangsgesprek
overhandigd aan de medewerker ter accordering.11.De leidinggevende en de medewerker accorderen het formulier
Gesprekkencyclus. 12.In geval dat geen overeenstemming wordt bereikt over de vastlegging van
het voortgangsgesprek in het formulier Gesprekkencyclus vindt nader
overleg plaats met de naasthogere leidinggevende. De door de medewerker
gemaakte opmerkingen worden na het voortgangsgesprek toegevoegd aan het
formulier Gesprekkencyclus. De naasthogere leidinggevende neemt
vervolgens een besluit over de vastlegging van het
voortgangsgesprek.6Het resultaatgesprek1.Het resultaatgesprek wordt tussen de leidinggevende en de medewerker
gehouden in de periode tussen 5 en 7 maanden na het voortgangsgesprek of
vijf tot zeven maanden na het tweede voortgangsgesprek.2.De datum en het tijdstip van het planninggesprek worden bepaald door de
leidinggevende na overleg met de medewerker.3.Uiterlijk een week voorafgaande aan het resultaatgesprek worden de
gewenste gespreksonderwerpen en de algemene indruk betreffende het
functioneren van de medewerker door de leidinggevende vastgelegd in het
formulier Gesprekkencyclus.4.De leidinggevende kan voorafgaand aan het resultaatgesprek één of meer
informanten als bedoeld in artikel 2 raadplegen.5.De medewerker kan zich in het resultaatgesprek laten bijstaan door een
gespreksondersteuner. 7Doel van het resultaatgesprek1.Het doel van het resultaatgesprek is het uitspreken door en het
vastleggen van het oordeel van de leidinggevende over het functioneren
van de medewerker in de periode van het planninggesprek tot het
resultaatgesprek.2.Het oordeel van de leidinggevende heeft betrekking op de werkafspraken
en de resultaten hiervan en de wijze waarop invulling is gegeven aan de
bij de functie van de medewerker behorende competenties in de in het
eerste lid van dit artikel bedoelde periode. Daarnaast over de eventueel
gemaakte ontwikkelafspraken.3.Het resultaatgesprek heeft betrekking op de tenminste de volgende
onderwerpen:
de werkafspraken die zijn vastgelegd in het planninggesprek en
de voortgang daarvan in het voortgangsgesprek en in voorkomend
geval het tweede voortgangsgesprek;
de competentieafspraken;
de mogelijke planning van de persoonlijke loopbaan en de
ontwikkeling die zijn vastgelegd in het planninggesprek en de
voortgang daarvan in het voortgangsgesprek en in voorkomend
geval het tweede voortgangsgesprek;
de eventueel voor de ontwikkeling van de medewerker noodzakelijk
te volgen opleiding die is vastgelegd in het planninggesprek en
het voortgangsgesprek en in voorkomend geval het tweede
voortgangsgesprek;
de in het planninggesprek en het voortgangsgesprek en in
voorkomend geval het tweede voortgangsgesprek vastgelegde
persoonlijke werkomstandigheden;
de gewenste ondersteuning door de leidinggevende;
de algemene indruk van de medewerker over de
leidinggevende;
alle overige onderwerpen ter beoordeling van de leidinggevende
en de medewerker.
8Eindoordeel van het resultaatgesprek1.De leidinggevende legt het eindoordeel van het resultaatgesprek vast
door het toekennen van een score voor elke in het planninggesprek
vastgelegde werkafspraak en voor iedere bij de functie van de medewerker
behorende competentie. Hierbij wordt een dubbele score gehanteerd voor
de sterafspraak indien deze is vastgelegd. Het eindoordeel van het
resultaatgesprek wordt door de leidinggevende vastgelegd in het
formulier Gesprekkencyclus.2.De leidinggevende draagt zorg voor een motivering voor de toekenning van
de scores als bedoeld in het eerste lid van dit artikel.3.Het eindoordeel van het resultaatgesprek als bedoeld in het eerste lid
van dit artikel wordt uiterlijk een week na het resultaatgesprek door de
leidinggevende overhandigd aan de medewerker.4.De medewerkerkan in geval hij het niet eens is met het eindoordeel
van het resultaatgesprek en/of de hieraan ten grondslag liggende
motivering, zijn opmerkingen toevoegen aan het formulier
Gesprekkencyclus.5.De leidinggevende en de medewerker accorderen het formulier
Gesprekkencyclus. 9Vaststelling van het eindoordeel van het resultaatgesprek1.De naasthogere leidinggevende stelt het eindoordeel van het
resultaatgesprek vast uiterlijk 2 weken na de accordering van het
formulier Gesprekkencyclus als bedoeld in artikel 8, lid 5 van deze
regeling.2.In geval van opmerkingen van de medewerker betreffende het eindoordeel
van het resultaatgesprek als bedoeld in artikel 8, lid 4 van deze
regeling, stelt de naasthogere leidinggevende het eindoordeel pas vast
nadat een gesprek in zijn aanwezigheid heeft plaatsgevonden tussen de
leidinggevende en de medewerker.3.Het door de naasthogere leidinggevende vastgestelde eindoordeel van het
resultaatgesprek wordt door hem in de vorm van een schriftelijk besluit
aan de medewerker medegedeeld.4.De medewerker kan tegen het besluit tot vaststelling van het eindoordeel
van het resultaatgesprek conform het bepaalde in de Algemene wet
bestuursrecht bezwaar indienen bij het college. 10HardheidsclausuleIn de gevallen waarin de onderhavige regeling niet of niet in voldoende mate
voorziet beslist het college.11CiteertitelDeze regeling kan worden aangehaald als Regeling Gesprekkencyclus gemeente
Capelle aan den IJssel 2014.12Inwerkingtreding
De onderhavige regeling treedt in werking de dag na zijn publicatie.
Ingaande de in het eerste lid van dit artikel bedoelde datum is de
Regeling Gesprekkencyclus gemeente Capelle aan den IJssel 2011
ingetrokken.
Capelle aan den IJssel, 18 november 2014.Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,de secretaris, de burgemeester,G.Kruijt. J.F. Koen.