CVDR34236_1Verordening op de bedrijfsvoering van de gemeente BoekelnlregelingBoekel2010-08-03BoekelWeekblad Boekel & Venhorst, 03-08-2010Verordening op de bedrijfsvoering van de gemeente BoekelGemeentewet, artikel 212gemeenteraadfinanciën en economie2004-07-01De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2010-08-032003-11-152021-01-01Nieuwe regelingPD/000706GeenGeenVerordening op de bedrijfsvoering van de gemeente BoekelDe raad van de gemeente Boekel besluit,gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,Besluit:Verordening op de bedrijfsvoering van de gemeente Boekel1Definities- niet uit de modelverordening overgenomen -1Begroting en verantwoording2beleidsbegroting1.De raad stelt ten minste bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode
een programma-indeling vast.2.De raad stelt per programma vast:
de beoogde maatschappelijke effecten;
de te leveren goederen en diensten;
de baten en lasten.
3.Het college stelt ultimo 2007 per programma indicatoren voor met
betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren
goederen en diensten.4.De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.5.Het college draagt ultimo 2007 zorg voor het verzamelen en
vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de
maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en
doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad,
kunnen worden getoetst.3Producten1.Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van
de toedeling van de producten uit de productenraming aan de
programma's.2.De onderverdeling van de programma's in de producten staat voor de
raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen.
Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.4Kaders begroting1.Het college biedt tijdig aan de raad een voorjaarsnota aan zodat
vaststelling door de raad uiterlijk voor 1 juli plaats kan vinden
van het begrotingsjaar voorzien van de kaders voor het volgend
begrotingsjaar en minimaal drie opvolgende jaren. In deze nota
worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de
begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de (voorlopige)
jaarstukken bedoeld in artikel 8.2.De raad stelt deze nota uiterlijk de laatste vergadering voor het
zomerreces van de raad vast.5Uitvoering begroting1.Het college stelt regels vast die waarborgen dat de uitvoering van
de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.2.Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor
dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening,
eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de
productenraming;
de budgetten uit de productenraming en kredieten voor
investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd
bij de vaststelling van de beleidsbegroting.
3.Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma's
zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden
overschreden. Wijzigingen binnen programma's zijn toegestaan.6Interne controle1.Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de
rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de periodieke interne
toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de
rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het
college maatregelen tot herstel.2.Het college draagt zorg voor de periodieke interne toetsing van alle
taakvelden op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de
bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van
beheershandelingen.3.Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in
het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het
college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor
herstel van de tekortkomingen.7Tussentijdse rapportage en informatie1.Het college informeert de raad door middel van tussentijdse
rapportages over de realisatie van de begroting van de
gemeente.2.De tussenrapportages worden tweemaal per jaar aan de commissie
Algemene Zaken aangeboden.3.De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de
programma-indeling van de begroting.4.De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten,
de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is
de maatschappelijke effecten. In ieder geval moet in de rapportages
aandacht worden besteed aan de items beleid, bedrijfsvoering,
budgetten en de daaruit voortvloeiende beslispunten.5.Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit,
nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en
bedenkingen ter kennis van het college te brengen, zoals beschreven
in de handreiking van het Ministerie 'de actieve informatieplicht
van het college van burgemeester en wethouders'.8Jaarstukken1.Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de
verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar
de programmaverantwoording.2.Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de
programma's. In de verantwoording geeft het college aan:
wat is bereikt;
welke goederen en diensten zijn geleverd;
wat de kosten zijn;
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting
gestelde doelen.
4.De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's of
de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar
bijstelling behoeven.2Financiële positie9Financiële positie1.Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad
heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de
meerjarenramingen is opgenomen.2.Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de
uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.3.De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de
investeringskredieten.10Waardering & afschrijving vaste
activa1.De waardering en afschrijvingen van de vaste activa geschiedt op
basis van het gestelde in de nota financieel beleid.2.Het college biedt ten minste eenmaal in de vier jaar de raad ter
vaststelling een bijgestelde nota financieel beleid aan.11Oninbare vorderingen- niet uit de model-verordening overgenomen -12Reserves en voorzieningen1.Het college neemt jaarlijks in de voorjaarsnota een paragraaf
reserves en voorzieningen op.2.De paragraaf reserves en voorzieningen behandelt:
de vorming, besteding en vrijval van reserves;
de vorming, besteding en vrijval van voorzieningen;
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en
de voorzieningen, in relatie tot het
weerstandsvermogen.
de minimale en maximale omvang van de algemene
reserves,
besteding van de middelen wanneer de maximale omvang wordt
overschreden,
13Kostprijsberekening1.Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten
van de gemeente Boekel wordt een systeem van kostentoerekening
gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten
alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen
met de door de gemeente verleende diensten.2.Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan
voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken
activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor
rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de
compensabele BTW. Bij de systematiek van de compensabele BTW geldt
wel als uitgangspunt dat dit niet mag leiden tot het onnodig
aanvullen van reserves en voorzieningen.14Financieringsfunctie1.De financieringsfunctie wordt vormgegeven conform het door de raad
vastgestelde treasurystatuut.2.In het treasurystatuut zijn regels opgenomen inzake inzake de
algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten
van de financieringsfunctie, alsmede inzake de administratieve
organisatie van de financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en
bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende
informatievoorziening.3.In de paragraaf financiering in de begroting en het jaarverslag
geeft het college een beschouwing die aansluit op het beleid dat
uiteengezet is in het treasurystatuut en waarin minimaal verslag
wordt gedaan van: de kasgeldlimiet, de renterisiconorm, de omvang en
samenstelling van het vreemd vermogen, de omvang en samenstelling
van de uitzettingen, de huidige liquiditeitspositie, de
liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende
drie jaar, de rentevisie, de rentekosten en renteopbrengsten
verbonden aan de financieringsfunctie.15Registratie bezittingen, activa en
vermogen1.Het college draagt uiterlijk voor 1 januari 2007 zorg voor een
actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie
worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met
cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde
investeringen in de openbare ruimte.2.Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de
ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente
systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de
waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de
(debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en
de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en
registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 4
jaar.3.Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college
maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.3Paragrafen16Lokale heffingen1.Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar ter vaststelling
aan de raad een (bijgestelde) nota financieel beleid aan. Deze nota
behandelt met betrekking tot lokale heffingen in ieder geval:
de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke
belastingen en heffingen;
de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse
bevolkingsgroepen en belanghebbenden;
de kostendekkendheid van de heffingen;
de druk van de lokale belastingen en heffingen;
het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.
2.De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen met de
bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen
zijn vastgelegd. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel
overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per
verstrekte dienst.3.Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven,
heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad
in een apart voorstel voor 1 januari voor het heffingsjaar per
verordening de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente
verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in
rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de
geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte
diensten.4.Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf
lokale heffingen verslag van:
de opbrengsten per lokale heffing;
het volume en bedrag aan kwijtscheldingen;
de kostendekkendheid van de rioolrechten en de
afvalstoffenheffing;
de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk.
17Weerstandsvermogen1.Het college neemt in de paragraaf weerstandsvermogen van de
begroting en de jaarstukken op:
een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;
een inventarisatie van de risico's;
het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de
risico's.
18Onderhoud kapitaalgoederen1.Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een geactualiseerd
beheerplan openbare ruimte (voorheen wegbeheerplan) aan. Het plan
geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het
beoogde onderhoudsniveau voor het wegennet, openbaar groen, water,
kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek
en het meerjarig budgettair beslag. Het college biedt de raad het
plan ter vaststelling aan.2.Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een geactualiseerd
gemeentelijk rioleringsplan (GRP) aan de raad ter vaststelling aan.
De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud,
het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering
alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de
normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.3.Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud
gebouwen ter vaststelling aan de raad aan. De nota bevat de
voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten
aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek
en het meerjarig budgettair beslag.4.Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf
onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het
geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan
openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair,
riolering, milieu en gebouwen.19Financiering- niet uit de modelverordening opgenomen -20Bedrijfsvoering1.Het college stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een
geactualiseerde nota bedrijfsvoering vast. In de nota wordt speciale
aandacht geschonken aan de relatie tussen het gemeentelijk apparaat
en de inwoners van de gemeente.2.In de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting en de jaarstukken
geeft het college inzicht in de stand van zaken en beleidsvoornemens
ten aanzien van de bedrijfsvoering.21Verbonden partijen1.Het college neemt ultimo 2005 in de paragraaf verbonden partijen van
de begroting en de jaarstukken van elk van de verbonden partijen het
openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het
financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van
de gemeente op.2.In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden
partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het
beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van
bestaande verbonden.22Grondbeleid1.Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde)
nota grondbeleid ter vaststelling aan de raad aan. In deze nota
wordt aandacht besteed aan:
de relatie tussen de visie op het grondbeleid en de
programma's in de begroting;
de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de
gemeente;
aan te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen
projecten;
de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;
de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van
erfpachtvergoedingen.
2.In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt
ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de
belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals
verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de
relaties van het grondbeleid met de programma's.23Verstrekking subsidies1.Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde)
nota subsidiebeleid ter vaststelling aan de raad aan. De nota bevat
het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies een
overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.4Financiële organisatie en administratie24Administratie1.De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder
geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in
de gemeente als geheel en in de organisatie-onderdelen;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de
omvang van registergoederen, kapitaalgoederen, voorraden,
vorderingen en schulden, enzovoorts;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor
het maken van kostencalculaties;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende
wet- en regelgeving.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde
bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en
van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle
op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen.
25Financiële administratieHet college draagt er zorg voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie
voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies
en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de
provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen
die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan
gemeenten.
26Financiële organisatieHet college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een
eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de
organisatie-onderdelen.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle
wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie
aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van
leveringen tussen de organisatie-onderdelen van de
gemeente;
de te maken afspraken met de organisatie-onderdelen over de te
leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze
en frequentie van rapportage over de voortgang van de
activiteiten en uitputting van middelen;
de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde
beheer van de diensten.
27Aanbesteding en inkoopHet college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne
regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en
diensten.28Subsidieverstrekking en steunverleningHet college draagt zorg voor interne regels voor de toekenning van
steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat
wordt gehandeld in overeenstemming met de subsidieverordening van de
gemeente Boekel.5Slotbepalingen29InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking per juli 2004 en werkt terug tot 15
november 2003, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de
jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de
daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het
begrotingsjaar 2005 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.30CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald onder de naam ''Verordening op de
bedrijfsvoering van de gemeente Boekel''.Aldus besloten in de openbare vergadering vande raad van de gemeente Boekel, gehouden op1 juli 2004Artikel 1In dit artikel wordt in de modelverordening (bijlage - modelverordeningen VNG
ligt ter inzage) ingegaan op enkele algemene definities van begrippen die
volgens de modelverordening VNG veel gebruikt worden in deze verordening. De
conclusie was echter dat dit artikel voor de inhoud van de verordening geen
toegevoegde waarde had.Artikel 2Dit artikel bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting
waarin de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op
basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting
vast, evenals de kengetallen waarop de raad wil sturen en controleren. Omdat er
een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de
programma's, stelt de raad de indeling vast. In de programma's stelt de raad op
hoofdlijnen de kaders vast voor de komende raadsperiode. Om de maatschappelijke
effecten meetbaar te maken, zullen hiervoor indicatoren nodig zijn. Om per
programma meetbare indicatoren op te stellen zal tijd vergen. Daarom stellen wij
u voor in lid 3 en 5 een termijn op te nemen van maximaal 4 jaar.Wat verandert er?Bij het opstellen van de beleidsbegroting 2004 is door het college van
burgemeester en wethouders een voorstel gedaan voor de programma-indeling. De
beleidsbegroting dient een document te zijn waarmee de raad kan sturen. De raad
heeft in het duale stelsel de kaderstellende, budgetbepalende en controlerende
taken. De beleidsbegroting ondersteunt de raad bij deze taken. Daartoe dient de
beleidsbegroting te zijn ingedeeld zoals de raad het goed acht. Op dit moment
zijn nog geen meetbare indicatoren opgesteld voor de maatschappelijke effecten
en de te leveren goederen en diensten. Uiterlijk 2007 moet dit door het college
gerealiseerd zijn.Artikel 3De raad stelt de beleidsbegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt
het college - zoals geregeld in het Besluit begroting en verantwoording - een
productenraming op. Het college is vrij in het aantal producten en de indeling
daarvan. De productenraming is in de systematiek van het besluit geen onderdeel
van de begroting. Ter informatie voor de raad zal in de beleidsbegroting per
programma de indeling in producten met de daarbij behorende meerjarige baten en
lasten worden opgenomen. Om het meerjarige inzicht te bevorderen staat de
onderverdeling van de programma's in de producten voor een raadsperiode vast
omdat deze gekoppeld is aan de programma-indeling, tenzij er dringende redenen
zijn tot wijzingen.Wat verandert er?In de begroting 2003 is per programma een overzicht opgenomen van de functionele
grootboeknummers met de daarbij behorende meerjarige baten en lasten. De
functionele indeling wordt vervangen door een indeling in producten. De
producten worden vastgesteld door het college samen met de bijbehorende
productenraming.Artikel 4Dit artikel gaat over het meerjarig budgettaire kader, zoals opgenomen in de
voorjaarsnota. De voorjaarsnota is de grondslag voor de eigenlijke begroting.
Gegeven het grote belang van het budgetrecht van de raad, is het logisch dat de
raad expliciet een budgettair kader vaststelt.In deze nota worden zowel de beleidsmatige als budgettaire bevindingen betrokken
uit de bestuursrapportages en de jaarstukken meegenomen. De voorjaarsnota dient
uiterlijk voor het zomerreces van de raad te worden vastgesteld om de door de
raad gestelde kaders mee te kunnen nemen in de begroting voor het volgende
begrotingsjaar.Wat verandert er?De systematiek opgenomen in artikel 4 wordt de laatste jaren al toegepast.Artikel 5Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van de begroting binnen de
beleidsmatige en budgettaire kaders per programma die de raad heeft
geautoriseerd middels vaststelling van de (gewijzigde) begroting. In het duale
stelsel geeft de raad geen nadere uitvoeringsregels voor de te behalen
doelstellingen zoals deze binnen een programma zijn geformuleerd. Deze
uitvoeringsregels zijn aan het college. Volgens het Besluit begroting en
verantwoording wordt de productenraming door het college vastgesteld,
uitdrukkelijk niet door de raad. In de modelverordening van de VNG is onder lid
2 opgenomen dat de lasten van de producten niet dusdanig mogen worden
overschreden dat de realisatie vna andere producten binnen hetzelfde programma
onder druk komen te staan. Dit betreft de uitvoering binnen een programma en dus
volgens het duale stelstel des colleges. Het college stelt voor dit lid 2 uit de
modelverordening niet op te nemen. Wel wordt in lid 3 geregeld dat de
budgettaire en beleidsmatige kaders niet overschreden mogen worden. Eventuele
overschrijdingen van een programma dienen altijd vooraf aan de raad voorgelegd
te worden. De gemeente Boekel kent een groeiscenario in de actieve
informatieplicht zoals bedoeld in het duale stelsel.Wat verandert er?Op dit moment worden overschrijdingen op (sub)functie niveau aan de raad
voorgelegd ter autorisatie. Op basis van dit artikel dienen alleen nog
budgetoverschrijdingen op programmaniveau aan de raad voorgelegd te worden.
Productoverschrijdingen binnen een programma kunnen worden geautoriseerd door
het college. Het college is hierdoor geautoriseerd de begrotingswijzigingen op
productniveau binnen een programma te doen. De budgethoudersregeling geeft
hiertoe nadere richtlijnen. Deze ligt ter inzage.Artikel 6De raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle.
Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de eisen genoemd in
met name artikel 5, eerste lid, zal kunnen voldoen. In de modelverordening is
opgenomen dat het college elke vier jaar een nota betreffende de bestrijding van
misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen aan de raad
dient aan te bieden. Het college stelt voor om dit niet in de verordening op te
nemen omdat voldoende waarborgen zijn ingebouwd middels interne controle op
basis van het reeds in gebruik zijnde interne controleplan door het college en
de accountantscontrole. Tevens is gestart met het beschrijven van de
werkprocessen in het kader van de administratieve organisatie. Hierdoor worden
o.m. de risicofuncties in beeld gebracht. Ook zal er de nota ''Integriteit''
worden opgesteld waarin het bestaande beleid wordt geactualiseerd.Wat verandert er?Op dit moment vindt er interne controle plaats volgens een vastgesteld plan. De
uitvoering van het interne controleplan wordt getoetst door de accountant.Artikel 7Het eerste t/m het vierde lid formaliseert een belangrijk onderdeel van de
planning en controle van de raad, namelijk wanneer de raad tussentijds over de
stand van zaken in het lopende begrotingsjaar moet worden geïnformeerd. Op basis
van deze informatie kan de raad de uitvoering van de begroting volgen en
besluiten of bijsturing nodig is. Het vijfde lid gaat in op de informatieplicht
van het college voor nieuwe, niet in de begroting opgenomen beleidsvoornemens en
afwijking op voorgenomen beleidsvoornemens en investeringen. De raad
autoriseert, met het vaststellen van de begroting, op hoofdlijnen het door het
college uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen
die in de programma's besloten liggen geaccordeerd. Bij de uitvoering van de
begroting geldt voor het college een actieve informatieplicht op basis van
artikel 169 lid 2 en 4 van de gemeentewet. Dit houdt in dat het college bij het
aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden die ingrijpende
gevolgen hebben voor de gemeente het college eerst de zienswijze van de raad
moet inwinnen. Zie handreiking ministerie 'actieve informatieplicht college'
(ligt ter inzage).Wat verandert er?In 2004 worden aan de commissie Algemene Zaken twee bestuursrapportages
voorgelegd ter advisering aan de Raad voorgelegd.Artikel 8De jaarrekening is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over
de begrotingsuitvoering door college c.q. de controle van de raad daarop. Basis
daarvoor is de productrealisatie. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 2,
lid 2. De jaarrekening is voor de raad ook een afweegmoment om te besluiten,
vanuit haar kaderstellende rol, bepaalde beleidsdoelen bij te stellen. Deze
bijgestelde beleidsvoornemens kunnen worden meegenomen in het lopende
begrotingsjaar of in de voorjaarsnota voor het komende begrotingsjaar.Wat verandert er?Met ingang van het begrotingsjaar 2004 is de datum waarop de jaarrekening en het
jaarverslag vastgesteld verplicht vervroegd van 15 september naar 15 juli. De
reden hiervoor is dat zo de bevindingen ten aanzien van de verantwoording beter
kunnen worden meegenomen met de voorbereidingen van de begroting van het
volgende begrotingsjaar. In onze gemeente is het reeds een aantal jaren de
gewoonte dat de jaarrekening en het jaarverslag voor 15 juli worden
vastgesteld.Tevens dienen volgens het Besluit begroting en verantwoording de begroting en de
jaarrekening/jaarverslag identiek van opzet en indeling te zijn. Dit met het
doel dat deze documenten dan een transparanter inzicht bieden in de financiën
van de gemeente.Artikel 9De raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het
college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen
moet volgen. Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het
vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert.
Investeringen worden voornamelijk geactiveerd en drukken zodoende in het jaar
van aanschaf niet geheel op de onder de programma's verantwoorde lasten. In
artikel 5 is bepaald dat de lasten van een programma niet overschreden mogen
worden of de raad moet dit autoriseren middels een wijziging van de
begroting.Wat verandert er?De raad autoriseert de investeringskredieten via de beleidsbegroting, op de
wijze zoals vastgesteld bij de vaststelling van de nota financieel beleid, het
college voert dit vervolgens uit (doet de investering) en gaat daarbij zonodig
privaatrechtelijke overeenkomsten (taak college art. 160 gemeentewet) aan. Dit
alles binnen de voorwaarden zoals opgenomen in artikel 7 lid 5. De raad stelt
via de jaarrekening vast of het college heeft gehandeld binnen de geldende
regels en de gemaakte afspraken.Artikel 10Op basis van artikel 212 gemeentewet moet deze verordening in elk geval de
''regels voor waardering en afschrijving activa'' bevatten. In de nota
financieel beleid zijn deze regels opgenomen.Wat verandert er?In de comptabiliteitsvoorschriften 1995 was het geen verplichting om
investeringen bruto te activeren. In het Besluit begroting en verantwoording is
dit in principe verplicht, met uitzondering van investeringen met een
maatschappelijk nut, zoals investeringen in de openbare ruimte.Artikel 11Op dit moment heeft onze gemeente geen voorziening voor oninbare vorderingen,
maar is het gebruikelijk deze ineens ten laste van de exploitatie te brengen. De
noodzaak om dit vast te leggen in een verordening achten wij niet aanwezig.Artikel 12Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van
een gemeente. De modelverordening geeft aan dat jaarlijks een nota reserves en
voorzieningen aan de raad moet worden aangeboden tegelijkertijd met de
voorjaarsnota. Voorgesteld wordt hiervoor geen aparte nota aan te bieden maar
deze in de voorjaarsnota te integreren middels een aparte paragraaf. Op basis
van de planning & controlcyclus is het logisch de kaders op te nemen in de
voorjaarsnota, de gevolgen van de (bijgestelde) kaders op te nemen in de
begroting en over de uitvoering te informeren in de jaarrekening.Wat verandert er?Het opnemen van de reserves en voorzieningen in de paragraaf bij de
voorjaarsnota is reeds gebruikelijk. Het is de bedoeling dit beleid te
continueren. Waar meer aandacht aan zal worden gegeven is het inzichtelijk maken
van kengetallen, gevolgen van vermogensmutaties e.d.Artikel 13In artikel 212 lid 2b van de gemeentewet wordt bepaald dat in deze verordening
in ieder geval de grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur
in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in
artikel 229b moeten worden opgenomen.De precieze hoogte van de bedoelde prijzen en tarieven wordt bepaald bij de
jaarlijkse vaststelling van de begroting of in het kader van de besluitvorming
van een concreet project. De tarieven voor de rechten, bedoeld in artikel 229b
van de gemeentewet, en de afvalstoffenheffing moeten bovendien jaarlijks opnieuw
worden vastgesteld teneinde afstemming van de waarschijnlijke opbrengst op de
geraamde lasten mogelijk te maken. De uitgangspunten opgenomen in onderstaand
artikel bepalen dat de tarieven maximaal kostendekkend mogen zijn. Hierbij is
rekening gehouden met de bepalingen opgenomen in de gemeentewet. De gemeentewet
bepaald dat de tarieven zodanig moeten worden vastgesteld dat de geraamde baten
van rechten niet uitgaan boven de geraamde lasten, behalve de tarieven voor het
geven van vermakelijkheden en belastingen.Hiervan kan worden afgeweken als meerdere producten en diensten zijn opgenomen
in één verordening. De prijs van het ene product kan dan meer bedragen dan de
geraamde kostprijs zolang het totaal van de geraamde opbrengst de totale kosten
van de in de verordening genoemde producten en diensten niet overschrijdt. Dit
is het geval bij de legesverordening. De allocatie van kosten is een belangrijk
aandachtspunt voor de komende jaren.Wat verandert er?De allocatie van kosten vormt een belangrijk onderdel om transparantie te
bewerkstelligen in de prijzen die worden gerekend voor producten. Met het
heffingenbeleid zal hier op terug worden gekomen.Artikel 14De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het
middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat
artikel 212 van de gemeentewet het expliciete voorschrift dat deze verordening
een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. Het gaat om de kaders voor het
uitvoeren van de financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie
komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening
zoals die in het BBV is voorgeschreven.Wat verandert er?In 2001 is reeds door uw raad het treasurystatuut vastgesteld. In de daarbij
behorende notitie was opgenomen dat de raad bij de begroting en het jaarverslag
middels een afzonderlijke paragraaf geïnformeerd zou worden over de invulling
van de treasuryfunctie. Het duale stelsel vraagt een actualisatie van de
bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het treasurystatuut. Dit aan te passen
onderdeel van het statuut zal in 2004 aan de raad ter vaststelling worden
aangeboden.Artikel 15Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van
de gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie
actueel en juist is, wordt in dit artikel het college opgedragen periodiek de
registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te
treffen. De volledigheid van de registratie zal betrokken worden bij de controle
door de accountant.Wat verandert er?De staat van activa geeft gedeeltelijk inzicht in de bezittingen. De
vastgoedadministratie geeft ook gedeeltelijk inzicht. Op dit moment is geen
compleet overzicht in de organisatie van alle bezittingen voorhanden. Om die
reden wordt voorgesteld dat er uiterlijk per 1-1-2007 een complete registratie
aanwezig is.Algemene toelichting artikel 16 t/m 22Artikelen 16 t/m 22 gaan per artikel in op de paragrafen die in de begroting en
het jaarverslag verplicht moeten worden opgenomen volgens het Besluit begroting
en verantwoording. In de paragrafen worden onderwerpen van belang voor het
inzicht in de financiële positie op de korte en lange termijn behandeld. De
paragrafen bevatten de beleidsuitgangspunten van beheersmatige activiteiten en
de lokale heffingen. Via deze paragrafen kan de raad ook nadrukkelijk zelf de
uitgangspunten vaststellen. In de modelverordening wordt voorgesteld om per
paragraaf/onderwerp periodiek een nota aan de raad voor te leggen. In het kader
van het snel kunnen inspringen op actualiteiten is dit niet voor alle paragrafen
wenselijk. Wanneer in de voorjaarsnota of begroting (afhankelijk van de
paragraaf) jaarlijks de paragrafen worden opgenomen is het voor uw raad beter
mogelijk de kaders (op meerdere momenten) bij te stellen. In het jaarverslag
wordt jaarlijks per paragraaf in gegaan op de uitvoering.Artikel 16. Lokale heffingenIn artikel 13 Kostprijsberekening zijn de uitgangspunten opgenomen voor de
bepaling van heffingen en tarieven. Volgens het BBV dient in de begroting en het
jaarverslag een paragraaf lokale heffingen te worden opgenomen. Deze paragraaf
bevat tenminste: de geraamde inkomsten, het beleid ten aanzien van de lokale
heffingen, een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen, een aanduiding
van de lokale lastendruk en een beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid. In
de model-verordening wordt als voorstel opgenomen om eenmaal in de vier jaar een
(bijgestelde) nota lokale heffingen aan uw raad aan te bieden. In de gemeente
Boekel wordt het onderdeel lokale heffingen opgenomen in de nota financieel
beleid.Wat verandert er?Er zal meer aandacht moeten worden besteed aan het heffingenbeleid.Artikel 17Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de begroting is. Dit is van beland
wanneer er zich een financiële tegenvaller voordoet. Voor het beoordelen van de
robuustheid van de begroting is inzicht nodig in de omvang en in de
achtergronden van de risico's en de aanwezige weerstandscapaciteit. De risico's
relevant voor het weerstandsvermogen zijn die risico's die niet anderszins zijn
ondervangen.Het college stelt voor om in de begroting en jaarrekening een paragraaf
weerstandsvermogen op te nemen waarin tevens aandacht wordt besteed aan het
risicomanagement. In de voorjaarsnota wordt volgens artikel 12 van deze
model-verordening een paragraaf reserves en voorzieningen opgenomen. Hierin
wordt behandeld de vorming, besteding en vrijval van reserves in relatie tot het
weerstandsvermogen.Wat verandert er?Risicomanagement wordt steeds belangrijker. Vanaf 2004 zal hier in de
voorjaarsnota, begroting en jaarverslag/jaarrekening meer aandacht aan worden
besteed.Artikel 18Met onderhoud van kapitaalgoederen is een substantieel deel van de begroting
gemoeid. Daarom is het belangrijk dat hiervoor aparte afweegmomenten zijn om de
meerjarige financiële en beleidsmatige kaders vast te leggen. Voor het onderhoud
van kapitaalgoederen worden regelmatig nota's aangeboden ter vaststelling. De in
deze nota's vastgestelde kaders worden meegenomen in de planning en
controlcyclus.Wat verandert er?De opleving van de genoemde nota's staat al jaren onder druk door externe en
interne factoren. Vanaf 2004 zal de oplevering van de plannen structureel
ingepland moeten worden in het werk van de sectoren. Het belang van de tijdige
actualisatie van de plannen is dusdanig dat er sprake is van een redelijke
taakstelling.Artikel 19In de model-verordening van de VNG is in dit artikel opgenomen over welke feiten
inzake het financieel beheer van de financieringsfunctie de raad in elke geval
in de verplichte paragraaf financiering bij de begroting en jaarstukken wordt
geïnformeerd. Dit artikel kan komen te vervallen omdat dit is opgenomen in
artikel 14.Artikel 20 BedrijfsvoeringDe bedrijfsvoering is in het kader van het dualisme de verantwoordelijkheid van
het college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het
college. Wel wordt in de begroting volgens het Besluit begroting en
verantwoording een paragraaf bedrijfsvoering opgenomen. Deze paragraaf geeft
inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de
bedrijfsvoering. Verder bepaalt artikel 213a van de gemeentewet dat het college
periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door
hem gevoerde bestuur moet doen.Wat verandert er?Het bedrijfsplan zal eens in de vier jaar worden geactualiseerd. Via de
controller wordt er periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en de
doeltreffendheid.Artikel 21Het aangaan van (verbonden) derde partijen komt altijd voort uit het publieke
belang. Verbindingen met derde partijen zijn een manier om een bepaalde publieke
taak uit te voeren. Per partij is er sprake van een financieel en bestuurlijk
belang. Volgens de statuten van de verschillende verbonden partijen moet de
begroting en de jaarstukken voorgelegd worden aan de raad. De raad kan zijn
gevoelens kenbaar maken over de voorliggende begrotingen aan de besturen van de
verbonden partijen. Het aangaan van nieuwe participaties dient de instemming van
de raad. Op basis van het bovenstaande acht het college het voldoende om in de
begroting en de jaarstukken aandacht te besteden aan de verbonden partijen en
hiervoor periodiek geen aparte nota aan uw raad aan te bieden.Wat verandert er?In de begroting 2004 is ene paragraaf verbonden partijen opgenomen. In deze
paragraaf worden alleen de verbonden partijen benoemd. Om alle gegevens zoals in
dit artikel opgenomen op te nemen in deze paragraaf zal enige tijd kosten. Om
die reden wordt hiermee gestart uiterlijk eind 2005. Waarschijnlijk is e.e.a.
geregeld in de begroting 2005.Artikel 22Een belangrijke taak van de gemeente is het daadwerkelijk ingrijpen in de
ruimtelijke ordening door zelf vastgoedlocaties te (laten) ontwikkelen. De
uitgangspunten van het financieel beleid ten aanzien van het grondbeleid horen
bij de raad thuis. Daarom vindt het college het belangrijk eenmaal per
raadsperiode een nota grondbeleid aan de raad aan te bieden ter vaststelling. In
deze nota kan de raad de kaders vaststellen voor het toekomstig grondbeleid.
Daarnaast wordt in de begroting en de jaarstukken een paragraaf grondbeleid
opgenomen waarin uw raad wordt geïnformeerd over de voortgang.Wat verandert er?Onze gemeente beschikt over een nota grondbeleid. Ook wordt jaarlijks aandacht
gegeven aan het grondbedrijf.Artikel 23Een belangrijke uitgaande middelenstroom, die de kaderstellende rol en het
budgetrecht van de raad raakt, betreft de verstrekking van de gemeentelijke
subsidies. Hiervoor is geen verplichte paragraaf opgenomen in het Besluit
begroting en verantwoording. Artikel 4.23 Algemene wet bestuursrecht vereist dat
een subsidie slechts door een bestuursorgaan kan worden verstrekt op grond van
een wettelijk voorschrift. Het voorschrift moet regelen voor welke activiteiten
subsidies kunnen worden verstrekt. Voor incidentele gevallen met een
subsidieduur van ten hoogste vier jaar geldt het bovengenoemde vereiste niet. Op
basis van deze wettelijke bepaling is onze gemeente een subsidieverordening
vastgesteld. Het is wenselijk om dit beleid periodiek te herijken.Wat verandert er?Het subsidiebeleid wordt zoals gesteld periodiek herijkt. Artikel 24In dit artikel worden de kaders gegeven voor de inrichting van de administratie.
In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan
welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. De verordening regelt niet -
inherent aan het dualisme - de regels en de activiteiten die daarvoor in de
uitvoering nodig zijn.Wat verandert er?Ten opzichte van de huidige verordening ex artikel 212 gemeentewet is
doeltreffendheid toegevoegd. Voorheen lag de nadruk vooral op rechtmatigheid en
doelmatigheid. De laatste jaren is doeltreffendheid steeds belangrijker
geworden. Bij doeltreffendheid gaat het er om of de beoogde effecten van het
beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Het gaat dan dus om de vraag of de
goede activiteiten zijn gekozen om bepaalde doelen te halen. Gezien deze vraag
gaat het bij doeltreffendheid vrijwel altijd om de burger. Er is sprake van een
groeitraject aangezien veel ervaring met doeltreffendheidsmetingen
ontbreekt.Artikel 25Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie.
Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de
verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en
verantwoording zijn o.a. waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op
te leveren financiële gegevens vastgelegd.Wat verandert er?Ten opzichte van de huidige situatie zal de gemeente een extra inspanning moeten
leveren om alle informatie te kunnen leveren aan derden.Artikel 26In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële
organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de
ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen de kaders
voor het college, waaraan het zich moet houden.Artikel 27De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn
belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen
hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve
aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid
kan worden beperkt en er wordt tegenover derden rechtszekerheid gecreëerd.
Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de
jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn
nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets.Wat verandert er?Momenteel wordt gewerkt aan de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid.Artikel 28Een ander kwetsbare activiteit van de gemeenten is de subsidieverlening en
steunverlening aan ondernemingen. Ook hiervoor is het hanteren van
beleidsuitvoeringsregels te zien als een vorm van risicobeheersing.